こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ビジネス文書のなかでも、「報告書」はとくに作成する機会の多いドキュメントかもしれません。業務に関する情報共有はもちろん、経営陣の意思決定においても、報告書が基盤となります。ですが、これまで「当たり前」に作成してきたものだからこそ、実はその効果を活かしきれていないという職場も多いかもしれません。
今回の記事では、報告書の基本から、効果的な報告書を書くためのテクニックまで解説していきます。ビジネス文書を扱うスキルアップのためにも、ぜひ参考にしてみてください。
目次
報告書とは
まず、「報告書」とはどのようなビジネス文書のことを指すのでしょうか。イメージしやすいようにその具体例や、似た役割を持つ「レポート」との違いなどを解説していきます。
ビジネス文書における報告書の例
ビジネス文書における「報告書」の定義から説明すると、情報共有や意思決定に活用するため「業務や調査の結果について記述した文書」となります。一般的な報告書の具体例としては、下記のような文書が挙げられます。
営業報告書
営業担当者が、日々の活動や進捗状況を報告する文書です。いわゆる「日報」「週報」のように、特定の期間ごとで区切った行動内容や実績を伝えるために作成されるケースが多くなっています。
研修報告書
研修・セミナーの受講者が、その内容や学んだことを報告する文書です。あたらめてまとめ上げることで知識の定着を図るとともに、他のメンバーへ展開するナレッジとしても活用できます。
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出張報告書
出張先での活動や成果を報告する文書です。出張の目的と成果、持ち帰ってきた課題などを記載し、次のアクションへつなげます。また、宿泊費や移動費などの適正さを示す、経理的な証憑を含める場合もあります。
トラブル（経緯）報告書
事故やトラブルが起きた場合の経緯や原因、対応策、顧客からのクレーム履歴などを報告する文書です。今後のリスク管理や改善に活用されます。
調査報告書
市場調査やユーザーアンケートの結果を報告する文書です。調査目的や対象者、集計結果などが記載されます。
ビジネス報告書とレポートの違い
ビジネス文書のなかには、報告書に近い用途のドキュメントとして「レポート」というものもあります。両者の違いを知っておくことで、報告書をうまく作成する際にもポイントを意識できるようになるでしょう。
報告書
「事実」を伝えるための文書です。
自分が見たり聞いたりした状況や結果を、その場にいなかった人や知らない人に伝えることが目的です。作成する際には、「要点を簡潔にまとめること」が重要となります。
レポート
発生した事実についての「考察」が含まれる文書です。
事実としての体験とともに、作成者の理解や主観的な見解まで述べることを目的としています。上でとりあげた例のうち、「研修報告書」や「調査報告書」では、主観情報や考察が含まれるレポートの作成が目的となる場合もあります。
ビジネス報告書をうまく書くためのテクニック
ここまでで解説してきた報告書の目的からもわかる通り、「伝わりやすく」「わかりやすく」書かれていることが重要となります。うまく報告書を作成するために、意識しておくべきポイントを詳しく解説していきます。
3段階の構成にする
読み手に対して報告書の情報理解を促すためには、下記のような3層構造で情報を整理するとわかりやすくなります。
| ① 標題（タイトル） まずは、「どのような報告書か」がわかることが重要です。たとえば単純な「クレーム対応報告」というだけではなく、「○月〇日 （商品名）不具合発生の問い合わせ対応について」など、日付や内容を簡潔に記すことで見分けやすくなります。読み手も「どこに着目すれば良いか」を意識しながら報告書を読めます。 |
| ② 要旨 報告内容や目的を箇条書きで要約します。ここでは主に、報告するべき「事実」と、それに対する「状況」のみを記載するように意識すると良いでしょう。なお、日時や顧客情報といった詳細情報は、後述の「詳細」に記載しておきます。 |
| ③ 詳細 報告するべき情報を余さず記載する項目です。発生した事象に対する背景情報や、顧客とのやり取りなども、できる限り忠実に記述しておきましょう。ボリュームが大きくなる場合は、小見出しを立てて分割するようにします。 |
PREP法を用いる
