こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
クラウドメールに切り替えたい、おすすめのサービスを知りたい、と調べているシステム担当者もいらっしゃるかと思います。昨今では、オンプレミスのメールサーバーからクラウドメールに切り替えることで、初期導入費を削減し、運用の簡素化を達成する企業も増えています。本記事では、おすすめのクラウドメール・概要・メールソフトとの違い・種類・メリット・導入時の注意点を丁寧に解説していきます。
目次
クラウドメールとは
クラウドメールとは、Webブラウザやスマートフォンのアプリからクラウド環境に設置されているメールサーバーにアクセスして、メールの送受信を行うサービスを指します。契約するだけでサービスを利用できるため、自社に物理サーバーを設置することなく、簡単な手順で導入できます。元々GmailやYahoo!メールなど個人向けとして普及していましたが、近年企業にも拡大しており、会社のアカウントをセキュリティの高い環境で利用でき、大変人気があります。
また、クラウド環境に実装されることで接続する端末を問わず、複数のデバイスから利用できるというメリットもあります。リモートワークの推進でクラウドメールサービスの利用が活発化し、多様な働き方の推進にも役立っています。
クラウドメールとメールソフトの違い
クラウドメールとメールソフトの違いについて説明します。
- メールソフト
- クラウドメール
それでは、解説していきます。
メールソフト
メールソフトとは、従業員のパソコンにインストールしたメールソフトからメールサーバーに直接アクセスし、メールの送受信を行うソフトウェアのことです。利用するには、従業員のPCに導入するソフトウェアだけでなく、メールを送信するためのSMTPサーバー・受信するためのサーバー・POPもしくはIMAPサーバーを社内に設置する必要があります。今はMicrosoft 365など、クラウドサービスが普及していますが、従来はOutlookソフトウェアをPCにインストールし、利用する企業がほとんどでした。
クラウドメール
クラウドメールとは、インターネットブラウザから各ベンダーのWebメールサーバーにアクセスして、メールの送受信を行う方法のことです。従業員の端末にて、ブラウザやアプリ経由でメールを作成し送信ボタンを押せば、サービス提供会社のサーバーから、メールを送信するためのSMTPサーバーを介して相手にメールが届くという仕組みです。
また受信の流れも同様であり、クラウド環境のPOPサーバーやIMAPサーバーを経由し、受信者のPCにメールが届く流れとなります。クラウドメールは自社にサーバーを設置することなく利用できるため、初期導入のコストを抑えることが可能です。
クラウドメールの主な種類
クラウドメールの主な種類について、以下3点を紹介します。
- パッケージタイプ
- セキュリティ特化タイプ
- サポートサービス強化タイプ
それぞれ、解説していきます。
パッケージタイプ
パッケージタイプのクラウドメールとは、クラウドメール以外の機能も含まれているサービスのことです。Google Workspace(Google)やExchange Online(Microsoft)などが代表例としてあります。メール以外に、カレンダー・Web会議ツール・スプレッドシート・メモ機能・オンラインストレージなどの機能が含まれています。契約すれば全ての機能をまとめて利用できるため、一つずつ製品をインストールする手間もなく、運用面・コスト面とともに安価な傾向にあります。
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セキュリティ特化タイプ
セキュリティ特化タイプのクラウドメールとは、その名の通りセキュリティに強みを持ったサービスのことです。クラウドメールは社外のネットワークを利用するため、社内ネットワークに比べると、外部攻撃者から狙われるリスクが高くなりがちな環境と言えます。そのため、スパム判定の対策・メール添付ファイルのチェック・誤送信対策・二重送信対策など、セキュリティ対策面の機能が充実したクラウドメールに人気が高まっています。自社の取り扱う情報によって、どの機能が必要かを判断して選択しましょう。
サポートサービス強化タイプ
サポートサービス強化タイプのクラウドメールとは、コンタクトセンターや問い合わせ管理など、顧客からの問い合わせに特化したサービスを提供するクラウドメールです。メーリングリストの活用をはじめ、問い合わせメールを複数人で共有できるという機能があります。具体的には顧客単位の対応履歴を簡単に確認でき、対応開始から完了までのステータスを把握できます。また、二重対応防止機能やメール送信遅延防止機能に対応しているサービスもあります。
クラウドメールの企業向け(有償)と個人向け(無料)の違い
クラウドメールの企業向け(有償)と個人向け(無料)の違いを紹介します。
- 企業向け
- 個人向けフリーメール
それぞれ、解説していきます。
企業向け
クラウドメールの企業向け(有償)とは、企業向けに開発・提供されているサービスのことです。機密情報管理に強みを持っており、メールの添付ファイルなどに含まれているウイルスチェック機能やサイバー攻撃による被害を防止する機能など、セキュリティ対策面でも充実しています。また、企業は業務メールなど、日々のメール送受信量が多いため、大容量のストレージを提供しているサービスが多く存在します。従業員はストレージに余裕を持ってメールを利用できるでしょう。
