レンタルファイルサーバーは、業務の効率化を行う上で非常に便利なツールの1つです。名前は聞いたことがあったとしても、詳しい機能や選び方などが分からない方も多いのではないでしょうか。本記事では、レンタルファイルサーバーの概要を解説するとともに、おすすめのレンタルファイルサーバーも紹介します。
業務効率化を図りたい企業の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
レンタルファイルサーバーとは
ファイルサーバーとは、ネットワーク上で文書などのファイルを共有するために、設置するサーバーのことです。ファイルサーバーは、通常OSに搭載されているものを使用しますが、レンタルファイルサーバーでは、ファイルサーバーと同様の機能・システムを外部から借りることで使用します。レンタルファイルサーバーを使用することで、それぞれのPCから各ファイルの閲覧や変更などができるほか、ユーザーに権限の付与を行い、操作の制限を行うことも可能です。
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レンタルファイルサーバーを使用するメリット
レンタルサーバーを使用するメリットについて、以下2点を説明します。
- 柔軟なユーザー管理が実現できる
- カスタマイズ性が高い
それぞれ、解説していきます。
柔軟なユーザー管理が実現できる
レンタルファイルサーバーを使用することで、柔軟なユーザーの管理が可能です。それぞれのユーザーに対して各ファイルにおける権限を個々で付与したり、グループ設定をして、まとめて権限を付与できるため、ファイルの共有効率が非常に高まります。また、「誰が」「どのファイルを」「どのように変更したか」といった履歴も残せるため、ファイルの管理が容易になるとともに、誤った変更をした後のリカバリーも行いやすいでしょう。
関連記事：ファイル共有を社内で行う最適な方法とは？おすすめツール7選も比較解説
カスタマイズ性が高い
レンタルファイルサーバーは、企業の規模や利用ユーザーに合わせて、様々なプランが用意されています。そのため、ユーザーが増えたり、取り扱うファイルの量が膨大になったとしても、即座にプランを変更することで対応が可能です。セキュリティ対策などの観点においても、優れたオプション機能があることも多く、自社の必要十分な機能を備えて使用できる点が、非常に魅力的であると言えます。
レンタルファイルサーバーとNASとの違い
レンタルファイルサーバーと似た機能を持つものとして、NASが挙げられます。
NASとは、ネットワーク上に接続できるハードディスクのことであり、ハードディスクを通じてファイル等の共有が可能です。レンタルファイルサーバーに比べて、NASは少人数かつ管理コストや編集頻度が少ないファイルを保存することに向いています。レンタルファイルサーバーのほうが、中のファイルの編集や共有などが容易です。
ただし、NASのほうが機能がシンプルな上、Web関係に疎い方でも使いやすいというメリットもあります。そのため共有しながら操作を頻繁に行うものは、レンタルファイルサーバーで共有し、保存してから高頻度で操作を行わないファイルを保存する際は、NASを使うという使い分けを行うとよいでしょう。
レンタルファイルサーバーの選ぶ際のポイント
レンタルファイルサーバーの選ぶ際のポイントについて、以下5点を説明します。
- 容量を確認する
- どれくらいの同時接続ユーザーが実現できるか
- 対応デバイスに適しているのか
- セキュリティの観点で十分であるか
- サポート体制が十分であるか
それぞれ、解説していきます。
容量を確認する
レンタルファイルサーバーを契約する場合は、必ず使用できる容量を確認しましょう。自社で取り扱うファイルの総量に見合った容量のプランを契約しなければ、容量不足によってレンタルファイルサーバーを活用できません。
また、レンタルファイルサーバーによっては、1つのファイルの大きさに制限が設けられていることもあります。特に動画などの大きなファイルを取り扱う予定がある場合は、1回のアップロードあたりの最大容量も確認しましょう。普段よく使うファイルや、使用したいファイルのサイズを確認し、余裕のあるプランで契約することを推奨します。
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どれくらいの同時接続ユーザーが実現できるか
レンタルファイルサーバーの最大の長所は、複数ユーザーでアクセスするとともに、同時編集等が行える点です。しかし、レンタルファイルサーバーによって決められている、同時接続ユーザーが不十分であれば、その長所を活かして業務を効率化することが困難になります。まずは、自社でどれくらいの数の従業員が同時アクセスをするのかの確認を行いましょう。
そして、同時接続ユーザーの制限が来ることのないように、余裕を持ったプランを契約して使用することを心掛けましょう。
対応デバイスに適しているのか
レンタルファイルサーバーを導入する際は、対応デバイスも確認を行いましょう。自社のPCのOSに対応しているかはもちろんのこと、スマートフォン端末にも対応しているのかは確認しておくべきです。スマートフォン端末からアクセスできれば、出先であったとしても、共有ファイルに簡単にアクセスできるため、業務の効率化に繋がります。
また、スマートフォン端末からアクセスできるかを確認すると同時に、可能であれば操作性も確認しておきましょう。
セキュリティの観点で十分であるか
レンタルファイルサーバーを選ぶ際には、セキュリティ対策の観点も、必ず確認しておくべきポイントです。外部サーバーでファイルを管理する以上、第三者からの攻撃や情報漏洩などのリスクを、できる限り最小限に抑えることが求められます。そのため、できる限り高いセキュリティ性能を持っているレンタルファイルサーバーを選ぶとともに、利用者認証などを行う機能を装備させることを推奨します。
サポート体制が十分であるか
レンタルファイルサーバーを使用する中で、操作方法が分からなかったり、エラーが発生したりすることはまれにあります。この場合、即座に解決できなければ、業務に大きな支障をきたしてしまうため、早急な改善が求められます。
サポート体制が十分なレンタルファイルサーバーであれば、問い合わせを行い、すぐに問題解決に取り組めるため、不測の事態による業務の停止を防ぐことが可能です。できる限り、サポートの対応時間が長いものや、日本語対応を行っているものを選ぶように心掛けましょう。
