【例文つき】社内文書の書き方とは？ポイントや注意点を徹底解説

 

ビジネスの現場では、社外向けの文書だけでなく、社内向けの文書作成が頻繁に求められます。スムーズな情報共有をするためには、いくつかのポイントを押さえた上で社内文書を作成することが大切です。

本記事では、社内文書の作成における基本的な構成や項目、書き方のポイントを、実際の例文を交えながらわかりやすく解説します。

また、社内の情報共有に便利な社内掲示板ツールも紹介しているので、あわせてご覧ください。

 

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社内文書とは

社内文書とは、企業や組織内で業務を円滑に進めるために作成、共有される文書のことです。主に業務連絡や指示、報告や規則の伝達などを目的に活用されています。

社内文書には、通知や記録、稟議や報告などに関する文書があり、業務の透明性や効率性などが向上する効果が期待されています。

社内文書は、適切なフォーマットや文書管理ルールに従い、正確かつ簡潔に作成されることが重要です。

デジタル化が進み、電子メールや社内システムでの共有が一般的ですが、機密情報の管理には注意が必要です。

 

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社内文書は5つの種類に分けられる

社内文書は、主に以下5つの種類に分けられます。

• 案内や通知に関する文書
• 記録や共有に関する文書
• 指示や通達に関する文書
• 稟議や提案に関する文書
• 届出や報告に関する文書

ここでは、それぞれの文書の特徴を詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

案内や通知に関する文書

案内や通知に関する文書は、社内の情報共有を目的とし、社員に対して業務上の重要な情報を知らせるために作成されます。

具体的には、社内イベントの開催通知や業務プロセスの変更連絡、新しい制度の導入案内などがあります。

案内や通知に関する文書は、正確で簡潔な内容が求められ、受け取る側が理解しやすいようにすることが重要です。とくに、期日や対象者、具体的な対応方法などを明確に記載することで誤解を防ぎ、スムーズな情報伝達につながります。

記録や共有に関する文書

記録や共有に関する文書は、業務の進捗や決定事項を記録し、関係者と共有するための文書です。代表的なものには、議事録や業務日報、作業報告書などがあります。

記録や共有に関する文書は、過去の業務の履歴を残し、今後の業務改善やトラブル発生時の対応に役立てるために作成されます。

記録の正確性が重要であり、誰が読んでも内容が理解できるように客観的かつ簡潔にまとめることが重要です。また、関係者が適切に情報を活用できるように、保管場所やアクセス権限などを適切に管理しましょう。

指示や通達に関する文書

指示や通達に関する文書は、上司や管理職が、部下や関係部署に対して業務の遂行方法や方針を伝えるために作成されます。具体的には、業務指示書や社内規定の通達、マニュアルなどがあります。

指示や通達に関する文書は、業務の標準化や効率化を図るために作成されるため、具体的でわかりやすい内容にすることが大切です。

できるだけ曖昧な表現を避け、明確な指示内容や実施期限を記載することで、関係者が適切に行動しやすくなります。とくに、新入社員や異動者がスムーズに業務を遂行できるよう、わかりやすい表現や具体例を用いることが重要です。

稟議や提案に関する文書

稟議や提案に関する文書は、社内での意思決定を円滑に進めるための重要な文書です。代表的なものには、稟議書や企画書、提案書などがあり、上司や関係部署に対して新たなプロジェクトや社内投資の承認を求める際に使用されます。

稟議や提案に関する文書は、目的や背景、期待される効果や具体的な実施内容などを明確に記載し、説得力のある構成にすることが重要です。

また、承認を得るためには、論理的かつ簡潔な表現を心がけ、必要な資料やデータを適切に添付することも求められます。稟議の流れを理解し、適切なフォーマットで作成することも大切です。

届出や報告に関する文書

届出や報告に関する文書は、社内外の手続きを適正に行うために作成される文書です。たとえば、出張届や休暇届、事故報告書などがあります。

届出や報告に関する文書は、会社のルールや法律に基づいて作成されることが多く、正確で漏れのない情報記載が求められます。

また、決められたフォーマットや手続きにしたがって提出し、必要に応じて承認を得ることが必要です。とくに、報告書においては事実関係を正確に伝え、原因や対策を明記することで、今後の改善やトラブル回避に役立つ重要な文書です。

