業務効率化ツールの導入から活用方法までポイントを徹底解説

2021年02月23日(火) 業務効率化
業務効率化ツール

コロナ禍によりレテワークが急速に広がり、慣れない環境の中での生産性向上や業務効率化に注目が集まっています。

  • 業務効率化ツールを導入するとなぜいいの?
  • 業務効率化にはどのようなツールがおすすめ?
  • 業務効率化ツールはどのような視点で選ぶといいの?

テレワークを経験したことから、業務効率化の重要性を強く感じ、業務効率化をするためには?という疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか。毎日のタスクの中には、必ずやらなければならないタスクが数多く潜んでいますが、すべてが生産性向上には直結しているわけではありません。業務を効率化させるためには、業務に最も適したツールを導入する必要があります。

しかし、使い方や特長が異なるツールの中から最適なツールを探すには多くの時間がかかります。この記事では、現在、大手企業において業務効率化のための改善に取り組んでいる筆者が業務効率化ツールの導入から活用方法選び方のポイントまでを細かく解説し、最後におすすめのツールをご紹介します。

業務効率化ツールとは?注目される背景も解説

業務効率化ツールとは、業務を効率よく行うために導入される生産性向上のためのソフトウェア製品やクラウドサービスを指します。業務効率化ツールが注目された背景には、働き方改革によって時間外労働に対して制限がかけられたこと、また、コロナウィルス感染拡大により業績が悪化した企業が、できるだけ業務上の無駄を排除しようとしたことなどがあります。

業務効率化のためのツールを取り入れることで、業務に追われていた社員の時間をその分削ることができ、さらに重要度の高い業務に社員を挑戦させることが可能、というメリットがあります。

業務効率化ツールの導入で期待できる効果

業務効率化ツールの導入で期待できる効果は以下の3つです。

  • コストが削減できる
  • プロジェクト管理が簡単になる
  • コミニュケーションをスムーズに行うことができる

それでは、一つずつ見ていきましょう。

コストが削減できる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の一つ目は、コストが削減できることです。これまで行われていた業務の中で発生していた不要な工程を削ることでコストが削減できます。

例えば、郵送していたものをツールを通したやりとりに変えることで、切手代や紙代や印刷代など、その工程の中にある費用を削減することが可能ですし、その工程にかけていた人件費もカットすることができます。

プロジェクト管理が簡単になる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の二つ目は、プロジェクト管理が簡単になることです。プロジェクトを組む場合、プロジェクトに参加するメンバー社員にそれぞれのタスクが振り分けられますが、誰にどのタスクをいつまでの納期で依頼したか、などの管理が必要です。業務効率化ツールを導入することで、管理者もプロジェクトに参加する社員も、依頼された「仕事の漏れ」を減らすことができます。

さらに優先度をつけることで、緊急度の高いタスクを可視化して共有することも可能です。プロジェクト管理者がのプロジェクト参加メンバーの進捗をを目で確認することで報告・連絡・相談が密にはかれるようになります。

コミニュケーションをスムーズに行うことができる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の三つ目は、コミニュケーションをスムーズに行うことができることです。チームワークを円滑にするためにはまず、各自が情報共有することが大切です。

情報を共有することで、チームのメンバーが抱えるタスクの進捗状況を把握し、悩みに対しても適切なアドバイスを送ることができます。他にも場所や時間を問わずグループディスカッションを行うことも可能なため、離れた場所にある他の支社やテレワークの社員とのコミニュケーションにも活用することができます。

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用は以下の3つの場面です。

  • ファイルの共有
  • オンラインミーティング
  • 社内コミニュケーション

それぞれ、見ていきましょう。

ファイルの共有

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の一つ目は、ファイルの共有です。業務やプロジェクトを進行させるためには、メンバー間にこまめに情報共有する必要があります。

社内の場合は、社内だけで利用できるファイルサーバーでやりとりをすることも可能ですが、テレワークが今後も拡大することを勘案し、インターネット空間にファイル共有する場所であるオンラインストレージを作っておくことが大切です。

オンラインストレージの場合、メールにファイルを添付することなく、URLを貼り付けることでアクセスした人がファイルを見ることが可能となります。共有したい情報を管理でき、アカウントごとに閲覧・編集権限をつけることができるのスムーズなやりとりができます。

