上手に議事録を作成するために押さえておきたいコツ

2020年03月07日(土) 議事録

会議に欠かせないのは議事録の作成です。議事録は、ただ単に会議の内容を記録すればよいわけではありません。その会議に参加した社員はもちろん、参加できなかった社員、参加の必要性はなくても関連する部署の社員が見て、すぐに会議の結論を理解し、それに沿った業務を進めていけるわかりやすい内容で作成されている必要があります。そこで、今回は、議事録を作成するうえで注意すべきポイント、意識しておくべきポイントなど、上手な議事録を作成するためのコツを紹介します。議事録の役割や、優れた内容の議事録がもたらすメリットなどについては、『今さら聞けない!議事録の書き方とポイントをおさらい』の記事をご一読ください。

会議の目的に適した議事録を作成する

会議は必ず目的があって開催されます。企業では多種多様な目的で会議が開催されますが、大きく分けると会議の目的には以下の4つがあります。もちろん、1種類の目的だけではなく複数の目的が組み合わされて開催されるのが一般的です。議事録は会議の目的を理解して、それに適した議事録を作成することがわかりやすい議事録を作成するためのコツです。

会議の4つの目的

1. 意思決定と経緯の明確化
戦略目標や長期計画などの重要事項を決定する目的の会議です。決定内容に加えて決定に至る経緯を明確にすることも目的に含まれます。

2. 決定した事項を遂行するための計画の作成
決定された戦略目標から、責任者や担当者、予算、期限を議論して、戦略目標を達成するための戦術計画の立案が目的の会議です。

3. アイデアの収集、創出
ブレインストーミング、マンダラート、KJ法、シックスハット法などさまざまなアイデア創出法を使って、新製品やサービスの企画のアイデアなどを出す目的の会議です。

4. 周知事項の報告、連絡、共有
予算やプロジェクトの進捗状況、数値目標、現在までの成果などを会議参加者、および関係者へ情報共有の目的で行われる会議です。

会議の目的に応じた議事録の作成方法

いずれの会議の場合も、会議での議論内容はもちろん重要ですが、最も重要なのは会議の議論の結果である結論です。これがすぐに明確に理解できるようになっていることが議事録にとって最も重要です。結論が出ていなければ、それも会議の結果なので明確にしておく必要があります。

そのうえで、例えば意思決定が目的の会議であれば、意思決定された結論が先に明確に書かれていることが必要です。アイデアの収集、創出では結論があれば結論を、あえて結論を出さずに出されたアイデアをヒントに、さらに継続してアイデア出しを求める場合には、アイデア出しを誘導できるように、ただアイデアを列挙して記載するのではなくアイデアをまとめるなどの工夫がそれぞれの会議の目的別に求められます。

 

誰が見てもわかりやすい議事録を作成するためのコツ

実際に、誰が見てもわかりやすい一般的な議事録を作成するためのコツを、議事録の内容と書き方(構成)に分けて説明します。

議事録に明確に記載する内容

論点、結論を明確にする
結論を明示して、論点を述べ、議論が複雑、あるいは紛糾した場合は議論の主なポイントをまとめて、どのように結論に至ったのか明確に記載します。

疑問点、不明点、持ち越し事項があれば理由も含めて明確にする
疑問点、不明点など会議で出た論点を書き出し、会議のなかでどのように解決したのか、あるいはなぜ解決しなかったのか理由も含めて記載します。また、解決せずに持ち越しとなった事項はまとめて記載します。

決定に至るまでの経緯をわかるようにする
結論に至る経緯が複雑、あるいは紛糾した場合だけでなく、議論の経緯は賛成や反対の意見にその発言者氏名など記載しておきます。同じ目的の会議が、2度、3度にわたる場合発言内容が参考になり、同じことがまた発言されるなどの無駄を省けます。

今後の課題、継続検討事項があれば明確にする
1回の会議で結論が出ない場合、結論が出なかった議題とその理由を明確に記載します。複数の議題があって、その一部で結論が出なかったことなどは、特にわかりやすく記載しておく必要があります。