情報をわかりやすく記述するための文章構成フレームワークは、「PREP法」という手法が代表的です。PREP法では、まず「結論（Point）」を記述し、次にその「理由（Reason）」と「具体例（Exanple）」、最後にまた「結論（Point）」を繰り返すという構成で文章を作成します。これらの文章要素を順番どおりに並べた頭文字が、名前の由来です。結論を最初に述べることでその理由や背景を理解しやすくなり、具体例でイメージを補強し、再度結論を述べることで印象に残りやすくなる効果があります。読み手が理解しやすくなるとともに、記憶に残りやすくなる効果のある記述法です。
数値で具体化する
「詳細」の内容を作成する際には、日時や価格、数量などの数値は必ず具体的に記述しましょう。曖昧な表現を排除することで、客観的な事実としての価値が高まります。
作成後に時間を空けて校正する
事実を正確に報告するためには、記憶に残っているうちにまとめておくことが望ましいでしょう。一方で、「わかりやすい報告書になっているか」「誤字・脱字などはないか」を確認する校正作業は、多少時間を空けてから行なった方が客観的に評価しやすくなります。とくに、社外へ報告する場合には、こうした完成度を高める作業が欠かせません。ただしトラブル対応報告など、わかりやすさや丁寧さよりも「迅速な報告」が重要となる報告書もあります。
テンプレートを活用する
ビジネスシーンでは、同種の報告書を作成する機会も多くあります。その場合には、テンプレート化したドキュメントを活用すれば、短時間で作成できるとともに、記載するべき情報が明確になるためエラーやミスを低減できるでしょう。また、一貫性のあるフォーマットで作成されていた方が、読み手も理解しやすくなります。
社内wiki作成ツールの「NotePM」では、多種多様な報告書のテンプレートがあらかじめ用意されているため、簡単に的確な報告書を作成可能です。また、自社に合わせてカスタマイズしてから共有・展開することもできます。
報告書を作成・運用するビジネスメリット
ビジネスのなかで、なぜ報告書をうまく書きあげる必要があるのでしょうか。報告書が適切に作成・運用されることで生まれるメリットを紹介します。
迅速な対応が可能になる
ビジネスのなかで報告書が適切に作成・運用されていれば、情報を正確に共有できるようになり、問題解決や経営判断のスピードも迅速になります。また、蓄積された報告書をもとに、過去に起こった変化やベストプラクティスを把握・分析することも可能です。
NotePMは、wikiページの作成であれば件数や容量が無制限となっており、こうした情報の蓄積に最適なプラットフォームと言えます。検索性にも優れているため、日常業務のなかで報告書を作成するツールとして運用していくだけで、将来的な経営分析などに活用できる情報資産（ナレッジ）を蓄積できます。
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顧客との信頼関係が醸成される
報告書は、ビジネスの透明性を高めるツールです。顧客やステークホルダーに対して定期的に報告書が提出されていることで、社外からも事業の現状や成果を把握でき、関係者が企業に対して信頼感を持てるようになります。さらに、万が一、問題が発生した場合にもその背景や責任の所在が明確になるため、企業の信頼回復にも効果的です。
従業員のキャリア形成につながる
報告書を作成する過程で、従業員は自身の業務や成果を客観的に理解しなおせます。改善点やこれから学ぶべき点も見つけられ、キャリア形成のモチベーションとなるでしょう。上司や経営陣にとっても、評価基準の一環として活用できる重要な情報です。
また、NotePMの特徴であるコラボレーション機能を活用すれば、報告書を通して従業員同士で意見を交換し合ったり、客観的なレビューを行なったりといったコミュニケーションも促進されます。これにより従業員は、自身の長所や客観的な評価を把握しやすくなり、キャリア形成の目標設定も容易になるでしょう。
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まとめ
明確な構造やちょっとしたテクニックを意識するだけで、報告書の効果は大きく高まります。報告書をうまく作成・活用できれば、ビジネス成果の拡大はもちろん、人事評価における自己アピールにも効果を発揮するでしょう。
また、効率的な報告書の作成と運用をスタートさせたい場合には、豊富なテンプレートや共有機能を備えたNotePMの活用もオススメです。「これまで報告書の重要性を意識していなかった」という方はとくに、ぜひご検討ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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