ファイルサーバーとは？NASとの違いや選び方について解説

ファイルサーバーとNASの違いは、主に用途と機能の幅にあります。ファイルサーバーは、ネットワーク上でファイルを保存・共有する管理サーバーです。ファイル共有に加え、データベース管理やアプリケーションの実行など、より多機能な役割を果たします。一方のNAS（Network Attached Storage）は、ネットワーク経由でデータを共有するためのストレージ専用デバイスです。

NASは設定がしやすく、小規模なオフィスや家庭での利用に適しており、ストレージの拡張やデータのバックアップに便利です。一方で、ファイルサーバーは自由度が高く、大規模なデータ管理や業務システムの運用に向いています。運用の手間は増えますが、企業レベルでの高度な管理が可能です。

本記事では、ファイルサーバーの基礎知識やメリット・デメリット、NASとの違いなどを解説しています。自社の用途に合う選択をするための参考にしてみてください。

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ファイルサーバーとNASの基礎知識

ファイルサーバーとNASはどちらもファイル共有システムの構築に用いられます。複数の端末やユーザーがアクセスできるデータの保存先という点は共通していますが、ベースの考え方が異なるため選択については注意が必要です。ここでは、ファイルサーバーとNASの基礎知識としてそれぞれの特性と違いを解説します。

ファイルサーバー

LANなど内部で利用するネットワークの中でファイルを保存・共有する管理サーバーです。ネットワークに繋がったPCだけでなくモバイル端末からもアクセスができ、ファイルの閲覧・コピー・変更・修正・保存・削除が行えます。ファイルを直接編集できるため、効率的に業務を遂行することが可能です。

共有保存の他には、簡易的なファイル検索機能やアクセス制御、ディスク容量の拡張が行えるものが多く柔軟性が高い点も特徴です。構築にはサーバー機器が必要ですが、小規模で容量が大きくない用途の場合はPCでの運用も行えるため、眠っている端末を活用することもできます。ユーザー数が多い場合や、動画など容量が大きいファイルを大量に保存・再生する場合は処理性能が高くディスクの拡張性があるサーバーでの構築がおすすめです。

NAS

NASはNetwork Attached Storageの略称で、ネットワーク中で接続できる外付けのハードディスクです。一般的に知られている外付けハードディスクは端末にUSBで接続するものが多いですが、他端末で使う場合は都度USBを差し替える必要があります。これに対してNASは、ネットワーク上の複数端末からの接続が可能なため複数ユーザーで共有して利用するときに便利です。

ハードディスクのためデータの保存・共有を得意としていますが、CPUやOSを搭載した簡易的なコンピューター機能を持ったものも多くあります。これまではバックアップ装置として用いられることが多かったNASですが、高機能化による管理機能強化によりファイルサーバーの代替として活用する企業も増えています。

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ファイルサーバーとNASの違い

ファイルサーバーはファイル管理を行うシステムであるのに対し、NASはファイルを保存するためのハードディスクという点が大きな違いです。ファイルサーバーは汎用型コンピューター上で動作しているため、複雑なユーザー管理ができるだけでなく市販ソフトウェアのインストールができるなど運用の柔軟性があります。

また、ディスク容量の追加やバックアップの冗長構成を組めるため、拡張性が高い点も特徴です。NASは管理機能の面で劣る部分はありますが、短期構築と安価な導入ができる点が最大の特徴です。

さらに、サーバーに比べて筐体が小さくコンソールなど付帯部品が不要なものが多いため置き場所に困ることもありません。近年は高性能化に伴い管理機能が強化された製品も増えています。

ファイルサーバーとNASそれぞれのメリット

ファイルサーバーのメリットは以下の3つです。

置くだけで共有とバックアップが取れる
ファイルごとに権限が設定できる
拡張性と柔軟性が高い

それでは1つずつ解説します。

置くだけで共有とバックアップが取れる

ファイルサーバーのメリットの1つ目は、置くだけで共有とバックアップが取れることです。チーム内でデータの受け渡しを行う際に、メール送信やUSBなどの記録媒体を用いるのは非効率なだけでなく情報漏洩の危険性が高まります。

