【2022年版】メールフォームのおすすめ9選を徹底比較!(無料あり)

2022年01月03日(月) マーケティング

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

「メールの返信作業を効率化したい」「おすすめのメールフォームを知りたい」などのメールフォームに関する悩みを持ったことはないでしょうか。積み重ねれば意外にも多くの時間がかかっているメール作業を短縮すれば、業務生産性も一段と向上します。本記事では、おすすめのメールフォームや基本知識・機能・メリットを解説していきます。

メールフォームで知るべき3つの基本知識

最初に、メールフォームについて知るべき基本知識を3つ紹介します。

  • 概要
  • 一般的な画面構成
  • 作成方法

それぞれ、解説していきます。

概要

まずはメールフォームの概要について説明します。メールフォームとは、Webサイト上で問い合わせを行う際に、メッセージ送信ができる仕組みのことです。OutlookやGmailなど、問い合わせする方が使っているメーラーを起動しなくてもメールを送ることができるため、気軽にメッセージを送ることができます。

また、メールフォームは名前やメールアドレス・問い合わせ内容などの項目が決まっているものが多いです。メールの送り主は用意されている項目に従って入力するだけで済みますので、メールを書く手間が省けるメリットもあります。メールフォームの実装の仕方としては、主に下記のような方法があります。

  • CGIを使って自社サイトに作成する
  • メールフォーム作成サービスを使う

近年、Webページの問い合わせとして、メールアドレスを記載するのではなくメールフォームを用意する企業数が増えています。

一般的な画面構成

メールフォームの一般的な画面構成を説明します。一般的なメールフォームの画面構成として、以下項目要素から成り立っています。

  • 項目入力画面
  • 確認画面
  • 完了画面

項目入力画面は、問い合わせする際に入力する画面のことです。入力画面ではシンプルな見た目、簡単に入力できるように作ることが重要です。メールフォームの入力方法が複雑すぎると、問い合わせに時間をかけてしまい、不便に感じてしまいます。最後まで入力されずに離脱する原因にもなるため、問い合わせする方にとってもシンプルな画面構成であることが一番だと言えます。

確認画面とは、問い合わせする方に対して、「このメッセージを送りますか?」という内容を表示する画面のことです。メールフォームの種類によっては用意していなく、入力後ボタンを押すとすぐに送信される場合もあります。問い合わせする方は「一旦自分が書いたメッセージを確認したい」「入力後確認しないまま送信されるのは不安」という方も多いため、確認画面の需要があります。

完了画面とは、メッセージが送信完了したことを確認できる画面です。完了画面を通じて、問い合わせする方に対して、「あなたのメッセージは正しく送られましたよ」と伝えることができます。メールフォームは、項目入力画面・確認画面・完了画面から構成されています。

作成方法

メールフォームの作成方法について説明します。作成方法として大きく分けて、以下があります。

  • 手動コーティング
  • プラグイン活用
  • メールフォームツールの利用

手動コーティングとは、HTMLやPHPなどのWeb記述言語を用いて、メールフォームを作成することです。インターネットや図書などの情報を元に一からコーディングするため、自分が好きなように作ることができますが、プログラミング言語に詳しい上級者向けの方法となります。

プラグイン活用とは、ワードプレスなどのオプションで用意されている機能を使ってメールフォームを作成することです。プラグインには無料で公開されているものがあり、プラグインをWebページに組みこめば、メールフォームの埋め込みが可能となります。

メールフォームツールの利用とは、ツールとして用意されているメールフォームをそのまま自社サイトに置くことです。自力でメールフォームを作成するのが難しい場合、簡単にメールフォームを置きたい場合にメールフォームツールを活用することをおすすめします。近年、無料のツールを利用する企業も増えています。

メールフォーム作成ツールが持つ主な4つの機能

メールフォーム作成ツールが持つ主な機能として、以下4つを紹介します。

  • リアルタイム通知
  • 自動返信
  • カスタマイズ
  • 分析のためのレポート出力機能

それぞれ、解説していきます。

リアルタイム通知

メールフォーム作成ツールが持つ機能の1点目は、リアルタイム通知です。リアルタイム通知とは、問い合わせが行われたら即座にその旨を担当者にメール等で通知する機能です。問い合わせが行われた場合、迅速かつ正確に返信すれば、よい印象が与えられます。リアルタイム通知があれば、担当者もすぐに気づくことができ、返信までの時間短縮が可能です。また、他の業務を進めている時に問い合わせがあっても通知されるため、迅速な対応と業務の効率化の両方を達成できます。

自動返信

メールフォーム作成ツールが持つ機能の2点目は、自動返信です。自動返信とは、メールフォームから問い合わせが行われた際に定型文を返信する機能のことです。問い合わせする方に自動返信が即座に送られれば、メールが無事に届いたという安心感を与えることができます。メールフォーム作成ツールには、自動返信機能にも対応しているものが多いです。一つひとつの迅速な対応が、サービス全体への印象アップにも繋がります。

