ファイルサーバーは、業務データの共有やバックアップを一元管理するためのシステムとして、多くの企業や組織で導入が進んでいます。
しかし、導入を検討している方の中には、「自社の規模や用途にはどれが最適なのか判断できない」と頭を抱える担当者も少なくありません。
適切なファイルサーバーを選択できなければ、導入後のコスト増大やセキュリティリスク、業務効率の低下といった問題に直面する可能性があります。
本記事では、ファイルサーバーの基礎知識から各種類の特徴、選び方までを詳しく解説します。
目次
ファイルサーバーとは
ファイルサーバーとは、ネットワークを介して複数のPCやデバイス間でデータファイルを共有・保存・管理するための機器です。
業務データを一か所に集約して管理することで、社内全体での情報共有を効率化します。
従来は、自社内にサーバー機器を設置するオンプレミス型が主流でしたが、近年ではインターネット経由で利用できるクラウド型の利用も増えています。
導入する際は、企業の規模や業務形態、セキュリティ要件などにあわせて検討しましょう。
ファイルサーバーとNASの違い
ファイルサーバーはファイル管理を行うシステムであるのに対し、NASはファイルを保存するためのストレージ専用機器という点が大きな違いです。ファイルサーバーは汎用型コンピューター上で動作しており、複雑なユーザー管理や市販ソフトウェアのインストールができるなど運用の柔軟性があります。
また、ディスク容量の追加やバックアップの冗長構成を組めるため、拡張性が高い点も特徴です。NASは管理機能の面で劣る部分はありますが、短期構築と安価な導入ができる点が最大の特徴です。
さらに、サーバーに比べて筐体が小さく、コンソールなどの付帯部品が不要なものが多いため置き場所に困ることもありません。近年は高性能化に伴って管理機能が強化された製品も増えています。
ファイルサーバーの種類
ファイルサーバーには、大きく分けて以下の3つの種類があります。
- オンプレミス型（汎用サーバー）
- オンプレミス型（NAS）
- クラウド型
それぞれ特徴や適用場面が異なるため、自社の状況にあわせて選択することが重要です。
オンプレミス型（汎用サーバー）
オンプレミス型の汎用サーバーは、Windows ServerやLinuxなどのOSをインストールしたサーバー機器を自社内に設置し、ファイル共有機能を構築・運用するタイプです。
セキュリティ設定を柔軟にカスタマイズできるため、機密性の高いデータを扱う企業に適しているでしょう。
一方で、サーバーOSやネットワーク構築に関する専門的な知識を持った担当者が必要であり、導入から運用保守までのハードルは高くなりやすい点には注意が必要です。
オンプレミス型（NAS）
NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークに直接接続して使用するストレージ機器のことで、ファイル共有の機能も備えた機器です。
汎用サーバーと比較して導入が非常に簡単で、電源を入れてネットワークにつなぎ、簡単な設定を行うだけですぐに利用開始できるのが特徴です。
専門的な知識がなくても運用しやすいため、中小企業や特定の部署内でのデータ共有など、手軽にファイルサーバー環境を構築したい場合に最適でしょう。
一方で、高度なセキュリティ対策などのカスタマイズは難しい点には注意が必要です。
クラウド型
クラウド型のファイルサーバーは、インターネットを経由して、サービス提供事業者が管理するサーバー上のストレージ領域を利用するタイプです。
自社で物理的なサーバー機器を管理する必要がないため、サーバー室の確保や電気代、ハードウェア故障時の対応といったメンテナンスの負担を軽減できます。
また、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできるため、テレワークや複数拠点間でのデータ共有においても円滑に業務を進められます。
初期投資や自社の負担を抑えて、ファイルサーバーを導入したい組織に適しているでしょう。
【種類別】ファイルサーバーのメリット・デメリット
ここでは、ファイルサーバーの種類ごとにメリットとデメリットを整理しました。
- オンプレミス型（汎用サーバー）のメリット・デメリット
- オンプレミス型（NAS）のメリット・デメリット
- クラウド型のメリット・デメリット
オンプレミス型（汎用サーバー）のメリット・デメリット
