初心者でも分かる!Googleカレンダーの使い方と便利機能

2021年10月17日(日) Googleカレンダー

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ビジネス上、スケジュールやタスクの管理は非常に重要です。業務のデジタル化が推進されている昨今、生産性を高めてリスク分散するためにも、紙の手帳や個人携帯のデフォルトカレンダーといった個別の予定管理から、常にチームで情報をシェアする時代になりました。今回は、個人でもチームでも運用が手軽なGoogleカレンダーの使い方と便利な機能を、初心者でも分かるように説明していきます。

Googleカレンダーとは?

Googleカレンダーは、クラウド上でスケジュールやタスクを管理できるwebサービスです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できます。Google Chrome、Microsoft Edge、Firefox 、Safariといったブラウザの最新バージョンに対応しています。

Googleカレンダーへのアクセス方法

GoogleカレンダーはPC、スマホ、タブレットのいずれからでも使うことができます。

PCの場合

Googleにログインした上で、https://calendar.google.com/ にアクセスしてください。

スマホ/タブレットの場合

Android、iPhone、iPadの場合、Googleカレンダーはブラウザから使うこともできますが、専用アプリをダウンロードするのがおすすめです。

・Android
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar

・iPhone/iPad
https://apps.apple.com/jp/app/id909319292

Googleカレンダーの使い方:予定の作成

まずは、Googleカレンダーの基本機能である予定の作成について、PCの画面を例に操作方法を説明していきます。

予定の新規作成方法

Googleカレンダーを開くと、カレンダーが表示されます。ページ左上の(1)「作成」もしくは、予定を登録したい日をクリックすると、予定の作成画面が出ます。(2)に、予定の内容を入力して「保存」をクリックすると、予定の登録が完了します。

時間の設定

予定の日時については(3)で設定します。終日の予定が数日間に渡る場合は、日付の開始日や終了日をクリックすると小さなカレンダーが出ますので、日程を選択します。開始時刻や終了時刻が決まっている場合は、(4)「終日」のチェックを外すか、「時間を追加」をクリックすることで時刻をセットします。この時、プルダウンで時刻が選択できるようになりますが、半角数字で入力することで、分刻みの設定も可能です。

また、(5)「タイムゾーン」をクリックすると、別の国のタイムゾーンを割り当てることもできます。その際、開始日時と終了日時で別のタイムゾーンを割り当てることもできます。

場所の設定

(6)に場所の名前を入力します。Googleマップに登録されている場所の場合は、サジェストで候補が表示されます。ここでGoogleマップと情報を紐づけておくと、スマホからGoogleカレンダーを利用した際、ナビのような役割も果たすことになります。

通知の設定

予定を登録したものの、忘れてしまってはいけません。Googleカレンダーでは、予定作成画面の(7)カレンダーアイコンの隣にあるカレンダー名をクリックすることで、通知設定のフォームを出すことができます。通知のデフォルトは10分前ですが、クリックしてプルダウンメニューを出すと、5分前、15分前、30分前、1時間前、1日前、カスタムの選択肢も出てきます。また、通知は二重、三重と複数回に渡って設定することもできるので安心です。


予定の変更方法

こうして登録した予定は、後々設定内容を変更することもできます。まず、カレンダー上から変更したい予定を選択し、(8)鉛筆マークをクリックして編集を開始します。すると、次のような画面が出ますので、内容を更新して「保存」をクリックし、内容を確定します。
この時、日程変更のみの場合は、カレンダー上で予定を変更先の日付にドラッグするだけで、内容が更新されます。


予定の削除方法

Googleカレンダー上で、削除したい予定をクリックし、(9)ゴミ箱マークをクリックすることで、予定が削除できます。

予定の復元方法

もし、誤って予定を削除してしまった場合は、ページ右上の歯車マークをクリックし、(10)「ゴミ箱」を選択します。すると、過去に削除した予定のリストが出ますので、復活させたい予定の左端にチェックを入れて、(11)矢印アイコンをクリックすることで復元することができます。ただし、削除から30日以上経過すると、ゴミ箱からも消えますのでご注意ください。


Googleカレンダーの使い方:予定の共有

Googleカレンダーに登録した予定は、特定の人に限定公開したり、広く一般に公開してシェアすることができます。同僚の予定や、進行中のプロジェクトのスケジュール確認に便利な機能です。

自分のカレンダーを共有する方法

共有したいカレンダーの「設定と共有」内にある「特定のユーザーとの共有」で追加したいユーザーを指定すると共有設定できます。共有設定ができるのは、PCのブラウザからのみです。


別の人のカレンダーを共有する方法

他のユーザーのGoogleカレンダーを共有する場合、まず共有通知のメールを受け取ります。メール内にあるリンク「このカレンダーを追加」から、共有カレンダーの追加設定を行います。Google Workspaceを利用している場合は、メールで相手へ共有依頼することなく同僚のカレンダーを追加したり、会議室の予約をすることができます。

iPhoneやiPadのカレンダーとの共有方法

iPhoneやiPadのユーザーの場合、Googleカレンダーの他に、デバイスへデフォルトで入っているAppleカレンダーを併用しているケースが多く見受けられます。この場合、同期作業やデバイスの設定変更を行うことで、GoogleカレンダーをAppleカレンダーで表示させたり、反対にAppleカレンダーをGoogleカレンダーに表示させることができます。