カスタマイズ

メールフォーム作成ツールが持つ機能の3点目は、カスタマイズです。メールフォームは、サービスの内容や問い合わせする目的によって必要な項目が異なります。例えば「問い合わせ時に相手の詳細を確認するため、年齢や性別などの項目が必要」「名前だけでよい」などのケースに分かれます。

メールフォームールを利用すれば、目的に合わせた、自社が表示したい項目を作成できるなど、カスタマイズが可能です。サービスによって作成できる項目数や項目名は異なります。メールフォームツールを利用する際は、ツールがどのような項目に対応しているか確認しましょう。

分析のためのレポート出力機能

メールフォーム作成ツールが持つ機能の4点目は、分析のためのレポート出力機能です。メールフォーム作成ツールは、直接的にメールフォームを作るものだけではありません。メールフォームのアクセス解析をして、どんな年代や性別の人が利用しているかを確認することもできます。問い合わせの内容を解析してどのような内容の質問が多いか、年齢などの属性傾向を知ることも可能です。問い合わせ内容を分析し、Webサイトで「よくある質問」として回答を示し、問い合わせ回数を減らすこともできます。分析のためのレポート出力機能は、業務の効率アップに役立ちます。

メールフォーム作成ツールがもたらす5つのメリット

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットを、以下に5つ紹介します。

  • メールソフトの起動が不要
  • 問い合わせ対応の効率化
  • 顧客との直接コンタクト
  • 入力ミス防止
  • セキュリティ強化

それぞれ、解説していきます。

メールソフトの起動が不要

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットの1点目は、メールソフトの起動が不要なことです。メールフォーム作成ツールを使用すれば、問い合わせの度に毎回メーラーを起動する必要がなくなります。問い合わせ側にとって、メッセージを送る際にメーラーを立ち上げる、また画面を切り替えることは煩わしく感じます。

メールフォームを利用すれば、メールソフトを起動することなくWebサイトで疑問に感じたことを気軽に問い合わせすることが可能です。企業にとって顧客からの問い合わせを多く受けることは、顧客が抱えている課題を知ることができ、サービスを提案できるチャンスでもあります。メールフォーム作成ツールを使えば、メールソフトの起動が不要かつ顧客獲得するチャンスを得られます。

問い合わせ対応の効率化

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットの2点目は、問い合わせ対応の効率化です。メールフォームを準備しておくことで、問い合わせ内容と対策をある程度定型化することができます。また、メールフォーム作成ツールの分析機能を利用して、よくある質問の傾向をつかんで事前に回答を示せること、よくある質問を問い合わせ対応のマニュアルとして作ることも可能です。メールフォーム作成ツールを利用すれば、問い合わせ対応の効率化に繋がります。

顧客との直接コンタクト

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットの3点目は、顧客との直接コンタクトです。メールフォームを自社サイトに用意すれば、顧客と直接コンタクトを取ることが可能となり、顧客との距離が縮まります。顧客の課題や様々なニーズを見つけることができ、他の事業へのヒントとなり得えます。メールフォームを分析すれば、顧客の声を集約し管理することも可能です。メールフォーム作成ツールの利用は、企業と顧客の距離を縮めることができます。

入力ミス防止

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットの4点目は、入力ミス防止です。メールフォームの中には、本来入力すべきではない値が入った際に警告を出す機能や、郵便番号と住所の突合を行う機能もあります。この機能があれば、顧客情報が間違った形で蓄積されることを防ぎます。メールフォーム作成ツールの機能を利用すれば、入力ミス防止も可能です。

セキュリティ強化

メールフォーム作成ツールがもたらすメリットの5点目は、セキュリティ強化です。メールフォームは顧客の個人情報が含まれるため、高いセキュリティ対策が必要となります。一からフォームを作成しようとなると、Webサイトとは違う個別の対策や、証明書を入れるなど多くの手間がかかります。メールフォーム作成ツールは、セキュリティ対策があらかじめ搭載されたものもあるため、それらを活用してセキュリティを高めれることが可能です。例えば標準で「SSL通信ができる」「メールフォームを介した迷惑メールの防止機能」などがあります。メールフォーム作成ツールはセキュリティ強化にも役立ちます。

関連記事:【2022年版】ステップメールシステムおすすめ10選を徹底比較!

