適切なファイル管理には、一定のルールを定めるのが重要です。しかし、ファイル管理が煩雑になってしまいファイル管理ツールの導入を検討している担当者もいるでしょう。
本記事では、ファイル管理のポイントやツールのメリット・選び方などを解説します。ファイル管理に悩んでいる担当者は、ぜひ本記事を参考に、ファイル管理ツールを検討してみてください。
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WEB上で使える！検索性に優れたファイル共有ツール「NotePM」
目次
ファイル管理とは
適切にファイル管理をすることで、必要なデータを素早く取り出せるようになるので、業務効率化と生産性向上につながります。また、データの紛失や誤削除も防げるため、情報漏洩リスクの低減やセキュリティ強化にも効果的です。
ただし、ファイル管理をする際は、用途や仕事のカテゴリーに基づいて分類し、誰もが同じ基準でファイルを探せるようにしましょう。昨今では、専用のファイル管理ツールも充実しているので、効率良く管理を進められるのも特徴です。
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WEB上で使える！検索性に優れたファイル共有ツール「NotePM」
ファイル管理ツールは3つのタイプに分かれる
ファイル管理ツールは、以下の3つのタイプに分かれます。
- 社内文書の作成・共有型
- 社内文書の保管・活用型
- 社外との情報共有型
ツールの特性の違いを理解することで、適切なファイル管理ツールを選べるようになるでしょう。
社内文書の作成・共有型
社内文書の作成・共有型のファイル管理ツールは、ファイルの保管と作成に特化したタイプです。埋もれているナレッジを言語化して共有したり、複数メンバーで業務マニュアルを作成したりする際に向いています。
また、テンプレート機能が豊富なツールが多いので、マニュアルやナレッジ文書を効率良く作成できるのも特徴です。共同作業がしやすい傾向にあるため、チームのコミュニケーションも活性化させられるでしょう。
社内文書の保管・活用型
社内文書の保管・活用型のファイル管理ツールは、あらゆる種類のファイルの適切な保管・管理に向いているタイプです。社内規定や報告書・稟議書といった重要文書の共有から、プロジェクトでの共同作業まで、幅広い用途に対応できます。
また、ファイルごとに詳細なアクセス権限を設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるのも特徴です。申請・承認のワークフロー機能を備えたツールもあるので、業務プロセス全体の効率化が図れるでしょう。
社外との情報共有型
社外との情報共有型のファイル管理ツールは、クラウドストレージを活用して、社内外の関係者とファイル共有できるタイプです。
アクセス権限やダウンロード制限の詳細な設定ができるので、外部プロジェクトメンバーや取引先とも安全にデータを共有できます。ただし、データを共有する際は、ログ管理やウイルス対策などのセキュリティ対策も欠かせません。
ファイル管理がうまくいかない3つの原因
ファイル管理がうまくいかない原因は、以下の3つです。
- 全て同じフォルダへ保存している
- ファイル名の統一性がない
- デフォルトのダウンロードフォルダを利用
うまくいかない原因を理解することで、効果的な対策が立てられるでしょう。
全て同じフォルダへ保存している
ファイル管理がうまくいかない原因の1点目は、以下の例のように全て同じフォルダへ保存することです。
- とりあえず見やすいデスクトップ上に保存する
- 一時的な保存用のフォルダに保存し、あとで時間があるときに移動する
最初に保存するフォルダを曖昧にしておくと、後から移動するときにデータが多く、負担に感じてしまいます。また、あとから他の場所に変えようと、一次フォルダに保存してそのままになってしまい、管理が煩雑になる可能性も高いでしょう。
ファイル名の統一性がない
ファイル管理がうまくいかない原因の2点目は、ファイル名の統一性がないことです。ファイル名が適切でないと、他の従業員が見たときに中に何が書いてあるのかわかりにくく、そもそも何を目的としたファイルなのかがわからなくなります。
また、作成した人が半年後、1年後見たときにすぐにわかるかどうかも怪しいでしょう。ファイル名の統一性がないとファイルを探すのに多くの時間を要してしまうことになります。
「日付＋内容＋Ver」など、組織で共通した適切なルールを設定することが望ましいです。
デフォルトのダウンロードフォルダを利用
ファイル管理がうまくいかない原因の3点目は、デフォルトのダウンロードフォルダを変えておらず、頻繁に利用していることです。
Webブラウザからファイルをダウンロードする際に、既定のダウンロードフォルダを変えないままでいると、保存したファイルを意識することなく、削除しないまま放置してしまいがちです。
そうなるとどんどん不要なファイルが増えていき、ディスクの容量圧迫にもつながります。また、機密性の高いファイルをダウンロードフォルダに置きっぱなしにすることも危険です。
デフォルトのフォルダを従業員が毎日参照するフォルダに変える、ダウンロード後終わったら削除する運用を徹底するなど、見直しが必要になります。
