メモを取る重要性について上司から指導を受けた人は少なくないでしょう。ビジネスマンとしてメモを取ることは仕事の基本といえます。メモを取ることで、与えられた仕事を正確にこなせるだけでなく、ミスを防ぐ効果も期待できます。とはいえ、「メモの取り方がよく分からない」「メモを取ることが苦手」という悩みを抱えている人もいるかと思います。
本記事では、メモの取り方次第で仕事のクオリティが変わること・正しいメモで得られるメリット・仕事できない人がやりがちな誤ったメモの取り方・仕事で活きる正しいメモの取り方を解説します。
目次
メモの取り方次第で仕事のクオリティが変わる
メモの取り方次第で仕事のクオリティが変わることを、以下の2つの視点から解説します。
- なぜ、メモを取るのか
- 仕事でメモが必要な場面
1つずつ、見ていきましょう。
なぜ、メモを取るのか
優秀なビジネスマンはメモの取り方が上手だといわれています。従来、メモは上司から教わった内容や頼まれた仕事などについて書き留めておき、忘れないようにすることを目的としていました。メモには、同じ質問を繰り返したり、頼まれたはずの仕事を忘れてしまったりすることを防ぐ効果があります。最近では、メモをアイデア帳のように利用する人も増えてきました。「閃いたアイデアを書き残しておきたい」「自分の中で情報を整理したい」といった理由でメモが活用されることも多いです。現代においてメモの役割は多様化しています。メモを上手く活用することで、仕事の質の向上や生産性のアップを期待できるでしょう。
仕事でメモが必要な場面
業務の内容を覚えるためにはメモを取ることが重要です。教わった仕事の手順や業務のやり方は、メモを取りながら覚えることが一般的といえます。実際に業務を行う際にメモを参考に進めたり、メモを見返すことで教わった内容を復習したりできます。上司から指示を受けた際にメモを取ることも重要です。メモを怠ると、時間とともに指示の内容が思い出せなくなり、ミスにつながることが考えられます。指示をメモしておけば、与えられた仕事を抜かりなく行えることが期待できます。また、顧客との打ち合わせにおいてもメモを取ることが一般的です。顧客が話した内容について忘れてしまうと、信用問題にも関わるので注意が必要です。
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仕事で正しいメモの取り方をするメリット
仕事で正しいメモの取り方をするメリットは、以下の3つです。
- 要点をまとめるのがうまくなる
- 新しいアイデアにつながる
- 思考力にゆとりが持てる
1つずつ、見ていきましょう
要点をまとめるのがうまくなる
仕事で正しいメモの取り方をするメリットの1つ目は、要点をまとめるのがうまくなることです。メモを取る際は相手の発言を一語一句書くのではなく、重要な内容やポイントのみを抜粋して書き留めます。メモをうまく取れるかは、相手の話の要点を理解できているかが鍵といえるでしょう。メモを取ることに苦手意識のある人も、相手の発言を自分の言葉に変換してメモを繰り返し取ることで、要点をまとめる力を伸ばせます。
新しいアイデアにつながる
仕事で正しいメモの取り方をするメリットの2つ目は、新しいアイデアにつながることです。自分の考えが頭の中にあるだけでは、その考えが曖昧な状態に留まってしまうでしょう。自分の考えを紙に書き出し、言語化することによって具体化につながります。また、良いと思っていたアイデアであっても、紙に書き出してみると問題や課題に気づくことは少なくありません。自分の中にあるアイデアをメモとして書き起こすことで、考えを実現するための道筋が見えてくるはずです。
思考力にゆとりが持てる
仕事で正しいメモの取り方をするメリットの3つ目は、思考力にゆとりが持てることです。人間の脳には限界があり、思いついたアイデアや他者が発言した内容を長期的に記憶し続けることは容易ではありません。また、「〜するまで忘れないようにしよう」と自分にプレッシャーをかけるとストレスになります。メモを取ることで自分が思いついたアイデアや他者の発言を文字として残しておけるので、思考力や心に余裕が出ます。また、メモを残すことで記憶を整理でき、アイデアや発言の内容について落ち着いて考えられます。
仕事ができない人がやりがちな誤ったメモの取り方
仕事ができない人がやりがちな誤ったメモの取り方は、以下の3つです。
- 内容のすべてをメモする
- 読めないほどの走り書き
- どこに書いたか思い出せない