同時に、容量オーバーを日々チェックする管理者の手間を削減できる、というメリットもあります。企業向けのクラウドメールは個人向けのフリーメールに比べて安全性が高く、便利に利用できると言えます。クラウドサービスながらも、自社のドメインを取得可能という特徴もあり、アカウント管理もしっかり行えるサービスです。
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個人向けフリーメール
個人向けフリーメールとは、基本利用料など無料で使えるサービスのことです。GmailやYahoo! メールなど、プライベートで使っている方も多いでしょう。個人向けのフリーで提供されているクラウドメールは、多種多様なサービスが展開されており、そのままビジネスでも使用可能です。
しかしながら、ドメインが固定・メール環境の設定管理に制限が多い・セキュリティ機能が機密情報管理に特化していない・ストレージ容量が十分ではないなど、ビジネス向けとは様々な違いがあります。ビジネスでは、法人向けクラウドメールサービスの利用が主流だと言えるでしょう。
クラウドメール利用が企業にもたらすメリット
クラウドメール利用が企業にもたらすメリットを以下4点紹介します。
- メールサーバー構築不要
- 大容量ストレージ
- 利用場所を問わない
- 拡張が容易
それぞれ、解説していきます。
メールサーバー構築不要
クラウドメール利用が企業にもたらすメリットの1点目は、メールサーバー構築が不要であることです。自社に物理メールサーバーの構築やソフトウェアを導入することなく、契約すればすぐにメールを利用できます。初期導入にかかるコストを抑えられ、契約時間の削減も可能です。これまでサーバー設置に必要であった人材リソースの最適化も図れるでしょう。
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大容量ストレージ
クラウドメール利用が企業にもたらすメリットの2点目は、大容量ストレージです。ベンダーが保有するWebメールサーバーでデータを管理するため、送受信メールをPCローカルや自社サーバーへ保管する必要がありません。サービスやプランによって異なりますが、ユーザー1人あたり数GB～数十GBのメールボックス容量が与えられます。利用端末や自社サーバーのハードディスク容量を圧迫しないという、クラウドメールならではのメリットを得られます。
利用場所を問わない
クラウドメール利用が企業にもたらすメリットの3点目は、利用場所を問わないことです。インターネット環境さえあれば、場所を問わずメール送受信が可能です。会社のPCがなくとも、スマートフォンやタブレットを使ってメールの閲覧・送受信が行えます。クラウドメールがあれば、在宅勤務中や出勤時、移動中いつでもメールを通じた業務を行え、効率的な業務遂行が可能になるでしょう。
拡張が容易
クラウドメール利用が企業にもたらすメリットの4点目は、拡張が容易なことです。例えば、ユーザー数やストレージの容量の追加を容易に行えます。ユーザーアカウントを大量追加することも、サーバーのスペックを見直す必要もなく、契約やプランを見直すだけで拡張でき、とても簡単です。クラウドメールは拡張性も高く、利用ユーザーの増減対応も容易に行えます。
クラウドメール利用時の注意点
クラウドメール利用時の注意点について、以下3つを紹介します。
- 用途によってはコストが増える
- セキュリティリスクが0ではない
- データ移行が困難なケースもある
それぞれ、解説していきます。
用途によってはコストが増える
クラウドメール利用時の注意点の1つ目は、用途によってはコストが増えることです。従量課金制を採用しているサービスがほとんどであるため、使い方によっては、ランニングコストが割高になる場合があります。予防策として、導入前にユーザー数や月間の送受信数などを確認した上で、適切なプランを選ぶことが大切です。ユーザー数によっては、メールソフトを利用する方がコストを抑えられる場合もあるので、必ず導入前の確認を行いましょう。
セキュリティリスクが0ではない
クラウドメール利用時の注意点の2つ目は、セキュリティリスクが0ではないことです。社外ネットワークを経由して送受信を行い、メールサーバーも社外に設置されているため、企業の機密情報や個人情報が漏えいするリスクは0ではないと言えます。基本的にクラウドメールは社外に置くことが前提であるため、サービス提供会社も強力なセキュリティ対策ツールを開発、提供しています。しかし、サイバー攻撃も日々高度化しており、運用面でも注意を徹底すべきです。
サイバー攻撃に合わないためにはシステムに依存するのではなく、一人一人の意識が大切です。パスワードをつける、複雑にするなど、運用面をしっかりと見直しましょう。
データ移行が困難なケースもある
クラウドメール利用時の注意点の3つ目は、データ移行が困難なケースもあることです。クラウドメールサービスは、データ管理の依存度が大きくなりがちです。サービスが終わるとデータも消えることになり、他サービスへの移行ができません。対策としては、利用する前に使用期間や送受信量を予想し、重要な残したいデータはテキストなどにコピーして残す運用が可能かを確認しましょう。また、最悪サービスを切り替える際はデータがなくなっても問題ないかを検討します。データ移行が可能かを確認した上で導入するかを決める必要があります。
