日報は目的が重要!業務報告で終わらせず組織を活性化させるためのコツを紹介

2021年10月17日(日) 日報・週報

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

日報や週報は、部下の業務活動や計画の進捗状況、および目標達成を困難にする課題などの把握のために重要な役割を果たします。しかし、提出することが目的の単なるルーチン業務となって、あまり有効に活用されていない職場も多いのではないでしょうか?上司が、日報や週報の目的と役割、必要性をしっかりと把握し、部下に書き方を指導することで提出された日報や週報の情報は、その価値がより高まっていきます。

また、活用することで業務を円滑に進め、目標の達成をより確実に実現できるようになるでしょう。本記事では、日報や週報が必要な理由、目的が明確な日報や週報を書くことで得られる効果、読む側と書く側のポイント、続けるために活用できるテンプレートを紹介します。

日報や週報は業務になぜ必要なのか

日報や週報が業務に必要な理由は以下の3つです。

  • タスク管理
  • 過去の自分と今の自分の比較が可能
  • 情報やノウハウの共有

それでは以下、解説します。

タスク管理

日報や週報が業務に必要な理由の1つ目は、タスク管理をするためです。日報を確認することで、まだ着手できていない業務、優先度が高い業務未着手の業務などがみえる化され、タスク管理を管理するツールとして役立てることができます。日報や週報がまとめられない社員の場合、業務の進捗管理がうまくできず、いつ何をするかを明確にしないまま目の前の業務を進めている可能性があります。しかし、タスク管理で業務を行う順位付けができれば、業務を効率良く進めることが可能になります。

過去の自分と今の自分の比較が可能

日報や週報が業務に必要な理由の2つ目は、過去の自分と今の自分の比較が可能になるためです。日報や週報を続けることで過去の自分と比較が可能となり、作業効率や生産性の向上をした確認することができます。効率が上がってると感じた場合はその要因を日報から見つけることができるかもしれません。また反対に効率が下がっているならば、過去の日報から原因を洗い出すことも可能です。過去の日報や週報には、今の自分に必要な情報が盛り込まれていると言えます。

情報やノウハウの共有

日報や週報が業務に必要な理由の3つ目は、情報やノウハウの共有です。日報や週報に業務がスムーズに進行できた理由や、うまくいかなかった原因や対策を記載し共有することで、同じ業務を行う人に情報提供ができます。日々の業務での気づきや、効率的なノウハウを日報にし、共有します。業務でのつまづきや、つまづきへの対処法を共有することで、同じ業務をする社員がノウハウを活かして迅速に対処できるようになり、生産性向上につながるでしょう。さらに上司からのフィードバックがあれば、より良い解決策が見つけ出せる可能性もあります。

関連記事:日報や週報の役割は?書き手も読み手も納得の活用法

目的が満たされた日報や週報を書くことで得られる効果

目的が満たされた日報を書くことで得られる効果は以下の3つです。

・社員の成長につながる
・共有された情報が活用できる
・コミュニケーションが活発になる

それでは一つずつ解説します。

社員の成長につながる

目的が満たされた日報や週報を書くことで得られる効果の1つ目は、社員の成長につながることです。日報や週報を続けることで社員自身の実績が積み上がります。例えば、日報や週報の目的が「業務の改善」である場合、業務の中にあるムダを見つけることに意識が向けられたり、本当に必要な業務なのか、などを考えながら業務に当たるようになり、日々の業務の中で進化していくことが可能です。成長につながるような日報や週報をつける社員と、日々の業務を言われるまま、前から存在する業務だからという理由で続けている社員に比べると、短期間であっても成長率に差がでる可能性が高いと言えます。

共有された情報が活用できる

目的が満たされた日報や週報を書くことで得られる効果の2つ目は、共有された情報が活用できることです。日報や週報を共有することで、同じ業務を担当する社員の課題とその解決策を共有することで、他の社員が同じ場面に遭遇した時にスムーズな解決が期待できムダな時間を省くことが可能になります。また、日報や週報から新たな発見や課題解決のヒントを得られることもあり、自分以外の日報や週報を読むことも業務には有効です。

コミュニケーションツールが活発になる

目的が満たされた日報や週報を書くことで得られる効果の3つ目は、コミュニケーションツールが活発になることです。日々共有される日報に対しコメントを添えて返したり、上司からフィードバックが入ることでコミュニケーションが生まれます。日報を日々書くことで蓄積していくため、コミュニケーションも同時に活発になっていきます。