社内文書の構成・項目

社内文書の構成や項目について、記載する順番に見ていきましょう。

• 文書番号
  省略する場合もありますが、社内文書の整理に必要な場合があります。社内ルールにしたがって記載しましょう。
• 日付
  文書を作成した日ではなく、発信する予定の日を記載します。
• 宛名
  社員各位や役職名など、誰に伝えたい用件なのかを示します。
• 発信者名
  所属部課と氏名を記載しますが、自分の氏名にするか責任者の氏名にするかは上司に確認するのがよいでしょう。
• 標題
  何について伝えるための文書なのか、一目でわかるようにします。
• 主文
  書き方のポイントのところで述べたように、簡潔に書きます。
• 記書き
  日付や場所などの情報がある場合には、箇条書きにします。
• 結び
  右下に「以上」と記載して、締めくくります。
• 担当者名
  発信者と担当者が異なる場合には、担当者の所属部課と氏名、問い合わせの連絡先を記載しましょう。

社内文書の基本構成は情報を明確かつ、わかりやすく伝えるために重要です。

まず、必要に応じて文書番号を記載し、発信日を明示します。次に、宛名を明確にし、発信者名を部署とともに記入しましょう。

標題は理解しやすいよう簡潔にし、主文では要点をわかりやすく伝えます。詳細情報は記書きとして箇条書きにし、結びとして「以上」を記載します。

必要に応じて担当者名と連絡先を加え、問い合わせ対応をスムーズにしましょう。

 

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社内文書の書き方のポイント9つ

社内文書の書き方のポイントは、以下の9つです。

• 結論ファーストで書く
• 簡潔にわかりやすく書く
• 敬語は最小限に「です」「ます」調で書く
• 前文や末文は省略する
• 原則敬称は入れない
• 箇条書きを活用し見やすくする
• 誤字脱字がないかチェックする
• A4書類に収まるレイアウトにする
• 提出期限を守る

それぞれ具体的な内容を確認しましょう。

結論ファーストで書く

社内文書は業務上の意思決定や情報共有をスムーズに行うために作成されるため、最初に結論を述べる「結論ファースト」で書くことが重要です。

冒頭で目的や要点を簡潔に伝えることで、読み手は必要な情報をすぐに把握でき、迅速な対応が可能になります。

たとえば、「〇〇の件について、△△を実施します」と最初に結論を述べ、その後に理由や背景を説明するとわかりやすくなります。

余計な前置きは省き、関係者が知りたい情報を優先して記載することが重要です。

簡潔にわかりやすく書く

社内文書を書くときは、簡潔にわかりやすく用件を伝えることが重要です。まわりくどい表現が多かったり不必要に長かったりする文書は、伝えたいことが伝わらない可能性があります。

長い文書であるというだけで、読むのを後回しにされてしまう可能性すらあるでしょう。

必要なことを必要な人に対してスピーディーに伝えるためには、正確さと簡潔さが重要です。

敬語は最小限に「です」「ます」調で書く

敬語を最小限にとどめることで、情報が簡潔に伝わりやすくなります。

社外に向けた文書やメールでは、正しい敬語が使えるかどうかが重要視されます。しかし、社内文書においては簡潔に用件を伝える必要があるため、敬語の使用は最小限にとどめることが大切です。

具体的には、過度な敬語は避け、「です・ます」調のシンプルな表現を心がけてください。相手への敬意を示しつつ、必要最小限の敬語を使い、業務の効率を優先した文書作成を意識しましょう。

前文や末文は省略する

社内文書を書く際は、前文や末文は省略して主文も短めにすることが重要です。基本的に、時候の挨拶などの前文は必要ありません。

用件を記す主文も、長くならないようにわかりやすく簡潔にまとめます。伝えるべきことの中に日付や場所などの情報がある場合には、主文の中ではなく「記書き」に箇条書きで記載しましょう。大事な情報の見落としが少なくなります。