おすすめのレンタルファイルサーバー7選を徹底解説
Dropbox Business
Dropboxは簡単に使える上に、巨大なファイルの共有も可能なクラウドストレージです。そのDropboxを、企業向けになるように開発したのが、Dropbox Businessです。Dropbox Businessは、管理コンソールによってユーザーの管理が行えるほか、複数ユーザーへの権限付与や、ユーザーの監視などを行えます。
2段階認証や遠隔削除機能など、セキュリティ機能も申し分ないため、多くの企業で使用できるでしょう。
Dropbox Businessの特徴
- 企業向けに開発されたDropboxであり、非常に使いやすい
- ユーザーを統制する機能が揃っているため、ユーザー管理を容易に行える
- セキュリティ機能が充実しており、情報漏洩のリスクが少ない
URL: https://www.dropbox.com/business/
Box over VPN
Box over VPNは、NTTコミュニケーションが開発している、大容量のレンタルファイルサーバーです。データの一括管理はもちろんのこと、スマートフォンを含む、様々なデバイスからのアクセスが可能であるため、業務の効率化に非常に有用です。セキュリティ対策も十分に行われているため、安心して利用できるでしょう。
Box over VPNの特徴
- NTTコミュニケーションが開発しており、信頼性が非常に高い
- 各ユーザーに対して、細かく権限を付与できる
- 1ファイルあたり5GBまでアップロードできるため、容量面で安心
URL: https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/box.html
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、ファイルのドラッグ&ドロップで操作を行えるため、誰でも簡単に操作が可能です。レンタルファイルサーバー内のファイルを直接編集できるため、素早くファイルの変更や共有を行えます。すべてのプランにおいて、通信・ファイルの暗号化が標準搭載されているため、セキュリティ面においても非常に高い性能を誇っています。
セキュアSAMBAの特徴
- セキュアSAMBAは、操作性が高いレンタルファイルサーバー
- 全プランで通信とファイルの暗号化が標準搭載されている
- アクセスログ・操作ログが保存されるため、監視も簡単に行える
URL: https://info.securesamba.com/
Smart Share
Smart Shareは、VPNの構築が不要であり、アプリのインストールだけで使用できるレンタルファイルサーバーです。アプリをインストールすると、自動的にストレージに接続されるため、煩雑な接続手続きなどが必要ありません。大容量のファイル送信も行えるため、容量面でも申し分ないと言えるでしょう。
Smart Shareの特徴
- アプリをインストールするだけで使えるため、非常に利便性が高い
- 初期構築が不要であり、導入が簡単
- 共有フォルダのファイルは復元が可能となっているため、安心できる
URL: https://www.smartshare.jp/
Fileforce
Flieforceは、メールでは送信できないような大容量のファイルの共有も実現可能な、レンタルファイルサーバーです。現在使用しているNASやクラウドストレージからのデータ移行が非常に用意であるため、データ管理に集中したい企業におすすめです。ユーザー数無制限プランもあるため、規模の大きい企業でも、効率良く使用できるでしょう。
Fileforceの特徴
- Fileforceは容量の大きい動画やパワーポイントファイルも共有できる
- 既存のNASやクラウドストレージからのデータ移行が簡単
- 30日間無料で使えるため、契約前に使用感を確かめられる
URL: https://www.fileforce.jp/
heteml
hetemlは、GMOが運営しているレンタルファイルサーバーです。GMOが運営しているレンタルサーバーとしてロリポップが有名ですが、ロリポップよりも大きな容量を持ち、複数アカウントが作成可能であるため、大規模な企業に向いています。1日の転送量は120GBと非常に大きいため、容量不足の心配無く利用できるでしょう。
hetemlの特徴
- hetemlはロリポップと同じく、GMOが運営しているレンタルファイルサーバー
- 1日の転送量は120GBであるため、容量不足の心配がない
- 複数アカウントを作成でき、それぞれのアカウントに異なるアクセス制限を付与できる
URL: https://muumuu-domain.com/hosting/rental-server-heteml
ラクサバ
ラクサバは様々なプランが用意されており、中小企業から大企業まで活用できるレンタルファイルサーバーです。合計4つのプランから選択できる上に、使い勝手も良いため、リーズナブルなレンタルファイルサーバーを使用したい方におすすめです。スマートフォンからのアクセスもでき、欲しい機能も十分に備わっているため、検討してみるとよいでしょう。
ラクサバの特徴
- リーズナブルに使用できるレンタルファイルサーバー
- スマートフォンからのアクセスや、ユーザー別アクセス制限など、欲しい機能が揃っている
- 非公開フォルダの利用が可能
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まとめ
本記事では、企業がレンタルファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説するとともに、おすすめのレンタルファイルサーバー7選をご紹介しました。レンタルファイルサーバーを活用することで、社内外とのファイルの共有が容易になる上に、同時編集なども行えるため、業務効率を大幅に改善できます。業務の効率化を図りたい方は、ぜひ本記事を参考に、レンタルファイルサーバーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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