こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
文章の校正は、クオリティの高い文章作成には必須です。ただ、非常に時間がかかる上に、担当者によって精度がバラバラになりがちです。また、校正には思ったより時間がかかるため、それだけで1日が終わってしまうことや、段々精度が低下することも珍しくありません。しかし、校正支援ツールを利用することで、文章の校正の時短と精度アップを図れるでしょう。本記事では、校正支援ツールを利用するメリットやポイントなどを解説するとともに、おすすめの校正支援ツールを紹介します。
目次
校正支援ツールを解説する前に知っておきたい基礎知識
ここでは、校正に関する基礎知識を2つ解説します。
- 校正とは？
- 校正を行うポイント
それでは、1つずつ解説します。
校正とは？似ている言葉とともに解説
校正に関する基礎知識の1つ目は、校正の意味です。ここでは、似ている言葉である、「推敲」と「添削」とともに表にまとめて解説します。
| 校正 | ・文章の誤字や脱字、文法上のミスなどを正すこと ・文章上におけるマイナスを消していく作業 |
|---|---|
| 推敲 | ・文章がよりよくなるよう、構成や表現を練り直すこと ・文章にプラスの要素を足していく作業 |
| 添削 | ・第三者が文章をチェックして、文章の改良を行うこと ・第三者の手で文章を改良する作業 |
校正を行うポイント
ここでは、校正を行うポイントとして、以下の4つを解説します。
- 時間を開けて誤字脱字がある前提で校正
- 間違えやすいポイントに特に注意
- 文章全体の統一感を意識
- 客観的な目線で校正
それでは、1つずつ解説します。
時間を開けて誤字脱字がある前提で校正
ポイントの1つ目は、時間を開けて誤字脱字がある前提で校正することです。文章を書き終えた直後は、無意識のうちにその文章が完璧だと錯覚して細かなミスに気づかないものです。そのため、1日程度時間を空けてから、再度文章を読みなおすことをおすすめします。また、校正を行う際には、文章中に誤字脱字やミスがあることを前提に読み返しましょう。それにより、さらに文章中のミスを発見しやすくなります。
間違えやすいポイントに特に注意
ポイントの2つ目は、間違えやすいポイントに特に注意することです。ここでは、特に間違えやすいポイントを2つ、表にまとめます。
| 固有名詞 | 間違えると文章全体の信頼度が損なわれる |
|---|---|
| 慣用句 | 用法に自信がなければ、言い換え表現を用いて対応 |
文章全体の統一感を意識
ポイントの3つ目は、文章全体の統一感を意識することです。例えば、「～だ。～である。」調と「～です。～ます。」調は、同じ文章内でも混じりやすいので注意が必要です。また、文末表現の他にも、表記ゆれの確認をしましょう。例えば、「Web」は、「WEB」や「ウェブ」と表記することも可能です。このように、同じ文章内で同じ意味で異なる表記の単語が存在すると、読みにくくなります。そのため、表記方法も必ず統一しましょう。
客観的な目線で校正
ポイントの4つ目は、客観的な目線で校正することです。自分で校正する際には、パソコンで入力した文字をプリントアウトして読むことで、第三者目線で文章が読みやすくなるでしょう。第三者目線で読むと、文章に対して客観的な目線で校正して、文章中のミスをより発見しやすくなります。また、実際に第三者に文章を読んでもらうこともおすすめです。それにより、自分では見つけられない細かなミスも発見できるかもしれません。
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校正支援ツールを導入するメリット
ここでは、校正支援ツールを導入するメリットを、以下の3つ解説します。
- 業務効率化
- 文章力向上
- ブランディング強化
それでは、1つずつ解説します。
業務効率化
メリットの1つ目は、業務効率化です。文章が長いと、細やかに校正を行うには時間がかかります。また、時間がかかるため文章の後半になると集中力が低下して、校正の精度が低下しても無理はありません。しかし、校正支援ツールを使うこと、文章のミスを自動的にあぶり出してくれます。そのため、効率良く校正が可能になるでしょう。