次回会議の予定、テーマをわかる範囲で記載
議事録の最後には必ず次回会議の予定やそこで話し合うべきテーマを記載します。この議事録を次回の会議前に共有することで会議時間を短縮できます。

議事録の書き方(構成)

事実と仮定、決定事項と論点など整理して書く
事実として話されたこと、仮定として話されたことは明確に区別して記載します。これをしないと、特に会議に参加しなかった人にとって、事実と仮定の区別が困難です。また、決定事項と決定しなかったこと、その論点なども明確に整理して記載する必要があります。

発言内容は5W1Hを可能な限り明確にして書く
会議での発言は、主語が省略されているため、発言者を必要に応じて記載します。また、Who(だれが)のほかに、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)の5W1Hが必要な場合は、漏らさず明確にして記載します。

会議の内容、目的に応じて議事録の構成を変えて書く
会議の4つの目的に合わせて、発言や議論の内容を時系列に書いたり、発言者別に書いたり、結論、理由・根拠の順にまとめて書いたり、事実や事象をどう判断・解釈した結果、どのような判断で結論が導かれたのかを整理して書くなどの工夫をします。

 

議事録作成にはツールの活用も重要なポイント

会議は議題、参加者などにより毎回、内容が異なります。そのため、議事録は何度も繰り返し作成してある程度の慣れがないと、なかなかうまく作成することは困難です。また、議事録は会議終了後、できるだけ早いタイミングで作成して配布し共有しないと、業務がスムーズに進まなくなることがあります。作成の手間を最小限に抑えるにはツールを活用することをおすすめします。ツールは種類により機能は異なりますが、主なメリットは次のとおりです。

テンプレートを使って簡単に議事録が作成できる

議事録を作成する人によって書き方や順番が違うと、内容がスムーズに伝わらない可能性があります。どんな議事録にも必要な議題、開催日・時間、出席者氏名などの必須項目は統一されたフォーマットになっているほうが便利です。ツールにはいくつものテンプレートが用意されていることから、どれか1つに決めてしまえば、必要事項を記載するのが簡単にできて作成時間を短縮できます。

複数人での編集ができる

ほとんどのツールが、複数人での編集ができるようになっています。これにより、議事録に記載が必要な情報の漏れや入力ミスなどの防止が可能です。また、複数人での同時編集ができるツールを利用すれば、さらに時間短縮が可能です。

過去の履歴が参照できる

会議では、前回、未解決であったこと、継続事項などについて話し合うこともあるため、過去の履歴を参照することで、議事録作成のとき過去の議事録を探し出す手間が省けます。また、誰が議事録を書いたのか、編集したのかが一目でわかる変更履歴も残せます。議事録作成に便利なツールはこちらの記事にまとめてあります。ぜひご一読ください。『【2020年版】クラウド議事録作成ツール・サービスおすすめ11選(無料あり)

また、議事録を簡単に作成するためのツールとしてICレコーダーやスマートフォンの録音機能を利用すると聞き漏らした内容も議事録にちゃんと残せます。

 

上手な議事録作成が可能にする競合との差別化

上手な議事録とは、会議の重要なポイントを的確に押さえて作成されたものです。それを見るだけで、情報共有の漏れがなくなり、業務を滞りなく進めていくことが可能です。逆に、下手なわかりにくい議事録を作成すると内容が理解できず、疑問点も解決せずに業務遂行スピードが遅れてしまいます。貴重な時間を費やして行う会議を有意義なものにするうえで、上手に作成された議事録は大きな役割を果たします。そうした意味では、上手な議事録を作成できる社員を育成することや、上手な議事録を作成できるようにツールを準備することは企業が成長するうえで欠かせないポイントです。

多くの業種で市場が成熟し、製品、サービスのコモディティ化が進むなか、競合と差別化を図るポイントの1つは、スピーディーに業務を進め先行者優位の立場に立つことです。そのためには、少しでも業務を遅らせてしまう要因を排除しなくてはなりません。議事録を上手に作成することは小さなことですが重要なことで、確実に業務遂行スピードを速められます。今回、紹介したコツやツールを参考に、ぜひ、業務効率化を実現する議事録の作成を目指してください。

 

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