【2024年版】ファイル管理とは何か？おすすめツール10選を徹底比較！ポイントも詳しく紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

従業員のファイル管理が煩雑になってしまっている、ファイル管理のおすすめツールを知りたい、と考える担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
適切なファイル管理には、一定のルールを定めることが必要になります。従業員の個々の判断で好き勝手に管理してしまうと、管理するための様々なコストが膨らんでしまうことになります。
本記事では、おすすめのファイル管理ツールをはじめ、ファイル管理の概要、うまくいかない理由、適切に管理するポイントにも触れていきます。

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ファイル管理とは

ファイル管理とは、PCやスマホに保存されているファイルを適切に保存し、いつでもすぐ取り出せるように整理することです。
ファイルを整理せずにそのままにしておくと、後から見返した時にどこに保存したのかわからない、重要なデータかわからずに削除してしまう、必要なときに紛失したことを思い出す、という恐れもあります。
ファイル管理を上手に行うためには、企業内で共通したルールを定め、適切な方法で管理を続けることが大切です。

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ファイル管理がうまくいかない原因

ファイル管理がうまくいかない原因について、以下3点を紹介します。

全て同じフォルダへ保存する
ファイル名の統一性がない
デフォルトのダウンロードフォルダを利用

それぞれ、解説していきます。

全て同じフォルダへ保存する

ファイル管理がうまくいかない原因の1点目は、全て同じフォルダへ保存することです。例えば、とりあえず見やすいデスクトップ上に保存する、まずは一時的な保存用のフォルダに保存し、後で時間があるときに移動する、などがあります。
最初に保存するフォルダを曖昧にしておくと、後から移動するときにデータが多くて大変だと感じてしまいますし、後から他の場所に変えようと思ってとりあえず一次フォルダに保存しても結局何も手をつけることなく管理が煩雑になる可能性も高いです。
全て同じフォルダへ保存することは、ファイル管理が正しく行われない原因の一つです。

ファイル名の統一性がない

ファイル管理がうまくいかない原因の2点目は、ファイル名の統一性がないことです。ファイル名が適切でないと、他の従業員が見た時に中に何が書いてあるのかわかりにくく、そもそも何を目的としたファイルなのかがわからなくなります。
また、作成した人が半年後、1年後見たときにすぐにわかるかどうかも怪しいでしょう。ファイル名の統一性がないとファイルを探すのに多くの時間を要してしまうことになります。
「日付＋内容＋Ver」など、組織で共通した適切なルールを設定することが望ましいです。

デフォルトのダウンロードフォルダを利用

ファイル管理がうまくいかない原因の3点目は、デフォルトのダウンロードフォルダを変えておらず、頻繁に利用していることです。
Webブラウザからファイルをダウンロードする際に、既定のダウンロードフォルダを変えないままでいると、そこに保存したファイルを意識することなく、削除しないまま放置してしまいがちです。そうなるとどんどん不要なファイルが増えていき、ディスクの容量圧迫にもつながります。また、機密性の高いファイルをダウンロードフォルダに置きっぱなしにすることも危険です。
デフォルトのフォルダを従業員が毎日参照するフォルダに変える、ダウンロード後終わったら削除する運用を徹底するなど、見直しが必要になります。

ファイル管理を適切に行うためのポイント

ファイル管理を適切に行うためのポイントについて、以下7点を紹介します。

用途を明確にする
作成・更新日付を記載する
ファイル名にルールを決める
フォルダ名のルールを決める
利用しないファイルは削除・退避する
タグ機能の活用
ツールの活用

それぞれ、解説していきます。

用途を明確にする

ファイル管理を適切に行うためのポイントの1点目は、用途を明確にすることです。ファイルを何に使うのか、保管用なのか、マニュアルなどの日々参照するものか、テンプレートとして編集するものか、もしくは検索するものかなど、明確にしましょう。
またファイルにはどのような情報が入っているか、営業が管理する顧客情報なのか、社内書類なのか、どのような画像が含まれているのかなども合わせて分かると便利です。
用途が決まれば自ずと保管期限も決まり、適切な管理が可能となります。

作成・更新日付を記載する

ファイル管理を適切に行うためのポイントの2点目は、作成・更新日付を記載することです。
いつ作ったか誰が作ったか、最新の日付はどれかがわかるようにしましょう。作成更新日付をファイル名に正確に記載していると、類似した資料が存在した場合にに、どれが最新かがわかるようになります。WindowsなどのOSが設定している登録日付もありますが、ファイルの内容を少しでも編集すると日付が新しくなるため、ファイル名としても作成・更新日付を記載することが大切です。

また、一般的にビジネス文書は本文中にも日付を記載するのがルールです。以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

ファイル名にルールを決める

ファイル管理を適切に行うためのポイントの3点目は、ファイル名にルールを決めることです。誰が何のために作成したファイルなのか、目的を明確にし、誰にでも伝わる名称にするため、ルールを定めて統一しましょう。
例えば、以下のようなルールがあります。

