新入社員が日報を上手く書けない原因と改善のポイントを解説

2021年10月17日(日) 日報・週報

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

日報とは、日々の業務報告を行うための書類のことです。日報は、その日の業務内容や明日のスケジュールを管理するためのツールとして、多くの会社で採用されています。しかし、日報をうまく書けない、もしくは日報を書くために余計な時間をとってしまっているなどの悩みを抱えている新入社員も少なくないのではないでしょうか。

この記事では、以下について解説します。

  • 新入社員が日報を書けない原因
  • 新入社員が上手く日報を書けない時に気をつけるポイント
  • 新入社員が効率的に日報を書けない時に気をつけるポイント

新入社員が日報を書けない原因

新入社員が日報を書けない原因は、日報の役割を理解していないからです。そもそも、社会人になってから日報の存在を知る新入社員も少なくありません。日報の名前をわかっていても、例えば日記と意味を混同している新入社員もいることでしょう。なお、日記と日報の違いは、以下に記すとおりです。このように、日報の意味や役割を十分に理解できていない状態では、正しく日報を書けなくても無理はありません。

日記 日々の出来事や行動を記録したもの。
日報 毎日行う報告。日記にはない、「報告」の要素が含まれる。

また、無目的にルーティーン作業として日報を書かせても効果が上がりません。日報には以下のとおり様々な役割が想定されます。そのうち、今書いている日報はどの役割を期待しているのか理解することが大切です。

  • 業務の進捗状況の確認と把握
  • 課題とそれに対する対策の立案
  • 情報やナレッジの共有
  • 部下の指導・育成とモチベーションアップ

なお、日報の役割についてはこちらの記事もご覧ください。

関連記事:日報や週報の役割は?書き手も読み手も納得の活用法

新入社員が上手く日報を書けない時に気をつけるポイント

ここでは、新入社員が上手く日報を書けない時に気をつけるポイントについて、以下の6つ解説します。

  • 簡潔にまとめる
  • 結論を先に書く
  • 誤字脱字をなくし、正確に内容を記載
  • 「感想」ではなく「所感」を書く
  • 新入社員ならではの視点を盛り込む
  • 業務における自分の課題を見つける

簡潔にまとめる

日報では、簡潔にまとめることを心がけましょう。あれもこれも伝えたくなる気持ちも理解できますが、そうすると読み手には余計な時間を取ってもらうことになりかねません。簡潔にまとめるには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

箇条書きを取り入れる 書き手は書きやすく、読み手は読みやすくなる
長文になりすぎない 1文50字程度が目安
5W3Hを意識して書く 以下を意識して書くことで、より簡潔でわかりやすく日報を書ける

・When(いつ)
・Where(どこで)
・Who(誰が)
・Why(なぜ)
・What(何を)
・How(どのように)
・How many(どのくらい)
・How much(いくら)

結論を先に書く

日報では、結論を先に書いてから理由や経過など詳細について説明するよう心がけましょう。この順番で書く方が、読み手は本当に伝えたい内容を早く理解できるため、余計なストレスがかかりません。結論は、小見出しにして書いていくとよりわかりやすくなります。もちろん、自分が取り組んできたことを上司に伝えたくなる気持ちは理解できます。意欲的な新入社員であればなおさらです。ただ、長文で結論が後回しにされて、伝えたい内容がわかりづらい日報では意味がありません。ですので、結論を先に書くよう心がけましょう。

誤字脱字をなくし、正確に内容を記載

ビジネスマナーとして、人物名の誤字脱字はご法度です。また、人物名に限らず固有名詞や数値、漢字の書き間違いもついついやってしまうものです。それらを未然に防ぐため、記載内容を事前に確認してから日報を提出することをすすめます。また、事実と所感を区別して日報を書くことも必要です。事実と所感の違いは以下のとおりです。両者を混同させると読み手がわかりづらくなります。特に、事実は具体的かつ定量的に書くよう心がけましょう。

事実 実際に起こったこと
所感 自分が思ったこと感じたことから、今後の業務で活用できる点、課題、改善点まで踏み込んで書く

「感想」ではなく「所感」を書く

日報では、「感想」ではなく「所感」を書くよう心がけましょう。「感想」と「所感」は一見似たような単語ですが、以下に整理したとおり微妙にニュアンスが違います。「所感」の方がより具体的で、今後の業務に役立てられます。そのため、日報を含めたビジネス文書では、「所感」を書くよう意識しましょう。

新入社員ならではの視点を盛り込む

何かアイデアや疑問を思い浮かんだら、遠慮せずに日報に書いて提案するようにしましょう。新入社員は、経験豊富な社員と比較して経験不足なことが弱みと思われがちです。しかしそれは、会社の常識にとらわれずフレッシュな発想や斬新な考え方ができるという強みにもなり得ます。そして、それが会社が新入社員に求めることの一つでもあります。うまくいけば提案したアイデアが採用される可能性もありますし、上司や先輩の目を引くような意見を言おうと考えること自体が、社員としての成長に寄与するはずです。

業務における自分の課題を見つける

日報では、業務における自分の課題を見つけることを意識しましょう。例えば、作業内容毎に作業に要した時間も記録すれば、それぞれの作業のうちどこで大きく時間が取られているかわかります。大きく時間を取られている部分に対策を講じることで、全体の作業効率が大きく向上することが期待されます。また、所感などを書く際には、課題やうまくいった点だけでなく、それらの原因や改善策も書きましょう。そうすることで、業務の質を高めていけることでしょう。

