今さら聞けない議事録の目的と重要性を再確認しよう!

2020年03月15日(日) 議事録

会議を行ったとき、会議の目的にあった議事録を作成しないとさまざまな問題が起こります。例えば、業務の進捗状況や業務を進めていくうえでの注意すべき点や優先事項、あるいは新たに共有された役に立つ情報・ナレッジなどが正確にわからなかったり、伝わらなかったりします。これでは会議の目的が達成できません。

特に何かの事情で会議に参加できなかった社員や、会議の内容に関連する部署は、議事録がないと、本来必要のない確認のための手間と時間がかかり、業務が滞ったり、間違った処理をしたりするリスクなどが発生します。そこで、今回は会議の議事録を作成することの目的や重要性、および議事録の目的をしっかりと果たせる議事録の作成に必要なポイントについてお伝えします。

なお、議事録を書く側・読む側が注意すべき点や、議事録作成のポイントはこちらの記事にまとめてありますので、ご一読ください。『今さら聞けない!議事録の書き方とポイントをおさらいしよう

議事録作成の目的

多くの企業で会議の議事録の作成は行われていると思いますが、議事録は、会議参加者には備忘録として、参加できなかった社員や、会議の内容に関連した部署に、会議の内容を過不足なく伝えることが最大の目的です。また、「会議で言ったはず」、「聞いていない」といった水掛け論や、「誰が、どういう経緯でこのような決定や判断をしたのか」という点があいまいになる問題を回避し、効率的に業務を進められるようにするためです。

 

議事録の作成が重要な理由

トップマネジメントで行われる経営会議や新製品などの開発会議など重要な会議については、議事録の重要性は認められています。しかし、日常的に行われる業務の進捗報告、ブレインストーミング、少人数のチーム内でのミーティングなどであれば議事録の作成は必要ないと考えていませんか。あるいは参加者が記録するメモで十分だと思っていませんか。しかし、どのような規模・内容の会議であっても、業務の貴重な時間を割いて開かれるため、その会議が無駄に終わらないよう議事録を作成する必要があります。以下に、議事録作成が重要な理由を紹介します。

業務効率の低下を防ぐため

会議の内容、決定事項で関係者に周知徹底が必要な情報は、口頭では正確に伝わらない可能性があるため、議事録で漏れなく、誤解が生じないように伝達しなければなりません。正しく情報が伝わらないと業務効率が低下するばかりか、誤った判断を起こしミスが生まれる原因にもなります。

責任の所在を明確にするため

会議の席上では大きな課題、トラブルなどの重要事項については、一般的に責任者が明確に割り振られますが、それらの重要事項に関連する付随業務では特定の担当者がいないため、責任の所在があいまいになることが起こります。

会議で何が決まり、何が決まらなかったのか、また、いつまでに誰が決めなければならないのかといったことが議事録で正確に共有されないと、何となくわかった気持ちになってしまいますが、実際はわかっていなかったりすることがあります。その結果、「責任を持って業務を推進する担当者がいない」「やるべきことを他人任せにする」「期日までに必要な業務が行われない」など責任の所在があいまいになり、さまざまな問題が生じます。

業務の優先順位を明確にするため

業務には一般的に優先順位が付けられますが、業務には一般的に優先順位が付けられますが、重要事項だけでなく、それに影響する細かな業務も、どれを優先させるべきか明確にしておく必要があります。議事録を作っておかないと、優先順位があいまいになり、その結果、重要事項の進捗にも大きな影響を与える可能性があります。

「業務効率の低下」「責任の所在のあいまい」「業務の優先順位のあいまい」で起こる問題は、いずれも会議の席上では出席者が共有して問題ないと認識しています。しかし、認識のズレは完全には防げません。その認識のズレをなくせるのが議事録です。

次回会議の長時間化による効率低下を防ぐため

会議は、同一のテーマで何回も開かれることが多くあります。このとき、前回の会議の内容を正確にまとめた議事録がないと、「話し合うべき主要な課題についての議論の経緯」「業務の優先順位」「担当者別の業務責任範囲」など前回会議の内容をもう一度出席者が確認をする無駄な時間が生じ、その会議が長くなって効率が低下します。