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべき8つのポイント

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントについて、以下8つ紹介します。

  • 操作性
  • セキュリティ機能
  • 価格
  • デザインが自社に適しているか
  • 広告の表示・非表示
  • データ集計・管理機能
  • カスタマイズが用意か
  • エラー特定が可能か

それぞれ、解説していきます。

操作性

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの1つ目は、操作性です。具体的にはメールフォームがシンプルであること、入力が簡単であること、入力ミスがしにくい作りになっていることの確認が大切です。また入力欄一つひとつに対しても、数字かカナか、半角なのか全角なのかなどをツールによって指定できる場合もあります。また、問い合わせ者にとっても、カーソルに合わせれば入力文字を自動変換できれば、わざわざ自分で数字と文字を切り替える手間もなくなります。メールフォームは操作性で離脱される場合もあるため、初心者でも簡単に操作できるツールがおすすめです。

セキュリティ機能

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの2つ目は、セキュリティ機能です。メールフォーム作成ツールを利用して、SSL暗号通信への対応やISMS認証の取得といったセキュリティ機能強化ができます。SMSとは、「情報セキュリティマネジメントシステム」とも呼ばれる国際指標の1つです。企業が外部に情報を漏らさない管理を求めている証拠のため、個人情報を扱う企業にとって、認証取得の価値があります。

また、サーバー監視や不正アクセスへの対策といった機能が搭載されているか確認することも重要です。メールフォーム作成ツールでは、セキュリティ対策がしっかりとなされているものを選ぶことで、自分で一から作るよりも、安全なメールフォームを公開することが可能です。

価格

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの3つ目は、価格です。メールフォームの作成ツールにはすべて無料で利用できるものや一部無料のもの・完全有料のものがあります。こだわりがなければ無料ツールを使うことをおすすめしますが、コストだけを重視するのではなく、自社の目標を達成できる機能が搭載されているツールを選ぶことも大切です。メールフォーム比較時は、価格だけでなく、自社への適合性とのバランスをしっかりと確認しましょう。

デザインが自社に適しているか

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの4つ目は、デザインが自社に適しているかです。企業の多くは自社のブランドイメージに沿ってWebサイトを構築しています。メールフォームを導入した際に、企業Webサイトとの雰囲気が合致していなければ、全体の雰囲気を崩し、ユーザの滞在率などに影響を与えるかもしれません。メールフォームと自社Webサイトのデザインが適しているか、チェックすることが重要です。

広告の表示・非表示

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの5つ目は、広告の表示・非表示です。メールフォームの中には広告が挿入されるものもあります。メールフォームを開いた際に広告が目に入ると、問い合わせ者が離脱したり、ページを閉じられてしまったりする恐れもあります。広告が不必要にならないよう、設定等で非表示にできるツールを調べることも重要です。

データ集計・管理機能

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの6つ目は、データ集計・管理機能です。メールフォームによっては、送信されたデータを自動で集計してくれるツールもあります。データの集計や管理機能によって、問い合わせ内容や傾向を分析し、そのサービスの改善や、別のサービスに役立てることも可能です。メールフォーム作成ツールには、データ集計・管理機能が用意されているかを確認することも重要です。

カスタマイズが容易か

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの7つ目は、カスタマイズが容易かです。メールフォームを利用すると、「問い合わせ率をもっと高めたい」「入力ミスを防止したい」などの理由で、フォームの内容を改善したくなるケースもあるかと思います。また、カスタマイズができたとしても、カスタマイズ方法が難しいとそもそもやろうという気持ちにならず、結果として顧客のニーズをつかむチャンスを逃す可能性があります。メールフォーム作成ツール比較時に、それぞれのツールが容易にカスタマイズできるかどうか、必ず確認しましょう。

エラー特定が可能か

メールフォーム作成ツールの比較時に意識すべきポイントの8つ目は、エラー特定が可能かです。問い合わせフォームの入力では、回答ミスや入力漏れが起こりがちです。この時に、どこの回答が間違っているのか、すぐに問い合わせ者が特定できることが極めて重要と言えます。例えば、間違っている箇所に対して、赤い文字で指摘が入ると非常に見やすくなります。メールフォームの入力内容に対して、エラーをすぐに特定できるかどうか、必ず確認しましょう。

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メールフォームおすすめ9選を比較

メールフォームのおすすめについて、9選を比較していきます。

フォームメーラー

フォームメーラーは大企業から官公庁まで、幅広い顧客を対象に40万以上のアカウントに利用されています。無料でメールフォームを作成できるので、企業だけでなく個人でも使いやすいのが特徴です。フォーム作成をドラッグ&ドロップで直感的に進められるため、専門的な知識がなくてもメールフォームを作れます。

フォームメーラーの特徴

  • 個人から官公庁まで幅広い利用実績
  • 知識がなくてもドラッグ&ドロップで簡単作成が可能
  • 低料金でフォーム作成可能なので負担が少ない

URL: https://www.form-mailer.jp/

 