オンプレミス型の汎用サーバーには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
| メリット | ・OSやソフトウェアの設定を行うことで、複数のユーザー間でのファイル共有とバックアップ体制を構築できる ・ファイルやフォルダごとに詳細なアクセス権限を設定でき、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる ・拡張性と柔軟性が高く、企業の成長や業務変化にあわせてシステムをカスタマイズできる |
| デメリット | ・サーバー本体やネットワーク機器、OSライセンスなどの初期費用が高額になりやすい ・導入時にはサーバー設計やネットワーク構築、セキュリティ設定などの専門知識が必要で、準備に時間がかかる |
初期投資の負担はありますが、自社で厳密なセキュリティ管理を行いたい企業や、既存システムとの統合が必要な場合におすすめです。
オンプレミス型（NAS）のメリット・デメリット
オンプレミス型のNASには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
| メリット | ・複数のユーザーでストレージ容量をシェアでき、無駄なく活用できる ・ネットワークを通じて社内の複数の端末からデータを共有できる ・社外や自宅からインターネット経由でアクセスすることも可能 |
| デメリット | ・製品によっては初期設定やネットワーク接続の設定が複雑で、専門知識が求められる場合がある ・ハードディスクが故障すると、保存していたデータが失われるリスクがある（RAID構成などでの対策が必要） |
汎用サーバーほどの高度なカスタマイズは不要であり、一定のセキュリティとコストのバランスを取りたい企業に向いています。
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型のファイルサーバーには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
| メリット | ・サーバー機器の購入が不要なため、初期費用を抑えて迅速に導入できる ・ストレージ容量の増減やユーザー数の変更に柔軟に対応でき、事業規模の変化にあわせやすい |
| デメリット | ・ユーザー数や保存容量に応じて月額費用が発生するため、利用規模が拡大するとランニングコストが増加する ・事業者のセキュリティ対策やサービス継続性に依存するため、選定を慎重に行う必要がある |
テレワーク環境がある、または拠点が複数ある企業では、場所を問わずアクセスできるクラウド型が効率的です。
ファイルサーバーの選び方
クラウド型ファイルサーバーの選び方を解説します。
- 検索性の高さで選ぶ
- 自社の運用規模で選ぶ
- 業務効率化につながるかで選ぶ
- 各サービスの料金を比較して選ぶ
- セキュリティ・バックアップ体制で選ぶ
- 自社に必要なストレージやメモリーの容量で選ぶ
- 認証システムとの連携の有無で選ぶ
検索性の高さで選ぶ
ファイルサーバーの検索性が高いと必要な情報をすぐに見つけられるため、業務効率の向上につながります。検索性の高いファイルサーバーを選ぶ際は、全文検索機能を搭載しているかを確認してみてください。
全文検索機能が搭載されていると、ファイル名を忘れてしまっても、本文などに含まれるキーワードからすぐにほしい情報を見つけられます。
自社の運用規模で選ぶ
クラウド型ファイルサーバーの月額利用料は、提供されるストレージ容量や利用者数によって変わります。料金体系はプロバイダーごとに異なるため、必要な容量や利用人数を考慮したうえで、複数のプロバイダーを比較・検討することが大切です。
また、導入時のコストだけでなく、将来的な事業規模の拡大も見据えたうえで各サービスを比較検討することも重要です。
業務効率化につながるかで選ぶ
クラウド型ファイルサーバーの導入によって、業務効率化につながるかを考えます。また、ファイルサーバーの導入を検討する際は、ファイルの検索機能や編集・加工機能が備わっているかを確認し、各サービスを比較することも重要です。自社にとって適切なファイルサーバーを選択し、業務効率化につなげましょう。
各サービスの料金を比較して選ぶ
クラウド型ファイルサーバーの料金体系や価格設定は、提供する事業者のプランやサービスによって異なります。「利用人数に適したプランか」「有償オプションの料金が高すぎないか」などを比較・検討しながら確認することが重要です。