また、近年は扱うデータ量が増えていることから個人PCでの管理は容量のひっ迫によるパフォーマンスの低下も懸念されます。ファイルサーバーがあれば、情報の共有がスムーズに行えるだけでなくデータのバックアップにもなるため安心です。データ破損やセキュリティのリスクを軽減し安心して業務に取り組めます。

ファイルごとに権限が設定できる

ファイルサーバーのメリットの2つ目は、ファイルごとに権限が設定できることです。同じ組織内でも役職や担当によってファイルのアクセスを制限したいという要望は多くあります。特に会社運営に関わる機密性の高いファイルなどは、データの改ざんや盗難から守るために高いセキュリティが必要です。

ファイルサーバーはファイルへのアクセス権をユーザーやグループ単位で管理する機能があるため、全社で共有してよいもの、特定のグループのみで閲覧するものなど、細やかな設定を行うことでデータを適切に守れます。

拡張性と柔軟性が高い

ファイルサーバーのメリットの3つ目は、拡張性と柔軟性が高ことです。システムを導入する際には、将来的なデータ容量や負荷を想定したサイジングを行います。しかし、最大値を予測したつもりでもときに容量を超過してしまうケースは少なくありません。

そのような場合に拡張性のある構成が組めるファイルサーバーであれば、必要容量を適宜追加することが可能です。また想定より使用しなかった場合も、他ソフトウェアをインストールして機能を拡充するなどリソースを有効活用できる柔軟性もあります。汎用のコンピューター上で動作しているため、多様な使用方法ができる点が魅力です。

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ファイルサーバーのデメリット

様々な管理が行えるファイルサーバーですが、以下の課題もあります。

費用がかかる
導入に手間がかかる

それぞれ1つずつ解説します。

費用がかかる

ファイルサーバーのデメリットの1つ目は、費用がかかることです。余っているPCで簡易的に実現する場合を除き、構築には安価ではないコストを要します。特に大規模で利用する場合は冗長性を考慮した複数台の構成でイニシャル費用が膨らみます。

また、保守やライセンス費用など継続的に発生するランニング費用もあるため、数年に亘る費用試算が必要です。さらに、社員の異動に伴いユーザーやグループの設定変更を都度行うため、運用管理者の確保と人件費も発生します。安定稼働を追求するほどコストが高額化するため、機能の取捨選択をしっかりと行う必要があります。

導入に手間がかかる

ファイルサーバーのデメリットの2つ目は、導入に手間がかかることです。ユーザー管理によるアクセス制限は、メリットの反面管理の手間がかかるというデメリットもあります。セキュリティを強化し安全性を高めるためには、構築を行う時点で厳格な運用ルールを定める必要があります。

このルール策定と、厳守するための細かな設定に多くの時間を要すことが少なくありません。ユーザーごとにグループの紐づけやフォルダへのアクセス権限の設定ができるため、ユーザー数や関係部署が多いほど設定が複雑かつ煩雑になる傾向があります。

NASのメリット

安価に調達でき短期導入が可能なNASは、近年ファイル共有としての需要が高まっています。データ保存が得意という特徴を生かし、小規模から大規模まで幅広いユーザーをカバーしてきました。

NASのメリットは以下の3つです。

容量を複数でシェアできる
データを共有できる
外部からアクセスできる

それでは1つずつ解説します。

容量を複数でシェアできる

NASのメリットの1つ目は、容量を複数でシェアできることです。人によって扱うデータ量は異なり、数値データのみ扱う社員と画像データを大量に扱う社員では、同スペックのPCでもディスク容量に余剰とひっ迫が発生します。

この場合はNASを使ったディスク共有が有効です。データ保存を共有のディスクにまとめることで個別のPCの負荷を分散できるため、増設などの追加投資の無駄を抑えられます。また、個別PCのスペックが抑えられるため物品調達の費用軽減も期待できるでしょう。

データを共有できる

NASのメリットの2つ目は、データの共有が可能なことです。チーム内でデータを共有したい場合、複数の人がアクセスできる特定の場所にファイルがあれば、簡単に行えます。共有環境がない場合、メール送信や記録媒体を用いた方法が主流でしたが、セキュリティや情報インシデントの観点から非推奨とする企業も増えてきました。

NASを使った共有であれば、LAN内で完結した受け渡しができるため安心です。固定フォーマットの資料などは常に最新の状態で共有されていれば、個別保管による編集や破損の心配もありません。

