社内情報とひと口に言っても、鮮度が重要でリアルタイムでの共有が求められる「フロー情報」と、ナレッジとして社内に蓄積する「ストック情報」があります。
「社内の情報共有は、メールとチャットツールで充分」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、これでは情報を探す際に過去のメールやチャットを遡って探す手間があります。
「フロー情報」と「ストック情報」には、それぞれに適した情報共有ツールがあり、情報の種類に応じて適切なツールを選ぶことが情報共有を円滑にするポイントです。今回は情報共有に関するノウハウやツールについて紹介します。
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目次
情報共有とは
情報共有は、個人が持つ情報を相手と共有することです。企業における情報共有は、社員それぞれが獲得した有益な情報やノウハウを、社内やチームといった組織全体に伝達する意味を持ちます。
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情報共有ツールの必要性とメリット
会社やチームの業務をスムーズに進行させたり、互いに信頼関係を築いたりするためには、こまめに情報共有をしていくことが必要です。情報共有がしっかりされていないと、お互いの認識にズレが生じて信頼関係にヒビが入るかもしれません。少しのズレが大きな問題に発展し、会社に大きな損失を与える可能性もあります。
こうした事態を防止できるのが「情報共有ツール」です。組織に分散した情報や個人が持つ情報を整理して共有できるため、個人と組織の双方にメリットが生まれます。
業務の「見える化」実現で業務効率や生産性が向上
社員が業務の進捗を口頭やメールで報告する場合、手間も時間もかかります。状況によっては、相手の役職に合わせて文章を調整する必要もあるかもしれません。ですが、情報共有ツールを導入すれば、業務進捗をリアルタイムで全体に共有可能です。報告を受ける側である管理者にとっても、社員一人ひとりの業務進捗が一目でわかるメリットがあります。そのため確認作業が減り、スケジュールの遅れやタスク漏れといった問題も素早く見つられるでしょう。
コミュニケーションの円滑化
口頭やメールで情報共有していても、上司から「報告がない！」と指摘されることがあります。組織が大きいほど管理者に集まる情報が膨大になるため、見落としや勘違いも発生します。とくに業務の重要な進捗やトラブルの報告を見落としてしまうと、組織全体に影響を及ぼすかもしれません。
情報共有ツールを導入すれば、既読・未読が一目で認識でき、やり取りも記録に残りますので、コミュニケーションエラーを防止できます。
誰もがほしい情報に最短でアクセスできる
情報を探す時間も、業務効率を大きく左右します。「マニュアルの変更箇所はどこ？」「顧客情報の最新版を確認したい」といった場合に、その都度担当者に確認をしていては非効率的です。情報を個人で管理していても「どのファイルに保存したんだっけ？」とすぐに探し出せない状態では、業務がストップしてしまうでしょう。情報共有ツールを導入すれば、情報をカテゴリで分類できるうえ、検索機能で簡単に探し出せます。
ノウハウを蓄積し、社内資産にできる
商品の多様化や顧客ニーズの高度化などにより、企業により高い専門性が求められるようになりました。必要な専門知識を持つメンバーがどの部署にいるのかわからない状況であれば、顧客の要望に素早く応えることができません。情報共有ツールを導入すれば、専門知識を持つメンバーの検索だけでなく、組織にノウハウを共有できます。
仕事の属人化を防止
「この仕事はこの人でなければダメ」といった状態（属人化）になると、特定の人だけに業務が集中します。そうなると、企業のキャパシティが社員個人のキャパシティに左右されてしまうでしょう。ノウハウを知っている人が限られていることで、大きな案件も受けにくくなります。また、退職によってノウハウを失うリスクも避けられません。情報共有ツールを導入して社内に浸透させれば、仕事の属人化を防ぐことができます。
人材育成が容易に行える
新人を早期に戦力化する方法は、配属部署の先輩社員がマンツーマンで指導することです。しかし、教育期間が長期に及ぶと、先輩社員の本来の業務に支障が出ます。情報共有ツールを導入すれば、蓄積してきた業務手順やノウハウなどを共有できるため、人材育成にかける時間を減らすことができます。
社内問い合わせの減少
