業務効率化ツールの導入から活用方法までポイントを徹底解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

コロナ禍によりレテワークが急速に広がり、慣れない環境の中での生産性向上や業務効率化に注目が集まっています。

業務効率化ツールを導入するとなぜいいの？
業務効率化にはどのようなツールがおすすめ？
業務効率化ツールはどのような視点で選ぶといいの？

テレワークを経験したことから、業務効率化の重要性を強く感じ、業務効率化をするためには？という疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか。毎日のタスクの中には、必ずやらなければならないタスクが数多く潜んでいますが、すべてが生産性向上には直結しているわけではありません。業務を効率化させるためには、業務に最も適したツールを導入する必要があります。

しかし、使い方や特長が異なるツールの中から最適なツールを探すには多くの時間がかかります。この記事では、現在、大手企業において業務効率化のための改善に取り組んでいる筆者が業務効率化ツールの導入から活用方法選び方のポイントまでを細かく解説し、最後におすすめのツールをご紹介します。

業務効率化ツールとは？注目される背景も解説

業務効率化ツールとは、業務を効率よく行うために導入される生産性向上のためのソフトウェア製品やクラウドサービスを指します。業務効率化ツールが注目された背景には、働き方改革によって時間外労働に対して制限がかけられたこと、また、コロナウィルス感染拡大により業績が悪化した企業が、できるだけ業務上の無駄を排除しようとしたことなどがあります。

業務効率化のためのツールを取り入れることで、業務に追われていた社員の時間をその分削ることができ、さらに重要度の高い業務に社員を挑戦させることが可能、というメリットがあります。

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業務効率化ツールの導入で期待できる効果

業務効率化ツールの導入で期待できる効果は以下の3つです。

コストが削減できる
プロジェクト管理が簡単になる
コミュニケーションをスムーズに行うことができる

それでは、一つずつ見ていきましょう。

コストが削減できる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の一つ目は、コストが削減できることです。これまで行われていた業務の中で発生していた不要な工程を削ることでコストが削減できます。

例えば、郵送していたものをツールを通したやりとりに変えることで、切手代や紙代や印刷代など、その工程の中にある費用を削減することが可能ですし、その工程にかけていた人件費もカットすることができます。

プロジェクト管理が簡単になる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の二つ目は、プロジェクト管理が簡単になることです。プロジェクトを組む場合、プロジェクトに参加するメンバー社員にそれぞれのタスクが振り分けられますが、誰にどのタスクをいつまでの納期で依頼したか、などの管理が必要です。業務効率化ツールを導入することで、管理者もプロジェクトに参加する社員も、依頼された「仕事の漏れ」を減らすことができます。

さらに優先度をつけることで、緊急度の高いタスクを可視化して共有することも可能です。プロジェクト管理者がのプロジェクト参加メンバーの進捗をを目で確認することで報告・連絡・相談が密にはかれるようになります。

コミュニケーションをスムーズに行うことができる

業務効率化ツールの導入で期待できる効果の三つ目は、コミュニケーションをスムーズに行うことができることです。チームワークを円滑にするためにはまず、各自が情報共有することが大切です。

情報を共有することで、チームのメンバーが抱えるタスクの進捗状況を把握し、悩みに対しても適切なアドバイスを送ることができます。他にも場所や時間を問わずグループディスカッションを行うことも可能なため、離れた場所にある他の支社やテレワークの社員とのコミュニケーションにも活用することができます。

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用は以下の3つの場面です。

ファイルの共有
オンラインミーティング
社内コミュニケーション

それぞれ、見ていきましょう。

ファイルの共有

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の一つ目は、ファイルの共有です。業務やプロジェクトを進行させるためには、メンバー間にこまめに情報共有する必要があります。

社内の場合は、社内だけで利用できるファイルサーバーでやりとりをすることも可能ですが、テレワークが今後も拡大することを勘案し、インターネット空間にファイル共有する場所であるオンラインストレージを作っておくことが大切です。

オンラインストレージの場合、メールにファイルを添付することなく、URLを貼り付けることでアクセスした人がファイルを見ることが可能となります。共有したい情報を管理でき、アカウントごとに閲覧・編集権限をつけることができるのスムーズなやりとりができます。

オンラインミーティング

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の二つ目は、オンラインミーティングです。多くの企業ではこれまで、対面でミーティング行われる場合が多く、映像を通したシステムには消極的でした。

しかし新型コロナウィルスが急速に拡大した今、オンラインミーティングが主流となりつつあり、そのためのツールも多く紹介されています。特にテレワークをしている社員、また支社とのやりとり、また海外の拠点や工場での現物確認など、現地でなくても映像を通して対面と遜色のないやりとりが可能になります。

社内コミュニケーション

ビジネスシーンにおける業務効率化ツールの活用が期待できる場面の三つ目は、社内コミュニケーションです。

社内コミュニケーションツールを導入することで、スムーズに連絡をすることが可能となります。連絡手段が混在している場合では、いつどのような方法で連絡を取ったかを後で思い出すのが大変で、メッセージを再度確認したい場合など、該当するメッセージにたどり着くまにで時間がかかってしまいます。

また、コミュニケーションツールを使うと、個人あるいはグループ全体にメッセージを送れるため、チームはもちろんプロジェクトや業務ごとのメッセージのやりとりも簡単にできます。コミュニケーションツールを社内で統一することで、メッセージを探す手間が省けますし、自分にとって重要な情報を直ぐに確認できるようになります。

業務効率化ツールを選定する際のポイント

業務効率化ツールを選定する際のポイントは以下の3つです。

自社の課題を解決できるツールであるか
社員が使いこなすことができるツールであるか
セキュリティ対策は万全であるか

それでは一つずつ見ていきます。

自社の課題を解決できるツールであるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの一つ目は、自社の課題を解決できるツールであるかです。

ただ、便利そうという理由で業務効率化ツール導入しても、社内で抱える問題が解決できなければ効果は期待できたいため、導入前に、解決したい問題を洗い出して検証することが重要です。

問題を抽出するにあたっては、業務内容とそれにかかる工数の洗い出し、業務の発生頻度を検証する必要があります。社内の問題を把握したうえで、どのようなツールで解決が可能なのかを照らし合わせて問題を解決していきましょう。

社員が使いこなすことができるツールであるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの二つ目は、社員が使いこなすことができるツールであるかです。

社員全員がたくさん利用してくれるようなツールを導入するには、自社に合ったものを導入することが大切です。

業務効率化ツールを導入するためには、費用を投じる必要があり、コストをかけるのであれば、社員全員がたくさん利用してくれるようなツールを選定することがポイントです。

従業員に使ってもらうためには、「操作が簡単か」、「画面はみやすいか」など、使いやすさを考慮する必要があり、それを社員が使いこなせることが、がツールの普及につながります。

セキュリティ対策は万全であるか

業務効率化ツールを選定する際のポイントの三つ目は、セキュリティ対策は万全であるかです。

業務効率化ツールで会社の重要な情報を扱う場合、コスト面だけでなくセキュリティ面も検証する必要があります。例えば無料の業務効率化ツールの場合、セキュリティ面での保証はなく不安が残ります。自社が策定するセキュリティ基準に沿った業務効率化ツールであるかどうかを検証し、基準をクリアするツールを選定していきましょう。