外部からアクセスできる

NASのメリットの3つ目は、外部アクセスが可能なことです。紙資料や記録媒体の盗難・紛失による情報漏洩は企業運営に大きな影響を与えるため、最小限に留めようとする場合、NASの特性を生かした外部アクセスがおすすめです。

社内にいるときと同じ環境で業務を行えるため、出張だけでなく近年増加するリモート勤務などにも活躍します。PCだけでなくモバイル端末からのアクセスも可能ですので、営業活動のペーパーレス化も可能です。

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NASのデメリット

サーバーシステムに比べると手軽に導入できるNASですが、初心者がすぐに設定できるという訳ではありません。また、記録媒体という性質上、柔軟性や拡張性が弱い点についても認識しておく必要があります。

NASのデメリットについて2つ解説します。

導入と設定が複雑
ハードディスクの故障とデータ消失が連動

それでは1つずつ解説します。

導入と設定が複雑

NASのデメリットの1つ目は、導入と設定が複雑なことです。ネットワークを介したアクセスを行うため、一般的なUSB接続の外付けハードディスクに比べると設定は複雑です。NASへアクセスする端末の通信制御をネットワークの設定で行う他に、ユーザーやグループのアクセス権限など導入に伴う初期作業が発生します。

また、ファイルサーバーに比べると管理機能が充実していないことから、細やかな要望に対応できない場合もありますので事前に確認が必要です。近年は管理機能を拡充した製品も増えているため、機器選定時に要件の洗い出しをしておくことをおすすめします。

ハードディスクの故障とデータ消失が連動

NASのデメリットの2つ目は、ハードディスクの故障とデータ消失が連動することです。NASはハードディスクのため、機器の故障がデータの消失に直結する危険性があります。電子データの取り扱いが当たり前になっている現代において、データの消失は深刻な問題になるケースが多い傾向にあります。

ファイル共有として利用する場合は、本体故障のことを考慮して複数台でのミラーリングが行える機種を選ぶのがおすすめです。様々な事情により複数台構成が難しい場合は1台でRAID構成を組めるものを選定し、最低限ディスク故障の発生に備えた対策をとっておくことが大切です。

ファイルサーバーの種類

ファイルサーバーは、以下の2種類があります。

クラウド型
オンプレミス型

クラウド型

クラウド型ファイルサーバーでは、サービス提供事業者が管理するクラウドを活用するため、自社に物理サーバーを設置する必要がありません。設置場所や機器の調達、ソフトウェア購入などの初期コストを抑え、短期間で導入できるのが大きなメリットです。さらに、場所を選ばずに利用できるため、テレワークや外出先での作業にも対応しやすい点も魅力です。

ただし、オンプレミス型と比べてカスタマイズの自由度は低く、データ管理やセキュリティ面ではプロバイダーに依存する部分が大きくなります。インターネット回線の品質や通信速度も、利便性に大きく影響します。

オンプレミス型

オンプレミス型ファイルサーバーは、企業が社内にサーバーを設置してデータの共有システムを構築し、設置から保守まですべて自社でまかなう点が特徴です。

利用者自身がデータの管理方法やセキュリティ設定を自由にカスタマイズできます。さらに、自社の活用目的に合わせて機能を追加したり設定を変えたりと、柔軟性が高い点も魅力です。

一方で、サーバーを設置する場所の確保や、機器・ソフトウェアの導入など初期投資が必要
となります。運用には専門的な知識やエンジニアのサポートが欠かせず、トラブル時のデータ復旧にはバックアップ用ストレージを別途用意する必要もあります。なお、対象OSはWindowsだけでなく、sambaを利用すればMacにも対応可能です。

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ファイルサーバーの選び方

クラウド型ファイルサーバーの選び方を解説します。

検索性の高さで選ぶ
自社の運用規模で選ぶ
業務効率化につながるかで選ぶ
各サービスの料金を比較して選ぶ
セキュリティ・バックアップ体制で選ぶ
自社に必要なストレージやメモリーの容量で選ぶ
認証システムとの連携の有無で選ぶ

検索性の高さで選ぶ

ファイルサーバーの検索性が高いと必要な情報をすぐに見つけられるため、業務効率の向上につながります。検索性の高いファイルサーバーを選ぶ際は、全文検索機能に対応しているかを確認してみてください。