Zoomやslackとの共有方法

Zoomは、Googleカレンダーの画面からアドオンをインストールすることで、会議予定の共有が可能です。

slackは、slackのAppからGoogleカレンダーを簡単に追加することができます。

Googleカレンダーの使い方:表示設定

登録した予定をより見やすく、より管理しやすくするために、Googleカレンダーの表示設定の機能についても知っておきましょう。

表示期間のカスタマイズ

Googleカレンダーの右上から、ビューの表示期間を指定することができます。デフォルトでは日・週・月・年・スケジュール・4日から選択できますが、カスタマイズしたい場合は、設定の「全般」メニュー内にある「ビューの表示」で設定することができます。


祝日設定

他のカレンダー欄にある「日本の祝日」にチェックを入れると表示されます。

複数のカレンダーに分けた運用

たとえGoogleカレンダーに表示させている予定が、すべて自分のものだったとしても、業務セグメントごとや、プライベートの予定など、内容別に複数のカレンダーへ分けておくと、より管理しやすくなります。複数のカレンダーを作成するには、「他のカレンダー」の隣にある「+」マークをクリックし、「新しいカレンダーを作成」を選択します。

カレンダーや予定の色分け

自分で複数のカレンダーを管理している場合や、別のユーザーのカレンダーを共有している場合は、色分けしておくと見やすくて便利です。

タイムゾーンの設定

「設定」>「全般」>「タイムゾーン」からセカンダリ タイムゾーンの表示設定が可能です。海外に現地法人や取引先がある場合は、現地時間を意識しながら予定を組みやすくなります。下記は、セカンダリ タイムゾーンにニューヨーク時間を指定した場合です。

Googleカレンダーの使い方:おすすめ便利機能

Googleカレンダーには、ここまで紹介してきた基本機能以外にも、さらに仕事を効率化してくれる便利な機能があります。

定期的な予定の一括設定(繰り返し設定)

定期的な会議や業務について設定しておくと、同じ内容の予定を何度も設定する手間もなくなりますので、特におすすめの機能です。Googleカレンダーの繰り返し設定は、予定作成画面や予定詳細画面の日時指定部分から、行うことができます。


会議の招集

Googleカレンダーから、直接同僚を会議に招待することができます。予定作成画面の「ゲストを追加」フォームに会議メンバーのメールアドレスを入力することで、招待メールを送信し、場所や時間などを知らせることが可能です。こういった招待時には、(12)ファイルの添付(Googleドキュメントも可)機能や(13)説明文の追加欄も利用すると、会議開催前の情報共有がスムーズです。

Google Meetとの連携

予定作成時に「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックすることで、Googleのweb会議システムであるGoogle Meetの会議リンクを発行し、参加者へメール送信することができます。

Google ToDoリストとの連携

Googleカレンダーでは、Google ToDoリストで作成済みのタスクが表示されます。Googleカレンダーから新たなタスクの作成も行えます(パソコンのみ)。タスクは、ページ左上の「作成」もしくは、タスクを登録したい日をクリックし、出た画面で「タスク」を選択して内容を入力します。

リマインダー機能

Googleカレンダーでは、リマインダーを作成することができます。まず、マイカレンダー内にある「リマインダー」にチェックが入っていることを確認し、後は予定やタスクと同じ要領でリマインダー設定を行います。リマインダーも時間指定や繰り返し設定が可能です。

ゴール設定

Googleカレンダーでは、自分の目標を達成するために計画を立てるゴール設定機能があります。新たなゴールはAndroidのスマホやタブレット、iPhone、iPadのGoogleカレンダーアプリでしか作成できませんが、PCでも表示閲覧は可能です。

ゴールの設定は、自分の目標達成に向けて、1週間にどれだけの時間を費やすか決定するところからスタートします。すると、Googleカレンダーがゴール達成までのスケジュールを自動で設定します。もし、他の予定と重なってしまった場合は、スケジュール調整も自動で行われます。

予約枠の使用

Googleカレンダーの予約枠の機能は、仕事用または学校用Googleカレンダーアカウントでのみ利用可能です。また、この機能を使用できるのは、PCからに限定されます。

その他の便利機能

Googleカレンダーには、検索や印刷、ショートカット機能、カレンダーのインポート/エクスポート機能など、他にも便利な機能が多数搭載されています。

まとめ

本記事では、Googleカレンダーへのアクセス方法や、基本機能である予定の作成・変更・削除に関する基本操作方法、Googleカレンダーのスケジュールを他人や他のツールと共有する方法、表示方法のカスタマイズ、予定の繰り返し設定、会議の招集、Google MeetやGoogle ToDoリストとの連携、タスク・リマインダーの設定など、便利機能について紹介しました。

Googleカレンダーは、繁忙期にうっかり見落としそうなタスクもメールや通知機能でリマインダーを受け取ることで、業務の抜けや洩れを防いだり、会議室の予約システムとしても利用できるなど、さまざまな場面で仕事をサポートしてくれます。UIもシンプルで操作も直感的に行えるため、老若男女、あらゆる方にフィットするクラウドツールと言えるのではないでしょうか。ぜひビジネスでの活用を始めてみてください。

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