文章力向上
メリットの2つ目は、文章力向上です。多くの校正支援ツールでは、文章作成でよくあるミスの指摘や、代表的な言い換え表現の提案を行ってくれます。これらの提案を見るだけでも、よくあるミスや言い換え表現の勉強になります。そのため、校正支援ツールを通じて語彙力や文章力が向上するでしょう。特に、文章力を向上させたい方には、これらの機能は大いに役立つはずです。
ブランディング強化
メリットの3つ目は、ブランディング強化です。企業ブログなど、社外に発信する文章においては、統一性をもって安定した品質の文章を作り続けることが大切です。このことは、企業のブランディング強化にもつながります。ここで、校正支援ツールを利用すれば、容易に文章内の表記ゆれを発見できます。そのため、統一性をもって安定した品質の文章を作り続けることも容易になるでしょう。以上より、企業ブログなど社外に発信する文章では、一層積極的に校正支援ツールを利用することがおすすめです。
校正支援ツールを活用するポイント
ここでは、校正支援ツールを活用するポイントを、3つ解説します。
- 校正支援ツールを複数併用
- 表記ルールを事前に登録
- 目視で最終確認
それでは、1つずつ解説します。
校正支援ツールを複数併用
ポイントの1つ目は、校正支援ツールを複数併用することです。校正支援ツールの種類は豊富にありますが、それぞれのツールには得意・不得意があります。しかし、複数の校正支援ツールを併用することで、より高い精度で校正を行えるでしょう。そのため、校正の精度を高めたければ、多少コストや手間がかかっても積極的に校正ツールを併用しましょう。
表記ルールを事前に登録
ポイントの2つ目は、表記ルールを事前に登録することです。校正支援ツールの中には、自社独自の表記ルールを事前に登録できるものがあります。表記ルールを一度登録すれば、それ以降はその表記ルールに準拠して校正が行われます。反対に、頻繁にミスを起こしてしまう表記なども登録すれば、より効率よく文章を校正できるでしょう。
目視で最終確認
ポイントの3つ目は、目視で最終確認することです。校正支援ツールは便利なツールですが、万能ではありません。誤字脱字などのミスを見逃すことも、決して珍しくありません。そのため、校正支援ツールを使って文章をチェックした後は、必ず目視による校正も行いましょう。ツールと目視のダブルチェックを行うことで、より高い精度で校正できます。
校正支援ツールおすすめ7選を徹底比較【無料あり】
ここでは、おすすめの校正支援ツールを7つ紹介します。
so-zou.jp
so-zou.jpは、非常にシンプルな校正支援ツールです。助詞の抜け漏れや間違い、明らかな誤字、さらには表外漢字の使用などを指摘してくれます。無料ですが、基本的な校正支援の性能は備わっていて、非常に簡単に使えるツールです。
so-zou.jpの特徴
- 助詞の抜け漏れや間違い、明らかな誤字を指摘
- 表外漢字の使用も指摘。誰にでも読みやすい文章を作成できる
- 誰でも無料で使える
URL: https://so-zou.jp/web-app/text/proofreading/
Tomarigi
Tomarigiは、文章を1文ずつに切り分けて構造的に変換します。これにより、誤字や誤用を指摘してくれる校正支援ツールです。独自のプラグインを入れることで、校正ルールを追加できることが強みです。また、日本語の係り受けまで判定してくれるため、非常に広範囲の校正に対応できます。さらに、使い方も直感的で分かりやすいため、誰でも使いやすい校正支援ツールと言えるでしょう。
Tomarigiの特徴
- 誤字や誤用だけでなく、日本語の係り受けまで判定
- 独自のプラグインのダウンロードで、校正ルールを追加できる
- 使い方も直感的で分かりやすい
URL: https://www.pawel.jp/outline_of_tools/tomarigi/
Enno
Ennoは、基本的な文章のミスを指摘してくれる校正支援ツールです。フォーマルな文章の校正に強みがあります。業種問わず様々な場面で活用でき、例えばソースコードの混じった理工系の文章にも対応できます。また、登録やログインもせずに、今すぐ使えることも高ポイントです。
Ennoの特徴