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オンラインミーティング

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の二つ目は、オンラインミーティングです。多くの企業ではこれまで、対面でミーティング行われる場合が多く、映像を通したシステムには消極的でした。

しかし新型コロナウィルスが急速に拡大した今、オンラインミーティングが主流となりつつあり、そのためのツールも多く紹介されています。特にテレワークをしている社員、また支社とのやりとり、また海外の拠点や工場での現物確認など、現地でなくても映像を通して対面と遜色のないやりとりが可能になります。

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社内コミニュケーション

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の三つ目は、社内コミニュケーションです。

社内コミュニケーションツールを導入することで、スムーズに連絡をすることが可能となります。連絡手段が混在している場合では、いつどのような方法で連絡を取ったかを後で思い出すのが大変で、メッセージを再度確認したい場合など、該当するメッセージにたどり着くまにで時間がかかってしまいます。

また、コミュニケーションツールを使うと、個人あるいはグループ全体にメッセージを送れるため、チームはもちろんプロジェクトや業務ごとのメッセージのやりとりも簡単にできます。コミュニケーションツールを社内で統一することで、メッセージを探す手間が省けますし、自分にとって重要な情報を直ぐに確認できるようになります。

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業務効率化ツールを選定する際のポイント

業務効率化ツールを選定する際のポイントは以下の3つです。

  • 自社の課題を解決できるツールであるか
  • 社員が使いこなすことができるツールであるか
  • セキュリティ対策は万全であるか

それでは一つずつ見ていきます。

自社の課題を解決できるツールであるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの一つ目は、自社の課題を解決できるツールであるかです。

ただ、便利そうという理由で業務効率化ツール導入しても、社内で抱える問題が解決できなければ効果は期待できたいため、導入前に、解決したい問題を洗い出して検証することが重要です。

問題を抽出するにあたっては、業務内容とそれにかかる工数の洗い出し、業務の発生頻度を検証する必要があります。社内の問題を把握したうえで、どのようなツールで解決が可能なのかを照らし合わせて問題を解決していきましょう。

社員が使いこなすことができるツールであるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの二つ目は、社員が使いこなすことができるツールであるかです。

社員全員がたくさん利用してくれるようなツールを導入するには、自社に合ったものを導入することが大切です。

業務効率化ツールを導入するためには、費用を投じる必要があり、コストをかけるのであれば、社員全員がたくさん利用してくれるようなツールを選定することがポイントです。

従業員に使ってもらうためには、「操作が簡単か」、「画面はみやすいか」など、使いやすさを考慮する必要があり、それを社員が使いこなせることが、がツールの普及につながります。

セキュリティ対策は万全であるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの三つ目は、セキュリティ対策は万全であるかです。

業務効率化ツールで会社の重要な情報を扱う場合、コスト面だけでなくセキュリティ面も検証する必要があります。例えば無料の業務効率化ツールの場合、セキュリティ面での保証はなく不安が残ります。自社が策定するセキュリティ基準に沿った業務効率化ツールであるかどうかを検証し、基準をクリアするツールを選定していきましょう。

おすすめの業務効率化ツールの紹介

ここでは、おすすめの業務効率化ツールを以下の3点に絞って紹介をします。

  • 社内コミュニケーションツール
  • タスク管理ツール
  • RPAツール

それでは、一つずつ解説します。

社内コミュニケーションツール

おすすめの業務効率化ツールの一つ目は、社内コミュニケーションツールです。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Notion

Notion

Notion(ノーション) は、「オールインワン ワークスペース」がコンセプトの情報共有ツールです。ドキュメント共有機能に、メモ(Evernote)、タスク(Trello)、プロジェクト管理(Redmine/Backlog)、スプレッドシート(Google Sheets)が合体したようなサービスです。

Notionの特徴

  • オールインワン機能
  • iOS、Android、Windows、Mac対応
  • 日本語メニュー非対応

料金プラン(月額)
• 8ドル / 1名
(Teamプラン)
※無料プランあり

Notion
URL: https://www.notion.so/product

 

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

関連記事:【2021年版】社内コミュニケーションツール おすすめ11選を徹底比較(無料あり)

 

タスク管理ツール

おすすめの業務効率化ツールの二つ目は、タスク管理ツールです。

Backlog

Backlog

Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • 使いやすいデザインと操作性
  • ガントチャート、Git連携、カンバン機能