クラウドメール選定のポイント
クラウドメール選定のポイントについて、以下7点を紹介します。
- セキュリティ対策
- 機能
- 操作感
- 信頼性
- サポート体制
- 統合的な利用
- マルチデバイス対応
それぞれ、解説していきます。
セキュリティ対策
クラウドメール選定のポイントの1点目は、セキュリティ対策です。最新のセキュリティ対策を提供していることの確認はもちろん、自社のセキュリティ要件を満たしているかどうかを見極めます。例えば、ウイルス対策や情報漏えい対策・スパムフィルターや迷惑メールの自動振り分け機能・ヒューマンエラー防止機能・受信メールの添付ファイルの上司承認機能はあるかどうかを確認しましょう。セキュリティ対策機能の内容を細かく確認することが大切です。
機能
クラウドメール選定のポイントの2点目は、機能です。サービスが変われば、搭載されている機能も少なからず異なります。例えば、メールボックスのストレージ容量やカスタマイズできる項目に違いがあります。また、保存期間についても最大どれくらいの期間可能なのかも変わります。加えて、メールソフトとも連携でき、データをクラウドメール上で一括管理し、送受信が行えるクラウドメールもあります。自社に必要な機能が搭載されているか、不要な機能は含まれていないか確認しましょう。
操作感
クラウドメール選定のポイントの3点目は、操作感です。クラウドメールは多くの従業員が利用します。誰にとっても使いやすいか、既存のメールソフトからの変更点に違和感はないか、全従業員が使用可能かを確認しましょう。また、従業員から要望を集め、サービスに満足でき、運用で想定される設定変更も簡単に行えるか、細かく操作感を見ることも大切です。
信頼性
クラウドメール選定のポイントの4点目は、信頼性です。サービス稼働率やトラブル発生頻度がどのくらいかを確認しましょう。クラウドメールは毎日休みなく利用するものであり、導入前の平均稼働率や、信頼性は高いかを調査することが大切です。万が一停止した際は返金対応を行っているかも確認しましょう。
サポート体制
クラウドメール選定のポイントの5点目は、サポート体制です。導入時のサポート内容と運用時のサポート体制を確認しましょう。問い合わせ方法はメール・チャット・電話のどれに対応しているのか、トラブル時のベンダー対応の時間帯、土日対応の有無など、自社にとって必要な時間帯にサポートが得られるかを確認しておきましょう。サポート内容、体制は導入前に必ず確認すべき事項です。
統合的な利用
クラウドメール選定のポイントの6点目は、統合的な利用ができるかどうかです。クラウドメールに含まれている、メール以外のアプリケーションを使う場合、どのような機能が備わっているかを確認することが大切です。例えばMicrosoft 365の場合、Outlook以外にもスプレッドシート・ドキュメント・スケジュールなど豊富なアプリが用意されています。既存のソフトウェアの見直しもできるため、パッケージタイプのクラウドメールの利用を検討する際は、メール以外の機能があり、自社が利用できる内容かを確認しましょう。
マルチデバイス対応
クラウドメール選定のポイントの7点目は、マルチデバイス対応です。メールを参照・作成する場合、ブラウザ経由で行うのか、iPhoneやAndroidなどのスマホアプリも用意されているのかを確認しましょう。また、スマートウォッチへの通知可能かなど、デバイス・機能を細かく調べることも大切です。
クラウドメールのおすすめ9選を徹底比較
Google Workspace
Google Workspaceは、生産性向上とコラボレーションを実現するツールです。元々G Suiteとして提供しており、理念に沿って名称を変更しました。信頼性の高いGoogleのサーバーを使用し、セキュリティ対策や迷惑メール対策があり、自動バックアップ機能でデータが保護されています。ビジネス用のカスタムメールの他にも、カレンダー・Chat・ドキュメント・スプレッドシートも利用できます。リモートワークなどの働き方にも対応しています。
Google Workspaceの特徴
- 独自ドメインのアドレスを取得可能
- メールサービスの稼働率99.9%を保証
- 全てのプランを無料で14日間試用可能
URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
メールディーラー
メールディーラーは問い合わせ対応の業務を効率化する、メール共有管理システムです。進捗状況を一目で確認でき、メールの見落としも防ぐことが可能です。メールだけでなく、チャットやLINEも一元管理でき、従来の検索時間を大幅に改善できます。様々な業種が導入しており、導入社数7,000社を超えています。
メールディーラーの特徴
- 対応漏れ、二次対応を無くした情報共有が可能
- 2009年から13年連続売り上げシェアNo.1を達成
- 導入サポートと永年サポートが無料
URL: https://www.maildealer.jp/
Exchange Online
Exchange OnlineはMicrosoft社が提供する、ビジネスに特化したホストメールです。高度なセキュリティを始め、稼働率99.9%の信頼性、パッチの自動適用、組織の管理を効率的に行うなど豊富な機能が搭載されています。
Microsoft 365 Business Onlineにも含まれていますが、Exchange Online単体では1ユーザーあたり月430円から利用可能です。