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適切なファイル管理の7つのポイント
適切にファイル管理をするためのポイントは、以下の7つです。
- 用途を明確にする
- 作成・更新日付を記載する
- ファイル名にルールを決める
- フォルダ名のルールを決める
- 利用しないファイルは削除・退避する
- タグ機能を活用する
- ファイル管理ツールを活用する
ポイントを押さえることで、効率よくファイル管理を進められるでしょう。
用途を明確にする
ファイル管理を適切に行うためのポイントの1点目は、用途を明確にすることです。
保管用なのかマニュアルなどの日々参照するものかなどを明確にしましょう。
またファイルにはどのような情報が入っているか、営業が管理する顧客情報なのか、社内書類なのか、どのような画像が含まれているのかなども合わせて分かると便利です。
用途が決まれば自ずと保管期限も決まり、適切な管理が可能となります。
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作成・更新日付を記載する
ファイル管理を適切に行うためのポイントの2点目は、作成・更新日付を記載することです。
いつ作ったか誰が作ったか、最新の日付はどれかがわかるようにしましょう。
作成更新日付をファイル名に正確に記載していると、類似した資料が存在した場合にに、どれが最新かがわかるようになります。WindowsなどのOSが設定している登録日付もありますが、ファイルの内容を少しでも編集すると日付が新しくなるため、ファイル名としても作成・更新日付を記載することが大切です。
また、一般的にビジネス文書は本文中にも日付を記載するのがルールです。以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
＞関連記事：【例文付き】ビジネス文書のルールやテンプレートを紹介！社内文書・社外文書それぞれの書き方とは？
ファイル名にルールを決める
ファイル管理を適切に行うためのポイントの3点目は、ファイル名にルールを決めることです。誰が何のために作成したファイルなのか、目的を明確にし、誰にでも伝わる名称にするため、ルールを定めて統一しましょう。
たとえば、以下のようなルールがあります。
- 担当者名_内容_日付
- 日付_内容_担当者_Version
項目設定、順番、全角半角統一、区切り文字の統一など、目的に合わせてしっかりとルールを決めましょう。
フォルダ名のルールを決める
ファイル管理を適切に行うためのポイントの4点目は、フォルダ名のルールを決めることです。ファイル管理には、ファイル名だけでなく上位フォルダのルールも必要です。
例えば以下の項目をルールとして定めるとよいでしょう。
- 通し番号
- 顧客名
- 地域
- タスク・業務ごとなど
- 階層ルール、深くしないこと３〜４階層まで
フォルダに関しても、利用目的に合わせて統一したルールを定めましょう。自分だけでなく、従業員誰もが共通したルールで運用していくことが大切です。
利用しないファイルは削除・退避する
ファイル管理を適切に行うためのポイントの5点目は、利用しないファイルは削除・退避することです。一定期間経って不要になった、参照しないデータは適切に処分しましょう。
必要なものの長期間使わないファイルに関しては、クラウドに保存もしくはメディアに保存するなど、PCに残さずに退避することも大事です。
最新のVersionだけ保存し、重複がないように適切に削除・退避しましょう。
タグ機能を活用する
ファイル管理を適切に行うためのポイントの6点目は、タグ機能を活用することです。Windows 10では標準で搭載されている機能で、タグ付けを行うファイルを右クリックし、「プロパティ」の「詳細」タブから、設定できます。
自由度は高くないものの、タグをつければ検索性も上がるため、機能を使って管理することもおすすめです。
ファイル管理ツールを活用する
ファイル管理を適切に行うためのポイントの7点目は、ファイル管理のツールを活用することです。ファイルを保存するだけでなく、編集面・検索性においても優れているものを選ぶことが望ましいです。
たとえば、ファイルの補足情報をwikiのように書き込める機能があると、ファイルを開かなくとも必要な情報が書かれているか判断ができ、とても便利と言えます。
ツールを活用する際は、既存のファイル管理から移行が容易にできるかも確認しましょう。
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ファイル管理ツールを利用する3つのメリット
ファイル管理ツールを利用するメリットは、以下の3つです。
- 業務効率の向上
- リスクの低減
- 保存容量の削減
メリットを理解することで、積極的にファイル管理ツールの導入を進められるでしょう。
業務効率の向上
ファイル管理ツールを利用することで、必要なファイルに迅速にアクセスできるようになります。ファイルを探す時間が削減されるため、業務の流れがスムーズになり、社員一人ひとりの生産性が向上するでしょう。