担当者名_内容_日付
日付_内容_担当者_Version

項目設定、順番、全角半角統一、区切り文字の統一など、目的に合わせてしっかりとルールを決めましょう。

フォルダ名のルールを決める

ファイル管理を適切に行うためのポイントの4点目は、フォルダ名のルールを決めることです。ファイル管理には、ファイル名だけでなく上位フォルダのルールも必要です。
例えば以下の項目をルールとして定めるとよいでしょう。

通し番号
顧客名
地域
タスク・業務毎など
階層ルール、深くしないこと３〜４階層まで

フォルダに関しても、利用目的に合わせて統一したルールを定めましょう。自分だけでなく、従業員誰もが共通したルールで運用していくことが大切です。

利用しないファイルは削除・退避する

ファイル管理を適切に行うためのポイントの5点目は、利用しないファイルは削除・退避することです。一定期間経って不要になった、参照しないデータは適切に処分しましょう。
必要なものの長期間使わないファイルに関しては、クラウドに保存もしくはメディアに保存するなど、PCに残さずに退避することも大事です。
最新のVersionだけ保存し、重複がないように適切に削除・退避しましょう。

タグ機能の活用

ファイル管理を適切に行うためのポイントの6点目は、タグ機能を活用することです。Windows 10では標準で搭載されている機能で、タグ付けを行うファイルを右クリックし、「プロパティ」の「詳細」タブから、設定することができます。
自由度は高くないものの、タグをつければ検索性も上がるため、機能を使って管理することもおすすめです。

ツールの活用

ファイル管理を適切に行うためのポイントの7点目は、ファイル管理のツールを活用することです。ファイルを保存するだけでなく、編集面・検索性においても優れているものを選ぶことが望ましいです。例えば、ファイルの補足情報をwikiのように書き込める機能があると、ファイルを開かなくとも必要な情報が書かれているか判断ができ、とても便利と言えます。
ツールを活用する際は、既存のファイル管理から移行が容易にできるかも確認しましょう。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

ファイル管理マニュアルを作成するコツ

ファイル管理のルールはマニュアルとして明文化して、社内で周知すると効果的です。ここでは、ファイル管理マニュアルを作成する際のポイントを解説します。

テンプレートを用意する

ファイル管理のルールは臨機応変に更新していくことが大切ですが、社員1人ひとりが自由にルールを変えていくのも問題です。ルールが統一されていないと、他のメンバーや他部署とファイルをやりとりする際に分かりづらくなってしまいます。そこで、ルールのベースとなる全社共通のテンプレートを用意しましょう。それをもとに部署ごとでファイル管理マニュアルを作成していくと、現場目線の使いやすいルールを策定できます。

クラウド上で管理する

せっかくファイル管理のルールを記載したマニュアルを作っても、マニュアル自体の所在が分からなくなってしまうとルールが浸透しません。紙やPCの共有フォルダ上で管理している場合、最新バージョンがどれか分かりづらく、誤操作でファイルを消してしまうリスクもあります。そうした悩みを解決するのが、Webで簡単にマニュアル作成やナレッジ共有ができる「社内wikiツール」です。社内wikiツールではクラウド上で管理するため、常に最新のルールが確認できます。また、ファイル共有も可能な社内wikiツールもあるため、マニュアル作成とファイル共有を1つのツールを行うことも可能です。

関連記事：【2024年版】社内wikiツールおすすめ15選（有料・無料）

ファイル管理おすすめツール10選を徹底比較

NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、PowerPointやWordファイルをアップロードして、簡単にファイル共有できます。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

NotePM
URL: https://notepm.jp/

Googleドライブ

Googleドライブはコンテンツを格納し、共有するためのサービスです。企業はもちろん個人でも利用可能です。端末を問わないため、どのデバイスからもファイルを保存、共同、共同編集することが可能になります。暗号化されているため、ファイルアクセス時にも安全に利用可能です。

Googleドライブの特徴

100種類以上の形式に対応でファイル変換不要
AIとテクノロジーによる検索速度最大50%向上
15GBのストレージをチームで無料利用可能

URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

Box

Box社が提供する世界中で活用されているセキュアなファイル共有サービスです。7段階の権限レベルとアクセス管理機能や共有有効設定、パスワード保護、ファイルアクセス限定機能等、ゼロトラストのセキュリティ機能により情報のフローを保護することで、ファイアウォール外であっても安心して共有できるという特徴を持ちます。

