週報は自身の業務を振り返るだけでなく、上司と部下間や、同僚とのコミュニケーションアイテムとしても欠かせません。それだけでなく、週報をうまく活用すれば、明確な営業目標の設定とその結果に対する改善が図れるため、業務を効率化できます。この記事では、週報を業務に活用するために、書き方のコツや文例なども紹介していきます。
WEB上で簡単に週報の作成・管理を行えるツール「NotePM」
目次
日報と週報はどう違う？
週報も日報も大まかに分類すれば業務の評価と改善が目的なので、大きな違いはありません。どちらが良いという訳ではなく、両方を使いこなすことによって相乗効果が期待できます。日報は、その日の業務の改善点や翌日の目標設定など、より具体性を持った短期的な業務計画とその実行結果を明らかにします。
週報は最終的に前週に定めた目標を達成できたのかどうかをチェックします。一カ月単位で見たときの業務の達成度を把握し、その週の業務結果によって新たに翌週の業務目標を設定して、業務のさらなる効率化を図るのが効果的です。
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週報を書くポイント
週報を書く上で、3つのポイントを意識しましょう。
ポイント1
具体性を持ってかつシンプルにまとめることです。週報は日記ではありません。人に見られるものであり、業務を改善したり、問題点を洗い出したりするものです。できるだけ人に伝わりやすい言葉を使って、理解してもらえるようにすっきりとまとめましょう。
ポイント2
業務内容のみの記載で終わらないことが重要です。業務計画に対してどのような成果を上げたか、目標を達成できたのかどうか、達成できた理由または達成できなかった原因までを記載しなければ、相手に業務の進捗状況が伝わりません。それらを意識して記載すれば、自ずと業務の内容を自分でも再度理解できるので、より詳細な問題点の洗い出しや改善方法が浮かぶ場合もあるでしょう。
ポイント3
成果に対しての今後の目標も記載することです。どのような改善策のもと、新たな業務計画を立てたかを相手に知らせることによって、計画の正当性を客観的にも判断できます。上司は部下の新たな業務計画を知ることで、長期的な目標に対する進捗状況を鑑みながら、適切なアドバイスやアクションなどのコミュニケーションのやり取りが可能になります。
このまま利用できる週報の例
週報は人に見られるものなので、言葉の選び方や誤字・脱字には注意しなければなりません。また、過去の週報をコピーして言い回しを変えただけのものや、他人の週報を引用したものは、自己分析につながらないばかりか、意欲が低いとして評価を下げる要因にもなってしまう可能性があります。自己分析や業務改善など、週報を作成する意味を考慮して、しっかりと丁寧に作り上げるのを意識しましょう。
また、一度作成したら少し時間を空けて再度内容を確認するのも大切です。内容を確認することで、誤字・脱字の見落としを発見できたり、言葉の言い回しを変えたりしてより良いものを作成できます。多くの企業が週報による業務報告を取り入れていることからも分かるように、週報は業務の効率化を図れるほか、人材の評価材料にもつながります。ぜひ見直しによって分かりやすい週報作りを目指しましょう。
以下は、営業職におけるすぐに活用できる週報の例です。
（例文）
【週間業務報告 山田太郎（○月○日~○月○日）】
業務内容
- ○月○日（月）
関西支部営業部とのミーティング、△△株式会社コンペ用資料作成
新商品Aの試作品確認- ○月○日（火）
関西支部営業部へ日帰り出張訪問、△△株式会社コンペ用資料最終見直し
併せて△△株式会社訪問挨拶- ○月○日（水）
○○株式会社○○部訪問、○月○日の合同企業説明会に向けたミーティング
××会議に出席- ○月○日（木）
新商品Bの内容精査のため、××株式会社に訪問- ○月○日（金）
関西支部営業部○○部長と共に、△△株式会社コンペに出席
翌週○月○日（金）に結果通知予定成果・報告事項等
今週の成果
関西支部営業部○○部長に同席していただき、一年間を通して計画された△△株式会社コンペに出席した。新商品Aのサンプルが完成したため、コンペ時にサンプルの提出もできた。
今後の課題や目標
新商品Aのサンプルをほかの企業にも公開し、より多くの新規顧客を獲得していく。
新商品Bに適する企業の洗い出しからアポイントを開始し、自社のマーケティングを広げて新たな分野の顧客獲得を目指す。来週の予定
- 新商品Bのサンプル作成スケジュールの確認のため、××株式会社に訪問・ミーティング
- ○○株式会社との合同企業説明会へ営業部門として参加
- △△株式会社コンペ結果を受けての社内ミーティング
ひとつひとつの業務が何のために行われているものなのか、その進捗状況や結果とともに分かりやすく簡潔に記載していきます。また、成果とともに今後の課題や予定を具体的に提示するのも忘れないようにしましょう。特にスケジュールの納期が迫っているものは、いつまでに何を行うなども明記しておくと相手に伝わりやすくなります。もし緊急を要するような内容であれば、別途で連絡するか直接伝えるかなどすると、業務を円滑に進められるでしょう。
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週報は業務を効率化させるための必須アイテム
週報はコツを押さえておけば、書けば書くほど自己分析力が向上し、業務の効率化が図れます。さらには社内のコミュニケーションの活性剤にもなるため、企業全体としても生産性が上がり得る、企業にとって欠かせないアイテムの一つです。ぜひ週報の書き方のコツやテンプレートを利用して、より業務に生産性を持たせましょう。
週報を含め、ビジネス上で情報共有を行うコツについて知りたい方は、ぜひ下記記事をご参照ください。
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