全文検索機能が搭載されていると、ファイル名を忘れてしまっても、ファイルに含まれるキーワードからすぐにほしい情報を見つけられます。

自社の運用規模で選ぶ

クラウド型ファイルサーバーの月額利用料は、提供されるストレージ容量や利用者数によって変わります。料金体系はプロバイダーごとに異なるため、必要な容量や利用人数を考慮したうえで、複数のプロバイダーを比較・検討することが大切です。

また、導入時のコストだけでなく、将来的な事業規模の拡大も見据えたうえで各サービスを比較検討することも重要です。

業務効率化につながるかで選ぶ

クラウド型ファイルサーバーの導入によって、業務効率化につながるかを考えます。また、ファイルサーバーの導入を検討する際は、ファイルの検索機能や編集・加工機能が備わっているかを確認し、各サービスと比較することも重要です。自社にとって適切なファイルサーバーを選択し、業務効率化につなげましょう。

各サービスの料金を比較して選ぶ

クラウド型ファイルサーバーの料金体系や価格設定は、提供する事業者のプランやサービスによって異なります。「利用人数に適したプランか」「有償オプションの料金が高すぎないか」などを比較・検討しながら確認することが重要です。

さらに、料金の安さだけでなく、セキュリティの安全性や業務効率の向上につながる機能面とのバランスを考慮し、最適なサービスを選びましょう。

セキュリティ・バックアップ体制で選ぶ

クラウド型ファイルサーバーのセキュリティ・バックアップ体制は、プロバイダーごとに異なります。また、アクセス制限や監査ログの保管など、セキュリティに関する機能も各サービスによって異なります。

データの安全性を確保するには、提供されるセキュリティ・バックアップサービスの内容を事前に詳しく確認することが大切です。トラブルや災害時に迅速な復旧が可能か、データ復旧の体制についても確認してみてください。

自社に必要なストレージやメモリーの容量で選ぶ

事業の拡大に伴い、ファイルサーバーの容量や利用人数の増加が必要になるだけでなく、業務に求められる機能も変化する可能性があります。将来的にプロバイダーの変更を検討する事態を避けるためにも、あらかじめ想定される容量や利用人数を確認しておきましょう。

また、必要な機能の追加が可能かを確認し、柔軟にアップグレードできるプロバイダーを選ぶことも重要です。

認証システムとの連携の有無で選ぶ

すでにローカルのファイルサーバーに認証システムを導入している場合は、検討中のクラウド型ファイルサーバーと認証連携できるかを事前に確認しましょう。連携できないと個別にユーザー登録を行う必要があり、手間がかかるからです。スムーズにファイルサーバーを導入するためにも、連携可能なサービスかを確かめることが大切です。

ファイルサーバーの導入方法

ファイルサーバーの導入方法を解説します。

クラウド型の場合
オンプレミス型の場合
自宅にファイルサーバーを設置する場合

クラウド型の場合

クラウド型のファイルサーバーは専門知識を有した人材は必要なく、インターネット環境さえあればすぐに導入できます。また、オンラインで申し込みが可能なため手続きも簡単です。クラウド型ファイルサーバーを提供しているサービスを比較検討し、自社に合うプランを選びましょう。サービスの品質やセキュリティレベルはプロバイダーに依存するため、導入時に適切なプロバイダーを選ぶことが重要です。

クラウド型はサーバーがインターネット上にあるため、オンプレミス型のように物理的な機器は不要です。物理的な機器が不要なため、初期費用を抑えられます。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型のファイルサーバーを導入する手順は、以下のとおりです。

ファイルサーバーの運用体制を決める
サーバーを設置する場所を決める
サーバーやソフトを購入する

ファイルサーバーの知識がないと最適なサーバーやソフトの選定が困難なため、最初に運用体制を検討し、人材を確保します。社内にエンジニアがいない場合は、業務委託も視野に入れましょう。

さらに、採用や教育に時間がかかることを想定し、計画を立てておく必要があります。運用体制を決めたあとはサーバーの設置場所を決定し、必要なサーバーやソフトを購入します。サーバーがダウンしないように十分な電源を確保し、災害時の予備電源の準備も怠らないことが大切です。