情報共有ができていないと、同じことを何度も質問されたり、同じ疑問について社内のあちらこちらで議論されたりといった無駄な時間が増えます。情報共有ツールでFAQコンテンツを作成して、よくある質問と回答をデータベース化しておけば、担当部署への問い合わせを減らすことができるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
国によるDX推進の一環として、企業のペーパーレス化が推奨されています。ですが、いまだに大量の紙資料を使用する習慣は根強く残っており、ペーパーレス化が浸透しているとは言えません。情報共有ツールを導入すれば、紙代やトナー代、書類作成の手間、郵送代も削減できます。また、環境問題（SDGs）への取り組みにもつながります。
関連記事：情報共有のメリットがすべて分かる！得られる成果&失敗例と解決策
情報の種類
2種類の社内情報と、それぞれに適した情報共有ツールを紹介します。
フロー情報
メールやチャットなどの一時的なやり取りに使われる情報のことを「フロー情報」と言います。具体的には、リアルタイムでの業務進捗の共有や日報、報告・連絡・相談、ニュース、システム通知などです。こうしたフロー情報の共有手段の1つに、社内SNSがあります。
◆社内SNSツールの例
NotePM／Talknote／Chatwork／gamba!／Slack／Microsoft Teamsなど
社内SNSツールとは、企業内の利用に特化したSNSのことです。TwitterやInstagramのようなSNSとは異なり、チャット機能やファイルのアップロード機能など、社内で完結するコミュニケーションに特化した機能が主流です。
関連記事：【2024年版】社内SNSツールおすすめ12選（有料・無料）
ストック情報
wikiページのようにナレッジとして何度も読み返される情報を「ストック情報」と言います。業務ノウハウ、顧客データ、議事録、企画書、社内FAQ、教育マニュアルなどが、ストック情報に該当します。ストック情報はフロー情報をもとに作成されるケースが一般的です。
◆社内wikiツールの例
NotePM／esa／Notion／Confluence／Qiita:Team／Scrapbox など
企業の情報管理、とくに「ストック型」の情報管理にお悩みの方には、自由に社員のナレッジを集めて共有できる社内wikiツールの導入をおすすめします。
関連記事：【2024年版】社内Wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
フロー情報を共有するポイント
SlackやTeamsなどの社内SNSツールを使ったフロー情報の共有ポイントを見ていきましょう。
メンションを使い、メッセージの見逃しを防ぐ
メッセージの作成時に「＠名前」のメンションをつけて送信することで、メンバーに直接通知がいきます。
無法化しないようにルールを設定する
スマホなどから気軽に使えるからこそ、オンとオフの境界を引くためのルールを設定しましょう。
情報が社内に漏洩しないようにする
どんな端末からもアクセスでき、OfficeドキュメントやPDFを持ち出せるのでセキュリティ対策が必要です。
ストック情報を共有するポイント
NotePMやesaなどの社内wikiツールを使ったストック情報の共有ポイントを見ていきましょう。
運用責任者が情報を一元化する
ストック情報は時間を経るごとに肥大化するため、情報を整理・更新する運用責任者を設けます。
テンプレートを使って見やすさを工夫する
情報の過不足が生じて読みにくくならないよう、テンプレートを使って書式を統一します。
ほしい情報がすぐに見つかるツールを選ぶ
膨大なストック情報の中からほしい情報を瞬時に見つけられる検索性能の高いツールを選びます。
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まとめ
社内で共有する情報は、フロー情報とストック情報の2種類です。「フロー情報は社内SNS」「ストック情報は社内wiki」など、情報の種類に応じて適切な情報共有ツールがあることをご理解いただけたかと思います。実はどちらの長所も併せ持ち、7000社以上に導入されている社内wikiツールがあります。それが「NotePM」（ノートピーエム）です。
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NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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