原則敬称は入れない

社内文書を書くときは、基本的に敬称は必要ありません。役職名には敬称が含まれていますので、部長様や部長殿といった表現は間違いです。

ただし、会社によっては敬称を使う場合もあるため、会社のルールにしたがうことも必要でしょう。

部長殿という表現を使う会社も多く見られるため、以前作成された文書を確認するか、上司に確認するなどするのが無難です。

箇条書きを活用し見やすくする

長文を避け、情報を整理するために箇条書きを活用すると、視認性が向上し、必要な内容を素早く理解しやすくなります。とくに、重要なポイントや手順を説明する際には、段落で書くよりも箇条書きにすることで、読む際の負担を軽減できます。

たとえば、手続きの流れを説明する場合、以下のように箇条書きにすると、要点がわかりやすくなるでしょう。

1. 申請書の提出
2. 承認
3. 実施

また、適切な見出しや番号をつけることで、文書全体の構造を明確にし、スムーズな情報共有を実現できます。

誤字脱字がないかチェックする

社内文書に誤字脱字があると、誤解を与えたり業務の混乱を招いたりする可能性があります。そのため、作成後には必ず誤字脱字や表現の誤りをチェックしましょう。

とくに、日付や数値、固有名詞のミスは大きな影響を与えるため、慎重に確認することが大切です。読み返すだけでなく、時間を置いて見直したり、他の人にチェックしてもらったりすることも有効です。

目視だけでミスを完璧に防ぐことは難しいため、パソコンの校正ツールを活用することで、より正確な文書作成が可能になります。

以下の記事では、おすすめの校正支援ツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

＞関連記事：【2025年版】校正支援ツールおすすめ7選を徹底比較！（無料あり）

A4書類に収まるレイアウトにする

社内文書は読みやすさを考慮し、A4サイズに収めることが基本です。適切なフォントサイズや行間を設定し、余白を適度に確保することで、視認性が向上します。

また、1ページに収めることで、印刷や閲覧の手間を減らし、情報を一目で把握しやすくなります。

長文になりそうな場合は、不要な情報を削減し、図表や箇条書きを活用して整理するとよいでしょう。とくに、決裁書類や報告書などは、A4サイズで完結するよう工夫し、簡潔でわかりやすいレイアウトを心がけましょう。

提出期限を守る

期限を守ることも、社内文書を書く際に重要なポイントです。

社内文書の中には提出期限が存在するものもあります。提出期限のあるものに関しては、再提出になる可能性も考慮し、 早めに提出するといいでしょう。

参加可否の回答が必要なお知らせを作成するときには、回答期限の記載を忘れないようにしましょう。 期限を明確に記載することで、受け手が適切に対応でき、円滑に業務が進むことになります。

社内文書の例文3選

社内文書の例文を、以下3つの文書ごとに紹介します。

• 通知や案内に関する文書
• 報告や共有に関する文書
• お願いや依頼に関する文書

参考にしやすいよう、実際と同じような書式で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

通知や案内に関する文書

まず、通知や案内に関する文書の例文を見ていきましょう。

＞テンプレートをダウンロードする

上記の文書では「清掃活動の目的」や「具体的な清掃箇所」「必要な持ち物」などを明確にし、参加者がスムーズに準備できる内容になっています。

また「軽食を用意する」と付け加えることで、参加の動機付けを行っています。

詳細な情報を盛り込みつつも、箇条書きを活用し、視認性を高めている点もポイントです。

報告や共有に関する文書

続いて、報告や共有に関する文書の例文です。

＞テンプレートをダウンロードする

上記の報告書は、関係者が一目でプロジェクトの進捗を把握できるように、現状と課題、今後の予定を明確に記載しています。

課題部分を明示することで、上層部や関係者からの支援を得やすくなる効果も期待できるでしょう。

また、具体的な日程を記載することで、業務スケジュールを共有し、関係者の意識統一を図っています。

お願いや依頼に関する文書

最後に、お願い依頼に関する文書の例文を紹介します。

＞テンプレートをダウンロードする

上記の依頼文では、ただ「会議室を予約してください」と伝えるのではなく、「日時」や「目的」「必要な設備」までを具体的に記載し、スムーズな対応ができるよう配慮しています。

また「期日までに回答をお願いする」「代替案を提案してほしい」と記載することで、相手の対応しやすさを向上させている点も特徴的です。

 

社内文書の検索性に優れている社内掲示板ツール「NotePM」

 

