令和時代のチームマネジメントとは。鍵になるのはコミュニケーションとタスク管理、そして情報集約。

2024年03月25日(月) コラボレーション

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

働き方や価値観の多様化により、チームマネジメントのあり方も変化しています。以前は先頭でチームを引っ張るリーダー像が主流でした。ですが、現在求められているリーダー像はメンバーが最大限力を発揮するためのサポーター役です。

今回は、時代に合ったチームマネジメントを実践する方法について解説します。鍵となるのは、コミュニケーションとタスク管理、そして情報集約です。あわせて、チームマネジメントを効果的に実践するために役立つツールも紹介しています。ツールも活用しつつ、時代にあったリーダー像を目指しましょう。

 
このような方におすすめです

• 新人育成を効率化したい方
• ノウハウ共有で組織力をあげたい方
• 情報整理のコツを知りたい方


いま求められているチームマネジメントとは

近年の企業では働き方が多様化し、リーダーの在り方も変化を迎えました。ここでは、働き方の多様化(ダイバーシティ)によるマネジメントの変化について解説します。

従来のチームマネジメント

従来のリーダーに求められていたスタイルは、「支配型リーダーシップ」です。チームの目標や方針はリーダーの判断に委ねられており、それに従ってチームメンバーが働いていました。リーダーの裁量が非常に大きいため、意思決定をスピーディーに行えることがメリットです。一方で、チームメンバーの意見を反映しづらい側面もあります。

現在求められているチームマネジメント

現在は「サーバントリーダーシップ」と呼ばれるスタイルが主流です。チームの1人ひとりがスキルを最大限発揮できるよう、リーダーはメンバーと同じ目線に立ってサポートします。メンバーの裁量が大きい中で生産性を高めるには、1人ひとりの積極性を高めることが必要です。そのために、マネジメントを通してメンバーの「会社やチームに貢献したい」という意識を養います。

チームマネジメントが変化した理由

チームマネジメントが変化したきっかけは、コロナ禍による働き方の変化です。コロナ以前から働き方の多様化は徐々に進んでいました。そのうえで、緊急事態宣言を機にリモートワークを導入する企業が急増したのは、記憶に新しいでしょう。

対面コミュニケーションではリーダーによるメンバーへの意識共有が比較的容易でした。ですが、接する時間が限られているリモートワーク下ではハードルが高いものです。そうした理由から、強力なリーダーシップが、メンバーの自主性を尊重するマネジメントへと変化しました。


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いまのチームマネジメントに必要な要素

リーダーが新時代のマネジメントを実行するために、取り入れるべき要素を解説します。

情報をオープンにする

部署で扱う情報は、チームメンバー全員がアクセスできる状態にすることが大切です。限られたメンバーのみで情報を占有してしまうと、メンバーごとの意識にバラつきが生まれてしまいます。よくある事例が、「朝礼でその場にいるメンバーだけに伝える」「役職者だけで共有する」などです。そうした事態を防げるような、情報共有の仕組みづくりに取り組みましょう。フルリモートの人がいてもチームの一員として巻き込めるかどうか、を基準に考えるのがオススメです。

活発なコミュニケーション

コミュニケーションを活性化するために、リーダーから積極的に声掛けをしましょう。メンバー全員の意見を把握するためには、自発的な発言を待つだけでは不十分です。意見を聞く際は、傾聴の姿勢を意識したフラットなコミュニケーションを心掛けるといいでしょう。チーム全員でのコミュニケーションと、1on1でのコミュニケーションを使い分けることで、相乗効果が期待できます。

目標達成能力の育成

メンバーが自力で目標を達成できるようなコーチングを心掛けましょう。新人育成の場合、十分な指導を行わないのは問題です。だからといって、1から10まで全て指示してしまっても自分で考える力を育めません。やり方をこまめに教えるのではなく、目標設定をこまめに行うよう心掛けましょう。そうすることで、目標を達成するにはどうしたらいいかメンバー自身が考えるよう促せます。新人以外に対しても同様に、各々のスキルをしっかり把握したうえで、その人に合った目標設定を行いましょう。