自宅にファイルサーバーを設置する場合

自宅サーバーは外部にデータを預ける必要がないため、セキュリティ面で安心感があります。また、自宅サーバーをLAN内で利用する場合、通信速度が速い点もメリットです。

自宅にファイルサーバーを設置する方法は、以下があります。

設置方法	概要
古いPCを活用する	・使わなくなったPCを再利用できるため、経済的かつエコな方法である・正常に稼働すればほかのPCやスマホのストレージとして利用したり、バックアップをとったりできて便利・LANに接続して共有機能を使うと、データを複数の端末で共有できる
NASを活用する	・NASは一般的なHDD（PCやレコーダーなどのデータを保存するストレージ）とは異なり、ケーブルを使わずにデータを保存できるため、複数のデバイス間でファイルを共有しやすい・NASに保存したデータを共有設定にすることで、複数のユーザーが同時にアクセスし、共同作業を進めることも可能・導入が簡単で、特別な資格がなくても管理・運用できる点も魅力
オンラインストレージを活用する	・契約内容によっては利用できるストレージ容量に制限もあるが、範囲内であればストレージとして十分に活用できる・手元でデータを保管し続ける際のバックアップ先としても利用可能

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ファイルサーバーかNASか選ぶときに考えたいポイント

ファイル共有という観点では、NASの高性能化に伴い機能差がなくなってきているため、それぞれの特性が自社にマッチするかを考慮したうえで選定しましょう。ファイルサーバーは、拡張性と柔軟性が大きな利点です。ディスク容量を拡充できるだけでなく、セキュリティ対策や機能追加などを行える点は、ハードディスクを土台としたNASでは実現が難しいポイントです。

一方でNASは導入コストが安く手軽に導入できることから需要が高まっており、新しいモデルが続々と開発・販売されています。従来機では実現できないことも、後継機では実装されている場合もあるため、最新の情報を確認しましょう。導入後の展開を十分に議論し、目的に合わせた選定を行うことが大切です。

ファイル共有サービスなら『NotePM』がおすすめ

NotePM

NotePM（ノートピーエム）は、ナレッジ共有に特化した「ファイル共有サービス」です。検索に強く情報を整理しやすい点が特徴で「Word」「Excel」などのファイルをアップロードして、簡単にファイルを共有できます。社内規定や提案書など、ファイルサーバーに眠っているナレッジ情報をwiki上でファイル共有することも可能です。

また「日報」「議事録」などのビジネスに役立つテンプレートが充実しており、誰でも簡単にマニュアルを作成できる点も便利です。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
銀行や大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

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ファイル共有サービス『NotePM』の導入事例

最後に、NotePMの導入事例を紹介します。

株式会社ディースピリット

株式会社ディースピリットは、ロボットシステムの企画開発やサーバー構築などの事業を手掛けている会社です。NotePMを導入する以前は使用するツールの規定が不明確で、情報が点在していて探しづらい状況でした。上記の課題を解決するためにNotePMを導入したことで、各部門の情報共有がスムーズになりました。

また「最新データを社内に共有できていない」という課題もNotePMを導入したことで、常に最新のデータを共有できています。さらに「NotePMは更新履歴も残るため、安心して使用できている」との声が上がっています。

株式会社麩金

株式会社麩金は、生麩と加工食品の製造・販売と食品卸売業を営んでいる会社です。NotePMを導入する以前は、社内の情報共有に関して問題意識を抱えていました。「仕事の履歴や説明を残さない社内風土」を変えることも念頭に置き、NotePMを導入しています。

NotePMの導入によって「紙によるやりとり」「口頭による受注情報の連絡」などの手間が減り、業務が効率化しました。さらに、部署間で内容が食い違うという問題もありましたが、NotePMで一元管理するようになってから、部署間での情報の食い違いがなくなりました。

ファイルサーバーを導入して自社の業務を効率化しよう

ファイルサーバーとNASの主な違いは、用途と機能の幅です。ファイルサーバーはファイル共有に加え、データベース管理やアプリケーションの実行など、より多機能な役割を果たします。

一方のNASは、小規模なオフィスや家庭での利用に適しており、ストレージの拡張やデータのバックアップに便利です。また、ファイルサーバーはファイル管理を行うシステムであるのに対し、NASはファイルを保存するためのハードディスクという点が大きな違いです。

本記事の内容を参考にしてファイルサーバーを導入し、自社の業務を効率化しましょう。