Tayori

Tayoriは、4万以上の企業に導入された実績のあるサービスです。自社に合ったデザインを簡単に作れる点に強みを持ち、豊富なフォームのテンプレートからカスタマイズできます。顧客対応を一元化し、FAQやアンケート・チャットサポートを簡単に作成できるため、顧客との距離がより縮められます。

Tayoriの特徴

  • 豊富なテンプレートからデザインカスタマイズ
  • マニュアルを社内情報共有に活用可能
  • 顧客対応を一元化し業務効率化が可能

URL: https://tayori.com/

 

Googleフォーム

世界的企業であるGoogleが提供するメールフォームがGoogleフォームです。個人間の集まりでのアンケートから企業のメールフォーム作成まで幅広く活用可能です。高度な仕組みのアンケートも簡単に作成できるだけでなく、アンケートの回収から分析をも素早く行えます。デザイン性もよく、写真やロゴに合わせて色が自動で選択されています。全体の雰囲気を崩さないため顧客の離脱も防ぎやすいです。

Googleフォームの特徴

  • 世界的大企業が運営しているので実績抜群
  • 外出中でも手軽にアンケートなどを作成できる
  • 背景に合わせて自動で色が変更されるデザイン性

URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

 

フォームズ

フォームズはこれまでに20年間運営されており、140万以上のフォームが作成された実績を持っています。メールアドレスのみで簡単にメールフォームを作成でき、問い合わせフォームであれば最短30秒で作成可能です。SSL通信も整っているため、セキュリティ対策も高いと言えます。

フォームズの特徴

  • 運営開始以来20年と140万件以上の実績
  • アドレスさえあれば最短30秒で簡単にフォームを作成できる
  • 無料でも最大100件まで作成フォームのログを保存可能

URL: https://www.formzu.com/

 

オレンジフォーム

オレンジフォームは入力情報・質問・回答の選択肢を入力するだけで、初心者でも簡単にフォーム作成を行えます。自動返信機能も搭載されており、セミナーの申し込みや資料請求をした人に対して、一つひとつ返信する必要もありません。時間をかけることなく、簡単に問い合わせや申し込みフォームを作ることが可能です。

オレンジフォームの特徴

  • 最短5分で初心者でも簡単にアンケート作成
  • 自動返信機能により業務効率をアップ
  • 必要がなければ無料版を無期限で使用可能

URL: https://form.orange-cloud7.net

 

FormOK

FormOKは、顧客目線の機能を提供している操作性の高いメールフォーム作成ツールです。動画など大容量のファイルも容易に添付できるほか、メールフォームで問い合わせを作成時に途中保存することもできます。

FormOKの特徴

  • 動画など大容量のファイルを添付可能
  • メールフォームの途中保存で顧客の離脱を防げる
  • 多くのメディアに採用されて実績による安心感

URL: https://formok.com/

 

formrun

テンプレートを選ぶことで簡単にメールフォームを作成できるツールです。データ連携機能も搭載されており、GoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポートすることで連携して管理できます。フォーム作成時間を大幅に削減し、問い合わせ対応を一元化することで業務の効率化を図れます。

formrunの特徴

  • テンプレートから最短30秒でフォーム作成可能
  • 問い合わせ対応の一元化によって業務効率化
  • Googleスプレッドシートなどとの連携によるデータ管理が容易

URL: https://form.run/home

 

SurveyMonkey

SurveyMonkeyは、メールフォームから問い合わせを受けるだけでなく、市場調査や顧客からの評価を知り、分析することも可能です。顧客のニーズを把握することで、問い合わせ対応だけでなく売り上げにも貢献できます。また、従業員に対してもアンケートを行い現状を知ることができます。幅広いコミュニケーションに適したメールフォーム作成ツールです。

SurveyMonkeyの特徴

  • 問い合わせだけでなく市場調査や顧客からの評価の確認も可能
  • 顧客からのスコアを確認することで競争力を把握
  • 従業員へのアンケートによって幅広く自社の現状を知れる

URL: https://jp.surveymonkey.com/

 

Qubo

Quboでは、用途によってアンケート機能(Qubo SURVEY)と応募・受け付けフォーム(Qubo REQUEST)の2種類のツールが利用できます。どちらも用途に合わせてカスタマイズできます。また、多言語にも対応しており、海外向けのアンケートなどの作成も可能です。

Quboの特徴

  • 用途に合わせて柔軟にフォームを作成可能
  • 初心者でも直感的な操作で作成できるので負担が少ない
  • 外国人向けにもアンケート等も多言語で対応可能

URL: https://www.qubo.jp/

 

まとめ

メールフォーム作成ツールについて、基本的な事項からおすすめまでを丁寧に解説してきました。メールフォームを用いることで、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになります。また返信だけでなく、アンケート機能やセキュリティ機能など様々な付加価値がついているものもありますので、自社の目的に沿って選んでみてはいかがでしょうか。

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