議事録 テンプレート(例文あり)

2020年06月02日(火)

議事録テンプレート1

会議議事録のテンプレートと例文です。

■ テンプレートの項目
日時・場所・出席者、アジェンダ、議事内容、決定事項

議事録テンプレート1

議事録とは

議事録とは、会議で話し合った内容を記録するビジネス文書です。議事録に記録することで、会議での決定事項・未決事項を関係者間で明確にし、会議に参加していない人への情報共有にもなります。

詳細は以下の記事にまとめています。
今さら聞けない!議事録の書き方とポイントをおさらいしよう

議事録の目的

議事録は、会議参加者には備忘録として、参加できなかった社員や、会議の内容に関連した部署に、会議の内容を過不足なく伝えることが最大の目的です。また、「会議で言ったはず」、「聞いていない」といった水掛け論や、「誰が、どういう経緯でこのような決定や判断をしたのか」という点があいまいになる問題を回避し、効率的に業務を進められるようにするためです。

  • 業務効率の低下を防ぐため
  • 責任の所在を明確にするため
  • 業務の優先順位を明確にするため
  • 次回会議の長時間化による効率低下を防ぐため
  • ビジネス基礎力の向上に寄与する

議事録の書き方のポイント

会議のテーマと結論を一目でわかるようにする

何について話し合われた会議なのか、話し合った結果、どういった結論が出たのかを一目でわかるように記載します。

結論に至るまでの経緯もあわせて記載する

なぜその結論に至ったのか、反対意見があった場合、その反対意見に対して結論に至った理由が何であったのかなどをわかるように記載することが必要です。

未確定事項も漏らさず記載する

会議中に新たな問題が発生することもあります。議事録には、こうした未確定事項も忘れずに記載しなくてはなりません。

次の会議で話し合うテーマもあわせて記載する

継続して開催される会議では、会議の結果を踏まえて次回の会議で話し合う内容を議事録に記載します。会議に参加できなかった人が事前に次回会議の準備をすることができて、効率よく会議を進められます。

議事録に記載する基本項目

どのような会議の議事録であっても、記載すべき基本的な項目があります。以下の項目は少なくとも議事録には欠かせない項目です。

  • 会議名・開始日・開催場所・開始と終了の時間
  • 出席者名
  • 会議のテーマ・目的・論点
  • 会議の議論の概要
  • 質疑応答内容
  • 決定事項・未決定事項
  • 次回開催が必要な場合、予定日時
  • 配布先部署名

議事録作成時の注意点

議事録の作成は以下の注意点を押さえて作成すると失敗を少なくできます。

  • 主語、述語を明確にし、作成者の主観を排除する
  • 発言内容は短くまとめた要旨を記載する
  • 議事録の作成・配布はできるだけ早く

 

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