月報 テンプレート(書き方と例文)

2020年06月11日(木)

月報 テンプレート

月報のテンプレートと例文です。

月報 テンプレート

月報とは

月報とは、月単位で業務実績を記載する報告書のことです。1カ月間の計画を遂行や進捗状況、目標の達成具合を文書記録として残しておけるため、文書化しておくことで認識にずれが生じたり、伝え忘れが起こったりするリスクを回避できます。

月報を作成すると、当月の業務内容が把握できるため、上司が部下に指示を出しやすくなるので非常に便利です。また、一度文書化しておけば、課題解決に役立つだけでなく、かなり時間が経った後でも正確な情報を知ることが期待できます。

月報のポイント

月報を作るときのポイントを紹介していきます。ポイントを押さえて作成することで、より相手に伝わりやすい報告書に仕上げられるでしょう。

統括的に記述

月報には、1カ月間に行った業務と実績を記述します。月単位での報告になるため、日報や週報よりも視野を広げて統括的に記述することが大切です。行った業務と実績は、「だ・である調」「箇条書き」で分かりやすく書きましょう。

達成状況を記述

月初の業務計画を示します。営業の場合は、目標数字も記述すると、分かりやすい報告書になります。数値を載せるときは、表やグラフを積極的に活用すれば、業務に携わっていない人にも伝わりやすくなるでしょう。無駄な内容は省き、業務計画の重要な部分だけをうまくまとめられたら、達成状況についても詳しく記述していきます。前月比や売上の推移、達成できなかった原因なども書き記しておくと、問題点が把握しやすくなります。

次月の計画・目標を記述

次月の計画と目標を書き表します。一目で理解しやすいように、内容は簡潔にまとめます。達成することが不可能な目標を立ててしまうと、働く意欲を削ぐだけなので注意しましょう。少し頑張れば届くような目標を設定するのがおすすめです。

月報の項目

月報を作るなら立てておきたい項目は、4つあります。ここでは、月報の項目に記載したい内容を紹介していきます。

今月の業務

最初の項目には、当月に行った業務を簡潔に記述します。月をまたぐ業務については、当月の進捗状況を記します。

業務実績

業務実績は、業務ごとに項目を分けて書くと、何の業務がどの程度まで進んだか明らかにしやすいでしょう。前月と同じ業務を行っている場合は、前月の月報と同じ順序で業務実績の項目を立てると、業務の流れが分かりやすくなります。

所感

客観的事実に基づいて意見を述べます。月報の内容と所感の一貫性と具体性がなければ、ただの感想になってしまうので注意が必要です。

来月の予定

来月に予定している業務と目標を紹介します。予定と目標が分かりやすいように、具体的な数値目標を設定するのがおすすめです。抽象的な表現で予定や目標を立ててしまうと、何に取り組むのかがあいまいで、上司が予定を把握しにくくなってしまいます。

月報の例文1(キャンペーン)

2020年6月度業務月報

2020年6月29日
○○部××太郎

6月の業務

  • 商品Aについて女性をターゲットにしたキャンペーンを企画
  • 商品Bの数量・期間限定無料の試飲キャンペーンを10店舗で実施

主な業務実績

  • (1) 商品Aのキャンペーンを企画
    • 女性モニター100人に商品Aを使用してもらい、特に評価が高かった点をキャンペーンに採用する
    • 高評価だったのは使用感・コストパフォーマンス・香りの3点である
    • 一度購入してもらえれば継続利用に繋がると考え、関連店舗10店にサンプルの配布を実施する
    • 関係者にヒアリングしながらサンプルを作成し、キャンペーンの実行を目指す
  • (2) 商品Bの試飲キャンペーンを10店舗で実施
    • 商品Bは中高年層に人気が高いので、中高年層の利用者が多い店舗をリサーチした
    • ××区の○○エリアに中高年層の利用客が集中していることが分かった
    • ××区の○○エリアにある店舗の中で、客数の多い上位15店舗に試飲キャンペーンの通達を出した
    • 試飲キャンペーンの実施許可が出たのは7店舗であったが、計画通りに試飲キャンペーンを実施する
    • キャンペーンが実施できた店舗が少ないことから、次回からはチラシで実施店舗の増加を目指す

所感
キャンペーンの実施許可が下りない店舗が増加傾向にある。まず、キャンペーンを実施した場合の販促効果を、店側に十分に理解してもらう取り組みが必要だ。チラシやメールを使い、各店舗にキャンペーンについての理解を促していくことを提案する。

来月の主な予定・目標

  • 商品Aのサンプル配布時期を決定し、サンプルの製造の打ち合わせを行う
  • 商品Cのキャンペーンを10店舗に実施するので、各店舗にチラシで呼びかけを行う

月報の例文2(店舗開拓)

2020年6月度業務月報

2020年6月30日
△△部〇〇花子

今月の目標

  • POP広告を用い、系列店50店舗で商品Aの販促活動を行う
  • 新規取引先を10店舗開拓する

成果報告

  • (1) 商品Aの販促活動
    • POP広告の採用を依頼した系列店50店舗で、POPの設置およびチラシの配布をサポートした
    • 従来のPOP広告よりもサイズを小さくしたので、設置の手間が軽減したと従業員からの評価は高かった
    • 顧客側からはPOP広告が分かりにくいとの意見があったため、従業員の負担が増えない程度にサイズの調整を図っていく
  • (2) 新規取引先を開拓する
    • 類似商品を扱う〇区の××エリアの50店舗に対して、チラシ配布を行った
    • 新規取引したのは10店舗、問い合わせがあったのは5店舗だった
    • 問い合わせがあった5店舗については、来月営業訪問を実施する

所感

  • POP広告は従業員から設置の手間がかかると不満の声が挙がっているが、顧客からは購入の参考になると好評を得ている
  • 顧客の目にとまりやすいサイズを保ちつつ、設置の手間がかからないようなサイズに調整を図ったほうが良いと考える
  • 従来では新規顧客の獲得に営業訪問をしていたが、チラシの配布のみでも一定の効果があることが分かった
  • チラシの配布エリアを広げることを提案する

来月の目標

  • POP広告のサイズについて打ち合わせを行う
  • 継続して××エリア付近にチラシの配布を実施していく

 

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