新入社員が効率的に日報を書けない時に気をつけるべきポイント

日報の作成に時間がかかっていることに問題意識を感じている新入社員も少なくありません。そこで、新入社員が効率的に日報を書けない時に気をつけるポイントについて、以下の5つ解説します。なお、こちらの記事もご覧ください。

  • 所要時間や分量の目安を把握する
  • 箇条書きで簡潔にまとめる
  • 業務中から書く内容を考えておく
  • 日中に書き上げる
  • ITシステムを活用する

関連記事:短時間で完成度の高い日報を作成する書き方のポイント

所要時間や分量の目安を把握する

日報を書く際には、所要時間や分量の目安を把握しておきましょう。おおむね、長くても30分程度で1日分の日報を書く目安です。また、30分程度であればA4用紙で1枚分が分量の目安になります。

もちろん、1日の業務の振り返りなど、正しく使えば日報の作成には多くの効果を期待できます。ただし、日報はあくまでも業務の一環ですので、過度に作成に時間をかけて他の業務に影響が出てはいけません。また、書きたい内容が多くても、それらを全て書いて毎日大量の分量の日報を作ろうとしてはいけません。そのような日報を書き続けることも負担ですが、読み手にも大きな負担を強いることになります。しかも、その内容が十分に整理されていないと、日報を書く効果も薄れてしまいます。

箇条書きで簡潔にまとめる

新入社員が上手く日報を書けない時に気をつけるポイントの「簡潔にまとめる」で、簡潔にまとめるためのポイントの一つとして、箇条書きで書くことを紹介しました。実は、効率的に日報を書くという観点でも、箇条書きを取り入れることはとても有効な方法です。

なぜなら、箇条書きにより日報に書く内容を整理できるからです。何を書きたいか考えがまとまらないうちに日報を書き始めると、どうしても日報の作成に時間がかかります。そうならないよう、先に小見出しをイメージして、伝えたいことを箇条書きで書き出してみましょう。そうして文書の大枠を決めてから詳細を書いていけば、考えがまとまって効率よく日報を書けます。また、今日の業務内容や今後の課題など、簡単な項目分けをして箇条書きにしていくだけでも読み手に伝わりやすい簡潔な日報を作れるはずです。

業務中から書く内容を考えておく

日報は、1日の最後にまとめてその日起こったことを振り返って書くよりも、業務中から書く内容を考えておく方が効率的に書けます。人間はついつい物を忘れてしまうものです。そのため、業務中から書く内容を考えておいて、隙間時間にそれらを記録しておきましょう。そうすることで、隙間時間に記録した内容をまとめるだけで日報を作成できて効率的です。また、思い出す時間を省略できる上に書き忘れも防止できます。

また、業務中から書く内容を考えておけば、今の業務内容についてよりこまめに振り返ることになります。そのため、業務効率化にもつながると期待されます。「ランチタイムに午前中の業務を振り返る」、「日報に書きたい内容を思いついたらすぐにメモを取る」など、自分でルールを決めて習慣づけることから始めましょう。

当日中に書き上げる

日報は当日中に書き上げることを心がけましょう。日報の作成を手間と感じて後回しにしてしまい、1日、2日と先延ばしにして1週間分まとめて提出するというケースもあります。しかし、それでは日報の意味がありません。

なぜなら、日報には1日の振り返りを行い、翌日以降の業務改善につなげていく役割があるからです。また、上司にとっては1日ごとに部下の作業内容を把握して、全体の業務スケジュールなどを考える材料にもなります。これらの役割は、毎日欠かさずに日報を作成して上司に提出するからこそ、十分に機能するのです。面倒と感じても、先ほど述べたとおり業務中から書く内容を考えておいて、当日中に書き上げて上司に提出するよう心がけましょう。その際、1日のタスクごとに日報を記入していくとより効率的です。

ITシステムを活用する

日報を効率よく書くには、ITシステムを活用することも有効です。日報の管理ができるITシステムは多数存在します。

そのようなITシステムを用いて、日報のテンプレートを作成して保存しておきましょう。テンプレートを作っておけば、日報に書く内容を早く整理できて効率よく日報を作成できます。また、気づいたことをすぐにメモできる機能や、マニュアルを保存できるITシステムも少なくありません。これらの機能を活用すれば、気づいた内容を忘れずに記録できます。書き方のルールもすぐ確認できますので、迷わず日報を作成できます。さらに、上司と日報を共有して互いにコメントする機能をもつITシステムを使えば、フィードバックも簡単です。

なお、こちらの記事ではおすすめのITシステムの紹介も行っていますのでご覧ください。

関連記事:作業日報の書き方5つのコツとおすすめアプリ3選

まとめ

この記事では、新入社員が日報を書けない理由と、新入社員が日報を書くためのポイントについて解説してきました。毎日日報を書き続けることが面倒と感じる新入社員も多いはずです。しかし、しっかりと目的を理解した上で作成することで、自分の考えや課題が整理されますし、読み手にとっても業務全体のスケジュール立案などに活用できます。そのような日報は、自分はもちろん会社にとっても財産になります。

また、ITシステムを有効活用すれば、より簡単に日報の管理を行うことができます。まだ導入されていない場合、ぜひご検討ください。

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