また、ファイルの変更履歴が明確に記録されるファイル管理ツールは、旧バージョンの誤使用の防止や修正の経緯の確認も可能です。
リスクの低減
ファイル管理ツールを活用することで、ファイルを一元管理できるため、紛失リスクを低減できます。また、データの復元機能も搭載されているので、誤って上書き保存してしまった場合でも、重要な情報の損失を防げるのが特徴です。
顧客情報や契約書などの機密性の高い文書には、重要度に応じたセキュリティレベルを設定し、内部不正や情報漏えいを防止できます。
保存容量の削減
ファイル管理ツールを利用すれば、不要なファイルや重複したデータを見つけやすいので、限られたストレージ容量を最大限に活用できます。ストレージの使用効率が上がることで、月々の費用負担が軽減されるだけでなく、管理にかかる手間の削減も可能です。
また、古いファイルの誤共有も防止できます。
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ファイル管理ツール4つの選び方
ファイル管理ツールの選び方のポイントは、以下の4つです。
- 目的に合ったツールか
- セキュリティ対策は万全か
- 必要な機能は揃っているか
- ファイルの検索はしやすいか
ファイル管理ツールの選び方を知って、自社の目的に合ったツールを見極めましょう。
目的に合ったツールか
ファイル管理ツールを効果的に活用するには、導入目的を明確にするのが重要です。現状の課題を具体的に洗い出し、ツールで解決したい問題を特定しましょう。
無料トライアル期間を設けているツールもあるので、実際の業務で使用して操作性や機能を確認しておくのがおすすめです。目的に合ったツールであれば、継続的な利用と高い満足度につながります。
セキュリティ対策は万全か
外部からの不正アクセスや内部不正・ヒューマンエラーによる情報漏えいなど、さまざまなリスクからデータを守るためには、セキュリティ対策が欠かせません。
データの暗号化や2段階認証といった基本的な防御機能や、アクセスログの取得機能が備えられているかを確認しましょう。
また、情報の不適切な持ち出しを防ぐには、ファイルのダウンロードや印刷を制限する機能も重要です。国際セキュリティ資格のISO27001認証を取得しているツールであれば、厳しい基準をクリアしているため安心して利用できます。
必要な機能は揃っているか
ファイル管理ツールを選ぶ際は、基本的な編集・共有機能に加えて、以下のような自社のニーズに対応できる機能が揃っているかを確認する必要があります。
- 複数部署での共同編集
- 紙資料の電子化
- 既存システムとの連携
また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの各種デバイスへの対応状況も確認しましょう。グローバル展開している企業であれば、海外からのアクセス性も重要です。
ファイルの検索はしやすいか
検索機能が充実しているツールであれば、効率良く必要なファイルを見つけられます。
そのため、全文検索やあいまい検索・属性検索など、さまざまな検索方法が用意されているツールを選びましょう。タイトルやタグ・フォルダ名での絞り込み機能もおすすめです。
また、サムネイル表示やプレビュー機能があるツールなら、ファイルを開かずとも内容を確認できるので、作業効率を向上させやすいでしょう。
無料でも使えるおすすめのファイル管理ツール10選
無料でも使えるおすすめのファイル管理ツールは、以下の10種類です。
- NotePM
- Googleドライブ
- Box
- firestorage
- FenrirFS
- DropboxBusiness
- OneDrive for Business
- Fleekdrive
- DirectCloud-BOX
- Fileforce
目的や用途に合ったツールを使うことで、効率良くファイル管理を進められるでしょう。
NotePM
NotePMは、社内版ウィキペディアをコンセプトにした、ナレッジ共有に特化しているツールです。マニュアル作成から社内ポータル構築まで、幅広い用途に対応できます。
2段階認証を採用した高度なセキュリティ体制により、安全に取引先との情報共有ができるのも特徴です。
| 料金 | 4,800円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・マニュアル作成 ・ファイル共有 ・チャット連携 |
URL: https://notepm.jp/
Googleドライブ
Googleドライブは、Googleが提供する定番のクラウドストレージサービスです。AIとテクノロジーの活用により、検索速度が最大50%向上し、必要なファイルに素早くアクセスできるようになりました。
15GBのストレージを活用すれば、個人利用から小規模なチーム利用まで、コストをかけずにファイル管理を始められます。
| 料金 | Business Starter：800円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ファイル保存 ・共同編集 ・AIによる検索 |
URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Box