日報や週報を書く側が知っておきたいポイントと読む側が知っておきたいポイント

それは次に、日報や週報のポイントをを書くをと読む側に分けて解説していきます。

日報や週報を書く側のポイント

箇条書きで読みやすく、具体的に、要点のみを5W1Hを意識して簡潔に記述
一読するだけで理解できるように要点をわかりやすく箇条書きで簡潔にまとめて記述することが必要です。また、あいまいな表現ではなく成果や達成率などの数字を用いて具体的に記述されていると状況が正確に把握できます。報告は、5W1H(When、Where、Who、What、Why、How)を意識して書くことでわかりやすい内容で書けます。

重要事項はわかりやすく強調して記述
重要事項はアンダーライン、網掛け、太字などを使って目立たせ、すぐに目に入るように記述します。ただし、トラブルやクレーム、および重要な競合他社に関する情報などの緊急かつ重要な連絡事項があるときは、まず口頭でマネージャーへの報告が必要です。その後、日報や週報で追加できる情報を加えて詳細な報告を行います。

客観的な事実と主観の入った推測を分けた記述
日報や週報だけに限りませんが、報告では客観的な事実と主観の入った推測は明確に分けなければなりません。このことを認識したうえで、原則として日報や週報では客観的な事実だけを記述します。その際、誤解が生じないように、できるだけ数字や固有名詞を使って具体的に記述します。なお、推測が必要なときは、そのことを明示して、可能な限り情報の出所を確認し、情報の確度について根拠のある記述を行うように注意しなければなりません。

関連記事:新入社員が日報を上手く書けない原因と改善のポイントを解説

日報や週報を読む側のポイント

マネージャーも日報や週報を活用するために必要なポイントを知って内容をチェックすることが必要です。

フィードバックの習慣化
日報や週報は、その日、その週の情報がスピーディーに伝えられなければなりません。どんなに立派に書かれた内容の日報や週報でも、フィードバックがなければ意味を成しません。提出された日報・週報に関しては可能な限り早く目を通し、フィードバックする必要があります。

早急な対策が必要な重要事項、緊急事項の有無の確認
日報や週報を受け取ったら、まず全員の日報や週報に緊急かつ重要な連絡事項があるのかを確認します。部下が少なければ、順番に日報や週報の内容を全部確認しても問題はないかもしれませんが、多いときは緊急かつ重要な事項に対する対策が遅れる可能性があります。ただし、口頭による連絡が日報や週報よりも早く伝達できるため、マネージャーは部下とのコミュニケーションをよくして、重要な事項は直ちに口頭による連絡をすることを指導しておかねばなりません。

読んだら部下のスキルやモチベーションをアップするためのコメントを付けて返却
日報や週報を読みっぱなしにしてフィードバックをしないと、部下は報告する意味がないと判断して報告内容の質が落ちていきます。読んだら、コメントで業務内容に対するフィードバックを心がけなければなりません。このとき部下のモチベーションアップのため、できるだけポジティブなコメントを返します。また、部下が抱えている課題や部下に対する要望があれば、コメントでヒントとなる情報やアイデアを伝えます。これにより部下に自分で対策を考えさせたり、気づきを与えたりして、部下のスキルをアップさせることが可能です。また、部下自身が自発的に日報や週報で効果的にPDCAサイクルを回せるようになっていきます。

目標を達成できる行動ができているかの確認
部下の全員が自発的に目標達成のために最大限の努力をしているとは限りません。なかには漫然と業務を遂行していればよいと考えている部下もいます。日報や週報で、日々、および週の業務の進捗管理を行い、部下がそれぞれの目標をどの程度達成しているかを確認して、計画を持って業務を遂行していくように指導しなければなりません。

ナレッジの活用で組織全体の業務の質をレベルアップ
日報や週報で報告された内容には、全員が共有して活用するべきナレッジが含まれていることがあります。日報や週報の内容をマネージャーがチェックして、ナレッジを組織全体で共有すれば、ほかの社員のスキルや全体の質のレベルアップが可能です。そのためにはマネージャーは、ナレッジを共有できるように意識しておかねばなりません。

日報や週報の書き方や、マネージャーがどう活用すればよいかについては、『成果に結びつく日報や週報の書き方を部下に指導するときのポイントとコツ』を参照してください。

目的に沿った日報の記載内容

日報や週報に具体的にどのような内容を記載すべきかについて基本的な内容ではありますが確認のため紹介します。

基本情報

基本情報とは報告の日付、報告者の氏名、部署などです。これらは日報や週報だけでなく、すべての報告書に必要な項目です。

業務内容

その日(またはその週)に行った業務や作業の内容を具体的かつ簡潔に記述します。最低限以下の項目を報告します。業務活内容の詳細では、その日、その週に何をしたか、どういう成果があったか、問題点があれば、問題点の対策案を記述します。業務や作業内容によっては時間軸に沿って記述するとわかりやすくなります。マネージャーは、良い成果だけでなく悪い結果も隠さずに記述させることが必要です。

