営業日報にフォーマットを採用するメリットとは？おすすめの型もご紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

営業日報は部署内の業務進捗管理に非常に有効な手段ですが、営業日報を書くのに長い時間をかけて負担になってしまったり、有効活用されず形骸化していないでしょうか。長い時間をかけて業務の役に立たないとなると、労働時間が長くなるだけでなく営業担当者のモチベーションも下がります。

こんな時に活用したいのがフォーマットの活用です。フォーマットの採用によって要点を絞ると、書く側である営業担当者と見る側であるマネージャ側、双方にメリットをもたらします。今回は営業日報にフォーマットを採用するメリットについて解説していきます。

営業日報とは

営業日報とは、営業担当が実際に行った仕事内容の記録です。上司は部下の業務の進捗や成果を把握しなくてはなりません。営業担当は多くの場合は、単独あるいは少人数で行動しますし、最近ではテレワークで個別での活動が中心になっている企業もあり、多くの部下を抱えている上司が、自分の目で部下の動向を全て確認することは、非常に困難になります。

営業日報を活用すると、部署内の進捗や商談交渉の内容が視覚化され、フィードバックが容易になります。案件進捗がうまくいっているかどうかの確認も短時間でできるようになり、担当者からヒアリングをしなくても、売上の事前予測をすることが可能です。また利益が出ていない案件がないかなどの情報や、市場のニーズ・動向を共有できるので、原因の分析・改善などの処置を早期に行い、戦略的な営業計画を立てることができます。

また営業日報は、目標に向かって最適な行動できているかどうか、営業担当が自ら確認できるだけでなく、過去の成功体験や成長記録、失敗の備忘録としても使えます。また営業担当が変更しても、引き継ぐ担当者が、かつての商談内容を確認することができます。社内でのノウハウやナレッジとしても共有でき、新人への教育・研修にも役立ちます。

営業日報のフォーマットの目的

フォーマットのない営業日報は要点が定まらない文章になり、結果、非効率な作業になってしまいます。営業日報フォーマットを採用する目的を見ていきましょう。

曖昧な内容や報告漏れを防ぐ

フォーマットが決まっていないと、必須事項がわからず個人的な感想ばかり述べてしまい日記のようになってしまいがちです。曖昧な記述を防ぎ、必要な報告を網羅するのにフォーマットの採用は有効です。会社ごとに必要な内容は違ってくるので、フォーマットをうまくカスタマイズしましょう。

業務の時間短縮

日報に何を書けばよいのかわからない、良い文章が浮かばないと悩んでいる営業担当者も多いようです。本来すべき営業活動に時間を割くことができず、言語化しずらい営業活動の内容に手を焼いているようでは本末転倒です。また長々と書かれた日報は、読んでいる上司も要点がわからず、双方に悪影響を及ぼします。プルダウンで選択するだけでよいものをつくると、テキスト入力を減らすことができるので業務の効率化につながります。

質を同じにして評価しやすくする

営業担当者が、どのような仕事をどのように進めたのかは、同行しない限り営業日報でしか知ることができません。日報の報告の内容にばらつきがあると、現場で何が起こっているのか中身の把握が難しく、上司はどういう指示を出せばよいのか、何を基準に評価してよいのか分からなくなってしまいます。フォーマットを採用することで、報告の質をそろえると上司側にも多大なメリットがあります。

フォーマットを使った営業日報の書き方

続いて、営業日報を書く側と、読む側に分けてポイントを押さえていきます。営業日報の本来の目的から外れないことが重要です。

書く側のポイント

相手に伝わりやすい文章を書く上で大切なことは、誤字脱字のない文章を心掛け、自分が上司の立場になって営業日報を書くことです。

また5W1Hに気を付けて書くのも重要なポイントです。5W1Hとは、誰が(who)、いつ(when)、どこで(where)、何を(what)、なぜ(why)、どのように(how)です。この5W1Hを意識することによって、情報に過不足がないかを確認することができ、何を伝えようとしたいのかを整理することができます。特に「なぜ」については意識しておくとビジネスの方向性を失うことがありません。

また売上や量を具体的な数値でいれることも重要です。「たくさん」「少し」といった曖昧な表現では信憑性が低く、戦略を立てたり評価をするには不十分です。

読む側のポイント

読む側のポイントとしてはフィードバックを必ず入れることです。情報を集め時間をかけて日報を書いても、内容を上司が見ていないと営業担当者のモチベーションを保つことができません。ポジティブなフィードバックや、気づいていない事柄についてアドバイスをすることで、営業担当者の成長につながることでしょう。

Excelで営業日報フォーマットを運用するメリット・デメリット

Excelは広く普及していることから使いやすい半面、デメリットもあります。手書き・メール・専用アプリを導入した場合と比較して、メリットとデメリットについて説明します。

メリット

Excelが標準で入っているパソコンも多く、手書きに比べると圧倒的に作業時間を短縮できます。無料提供のフォーマットがたくさんあることから、選択肢も豊富で、メールやチャットでの日報提出よりも効率よく書くことができます。