料金プラン(月額)
• 無料:フリー ※10名まで
• 2,400円:スターター
• 11,800円:スタンダード
• 19,800円:プレミアム
• 50,000円:プラチナ
• 150,000円:エンタープライズ(オンプレ型)

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

Trello

Trello

Trelloは、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。操作性も簡単なので効率よく作業を進められます。必要なボードとツールが全て1カ所にまとめてあるので、視覚的にとても分かりやすい点が特徴です。また、チームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合できるので、チーム独自のプロジェクトやタスクの性格に適したタスク管理が可能となります。

Trelloの特徴

  • 「カンバン・ボード」の定番ツール
  • 仕事や副業、プライベートの予定まで全てのチームワークに役立つ
  • プロジェクトの最初から最後まで一目で把握できるレイアウト

Trello
URL: https://trello.com/

 

Redmine

Redmine

Redmine(レッドマイン) は、オープンソースの無料で使えるプロジェクト管理システムです。自社サーバーにインストールして使う「オンプレミス型」です。無料で使えるスマホアプリ(iOS/Android)もあります。

項目ごとにタスクを整理できる「チケット」が最もよく使われており、個々のメンバーが「今やるべき作業」を管理するのに役立っています。バグ管理や業務の進捗管理のほか、顧客からの問い合わせに対しどのように回答したかについても記録可能です。

Redmineの特徴

  • オープンソースで完全無料
  • 「チケット」機能で担当業務についての記録が一目で確認できる
  • 「活動」機能で業務の進捗を時系列で把握できる

Redmine
URL: http://redmine.jp/overview/

 

関連記事:【2021年版】タスク管理ツール・Todo管理 おすすめ16選を徹底比較(無料あり)

RPAツール

おすすめの業務効率化ツールの三つ目は、RPAツールです。

WinActor

WinActor

WinActor(ウィンアクター) は、NTTデータが提供する、国内シェアNo.1のRPAツールです。Windows上で操作可能なアプリケーション、個別の業務システムを利用した業務をシナリオ(ワークフロー)として学習し、ユーザのPC業務を自動化するのが特徴です。

WinActorの特徴

  • NTTデータが提供する国内シェアNo.1のRPAツール
  • Windows上のアプリケーション操作を学習し自動実行(ブラウザやOffice製品など)
  • 日本語・英語に対応(操作画面、マニュアル、サポート)

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

WinActor
URL: https://winactor.com/

 

Robotic Crowd

Robotic Crowd

Robotic Crowd は、株式会社チュートリアルが提供する、クラウド型RPAツールです。クラウド型なので、サーバーや端末が不要で、Mac・Windowsでも動くのが特徴です。

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Robotic Crowdの特徴

  • クラウド型(SaaS)RPAのプラットフォーム
  • ブラウザから簡単グラフィカルに一連の業務フローを記録
  • 業務フローを共有できる(個人間やチーム間でノウハウ共有できる)

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

Robotic Crowd
URL: https://www.roboticcrowd.com/

 

BizRobo!

BizRobo!

BizRobo! は、RPA テクノロジーズ株式会社が提供する、RPAサービスです。スモールスタート向けBizRobo! mini、クラウド型RPAのBizRobo! DX Cloud、大規模展開可能なBizRobo! Basic、AI連携Roboforceなどが展開されています。

BizRobo!の特徴

  • バックグラウンド型RPA(1ライセンスに無数のデジタルレイバーを稼働可能)
  • 機械学習機能(ISA)を搭載
  • 充実のサポートサービス

料金プラン(月額)
• お問い合わせ

BizRobo!
URL: https://rpa-technologies.com/

 

関連記事:【2021年版】RPAツール・製品 おすすめ10選を徹底比較!

 

まとめ

本記事では、業務効率化ツールの導入から活用方法までポイントを解説してきました。

業務効率化ツールを導入するポイントとして、ただ便利そうだから導入するのではなく、自社の問題を洗い出して、その問題に対して効果を望むことができる業務効率化ツールであるかを検証することが大切です。

そのためには、業務効率化ツールを自社に導入する目的を明確にする必要があります。働き方改革やテレワークの推進により働き方が一様ではなくなった今、業務効率化ツールは業務上欠かせない役割を持つと言えます。

効率的に導入できるような業務効率化ツールを検討することが重要です。

 

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