ビジネスシーンでは、社外に向けた文書ばかりでなく、社内に向けた文書を作成する機会も多いのではないでしょうか。社内向けの文書作成のポイントを知っておくことで、書き方に迷うことが少なくなるかもしれません。この記事では、社内文書の書き方のポイントや注意点、構成や項目などについて、例文を交えながら解説します。
目次
社内文書とは
社内文書とは、社内で交わされる文書のことです。社内文書にはいくつかの種類があります。
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案内書や通知書
社内イベントの案内をしたり人事異動や就労規則の変更などを伝えたりするときに用いられます。 -
議事録
会議の内容を記録として残しておく必要があるときに作成されます。 -
指示書や通達書
上司から部下に対して業務指示や労働条件などについて伝えるときに用いられます。 -
報告書や提案書、届出書
部下から上司や社内の上層部に対して調査や出張の報告、業務改善などの提案、あるいは休暇などの申し出をするときに用いられます。
社内文書の書き方のポイント
簡潔にわかりやすく
社内文書を書くときの1つ目のポイントは、簡潔にわかりやすく用件を伝えることです。まわりくどい表現が多かったり不必要に長かったりする文書は、伝えたいことが伝わらない可能性があります。長い文書であるというだけで、読むのを後回しにされてしまう可能性すらあるでしょう。必要なことを必要な人に対してスピーディーに伝えるためには、正確さと簡潔さが重要です。
敬語は最小限に
2つ目は、敬語を最小限にとどめることです。社外に向けた文書やメールでは、正しい敬語が使えるかどうかが重要視されます。しかし、社内文書においては簡潔に用件を伝える必要があるため、敬語の使用は最小限にとどめましょう。
前文や末文は省略
3つ目は、前文や末文は省略して主文も短めにすることです。社内文書では、時候の挨拶などの前文は必要ありません。用件を記す主文も、長くならないようにわかりやすく簡潔にまとめます。伝えるべきことのなかに日付や場所などの情報がある場合には、主文のなかではなく「記書き」に箇条書きで記載しましょう。大事な情報の見落としが少なくなります。
社内文書の構成・項目
社内文書の構成や項目について、記載する順番に見ていきましょう。
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文書番号
省略する場合もありますが、社内文書の整理に必要な場合があります。社内ルールに従って記載しましょう。 -
日付
文書を作成した日ではなく、発信する予定の日を記載します。 -
宛名
社員各位や役職名など、誰に伝えたい用件なのかを示します。 -
発信者名
所属部課と氏名を記載しますが、自分の氏名にするか責任者の氏名にするかは上司に確認するのがよいでしょう。 -
標題
何について伝えるための文書なのか、一目でわかるようにします。 -
主文
書き方のポイントのところで述べたように、簡潔に書きます。 -
記書き
日付や場所などの情報がある場合には、箇条書きにします。 -
結び
右下に「以上」と記載して、締めくくります。 -
担当者名
発信者と担当者が異なる場合には、担当者の所属部課と氏名、問い合わせの連絡先を記載しましょう。
社内文書の例文
社内文書の1つ目の例として、定期健康診断の通知書を例文に取り上げましょう。
定期健康診断の通知書
〇〇発第〇〇号
令和〇年〇月〇日
社員各位
〇〇部長〇〇〇〇
健康診断のお知らせ令和〇年度定期健康診断を下記の通り実施しますので、必ず受診してください。なお、業務の都合上、指定日時に受診できない方は、下記の担当までお知らせください。
記
日時：令和〇年〇月〇日（水）
男性：10:00～12:00 女性：14:00～16:00場所：本社7階医療管理室
診断項目：体重測定・血圧測定・視力測定・血液検査・胸部レントゲン撮影
以上
担当〇〇部〇〇課〇〇〇〇
内線〇〇〇〇
通知書や案内書などは、参加の可否の連絡や、全員参加でも都合がつかないときの連絡をどこへしたらよいのか記載していないと困ります。日時や場所を間違えないことはもちろん、担当者の所属部課や氏名を書き忘れないようにしましょう。
2つ目の例として、研修参加の報告書を例文に取り上げましょう。
研修参加の報告書
令和〇年〇月〇日
〇〇部長
〇〇部〇〇課〇〇〇〇
〇〇研修会受講報告書
標題の件につき、下記の通りご報告いたします。記
研修名：〇〇〇〇
参加目的：〇〇〇〇のため
開催日時：令和〇年〇月〇日（火）午前10時30分～午後16時30分
開催場所：〇〇県〇〇市〇〇1-1-1〇〇県民ホール
講師：株式会社〇〇代表取締役社長〇〇〇〇氏
参加人数：50人
内容：午前10時30分～午前11時30分 〇〇〇〇
午後12時30分～午後２時30分 〇〇〇〇
午後３時～午後４時30分 〇〇〇〇所感
〇〇〇〇当日資料（別添）
（1）〇〇〇〇（〇ページ）
（2）△△△△（△ページ）以上
標題が「研修会報告書」や「出張報告書」などとなっていると、何の研修会の報告書なのか、どこへの出張の報告書なのかが一目でわかりません。漠然とした標題ではなく、何の報告なのかがすぐにわかるような標題をつけましょう。
当日資料のところには、資料のタイトルとページ数を記載しておくと、上司が気になった資料だけをチェックしたいときに役立ちます。所感が必要な報告書とそうでないものがありますので、所感は必要な場合にのみ記載します。研修報告であれば、研修の内容をこれからの業務にどのように役立てていくかを記載するのが一般的です。
社内文書を書くときの注意点
社内文書を書くときの注意点1つ目は、敬称についてです。本来であれば、社内文書に敬称は必要ありません。また、役職名には敬称が含まれていますので、部長様や部長殿といった表現は間違いです。ただし、会社によっては敬称を使う場合もあります。部長殿という表現を使う会社も多く見られますので、以前に作成された文書を確認するか、上司に確認するなどするのが無難でしょう。
2つ目は、期限を守ることです。社内文書のなかには提出期限が存在するものもあります。提出期限のあるものに関しては、再提出になる可能性も考慮に入れて早めに提出しましょう。また、参加可否の回答が必要なお知らせなどを作成するときには、回答期限の記載を忘れないようにしてください。
社内文書は簡潔にわかりやすく！
社外に向けた文書やメールでは、正しい敬語が使えることや丁寧な言いまわしが必要になります。しかし、社内文書では、伝えたいことを正確かつ簡潔に伝えることが求められます。
構成や項目がはっきりしており、覚えてしまえば難しいことはありません。基本を押さえつつ社内独自のルールがあればそれに従い、きちんとした社内文書が作成できるようになりましょう。
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