Boxは、企業向けに設計された高機能なクラウドストレージサービスです。120種類以上のファイル形式のプレビューに対応し、WordやExcel、PDFなどを直接閲覧できます。
また、7段階の権限レベル設定やパスワード保護など、セキュリティ機能も充実しているので、機密性の高い情報も安全に管理できるでしょう。
| 料金 | Business：1,881円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・コンテンツ管理 ・ファイル共有 ・セキュリティ管理 |
URL: https://www.box.com/ja-jp
firestorage
firestorageは、シンプルな操作性が特徴の国産ファイル管理ツールです。専門知識がなくても直感的に操作できるため、導入後すぐに活用を始められます。
大容量データの送信やアップロードにも対応しているため、さまざまなビジネスシーンで活用しやすいでしょう。
| 料金 | ライト会員：1,037円/月～ |
| 無料プラン | あり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・大容量アップロード ・ファイルグループ化 |
FenrirFS
FenrirFSは、フェンリル社が開発した、直感的な操作性が特徴のファイル管理ツールです。
ドラッグ&ドロップによる簡単操作で、大容量ファイルも効率良く管理できます。
自動振り分け機能により、手動での整理作業も大幅に削減できるため、日々のファイル管理の負担を軽減できるでしょう。
| 料金 | 無料 |
| 無料プラン | あり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ラベル管理 ・自動振り分け ・Google連携 |
URL: https://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/
Dropbox Business
DropboxBusinessは、世界7億人以上が利用するクラウドストレージの法人向けサービスです。大容量ファイルを円滑に共有できるため、企業での大量のデータのやり取りにも向いています。
非営利機関や教育機関向けの割引制度も用意されているので、予算に応じた導入を検討できるでしょう。
| 料金 | Plus：1,200円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり ※Plusプラン除く |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ファイル共有 ・共同編集 ・セキュリティ管理 |
URL: https://www.dropbox.com/ja/business
OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供する、ビジネス向けの高機能クラウドストレージサービスです。Microsoft製品と連携できるため、TeamsやSharePointからも大容量データを簡単にアップロード・共有できます。
そのため、Microsoft製品を日常的に使用している企業では、業務効率を向上させやすいでしょう。
| 料金 | Microsoft 365 Business Basic：899円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・Microsoft製品連携 ・大容量ストレージ |
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
Fleekdrive
Fleekdriveは、企業の情報資産を効率良く活用できる、高機能なオンラインストレージサービスです。Salesforceを始めとする外部サービスとの連携機能も充実しているので、既存の業務フローにスムーズに組み込めます。
事前相談から運用開始後のサポートまで、きめ細かなサポート体制が整っているのも特徴です。
| 料金 | Team：600/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ファイル共有 ・自動化機能 ・セキュリティ管理 |
URL: https://www.fleekdrive.com/
DirectCloud-BOX
DirectCloud-BOXは、ファイルサーバーと同等の使い勝手を実現したクラウドストレージサービスです。最大10GBまでの大容量ファイル対応と3TB以上のストレージ容量により、大規模なデータ管理にも対応できます。
国内企業の厳格なセキュリティ要件をクリアする高度な保護機能を備えているので、社内外の取引先と安全にファイル共有が可能です。
| 料金 | スタンダード：36,000円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ファイル共有 ・セキュリティ管理 ・大容量対応 |
Fileforce
Fileforceは、国内で全ての開発・運用をする、高品質な国産クラウドストレージサービスです。ランサムウェアによる被害ゼロの実績を持ち、データと通信の完全暗号化による高水準のセキュリティを備えています。