情報共有には社内文書以外に社内掲示板ツールもおすすめ

社内での情報共有には、社内文書を活用するのが一般的ですが、より迅速かつ円滑なコミュニケーションを実現するには、社内掲示板ツールの活用もおすすめです。社内掲示板ツールを導入することで、リアルタイムでの情報共有や、社員同士の意見交換がスムーズに行えます。

たとえば、業務連絡やお知らせを社内掲示板に投稿すれば、メールのように受信者ごとに対応する手間が省け、「いつでもどこでも確認できる環境」を整えることが可能です。

さらに、コメント機能を活用すれば、即時フィードバックや情報のアップデートも容易になり、業務の効率化につながるでしょう。

社内文書と社内掲示板ツールを使い分けることで、社内コミュニケーションを活性化できます。詳しくは、以下の記事でおすすめの社内掲示板ツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

＞関連記事：社内掲示板ツールおすすめ10選！メリットと導入による成功事例を紹介

社内掲示板ツール「NotePM」の導入による2つの成功事例

社内掲示板ツール「NotePM」の導入による、以下2つの企業の成功事例を見ていきましょう。

• 横森製作所
• 株式会社クラダシ

成功事例を知ることで、自社に合った活用法も見えてきます。それぞれ詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

横森製作所

横森製作所は、「鉄骨階段」を設計から製造、施工までする専門メーカーで、社内の技術ノウハウの蓄積と共有が課題でした。これまでも社内文書システムを利用していましたが、不具合が多く動作も遅いなど、不満が多くありました。そこで、文書管理システムの乗り換えを決断。

さまざまな社内文書システムを見る中で、料金設定や必要な機能などを検討した結果「NotePM」を導入しました。乗り換えの決め手は、直感的でわかりやすいため、ITツールに慣れていない人でも「見やすい」「なんとなく使える」という点でした。

NotePMは文書管理の他に、社内掲示板的な使い方ができるため、他部署の人が気軽にコメントしたり、新しいコミュニケーションが生まれたりしている点も大きなメリットになっています。

上記の事例に関しては、以下の記事で詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

＞関連記事：【導入事例】文書管理システムを刷新！社内質問箱で問い合わせ業務も効率化 – 横森製作所

株式会社クラダシ

株式会社クラダシは、賞味期限が迫り販路を失ってしまった食品や、パッケージの変更で売れなくなってしまった食品などを中心に取り扱う、『Kuradashi』というECサイトを運営しています。

以前は、スプレッドシートにまとめたファイルをGoogleドライブで共有していましたが、検索精度が低く、求める情報にアクセスするのに時間がかかっていました。

マニュアル作成に利用するツールも、GoogleドキュメントやGoogleスライドなど、人によってバラつきがあり、マニュアルの所在が定まっていませんでした。

検索機能が強い「NotePM」を無料トライアルで試したところ、誰にでも使いやすいことが実感できたため、本格的な導入を決めました。

NotePMの導入で社内情報を一元管理できるようになり、業務上わからないことがある際は、NotePMを見れば解決できるような仕組みになっています。

上記の事例に関しては、以下の記事でも詳しく紹介しているので、導入を検討する際の参考にしてみてください。

＞関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ

 

社内文書の検索性に優れている社内掲示板ツール「NotePM」

 

社内文書は簡潔にわかりやすく書こう！

社外向けの文書やメールでは、正しい敬語や丁寧な表現が求められますが、社内文書では、伝えたいことを正確かつ簡潔に伝えることが重要です。冗長な表現を避け、誰が読んでもすぐに理解できる文章を心がけましょう。

社内文書には一定の構成や項目があり、基本を押さえれば決して難しくありません。文書番号や日付、宛名や発信者名などの要素を理解し、統一されたフォーマットで作成することで、よりわかりやすくなります。

企業ごとに定められた社内独自のルールがある場合は従うことも大切です。適切な書き方を身につけることで、社内のコミュニケーションがスムーズになり、業務効率の向上にもつながるでしょう。

社内文書の作成や情報共有などをスムーズにして、業務を効率化させたい場合は『NotePM』がおすすめです。さらに、優れた検索性のもと情報を一元管理することで、探す手間を削減できるでしょう。

ITに詳しくない方でも、直感的で使いやすいツールのため、幅広い年齢層に受け入れられやすいのも魅力的です。無料トライアルや資料請求も可能なので、ぜひお気軽にお試しください。