  • 訪問先、訪問場所、訪問目的(内勤の場合、作業場所、作業内容、作業目的)
  • 業務内容の詳細
  • 業務内容の成果・進捗度
  • 業務目標を達成するための計画・対策
  • 明日(または来週)の活動予定

所感

マネージャーは、単なる感想ではなく業務について自分の考え、気づいたことなどを考察した結果を所感にして記述させることが重要です。また、改善点や業務とは直接関係ない重要な情報などの特記事項もここに記述させるようにします。明日または次週以降の業務につながる内容を書かせるようにマネージャーが指導しないと、同じことが繰り返されて部下が進歩していかない可能性があります。

日報や週報作成の所要時間

日報や週報に書く内容とは異なりますが、日報や週報の作成は提出が目的ではなく業務遂行のために手段として活用するものです。そのため時間をかけないで要点を簡潔にできるだけ短時間に書き上げられるようにマネージャーは指導しましょう。

日報や週報にはフィードバックが必要

日報や週報にマネージャーがコメントを付けてフィードバックすることは、部下にとっても組織が業務目的を達成するためにも極めて重要です。

なぜ日報や週報にフィードバックが必要か?

フィードバックが重要なのは以下の3つの理由があるからです。

部下のモチベーションアップを実現できる
部下を評価し、激励し、部下の業務に共感する適切なコメントを付けてフィードバックすることで、部下のモチベーションをアップできます。

部下のスキルをアップできる
日報や週報の業務内容に対して具体的に何を、どうすればよいかを指導するコメントをフィードバックすることで、部下に気づきや知識を与えてスキルをアップさせられます。

業務遂行に必要な漏れをなくし業務を円滑に遂行できる
業務に必要な指示を口頭で伝達することに加えてコメントでもフィードバックすることで、部下は耳と目から上司の指示を理解でき、業務を漏れなく円滑に推進できます。

日報や週報へ効果的なフィードバックをするポイント

コメントによるフィードバックを効果的にするには以下のポイントに注意してください。

ポジティブなフィードバックを行う
「ダメだ」「よくない」「これだけしかやれないのか」などのネガティブなフィードバックでなく部下の心に響くポジティブなコメントを返すことでモチベーションをアップできます。

最初にダメ出しをしない
ポジティブなコメントでも部下の行動が改善されない場合、ダメ出しをしなければならないことも起こります。しかし、いきなりダメ出しをしないで最初に部下の現状に共感を示し、現状を改善するためにどうしていくべきかを一緒に考えようというスタンスを示してからダメな点を伝えます。

一方的な指示出しや意見は避ける
一方的な指示や意見は、部下が自ら考える意欲や能力を低下させます。理想的なフィードバックコメントは、部下が自分で考えるように誘導できるコメントです。

コメントによるフィードバックを効果的に行うには、『日報や週報へのコメントで業務がレベルアップ!効果的なフィードバックとは?』を参照してください。

目的が明確な意味ある日報を続けるためのテンプレート

日報や週報の作成に多くの時間がかかるのは問題です。短時間で部下が書けるようにするには、部署や役職ごとにテンプレートを作って利用すると効率的に作成できて便利です。テンプレートを利用するメリットとデメリットを紹介します。

テンプレートを利用するメリット

効率的に短時間で日報や週報が作成できる
形式が決まっていれば内容を埋めるだけになるのでスピーディーに作成できます。

項目に従った記述で必要な情報の漏れを防止できる
項目に従って記述することで報告しなければならない情報の漏れを防止できます。報告を確認するマネージャーも、どこに、どんな情報が書かれているのか、あらかじめわかっているので読みやすく、確認もしやすくなります。

統一したテンプレートによって情報の共有・活用が容易になる
テンプレートによって全員の日報や週報が同じ形式になると情報の共有や検索がしやすくなります。

紙の日報や週報よりも過去の情報の検索が容易になる
印刷された紙のテンプレートを利用することでも一定の効果はありますが、パソコンを活用して日報や週報を同一テンプレートでデータとして提出・保存すれば、過去の情報を簡単に検索できます。これにより情報の共有をより簡単に実現できます。

テンプレートを利用するデメリット

テンプレートの利用はおすすめですが、利用するときは以下のデメリットが大きくならないように注意して運用することが必要です。一般的には、テンプレートはパソコンを使って利用することで紙での利用よりも利便性が大きく増すため、ここではパソコンによる利用の場合のデメリットについて紹介します。

書くときも読むときもパソコンやインターネットなどの環境が必要
出先では、パソコンやインターネットの環境が一般的には利用が難しいため、事務所に戻らなくては書くことも、読むことも困難です。ただし、スマートフォンを利用することで出先にいても、書き込みや読むことを実現させることは可能です。

