こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
日々の業務の進捗や成果を報告する日報ノートは、多くの企業で利用されています。最近はコロナ禍でテレワークを導入する企業が増え、業務の進捗や共有のために日報ノートの運用を見直す必要性も高まっています。本記事では、日報ノートを書く意味と目的を解説し、日報ノートの書き方と注意点について述べます。日報として使えるオンラインクラウドサービスも合わせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
日報をノートに書く意味と目的
ここでは、日報ノートを書く意味と目的について、主に4つに分けて解説していきます。
自分の仕事の分析
日報ノートを書くことには、1日に行った業務を振り返って分析するという目的があります。目標を達成できたときにはなぜ達成できたのか、達成ができなかったときはなぜ達成できなかったのかを考えて書く必要があるので、反省点や改善策を見つけて、次の日の仕事に活かせるようになります。日報ノートを毎日書いていくことで、自分の行動を分析し、目標達成のための行動に移すことが可能になるでしょう。
チームメンバーの状態の把握
日報ノートを上司だけでなくチーム全体で共有することで、メンバーの体調やモチベーションなどの状態を把握できるため、チームの一体感を出すことができます。チームで掲げた目標を達成するためにも、メンバーの状態を把握して、カバーやフィードバックを行いましょう。書いた人に共感するフィードバックを日報ノートに入れることで、日報ノートを書いたメンバーが安心感を持ったり、モチベーションを上げたりすることもできます。特にチームリーダーは、日報ノートの微妙なサインを見逃さないようにして、メンバーのモチベーションが低下するのを防止するのに役立てましょう。
進捗やノウハウの共有
日報ノートには、仕事の進捗や成果を報告するという目的もあります。一般的には日報ノートは上司や先輩に提出するものですが、情報を社内全体で共有し、活用することで、業務の進捗やノウハウを共有することができます。日報ノートを通じて、日々の業務の課題や改善点、成功体験、失敗体験などを誰でも見られる状態にすれば、同じような課題が発生した際に履歴を活かして迅速に解決するだけでなく、新しいアイディアが生まれたり、先輩からフィードバックを受けたりすることもできます。
コミュニケーションツールとしての活用
日報ノートを通じて、なかなか他のメンバーと顔を合わせる時間がないときでも、意見を交換することができるという意味があります。チームメンバーの中には、打ち合わせで席を外したり、一日中外出したりする人もいるでしょう。そういうメンバーは、聞きたいことや分からないことがあっても、リアルタイムに相談する時間がありません。日報ノートに質問などを書けば、他のメンバーから意見をもらえたり、コミュニケーションを深めたりすることができます。また、業務以外のことについても軽く触れることができれば、チームへの帰属意識を高め、上司・部下間でコミュニケーションを円滑にする効果も持たせることができます。
日報ノートの書き方
ここからは、日報ノートの書き方について、必要な項目例も交えて具体的に解説していきます。
書き方のルールを決める
日報ノートにはなるべく具体的な数値を織り込んで、読む人が客観的に理解できる内容にすることが大事です。例えば、「本日の売れ行き 700/1000本 目標達成率70％」という風に数値化して書けば、他の日との比較もしやすく、進捗もつかみやすくなります。これに加え、計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)のPDCAサイクルを日報のテンプレートに仕組みとして組み込めば、検証や改善がしやすくなるため、日報ノートを効果的に業務改善に使うことができます。
日報ノートに必要な項目例
では、上に述べたようなPCDAを意識した日報ノートを作るには、どのような書き方がよいのでしょうか。必要な項目について具体的に述べていきます。
その日の目標
その日1日で達成すべき目標を書きましょう。業務を始める前に書いておくことで、1日を通してやるべきこととやらなくていいことを意識して仕事ができるため、判断も早くなります。
その日の業務内容及び成果
時系列順、もしくは箇条書きで、業務内容や成果について書きましょう。誰が読んでもわかりやすいように、前述のように客観的に把握できる数字を入れて書くことが大切です。
良かった点
良かった点を書くことで、自分の成長を実感でき、得意分野を見つけられるため、それをより活かして業務を行おうと意識することができます。良かった点だけでなく、学んだことを書くのもおすすめです。
課題及び改善点