さらに、料金の安さだけでなく、セキュリティの安全性や業務効率の向上につながる機能面とのバランスを考慮し、最適なサービスを選びましょう。
セキュリティ・バックアップ体制で選ぶ
クラウド型ファイルサーバーのセキュリティ・バックアップ体制は、プロバイダーごとに異なります。また、アクセス制限や監査ログの保管など、セキュリティに関する機能も各サービスによって異なります。
データの安全性を確保するには、提供されるセキュリティ・バックアップサービスの内容を事前に詳しく確認することが大切です。トラブルや災害時に迅速な復旧が可能か、データ復旧の体制についても確認してみてください。
自社に必要なストレージやメモリーの容量で選ぶ
事業の拡大にともない、ファイルサーバーの容量追加や利用人数の増加への対応が必要になるだけでなく、業務に求められる機能も変化する可能性があります。将来的にプロバイダーの変更を検討する事態を避けるためにも、あらかじめ想定される容量や利用人数を確認しておきましょう。
また、必要な機能の追加が可能かを確認し、柔軟にアップグレードできるプロバイダーを選ぶことも重要です。
認証システムとの連携の有無で選ぶ
すでにローカルのファイルサーバーに認証システムを導入している場合は、検討中のクラウド型ファイルサーバーと認証連携できるかを事前に確認しましょう。連携できないと個別にユーザー登録を行う必要があり、手間がかかるからです。
スムーズにファイルサーバーを導入するためにも、連携可能なサービスかを確かめることが大切です。
ファイルサーバーの導入方法
ファイルサーバーの導入方法を解説します。
- クラウド型の場合
- オンプレミス型の場合
- 自宅にファイルサーバーを設置する場合
クラウド型の場合
クラウド型のファイルサーバーは専門知識を有した人材は必要なく、インターネット環境さえあればすぐに導入できます。また、オンラインで申し込みが可能なため手続きも簡単です。クラウド型ファイルサーバーを提供しているサービスを比較検討し、自社に合うプランを選びましょう。サービスの品質やセキュリティレベルは事業者に依存するため、導入時に適切なプロバイダーを選ぶことが重要です。
クラウド型はサーバーがインターネット上にあるため、オンプレミス型のように物理的な機器は不要です。そのため、初期費用を抑えられます。
オンプレミス型の場合
オンプレミス型のファイルサーバーを導入する手順は、以下のとおりです。
- ファイルサーバーの運用体制を決める
- サーバーを設置する場所を決める
- サーバーやソフトを購入する
ファイルサーバーの知識がないと最適なサーバーやソフトの選定が困難なため、最初に運用体制を検討し、人材を確保します。社内にエンジニアがいない場合は、業務委託も視野に入れましょう。
さらに、採用や教育に時間がかかることを想定し、計画を立てておく必要があります。運用体制を決めたあとは設置場所を決定し、必要なサーバー機器やソフトを購入します。
サーバーがダウンしないように十分な電源を確保し、災害時の予備電源の準備も怠らないことが大切です。
自宅にファイルサーバーを設置する場合
自宅サーバーは外部にデータを預ける必要がないため、セキュリティ面で安心感があります。また、自宅サーバーをLAN内で利用する場合、通信速度が速い点もメリットです。
自宅にファイルサーバーを設置する方法は、以下があります。
| 設置方法 | 概要 |
|---|---|
| 古いPCを活用する | ・使わなくなったPCを再利用できるため、経済的かつエコな方法である ・正常に稼働すればほかのPCやスマホのストレージとして利用したり、バックアップをとったりできて便利 ・LANに接続して共有機能を使うと、データを複数の端末で共有できる |
| NASを活用する | ・NASは一般的なHDD（PCやレコーダーなどのデータを保存するストレージ）とは異なり、ケーブルを使わずにデータを保存できるため、複数のデバイス間でファイルを共有しやすい ・NASに保存したデータを共有設定にすることで、複数のユーザーが同時にアクセスし、共同作業を進めることも可能 ・導入が簡単で、特別な資格がなくても管理・運用できる点も魅力 |
| オンラインストレージを活用する | ・契約内容によっては利用できるストレージ容量に制限もあるが、範囲内であればストレージとして十分に活用できる ・手元でデータを保管し続ける際のバックアップ先としても利用可能 |