- フォーマルな文章の校正に強み
- ソースコードの混じった理工系の文章にも対応
- 面倒なログインや会員登録が不要
URL: https://enno.jp/
PRUV
PRUVは、300文字までなら無料で校正支援を受けられるツールです。また、会員登録すると、300文字以上の文章の構成が可能になる上に、ユーザー辞書も使えるようになります。PRUVの会員登録を行うと非常に細かい指摘を受けられるため、1つ1つの指摘を確認しましょう。それらの指摘を採用するかどうか取捨選択を行いながら校正することで、より良い文章に仕上げられるはずです。
PRUVの特徴
- 会員登録をすることでユーザー辞書が利用できる
- 非常に細かい部分まで判定・指摘してくれる
- 無料・会員登録なしでも、300字までは校正支援を受けられる
URL: https://pruv.jp/
文賢
文賢は、校正支援だけではなく、推敲支援まで行ってくれる校正支援ツールです。ユーザー辞書の登録も容易な上に、校正を通じて様々な文章表現方法を学べるなど、豊富な機能を有しています。また、機能の豊富さと使いやすさから、5,000以上の企業で採用されています。このように、豊富な実績を誇ることも特筆すべきポイントでしょう。
文賢の特徴
- 校正支援だけではなく、推敲支援まで行ってくれる
- 校正を通じて、様々な文章表現を学べる
- 5,000以上の企業で採用の、豊富な実績がある
URL: https://bun-ken.net/
Just Right!6 Pro
Just Right!6 Proは、ダウンロードソフト型の校正支援ツールです。誤字脱字や表記ゆれ、不適切表現まで一括で指摘してくれます。また、Office系のアプリなど様々なアプリとの連携すれば、コピペせずとも校正が可能です。20日間の無料体験も可能で、気軽に導入できます。
Just Right!6 Proの特徴
- 誤字脱字や表記ゆれ、不適切表現まで一括指摘してくれる
- WordやExcelなどのOffice系アプリとの互換性がある
- 20日間の無料体験期間があり、使い勝手を試しやすい
URL: https://www.justsystems.com/jp/products/justright/
Press Term
Press Termは、校正にかかる時間を大幅に短縮できる校正支援ツールです。文章を形態素に分けて解析し、赤・来・青・緑の4色を用いて段階別の指摘を行います。これにより、修正の優先度が明確に分かります。また、操作方法が直感的に分かりやすい上に、様々なアプリとの連携も可能なので、導入後すぐに活用できるでしょう。ホームページでお試し版をダウンロードできるため、使い勝手を事前に試せることも高ポイントです。
Press Termの特徴
- 文章を形態素に分けて解析し、修正の優先度が分かる状態で校正してくれる
- 操作方法が直感的に分かりやすく、導入後すぐ活用できる
- ホームページでお試し版をダウンロードして、使い勝手を事前に試せる
URL: https://www.nttdata-tohoku.co.jp/solution/corporate/proofreading.html
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まとめ
本記事では、校正支援ツールを利用するメリットやポイントなどを解説するとともに、おすすめの校正支援ツールを紹介しました。人間の目だけで校正を行うと、時間がかかる上にミスの見逃しも少なくないでしょう。しかし、校正支援ツールも活用することで、より短時間で精度よく校正できるようになるはずです。特に、企業ブログなど、社外に発信する文章においては統一性をもって安定した品質の文章を作り続けることが必要です。それには、校正支援ツールが大いに役立つでしょう。
あなたの会社でも、より分かりやすい文章を作成するために校正支援ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。その際には、まずは今回おすすめした7つの校正支援ツールから検討するとよいでしょう。
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