非同期型のオンラインストレージなので、軽快なレスポンスと快適な操作性が特徴です。
| 料金 | Small Business：990円/月～ |
| 無料プラン | 無料トライアルあり |
| 対応OS | マルチデバイス対応 |
| 主な機能 | ・ファイル共有 ・セキュリティ管理 ・非同期型ストレージ |
URL: https://www.fileforce.jp/
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ファイル管理マニュアルを作成するコツ
ファイル管理のルールはマニュアルとして明文化して、社内で周知すると効果的です。ここでは、ファイル管理マニュアルを作成する際のポイントを解説します。
テンプレートを用意する
ファイル管理のルールは臨機応変に更新していくことが大切ですが、社員1人ひとりが自由にルールを変えていくのも問題です。ルールが統一されていないと、他のメンバーや他部署とファイルをやりとりする際に分かりづらくなってしまいます。
そのため、ルールのベースとなる全社共通のテンプレートを用意するのがおすすめです。テンプレートをもとに部署ごとでファイル管理マニュアルを作成していくと、現場目線の使いやすいルールを策定できるでしょう。
クラウド上で管理する
ファイル管理のルールを記載したマニュアルを作っても、マニュアル自体の所在が分からなくなってしまうとルールが浸透しません。紙やPCの共有フォルダ上で管理している場合、最新バージョンがどれか分かりづらく、誤操作でファイルを消してしまうリスクもあるでしょう。
そうした悩みを解決するのが、Webで簡単にマニュアル作成やナレッジ共有ができる「社内wikiツール」です。社内wikiツールではクラウド上で管理するため、常に最新のルールが確認できます。
また、ファイル共有も可能な社内wikiツールもあるため、マニュアル作成とファイル共有を1つのツールで行うことも可能です。
関連記事：【2025年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）
ファイル管理ツールを利用する際の注意点
ファイル管理ツールを利用する際の注意点は、以下のとおりです。
- ルールをマニュアル化する
- 定期的にメンテナンスする
- アクセス権限を設定する
事前に注意点を把握しておくことで、スムーズにツールの導入を進められるでしょう。
＞関連記事：複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを活用する際のバックアップの重要性 – NotePM
ルールをマニュアル化する
ファイル管理ツールの導入を効率良く進めるには、ファイル管理に関しての明確なルールのマニュアル化が欠かせません。マニュアルには、ファイル名やフォルダ名の命名規則・バージョン管理の方法など、具体的なルールを明記するのが重要です。
「最新」「最終」といった曖昧な表現は避け、誰もが同じ基準で管理できる明確なルールを定めることで、効果的に運用を進められるでしょう。作成したマニュアルは、全ユーザーがいつでも確認できるように共有フォルダのわかりやすい場所に設置するのがおすすめです。
＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介
定期的にメンテナンスする
週1回～月1回程度の定期的なメンテナンスを実施し、不要なデータの蓄積やルール違反のファイル名の発生を防ぎましょう。また、完了したプロジェクトの資料や古い統計資料など、使用頻度の低いデータは適切なタイミングで整理するのも重要です。
フォルダの使いやすさを保ち、必要なファイルに素早くアクセスできるようにするためにも、定期的なメンテナンスが欠かせません。
アクセス権限を設定する
関係者以外からの意図しないアクセスを防ぎ、重要なデータを確実に保護するためには、適切にアクセス権限を設定する必要があります。
ファイル管理ツールの多くは、ファイルごとに閲覧や編集・ダウンロードの権限を設定できるので、業務内容や役職に応じた振り分けをしましょう。適切にアクセス権限を設定することで、データの不正な書き換えも防止できます。
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ファイル管理ツールを活用して業務効率化を目指しましょう
ファイル管理ツールを活用することで、業務効率の向上や情報漏洩リスクの低減などが期待できます。セキュリティ対策や必要な機能などを比較して、自社の導入目的に合ったツールを選びましょう。
ファイルの管理だけでなく、マニュアル作成もするなら「NotePM」がおすすめです。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」は、社員のナレッジを集め、共有できます。
検索性も高く、ほしい情報がすぐに手に入り、情報の更新も容易です。「社内のナレッジをスムーズに共有したい」「教育コストを削減したい」とお考えの方は、NotePMの無料トライアル をお試しになってください。