Boxの特徴

社内外問わず誰とでも簡単に共有可能
120種類以上のファイルのプレビューが可能
1ユーザーあたり月額3,000円から利用可能

URL: https://www.box.com/ja-jp

firestorage

firestorageはデータを送ることに大変優れたサービスです。ファイル共有、送信だけでなく、保存機能や、簡単にアップロードすることも可能です。テレワーク時も簡単に操作できるように作られており、知識を持たなくても利便性が高いといえます。個人も企業も無料で使えますが、セキュリティの高いSSL通信でファイル共有したい場合、大容量データを送りたい場合は有料プランが必要です。

firestorageの特徴

簡単操作・セキュリティ機能を兼ね備えた国産サービス
無料で使えるオンラインストレージ
セキュリティ万全な有料プランも用意

URL: https://firestorage.jp/

FenrirFS

FenrirFSは、あらゆるファイルにラベルを付けて管理する、整理の必要ないファイル管理サービスです。直感的なラベル機能、画像以外にも対応したプレビュー機能、自動同期機能を搭載しファイルの見つけやすさを追求しています。分類が苦手だけど美しくファイルを整理したい、という方に適しています。

FenrirFSの特徴

ファイルをラベルで分類することで管理を実現
アーカイブ機能で整理・取り出しが簡単
無料で利用可能、WindowsPCのみ対応

URL: https://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/

Dropbox Business

Dropbox Businessは安全でスマート、かつシームレスにファイル共有できるビジネス向けのサービスです。契約者はメールとチャットで優先的に問い合わせすることができ、運用中も気軽にコンタクトを取ることができます。また、バックアップ・リストア機能により、180日以内であれば、削除したファイルを復元することも可能です。

Dropbox Businessの特徴

シングルサインオン統合に対応したプランも有り
チームや個人向けに様々なプランを用意
1ヶ月間無料体験版利用可能

URL: https://www.dropbox.com/ja/business

OneDrive for Business

OneDrive for Businessはビジネス向けに設計された、Microsoft社が提供するファイル共有サービスです。One Driveに比べて共有、共同編集機能に強みを持ちます。TeamsやShare Pointからも重たいデータを簡単にアップロードし共有することが可能です。外出先からでも制限がないようにOne Driveアプリも用意されています。

OneDrive for Businessの特徴

Microsoft製品を連携したシームレスな共同作業
オフライン編集も次回接続時に自動同期
1ユーザー月額540円から利用可能

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

Fleekdrive

Fleekdriveは強固なセキュリティ機能を備えた、企業向けのオンラインストレージサービスです。誰もが使いやすいインタフェースを用意しており、リモートワーク時も素早く、かつ安全なファイル共有を可能とします。文章管理機能も持ち、全文検索にも対応しています。SalesForceなどのサービスやデバイスとの連携も可能で柔軟な使い方ができます。

Fleekdriveの特徴

企業の情報資産を守る高度なセキュリティ機能を搭載
問い合わせやヒアリングで導入前からのサポート有
全プラン30日間無料利用可能

URL: https://www.fleekdrive.com/

DirectCloud-BOX

DirectCloud-BOXは利便性とセキュリティの両方を兼ね備えた、クラウドストレージサービスです。きめ細やかなセキュリティ機能を持ち、国内企業の厳格なセキュリティ要件を満たしていながらも、高度な検索機能、プレビュー機能、オンライン編集などスマートで便利な機能を豊富に搭載して使い勝手への企業評価も高いです。

DirectCloud-BOXの特徴

ファイルサーバーと同等の操作感を実現
ユーザー数に関係なく初期費用無料
最大10GBまでの大容量ファイルに対応

URL: https://directcloud.jp/

Fileforce

Fileforceの特徴

Fileforceは業界・業種を問わない、あらゆるビジネスで活用可能な国産型のクラウドストレージサービスです。ファイルサーバーやNASと変わらない運用方法、簡単な操作性を実現しています。スムーズに業務を遂行でき、クラウドでありながらローカルPCのディスクのようだと快適に感じる企業も多いです。

軽快なレスポンスとストレスの無い操作性両方を実現
サービスの企画・開発・運用・管理を全て日本国内で実施
30日間の無料トライアル利用が可能

URL: https://www.fileforce.jp/

ファイル管理ツール導入時の注意点

ファイル管理ツールは便利なサービスですが、重要なファイルをクラウド上のみで保管しているのは問題です。誤操作によってファイルを消してしまう可能性がありますし、該当のファイルを復元できない可能性はゼロではありません。定期的にオンプレミス型のサーバーにバックアップを取ったり、複数のファイル管理ツールを使い分けたりするなどして、情報漏洩や紛失の可能性を回避しましょう。

マニュアル作成・ファイル共有が簡単できるサービス「NotePM」
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まとめ

本記事では、ファイル管理のおすすめツールについて解説しました。ファイル管理は従業員個人に任せると煩雑になりがちで、不要なものも増えてしまいます。組織全体で統一したルールを定めて、ファイル管理の効率化を測りましょう。ファイル管理マニュアルは、クラウドツールを使って編集・共有するのがおすすめです。 NotePMを活用すると、どこに何のファイルがあるのかをwikiに記載しながら従業員のナレッジを共有できます。wikiの変更履歴は自動で保存されるため、いつ誰が更新したのか確認可能です。

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