日報や週報へのコメントで業務がレベルアップ!効果的なフィードバックとは?

2020年03月14日(土) 日報・週報

日報や週報を読んだあと、適切なフィードバックができていますか? 部下のモチベーションを高め、部下のスキルを向上させ、そして相互の信頼を高めるためには、コメントによるフィードバックが必要です。

また、効果のないコメントはフィードバックをしないよりも悪い影響を部下にもたらします。逆に日報や週報を有効に使うことで業務の進捗管理、チームの業務効率化、さらに部下の指導やモチベーションアップも可能です。

そのためには、部下の心に響く効果的なコメントでのフィードバックが必要です。この記事では、日報や週報に対してコメントでフィードバックすることの重要性と効果的なコメントについて紹介します。

日報や週報の重要性や書き方のコツなどに関してはこちらの記事『日報をただの業務報告書で終わらせない! 日報や週報の真の目的とフィードバックのポイントを解説』をご一読ください。

日報や週報へ適切なフィードバックをすることが重要な理由

部下から受け取った日報や週報には、コメントという形でフィードバックすることが重要です。それは、日報や週報を通じて部下の仕事内容・進捗状況をチェックするだけでなく、部下の指導・教育と信頼関係の構築によりチーム全体の業務をより効果的・効率的に推進させるというマネジメント業務に欠かせないからです。

部下のモチベーションアップにつながる

部下のモチベーションアップを上げられると以下の効果、メリットが期待できます。

  • だらだらと仕事をしないで創意工夫を積極的にすることから労働生産性がアップ
  • 自らわからないことを解決しようとするため人材育成のコスト・手間・時間の省略が可能
  • 離職率の低下による採用コスト、教育コストの削減

日報や週報では、成果報告には適切なコメントをつけて部下の成果をきちんと評価し、励まし、そして失敗や目標の未達成に対しては適切なフォローを行うことが必要です。これにより部下は承認欲求が満たされ、仕事に対するモチベーションが高まって前向きかつ自発的に仕事に取り組みます。

部下のスキルアップにつながる

目標が達成できなかった、ミスを犯したなど業務上の失敗を繰り返しながら部下は成長していきます。しかし、失敗は部下のモチベーションを下げます。日報や週報からその兆候を読み、事前に指導・教育をし、また失敗やミスの原因をわからせて同じことを繰り返さないようにコメントで何が悪かったのかを客観的かつ具体的に示し、より効果的な仕事の進め方、知識が足りない部分の補い方などを指導します。これにより、部下に気づきを与え、部下のスキルがアップし業務の遂行能力を上げられます。

部下との信頼関係を築くことにつながる

モチベーションアップやスキルアップを効果的に行う前提として、部下との信頼関係が構築できている必要があります。部下との信頼関係が構築できれば、以下のように組織にプラスとなる企業風土・環境を作りやすくなります。

  • コミュニケーションが活発化し、業務効率が向上
  • 部下の仕事に対する積極性がアップ
  • 自発的に学習する環境の醸成
  • 部下のポテンシャルが最大化
  • 建設的な議論ができ、イノベーションが生まれやすい環境の醸成

報告に対して公平かつ誠実に適切なコメントをつけることで、部下に日報や週報をしっかり読んでいることが伝わり、部下との人間関係を構築してモチベーションアップをさせられます。また、部下に対し公私にわたって気遣いをしたコメントをすることで業務を離れた人間関係もよくなって、より一層の相互信頼関係を構築できます。

 

日報や週報へのコメントはどのように行えば効果的か?

日報や週報にはコメントが重要ですが、どのようにコメントをつければよいのでしょうか? 効果的なフィードバックコメントには、3つの内容を4つのポイントを押さえて記述します。

コメントに必要な3つの内容

コメントは、ただ褒めたり、叱ったりするのではなく、現状を評価し、次の行動につながる客観的なアドバイスを行います。効果的なコメントには以下の3点が含まれています。

何を評価しているのか、どう評価しているのか具体的にいう
ただ「よかった」というだけでは、何を評価されているのか部下が認識できません。できるだけ具体的に、評価したポイントを指摘しましょう。

行動を評価するだけでなく、結果としてどうなるのかを知らせる
行動を評価するときは、予測される行動の結果にも言及します。特に新人や若い部下では、自分のやっている仕事の価値がわからないことが多くあります。そこで、自分の仕事がなんの役に立つのか、全体の中でどのような位置・役割にあるのかを示します。これにより部下は自分の仕事の意義を認識し、仕事へのモチベーションが向上します。