業務の中で上手くいかなかった場面や、つまずいたところを振り返りましょう。原因を考えて、改善案まで考えることで、日々パフォーマンスを少しずつ上げることができたり、同じ場面になったときに素早く対処したりできます。
次の日の目標
ここまでに書いたことを踏まえて、次の日にすべきことを箇条書きで書きましょう。やるべきことが整理されることで、翌日スムーズに業務に取り掛かることができます。
日報ノートを書く際に注意すべきポイント
ここからは、日報ノートを実際に書いていく際に注意すべきポイントについて解説していきます。
その日のうちに書く
日報ノートはその日の業務の終わりに書くようにし、数日分をまとめて書かないようにしましょう。日報ノートは単なる業務報告ではなく、その日の仕事を振り返り、明日の活動に活かす重要な資源です。まとめて書くと、その日のちょっとした気づきや反省などを忘れてしまい、日報ノートに反映させることができなくなりがちです。情報の蓄積のためにも、毎日日報ノートを書くタイミングを決めて、習慣化しましょう。
必要な情報をシンプルに書く
日報ノートは5W1Hを用いて書くと、誰が読んでも理解しやすくなります。5W1Hとは、具体的には下記のとおりです。
- When（日時・いつ）
- Where（場所・どこで）
- Who（人物・誰が／誰と）
- Why（理由・どうして／何のために）
- What（物事・何を）
- How（手段・どのように）
特に、「なぜ」そうなったのか、「何のために」その業務を行ったのかなど、Whyを意識してみましょう。課題を浮き彫りにして、翌日以降の業務に活かせるはずです。
人に見せることを意識する
日報ノートは上司や同僚に業務を報告するためものなので、人に見せるものだということを意識して作成しましょう。前述の5W1Hを意識して作成し、抜けている項目がないかチェックしましょう。読みやすく分かりやすい内容になっていることはもちろん、数字、商品名、顧客の名前や役職などが間違っていないか、提出前にしっかりチェックします。日報ノートの情報がチームで共有されてもいいように、誤りがないことを確認して提出しましょう。
定量的に表現する
前述のように、日報ノートには具体的な数字を入れて、一目で成果がわかるように定量的に書きましょう。数字がないと、成果や進捗がわかりづらく、読んだ人が進捗を把握しにくいため、適切に評価やフィードバックをすることができません。例えば、「●●（商品名） 納品処理4件（7/10件）」などのように、固有名詞や進捗状況をわかりやすく書くことが大切です。業務内容を正確に伝えるためにも、客観的な情報であることを意識して書くようにしましょう。
関連記事：日報や週報をただの業務報告書で終わらせない！ その真の目的とフィードバックのポイントを解説
日報ノートとして使えるクラウドサービス3選
NotePM
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料金プラン（月額）
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• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
NotePM
URL: https://notepm.jp/
Evernote Business
Evernote Businessは、ふと湧いたアイデアやひらめきを、いつでもどこでもすぐに書き留めておける機能が便利なツールです。また、オンライン上で見つけた役立つ情報をすぐに格納できるクリップ機能も搭載しています。議事録も簡単に作成できるので、チーム間で業務についての振り返りがしやすく、解決すべき課題を共有しやすいです。
Evernote Businessの特徴
- 端末間で同期されるノート機能で、書きためたアイデアをメンバー全員で共有
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- さまざまな場面に適した多様なテンプレートで、便利なノートをワンクリックで作成
Evernote Business
URL: https://evernote.com/intl/jp/business
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日報ノートを活用して業務改善を図ろう
日報ノートは、単に業務の報告にとどまらず、業務を振り返って改善に繋げたり、上司や同僚とノウハウを共有したりする役割があります。最近は紙のノートやOfficeソフトにとどまらず、クラウドサービスを利用してリアルタイムで共有することもできます。テレワークが広がっているこの機に、日報ノートの在り方を見直してみてはいかがでしょうか。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
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