Exchange Onlineの特徴
- マルウェア対策とスパム対策のフィルタリング機能を搭載
- セキュリティのエキスパートが24時間体制で監視
- Microsoft Business Onlineを申し込みで1ヶ月間無料利用可能
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/exchange/exchange-online
メールホスティング
メールホスティングは、高い安定性を持ったホスティングサービスです。NTTPCのデータセンターにある冗長構成のメールサーバーを利用します。企業毎に仮想サーバーを用意して、運用もNTTPCが行うため、クラウドサービスに比べても独立したセキュアな環境で、安心して利用できます。ID数とディスク容量を組み合わせた、様々なプランが選べます。
メールホスティングの特徴
- 他企業の負荷環境に依存しない高い独立性
- WebメールやDNSなどメールサーバー機能を搭載
- 24時間365日対応のサポート体制
URL: https://web.arena.ne.jp/mailhosting/
メールワイズ
メールワイズはサイボウズ社が提供する、チームに必要なメールを一元管理して、効率化が図れるメール共有システムです。お客様情報・対応履歴・コメント機能・返答文テンプレート機能があり、メール対応の効率化を図れます。kintoneやGaroon、サイボウズOfficeと連携することで顧客情報の一元管理も可能です。
メールワイズの特徴
- 業界業種を問わず12,000社以上が利用
- メール対応漏れ・誤送信・二重送信防止機能を搭載
- 30日間無料でお試し可能
URL: https://mailwise.cybozu.co.jp/
xgate4
xgate4は法人利用に強いWebメールです。IMAPだけでなくPOPにも対応しており、GmailやMicrosoft365との接続も可能です。添付ファイル無害化・ユーザ単位の操作権限設定・メールアドレス数チェック機能など、誤送信対応機能を豊富に搭載しています。PCだけでなくiPhoneなどマルチデバイスにも対応しています。
xgate4の特徴
- 使いやすくわかりやすいユーザーインターフェース
- 50ユーザーライセンス150,000円で利用可能
- 無料評価版をお試し可能
URL: https://www.orangesoft.co.jp/xgate/
Cybermail Σ
Cybermail Σは企業が必要とするコミュニケーション・セキュリティ・リスクマネジメントをオールインワンで提供するメールサービスです。高機能ビジネスメール・ビジネスチャット・メールセキュリティ・メールチャットアーカイブ機能を提供しています。BCP対策も標準で搭載しており、稼働率99.991%を達成しています。
Cybermail Σの特徴
- 誰でもどこからでも簡単に操作可能
- 上長承認・自己承認などメール誤送信対策も万全
- 1アカウント月額250円から利用可能
URL: https://www.cybersolutions.co.jp/product/cybermail-sigma/
Active! Mail
Active! Mailは、現場の声から生まれたビジネスWebメールです。ビジネスからアカデミックまで幅広く対応しており、国内売上シェアNo.1を達成しています。機能性・操作性・パフォーマンス・セキュリティ面の全てを強化しています。クライアントメーラー準拠に近いインターフェースで、利用者は移行後も違和感なく利用できます。
Active! Mailの特徴
- 直感的な操作による優れたインターフェース
- UTF-8送受信による日英韓中の言語に標準対応
- 既存のメールアドレスをそのまま利用可能
URL: https://www.qualitia.co.jp/product/am/
Re:lation
Re:lationはメール・LINE・電話など10種類の顧客窓口をまとめて管理できる問い合わせ対応に特化したサービスです。1つの画面、1つのメールアドレスを使って様々な問い合わせを管理できます。問い合わせ内容の分析・課題の洗い出し・業務フロー改善が可能で、顧客対応の効率化が図れます。
Re:lationの特徴
- チームで共有し管理できるメールを提供
- 自動返信・予約送信・誤送信防止などメール機能も豊富
- 20日間の無料トライアルが可能
URL: https://ingage.jp/relation
まとめ
本記事ではクラウドメールについて解説しました。クラウドメールは自社の負担を少なくでき、利便性が高いことから導入する企業も増えています。しかし、一度開始すればサービスに依存し、その後のシステム切り替えが難しくなる可能性もあります。クラウドメール利用を成功させるためには、自社が既存のサービスから違和感なく移行できる操作感であるか、長期間の使用を前提とできるサービスであるかの判断が必要です。選定に時間をかけ、自社に適したサービスを選びましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
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- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