部下からは読んでもらったかどうかがわからない
テンプレートを使っても使わなくても部下はマネージャーから日報や週報が返却されない限り、読んでもらえたかはわかりません。しかし、テンプレートの利用は、情報の伝達を早くすることが目的のため、部下から見て読まれたかどうかがすぐにわからないのは、提出を遅らせる原因のひとつになりかねません。マネージャーは早くチェックして、コメントを付けて読んだことを部下に知らせる必要があります。

テンプレートの存在が日報や週報のレベルを落とす原因になる
過去に提出した日報や週報がテンプレートの書式で保存できると、部下によっては過去のデータを考えずにコピーして提出することが考えられます。日報や週報を書く効率はアップしますが、一方で業務内容を深く考えずに似たような内容をコピーして提出することは、マネージャーが業務のささいな変化や課題を見落とす原因になりかねません。また、報告が必要な情報をうっかり漏らす可能性も考えられます。

日報や週報を1つのファイルで管理すると効率が低下する
通常は、テンプレートで日報や週報を作成する場合、部下1人が毎日、毎週1つのファイルを作ります。マネージャーは、ファイルを1つずつ開いて確認するという面倒な作業を強いられます。

社員ごと、項目ごとのデータの検索・集計が困難
マネージャーは、社員1人の日報や週報を時系列で見たくなるときや日報の項目ごとに部下全員のデータをチェックしたくても日報や週報が1人1回の1ファイルだと、これらの作業が簡単にできません。

日報や週報のテンプレートを作るときの注意点

日報や週報のフォーマットは、部署によって達成すべきミッション、目的、業務フローが異なるため、部署に合ったテンプレートを作成しないと利便性が逆に悪化します。そのためテンプレートは部署に合ったものにすることが重要です。

週報作成に関するこちらの記事『週報の書き方(例文とテンプレート付き)』もテンプレートを作るときの参考にできます。

日報や週報の管理には専用ツールの活用がおすすめ

日報・週報の管理ツールを使うと日報や週報の作成、管理、共有による活用が容易にできて便利です。部下がいくら優れた内容の週報や日報を作成しても活用されなければ無駄な作業に終わってしまいます。

日報・週報管理ツールとは

日報・週報管理ツールには、ツールで日報や週報のフォーマットを作成し、マネージャーや組織の全員でその内容を共有できる機能があります。マネージャーはもちろん、ほかのメンバーからもコメントを付けることや日報や週報の情報を一括検索してナレッジの活用が可能です。

日報・週報管理ツールを利用するメリット

作成が簡単になる
決まったフォーマットで日報や週報を作成でき、作成する側も読む側も負担が減ります。

時間や場所を問わず日報や週報を作成できる
日報・週報管理ツールの多くはクラウド上で提供されているので、どこにいても作業ができ、作成した日報や週報はリアルタイムで閲覧や情報の共有が可能です。

情報を一元管理でナレッジとして活用できる
作成された日報や週報は一元管理されて検索が容易にでき、これまでの日報や週報の情報をナレッジとして簡単に共有して全員で活用できます。

チーム全体でのコミュニケーションツールとして活用できる
互いに作成した日報や週報にコメントを付けることでチーム内のコミュニケーションを活性化できます。

日報・週報管理ツールを利用するデメリット

なお、日報・週報管理ツールには以下のデメリットに注意した運用が必要です。

日報・週報管理ツールを使うために教育が必要となる
使い方は難しくありませんが、導入時に一定の教育が必要です。

コメントでなれ合いが起きやすくマナー違反でマイナスの効果になるリスクがある
チームのメンバーが自由にコメントできることでコミュニケーションの活性化が期待できます。しかし、どんなコメントも許容すると、そのコメントで組織のモラルダウンが起きてマイナスな効果が生まれるリスクが生じます。

情報漏えいのリスクがある
クラウド利用やスマートフォンからの利用もできるので情報漏えいのリスクが生じます。

おすすめの日報・週報管理ツールについて、『【2021年版】日報アプリ・ツールで情報共有!おすすめ10選を徹底比較』を参照してください。

日報や週報は個人的な報告書ではなく会社全体の資産として意識しよう

日報や週報は基本的で重要な日常業務のひとつですが、一般的には毎日、毎週ほぼ同じ業務を行っているため、書く側は惰性で書いてしまいがちです。また、読む側も目を通すだけで、活用するためのアクションを取らないケースも多くみられます。

日報や週報は、有効に活用すれば業務のレベルを上げ、生産性を向上し、業績アップにつなげられます。このことを認識する必要があります。そして、日報や週報を生かすにはマネージャーが日報や週報の意義や書き方を部下に指導し、適切なコメントをフィードバックする必要があります。また、日報・週報管理ツールを使うことで日報や週報を個人の業務の単なる報告書に終わらせずに企業全体の資産として生かせます。

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