ビジネス基礎力の向上に寄与する

議事録の作成は、一般的に会議出席者のなかで最も若手の社員が命ぜられます。議事録は、自分用のメモとして作成していては、誰に対しても会議の内容を正確に伝えられません。会議の会話をただ時系列に記載したり、決定事項だけを書いたりするだけでは意味が通じず、議事録の目的を達成できません。誰にでも伝わる議事録を作成するには、会議を客観的に見て、全体の内容を把握したうえで、必要なことだけを過不足なく記載するといったスキルが必要です。

会議で議事録を作成するために真剣に会議に参加することで、「人の話を聞く」「要点をまとめる」「相手に伝えるコミュニケーションができる」などのビジネスに必要な基礎力が付きます。さらに、若手社員が作成した議事録をマネージャーがチェックし、指導・教育することで、スキルアップさせることが可能です。

 

議事録の目的を達成するための要件

誰が見てもわかりやすい議事録を作成するためには3つ要件を満たす必要があります。

会議のポイントを一目で把握できること
議題、決まったことや決まらなかったこと、および進捗状況や業務上の課題など議論のポイントが、会議が開かれた目的にそって一目で把握できるようになっていること。

各自がやるべきことを把握できること
会議の結果、誰が、何を、いつまでになど業務を進めていくうえで、関係者全員がやるべき事項、担当者が個別にやるべき事項が期限とともに把握できるようにすること。

会議の不参加者が内容を把握できること
出席者の視点だけではなく、会議に参加できなかった社員や関係部署も理解できるように配慮して作成すること。

 

議事録の目的を達成させるために必要なポイント

理想的な議事録の作成に欠かせない3つの要件を満たすために必要なポイントについて紹介します。

議事録は会議の決定事項が業務に生かされるように記載

議題、会議テーマと目的、それに対する決定事項(未決定事項を含む)を冒頭に正確に記載。そして、役割や期日が決まった事項は5W1Hの「Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)」を可能な限り漏らさずに記載します。単純に決定事項だけしか記載されていないと、誰が、いつ、どのように動けばよいかわからずに業務が滞ってしまうリスクが生じます。

次に会議内容の書き方ですが、進捗状況の報告が主であれば時系列で、あるいは論点別・発言者別など、会議のテーマや目的によって書き分けます。

なお、議事録を上手に作成するためのコツについては、「上手に議事録を作成するために押さえておきたいコツ」の記事を参考にしてください。

議事録の内容をチェックするポイントは「ツールの利用」と「共有」

議事録は、通常1人で作成し、内容のチェックも作成者自身が行います。この場合、議事録に記載しなければならない内容に抜けや漏れが生じる可能性があります。そのため、作成したら配布前に必ず上司や会議参加者のキーパーソンなどのチェックを受けますが、この場合、ツールを利用しないと上司やチェックを受けたい参加者の都合によっては確認してもらえず、配布が遅れる可能性があります。変化のスピードが速い現在の経営環境下では、遅くなるほどリスクは増大し、チャンスを逸することも多くなります。議事録は会議の目的や内容によりますが、議事録は、できれば当日、遅くとも1~2日以内に完成させ、配布するのが理想です。遅くなれば、業務が滞ったり、確認の時間と手間がかかったり、間違った判断で業務が遂行されます。

このようなリスクを回避するには、議事録作成ツールを使うことをおすすめします。議事録作成ツールにはさまざまな種類がありますが、クラウド環境での利用や共同作業ができる機能があれば、複数人でパート別に分けて作成できるので、議事録作成時間の短縮や内容の確認が出席者全員で簡単にでき、最終的に議事録の内容の承認者が出張などで不在でもスムーズに速く承認を得られます。また、ツールを利用すれば、議事録の内容チェックだけでなく、議事録フォーマットを会議目的別に用意できて作成も効率化できます。

議事録作成ツールについては、『【2020年版】クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ11選(無料あり) | NotePM』で紹介しています。ツール選びの参考にしてください。

 

議事録は常に目的を忘れず意識して作成することが重要

どのような目的の会議であっても議事録を作成しておくことは重要です。しかし、会議で話し合ったことをただ時系列で羅列しただけでは、議事録の目的を達成できません。議事録には、会議に参加した人、しなかった人、それぞれに必要な情報を過不足なく伝え、決定事項、決定の経緯を共有するという大きな目的があります。

これを常に意識しながら作成しないと、議事録を作成する時間はもちろん、会議の時間さえも無駄なものにしてしまいます。今回紹介したポイントを押さえて、目的をしっかりと認識した議事録作成を目指してください。

 

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