1つずつ、見ていきましょう。
内容のすべてをメモする
仕事での誤ったメモの取り方の1つ目は、内容のすべてをメモすることです。相手が話す内容をすべてメモしようとすると、メモにばかり意識を傾けることで話のポイントを聞き逃したり、相手が何を言いたいのか分からなくなったります。メモを取るときは、すべてをメモする必要はありません。重要なポイントを見極めてメモするようにしてください。また、文で書き留めるのではなく、重要だと思う単語や話の結論を簡潔に書き留めるのでもよいでしょう。
読めないほどの走り書き
仕事での誤ったメモの取り方の2つ目は、読めないほどの走り書きです。メモは急いでいる状況の中で取ることが多いです。そのため、後で見返した際に何が書いてあるのか分からないというメモを取ってしまう人も少なくありません。自分でも何が書いてあるか分からないメモは、メモとしての機能を果たしません。また、メモを人に渡す場合は、より気をつけて書く必要があります。相手がメモに書いてある内容を読み取れない場合、メモの誤読によりミスにつながる他、メモの内容を改めて口頭で説明するという手間がかかることがあります。
どこに書いたか思い出せない
仕事での誤ったメモの取り方の3つ目は、どこに書いたか思い出せないことです。メモは取るだけではなく、活用しなければ意味がありません。メモを活かせない原因として「どこに書いたか分からなくなった」という問題があります。急いでいるときに机上のメモ用紙や不要になったプリントに走り書きした場合、その後で適切に管理しないとメモについて時間とともに忘れてしまうでしょう。また、メモを探すことが面倒に感じ、メモを振り返ろうという気がなくなってしまう可能性もあります。 メモは後からきちんと活用できるよう、保存および管理することが求められます。たとえば、メモをフォルダごとに分類できるメモツールを使用し、検索によってアクセスできるようにする方法もあります。
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仕事で活きる正しいメモの取り方
仕事で活きる正しいメモの取り方は、以下の3つです。
- 1ヵ所で管理する
- 日付を入れる
- 余白を残す
1つずつ、見ていきましょう。
1ヵ所で管理する
仕事で活きる正しいメモの取り方の1つ目は、1ヵ所で管理することです。メモを用途によって分けていると、カテゴリが似ている場合にメモした場所が分からなくなることがあります。また、メモを取ったときと確認したいときでは、用途が無意識のうちに変わっていることもあるでしょう。アイデアや思いつきのメモは時系列に従って見直すと良いこともあります。時系列で見直せるよう、メモの管理は一冊のノートなどで一元管理するのがおすすめです。
関連記事：OneNoteを活かした仕事術が凄い！生産性が上がる10の活用方法を解説
日付を入れる
仕事で活きる正しいメモの取り方の2つ目は、日付を入れることです。メモに日付を残しておくことで、アイデアが思いついた日や、相手が発言した日を確認できます。仕事では、どんな流れでやりとりがあったかなど、日付情報が必要になる場合があり、日付を残したメモが役に立ちます。また、メモを取る際は日時だけでなく場所・発言者の名前・タイトルなどを残しておくことで、より見返しやすくなります。
余白を残す
仕事で活きる正しいメモの取り方の3つ目は、余白を残すことです。とくに手書きのメモの場合、自由度の高さは大きな利点の一つです。余白を取ってメモを取っておけば、自分のアイデアを書き込む、訂正するなどが行えます。ただし、メモに余白がないと、コメントを書き加えることや新たに思いついたアイデアを追記するのが難しくなってしまいます。余白を残しておくことで、メモを読み返したときのコメントの追加や訂正作業が行いやすくなります。
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まとめ
本記事では、メモの取り方次第で仕事のクオリティが変わること・仕事で正しいメモの取り方を行うメリット・仕事できない人がやりがちな誤ったメモの取り方・仕事で活きる正しいメモの取り方を解説しました。正しいメモは、業務を正確にこなし、相手からの信頼を得ることにもつながります。また、メモにアイデアを書き留めておけば、よりクリエイティブな仕事を行うことができるでしょう。
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