専用のアプリを入れる場合に比べると、教育する時間や導入するコストも必要ありません。文字の大きさを変更したり、新しい項目を増やすなど、あとからのカスタマイズが非常に容易です。

デメリット

情報を共有するのに、Excelをひとつひとつ手で開けていくという作業が必要になり、億劫になりがちです。せっかくノウハウが詰まった営業日報を書いても、共有されることなく終わってしまう可能性があります。また携帯からの編集も非常に困難です。この点については専用アプリを導入するのも一つの手です。

また一括検索ができないのもデメリットです。これについても必要な情報があるかどうかを、ひとつずつExcelを開いて検索していかなくてはなりません。ただし一括検索については社内wikiを利用することによって問題が解決します。社内wikiについては、強力な検索力をもっているものがおすすめで、Excelの中身の全文も検索できるので、貴重なノウハウやナレッジを簡単に共有することができます。

営業日報に書くこと

日報は単に行動を報告するだけではなく、その日の振り返りを行い、次回の営業活動に活用できるものでなくてはなりません。次の3項目を入れておくようにしましょう。

目標

通常は1日の終わりに書くものですが、朝一番に目標を決めて書くとやる気が出て効率よく行動ができます。その日の達成具合を見て翌日の目標を決めましょう。また月間や年間など長期的な視野に立った目標も意識しておくと、評価を受けやすい営業日報になります。

業務内容

本日行った業務の内容は時系列に書いていくのがおすすめです。5W1Hの原則を思い出して「いつ」「誰が」「何を」「なぜ」行ったのか記載しておくと明確な文章になります。商談をした場合は、打ち合わせの内容だけでなく、日時や担当者を記載します。

振り返り・共有事項

前日や朝に立てた目標と比較して、どれくらい実績を残せたのかを振り返ります。
ミーティングなど口頭で伝えた内容でも、営業日報に書いた内容はノウハウとして残るので重要事項であれば記載しておきましょう。

また業務を行うなかで、組織の将来に役に立ちそうな疑問点や、気づいたことを共有事項として書いておきましょう。ただの感想文や批評にならないようにするのがコツです。

営業日報の例

営業日報に書くべきことを踏まえたうえで、具体的な例を見ていきましょう。

例文1

営業日報
2021年3月15日（月）　営業部佐藤一郎

【本日の目標】

A社及びB社訪問：新商品のアピール
電話営業：新規訪問アポイントメント2件取得
C社からのクレーム対応
【業務内容】
9:00〜10:00　ミーティング・電話営業10件・外出準備
11:00〜12:00　A社訪問（田中課長）
田中課長とメールでアポイントメント済
新商品を説明するも、不評のため次回別製品の説明を行う
13:00〜13:40　B株式会社初回訪問（担当：庶務課　鈴木様）
庶務課　鈴木様と電話アポイントメント済
鈴木様の話によると新製品の導入はいまのところ考えていないものの、現在B社で使っている製品より高品質なものがないかを探しているようであり、売り込むチャンスはあると思われた。
15:00〜17:00　電話営業とクレーム対応
C社近藤課長からのクレーム対応
電話営業20件

【振り返り】

C社近藤課長にはクレームの説明に納得してもらうも、次回謝罪に伺う予定(訪問予定3/25)
電話営業による新規訪問アポイントメント1件取得（訪問予定：3/26　D社）
A社次回アポイントメント（4/1）取得　製品Xの説明

【共有事項】
E社より20%ディスカウント依頼あり

【翌日の目標】

D社訪問時に新商品の契約につなげるプレゼンを行う
電話営業：新規訪問アポイントメント2件取得
C社訪問クレームに対する謝罪。慎重に対応する

例文2

■本日の目標

電話営業　30件
飛び込み営業　30件
メール営業　30件

■業務報告
9:00〜12:00　朝礼・電話営業20件・メール営業10件
12:00～13:00　移動・昼食
13:00〜15:30　飛び込み営業(新宿区四谷三丁目)
15:30～16:00 　移動
16:00〜17:00　電話営業・メール営業

■振り返り

電話営業(15件/30件)
飛び込み営業 (40/30件)
メール営業　(30/30件)

飛び込み件数は目標を上回り、名刺交換につなげたのは5件あった
電話営業は目標数を下回ったものの、A社とアポイントメントを1件取得し　月曜日訪問予定
メール営業は目標達成。現在アポイントメントにつながっているものはなし。

■共有事項

競合の Y 社は夏より新商品を発売する予定
コロナ明けを見越して各社とも予算を増やしている様子

■明日の目標

A社へのプレゼン資料準備
飛び込み営業20件
メール営業　20件
電話営業　20件

まとめ

本記事では、営業日報にフォーマットを採用するメリットについて解説しました。営業日報は部下の行動を把握したり、組織の戦略を立てるのに有用ですが、書くことに多大な時間をかけることは本末転倒です。営業日報の本来の目的を知り、会社にあったフォーマットを使用し、効率よく作業を終えることが重要です。営業日報にかかれたノウハウは会社の資産になりえます。ノウハウの共有のためにはExcelを使った必要に応じてアプリや社内wikiの導入も是非検討してみてください。

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