ファイルサーバーを導入する際のポイント
ここでは、ファイルサーバーを導入する際のポイントについて、2つの観点で解説します。
- 導入の目的を事前に明確にする
- 発生する恐れがあるインシデントを想定して対策する
導入の目的を事前に明確にする
ファイルサーバーを導入する際には、目的を事前に明確にしましょう。目的を事前に定めておくことで、社内での運用ルールを決めやすく、トラブル発生時でも適切な対応ができるためです。
また、目的を決めることで導入するタイプの選定もしやすくなります。
たとえば、社内ネットワーク内での利用が中心であれば、セキュリティを重視したオンプレミス型が適しているでしょう。
一方、テレワークや外出先からのアクセスを重視する場合には、場所を選ばず利用できるクラウド型が効果的です。
目的を明確にしておくことで、自社にとって最適なシステムの種類と必要な機能が見えてきます。
発生する恐れがあるインシデントを想定して対策する
ファイルサーバーを安全に稼働させるには、事前に発生する可能性のあるインシデントとその対策を準備しておくことが重要です。
たとえば、以下のようなインシデントと対策が考えられます。
| インシデント | 対策 |
|---|---|
| マルウェア感染 | ・定期的な自動バックアップ体制 ・ウイルス対策ソフトの導入 |
| 不正アクセス | ・アクセスログの常時取得 ・多要素認証の導入 ・フォルダごとの細かいアクセス権限の設定 |
また、高度なセキュリティレベルが必要な場合は、オンプレミス型（汎用サーバー）の導入がおすすめです。
事前にインシデントへの対策を準備しておけば、万が一のトラブル発生時にも被害を最小限に抑えられるでしょう。
ファイルサーバーを導入・活用する際の注意点
ここでは、ファイルサーバーを導入・活用する際の注意点について解説します。
- コストが高額になりやすい
- 管理に手間がかかりやすい
- 検索がしにくい
コストが高額になりやすい
ファイルサーバーの導入・運用には、想定以上のコストがかかる場合があります。
まず、オンプレミス型では、サーバー本体やHDD、OSライセンスなどの初期導入費用が高額になりやすい傾向があります。
一方、クラウド型では初期費用は抑えられますが、ユーザー数課金や容量課金が積み重なり、利用拡大にともなって月額費用が想定以上に増加することも珍しくありません。
導入前には、初期費用だけでなく長期的なランニングコストも含めた総費用を試算しておくことが大切です。
管理に手間がかかりやすい
ファイルサーバーの種類によっては、管理に手間がかかりやすい点も注意が必要です。
とくに、オンプレミス型では、専門知識を持っている従業員が管理する必要があるため属人化しやすく担当者の負担になります。
具体的には、以下のような作業により手間がかかりやすくなります。
- OSやセキュリティソフトのアップデート
- 故障したHDDの交換作業
- ユーザーの追加・削除やアクセス権限の変更作業 など
管理工数を誰が負担するのか、外部委託するのか社内で賄うのかを含めて、運用体制を計画しましょう。
検索がしにくい
ファイルサーバーは、ファイルの保存を主な目的としているため、検索機能の精度が高くないケースが多く見られます。
多くの場合、ファイル名のみでの検索となり、中身まで検索できないことが一般的です。
さらに、フォルダ階層が複雑化すると、目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかり、業務効率の低下を招く可能性があります。
日常的に多数のファイルを扱う業務では、検索性の低さが大きなストレスとなることも考えられるでしょう。
社内ファイル・データを管理して有効活用する方法
データの保存・共有を円滑に進める際には、ファイルサーバーの活用がおすすめです。
一方で、ファイルサーバーには検索性が低く、情報の活用や管理の部分では課題が存在するため、導入後に使用しにくいと感じる方も少なくありません。
このような課題を解消して社内ファイル・データを共有したい場合は、ナレッジマネジメントツールの「NotePM」がおすすめです。
NotePMには、以下の特徴があります。
- 検索性が高い
- 操作しやすい
- セキュリティレベルが高い
検索性が高い
NotePMは、ファイル名だけでなく、Word・Excel・PDFなどのファイルの中身まで全文検索できる機能を持っています。