今後についてアドバイスし、これからの行動に期待することを明確に伝える
現在、部下に期待していることや、これからの行動について言及します。これを行うことで部下に近い将来のスキルアップやキャリアアップにつながる道を示せて、モチベーション向上につなげられます。

コメントをつけるときの4つのポイント

日報や週報のコメントのつけ方には、4つのポイントがあります。

ポジティブなフィードバックを原則にする
コメントは基本的にポジティブな内容にします。これは、部下の承認欲求を満たせて、部下のモチベーションが上がるからです。全員にポジティブなフィードバックを行うことで、チーム全体の雰囲気もポジティブに変化します。

ダメ出しよりも共感する
ミスや目標が達成できていないと、コメントでダメ出しをしたくなります。しかし、ダメ出しは部下のモチベーションを大きく低下させるので、まず共感を表明してから「ここを直すともっとよくなる、ここが問題」という部分を伝えましょう。部下のモチベーションを維持するためには重要なポイントです。

褒めたり叱ったりするのではなく、行動を客観的に評価する
コメントによるフィードバックは、部下を褒めたり叱ったりするためのものではありません。部下の人格ではなく行動に対してマネージャーとしての意見を客観的に、できるだけ感情を交えずに伝えることが必要です。そうすることで、部下はコメント内容を冷静に受け止めて理解してくれます。

指示ばかりのティーチングではなく、自分で考えさせるコーチングをする
部下の成長のためとはいえ、フィードバックで細かい指示をしてばかりでは、部下が自分で考えることをせず、指示を待つだけになってしまいます。コメントに質問を織り交ぜるなどして、部下が自分で考えるように方向づけましょう。そうすることで、部下が自分の行動を振り返り、自ら改善していきます。

 

日報や週報へのコメントをより生かす方法

日報や週報へのコメントを部下が受け止めて、より成長させるには、どのようにすればよいのでしょうか。また、コメントをうまく受け止めてもらえないときには、どうしたらよいのでしょうか。日報や週報へのコメントを生かす方法について紹介します。

PDCAサイクルの実施

部下にとっても、日報や週報は提出して終わるものではありません。マネージャーからのコメントによるフィードバックをもとにして次の目標や行動につなげていくことが重要です。日報や週報の提出から次の行動までのあいだにPDCAサイクルを回すことを意識させます。
その日や週の目標(Plan)→目標にもとづいた行動(Do)→上司からのフィードバック(Check)→フィードバックをもとにして新しい目標や行動を決める(Action)

部下がコメントに従った行動を起こさないときの対処方法

提出された日報や週報に、マネージャーがポジティブなコメントをつけ、それにもとづいて部下が次の目標や行動につなげていくというPDCAサイクルを回すのが理想です。しかし、部下がマネージャーによるフィードバックをうまく次の行動につなげられないときもあります。その状態が続くときは、その行動に対してネガティブなフィードバックをつけることも考えなければなりません。しかし、ネガティブなフィードバックであっても感情的に怒るのではなく叱るコメントをします。以下のポイントに注意し、行動を促すコメントをつけるようにしましょう。

以前に指摘したコメントの内容をあらためて指摘する
同じ問題が繰り返しており、解決に至っていないことを指摘します。感情的にならず、淡々と事実だけを指摘することが重要です。

問題を解決するにはどうすればいいのかを部下と一緒に考える
問題が解消されないということは、問題の解決を阻害する事情があるということです。それがなにかを考え、解決の方向に向かうように促します。マネージャーから問題点や解決方法を指示するのではなく、部下本人に考えさせましょう。

問題が改善されない場合の結果を示唆し、問題の解決を一緒にすることを宣言する
問題が改善されない状態が続くと、評価は落ちることを伝え、突き放すのではなくマネージャーとして一緒に問題解決をしていこうと伝えます。

 

まとめ:日報や週報へのコメントは手軽にできる指導・教育の方法

日報や週報へ毎回きちんと良質なコメントをつけることで、部下との信頼関係を強化し、モチベーションをアップし、その結果、業務スピードや質をレベルアップさせられます。チームのマネジメントを行うときに、日報や週報へのコメントを活用しない手はありません。

日報や週報への効果的なコメントのつけ方を知ることは、部下への指導・教育に大きく役立ちます。日報や週報を効率的・効果的に作成し、共有するためには適したツールの活用が欠かせません。日報や週報作成ツールをご検討中の方はこちらの記事『【2020年版】日報アプリ・ツールで情報共有!おすすめ10選を徹底比較』をご覧ください。

 

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