関連記事:マネジメントに必要な能力は5つ!能力アップのための取り組みも解説

チームマネジメントを実践するコツ

マネジメントのスタイルが変化する中でチームが最大限の成果を上げるには、オンラインツールを効果的に活用しましょう。

クラウドサービスで情報を一元化する

リモートワークであっても各自の業務状況に目が届くよう、データをオンライン上で共有しましょう。日報や作業過程、商談メモなどあらゆる情報を共有するのがオススメです。それにより、リーダーがメンバーの状況を把握でき、最適なタイミングでのコミュニケーションを図れます。チームメンバーにとっても、チーム内の動きを把握できるだけでなく、他の人からアイデアを貰えるメリットがあります。

情報一元化には、ドキュメント編集やファイル共有、他ツールからの情報取得などを一手に担える社内wikiツールがオススメです。理由については、こちらの記事をご覧ください。

社内wikiはなぜ情報共有ツールとして便利なのか?4つのメリット

オンラインコミュニケーションを活用する

ビジネスチャットツールやweb会議ツールを導入して、働く場所を問わず気軽にやり取りできる体制を整えましょう。チーム内コミュニケーションの活性化を期待できる一方で、情報が流れていってしまうデメリットもあります。何度も振り返るような重要な情報は、掲示板を活用するのがオススメです。情報の種類に合わせてツールを適切に使い分けましょう。

コミュニケーション活性化のポイントについては、こちらの記事をご覧ください。

リモートワークにおける社内コミュニケーションの課題と活性化のメリット・ポイントを徹底解説

こまめなタスク管理

Googleカレンダーやガントチャートツールを使ってタスクを管理しましょう。タスク管理のコツは、日報と同じようにツールに各自の業務を入力することです。それにより、チーム全体の目標に向けて順当に進めているかを把握できるでしょう。個人のタスク状況に合わせて、リーダーは適切な指示やアドバイスが行えます。さらに、各自の生産性を把握するのにも役立つでしょう。タスク管理ツールを他の情報共有ツールと連動させるとより効果的です。

スケジュール管理におすすめのツールや活用ポイントは、こちらの記事をご覧ください。

スケジュールの管理・共有におすすめアプリ3選!上手に活用するポイントも解説

チームマネジメントに社内wikiが便利な理由

いまの時代に合ったチームマネジメントを実践するには、社内wikiを導入するのがオススメです。その理由を解説していきます。

情報を簡単に共有できる

社内wikiは、Googleドキュメントと同じようにクラウド上で文書を共同編集できるツールです。変更履歴が自動で残るので、進捗状況を可視化できるうえ、バージョン管理も簡単に行えます。

また、ファイルのアップロードや外部共有など、オンラインストレージのような機能があることも特徴です。中にはドキュメントファイルやPDFの本文まで検索できるツールもあるため、探したい情報がスピーディーに見つかります。

共有した情報は、誰が編集・アップロードしたのか分かるようになっています。この特徴を活用して、「疑問があればアップロードした人に確認する」という社内ルールを作るといいでしょう。そうすることで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

チームで問題解決できる

社内wikiにある、他のメンバーを巻き込んで業務を行うための機能も便利です。掲示板機能を使うと複数人でディスカッションできますし、FAQ機能ではチームメンバーを頼って疑問を解消できます。コミュニケーションが活発になるうえ、チームの一員としての意識も醸成しやすいです。

くわえて、問題解決の経緯はチームのナレッジとして社内wikiに集積されていきます。そのため、「他のメンバーに同じことばかり何度も聞かれる」といった悩みも解消できるでしょう。

複数のツールと連携ができる

社内wikiは、さまざまなツールと連携しながら使うこともできます。連携できるツールは、スケジュール管理ツールやオンラインコミュニケーションツール、顧客管理ツール、SNSなど様々です。

既存のツールを社内wikiに連携すると、自動で情報を社内wikiに集約できます。そのため、最小限の作業コストで複数のツールを運用することが可能です。さらに、リーダーがリモートワーク中であっても、チーム全体を把握しやすくなります。それをもとに、メンバー個人に対して適切なアプローチを実現していきましょう。


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まとめ

多様な働き方をしつつ生産性向上を狙うために、社内wikiツールを導入してチームマネジメントを行うのがオススメです。どこからでも情報にアクセスできるうえ、リーダーは各メンバーの進捗を把握しやすくなります。複数のツールと連携しながら、フラットで生産性の高いチームづくりに活かしてみてはいかがでしょうか。

 
このような方におすすめです

• 新人育成を効率化したい方
• ノウハウ共有で組織力をあげたい方
• 情報整理のコツを知りたい方


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