さらに、検索結果では入力したキーワードがハイライト表示されるため、大量のドキュメントの中から必要な情報が記載されている箇所をすぐに見つけることが可能です。
従来のファイルサーバーでは多くの時間を要していた資料探しを短縮でき、作業効率の向上につながるでしょう。
業務に必要な情報をすぐに手に入れられる環境は、社内全体の生産性向上に大きく貢献します。
操作しやすい
NotePMは、ITの専門知識がない社員でも直感的に使えるシンプルな画面デザインを採用しているため、導入後にすぐに使いこなすことが可能です。
従業員が操作しにくいシステムの場合、導入後に徐々に形骸化する恐れがあるため、使いやすさは重要なポイントです。
また、資料作成においても豊富なテンプレートが用意されているため、マニュアルや議事録などをゼロから作成する手間が省けます。ITに詳しくない担当者でも安心して運用できる環境が整っているため、社内Wikiを構築する際でもスムーズに進められるでしょう。
セキュリティレベルが高い
NotePMは、以下のような高度なセキュリティ対策を実施しており、企業の重要なデータを安全に保管できます。
| 機能 | 機能内容 |
|---|---|
| アクセスログ（監査ログ） | 操作履歴（監査ログ）を出力 |
| SSO / SAML認証 | SAML2.0によるシングルサインオンに対応 |
| ファイルのダウンロード制限 | ファイルを閲覧のみ可能状態で、ダウンロードを制限（禁止）する機能 |
| 2段階認証 | 2段階認証に対応 |
| パスワードポリシーの変更 | ログイン用のパスワードポリシーをチームごとに変更できる |
| IPアドレス制限 | IPアドレス制限に対応 |
| 閲覧履歴管理 | ページを見た人・時間が確認可能 |
| アカウントロック | ログイン連続失敗した場合、自動でアカウントをロック |
| 接続している端末確認・解除 | ログインした端末情報を記録確認、接続解除可能 |
セキュリティに強いファイル共有サービスを探している方に、NotePMはおすすめのナレッジマネジメントツールと言えるでしょう。
ファイル共有サービス『NotePM』の導入事例
最後に、NotePMの導入事例を紹介します。
株式会社ディースピリット
株式会社ディースピリットは、ロボットシステムの企画開発やサーバー構築などの事業を手掛けている会社です。NotePMを導入する以前は使用するツールの規定が不明確で、情報が点在していて探しづらい状況でした。上記の課題を解決するためにNotePMを導入したことで、各部門の情報共有がスムーズになりました。
また「最新データを社内に共有できていない」という課題もNotePMを導入したことで解消され、常に最新のデータを共有できています。さらに「NotePMは更新履歴も残るため、安心して使用できている」との声が上がっています。
＞関連記事：【導入事例】部門を超えた密な情報共有で 提案の質と業務効率が大幅にアップ！ – 株式会社ディースピリット
株式会社麩金
株式会社麩金は、生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業を営んでいる会社です。NotePMを導入する以前は、社内の情報共有に関して問題意識を抱えていました。
「仕事の履歴や説明を残さない社内風土」を変えることも念頭に置き、NotePMを導入しています。
NotePMの導入によって「紙によるやりとり」「口頭による受注情報の連絡」などの手間が減り、業務が効率化しました。さらに、部署間で内容が食い違うという問題もありましたが、NotePMで一元管理するようになってから、部署間での情報の食い違いがなくなりました。
＞関連記事：【導入事例】社内の情報共有・ナレッジ共有によって業務の効率化を目指す – 株式会社麩金
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ファイルサーバーは、企業のデータを守り、共有するための土台となる重要なシステムです。
自社に合った種類を選択して活用することで、業務データを適切に管理し、情報共有を円滑に進められます。
一方で、コスト面や管理の手間、検索性の低さなどの注意点が気になる方には、NotePMの導入がおすすめです。
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