【2024年版】レンタルファイルサーバーとは？おすすめ7選を徹底比較！メリットや選び方も紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

レンタルファイルサーバーは、業務の効率化を行う上で非常に便利なツールの1つです。名前は聞いたことがあったとしても、詳しい機能や選び方などが分からない方も多いのではないでしょうか。本記事では、レンタルファイルサーバーの概要を解説するとともに、おすすめのレンタルファイルサーバーも紹介します。

業務効率化を図りたい企業の方は、ぜひ参考にしてください。

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レンタルファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、ネットワーク上で文書などのファイルを共有するために、設置するサーバーのことです。ファイルサーバーは、通常OSに搭載されているものを使用しますが、レンタルファイルサーバーでは、ファイルサーバーと同様の機能・システムを外部から借りることで使用します。レンタルファイルサーバーを使用することで、それぞれのPCから各ファイルの閲覧や変更などができるほか、ユーザーに権限の付与を行い、操作の制限を行うことも可能です。

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レンタルファイルサーバーを使用するメリット

レンタルサーバーを使用するメリットについて、以下2点を説明します。

柔軟なユーザー管理が実現できる
カスタマイズ性が高い

それぞれ、解説していきます。

柔軟なユーザー管理が実現できる

レンタルファイルサーバーを使用することで、柔軟なユーザーの管理が可能です。それぞれのユーザーに対して各ファイルにおける権限を個々で付与したり、グループ設定をして、まとめて権限を付与できるため、ファイルの共有効率が非常に高まります。また、「誰が」「どのファイルを」「どのように変更したか」といった履歴も残せるため、ファイルの管理が容易になるとともに、誤った変更をした後のリカバリーも行いやすいでしょう。

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カスタマイズ性が高い

レンタルファイルサーバーは、企業の規模や利用ユーザーに合わせて、様々なプランが用意されています。そのため、ユーザーが増えたり、取り扱うファイルの量が膨大になったとしても、即座にプランを変更することで対応が可能です。セキュリティ対策などの観点においても、優れたオプション機能があることも多く、自社の必要十分な機能を備えて使用できる点が、非常に魅力的であると言えます。

レンタルファイルサーバーとNASとの違い

レンタルファイルサーバーと似た機能を持つものとして、NASが挙げられます。

NASとは、ネットワーク上に接続できるハードディスクのことであり、ハードディスクを通じてファイル等の共有が可能です。レンタルファイルサーバーに比べて、NASは少人数かつ管理コストや編集頻度が少ないファイルを保存することに向いています。レンタルファイルサーバーのほうが、中のファイルの編集や共有などが容易です。

ただし、NASのほうが機能がシンプルな上、Web関係に疎い方でも使いやすいというメリットもあります。そのため共有しながら操作を頻繁に行うものは、レンタルファイルサーバーで共有し、保存してから高頻度で操作を行わないファイルを保存する際は、NASを使うという使い分けを行うとよいでしょう。

レンタルファイルサーバーの選ぶ際のポイント

レンタルファイルサーバーの選ぶ際のポイントについて、以下5点を説明します。

容量を確認する
どれくらいの同時接続ユーザーが実現できるか
対応デバイスに適しているのか
セキュリティの観点で十分であるか
サポート体制が十分であるか

それぞれ、解説していきます。

容量を確認する

レンタルファイルサーバーを契約する場合は、必ず使用できる容量を確認しましょう。自社で取り扱うファイルの総量に見合った容量のプランを契約しなければ、容量不足によってレンタルファイルサーバーを活用できません。

また、レンタルファイルサーバーによっては、1つのファイルの大きさに制限が設けられていることもあります。特に動画などの大きなファイルを取り扱う予定がある場合は、1回のアップロードあたりの最大容量も確認しましょう。普段よく使うファイルや、使用したいファイルのサイズを確認し、余裕のあるプランで契約することを推奨します。

どれくらいの同時接続ユーザーが実現できるか

レンタルファイルサーバーの最大の長所は、複数ユーザーでアクセスするとともに、同時編集等が行える点です。しかし、レンタルファイルサーバーによって決められている、同時接続ユーザーが不十分であれば、その長所を活かして業務を効率化することが困難になります。まずは、自社でどれくらいの数の従業員が同時アクセスをするのかの確認を行いましょう。

そして、同時接続ユーザーの制限が来ることのないように、余裕を持ったプランを契約して使用することを心掛けましょう。

対応デバイスに適しているのか

レンタルファイルサーバーを導入する際は、対応デバイスも確認を行いましょう。自社のPCのOSに対応しているかはもちろんのこと、スマートフォン端末にも対応しているのかは確認しておくべきです。スマートフォン端末からアクセスできれば、出先であったとしても、共有ファイルに簡単にアクセスできるため、業務の効率化に繋がります。

また、スマートフォン端末からアクセスできるかを確認すると同時に、可能であれば操作性も確認しておきましょう。

セキュリティの観点で十分であるか

レンタルファイルサーバーを選ぶ際には、セキュリティ対策の観点も、必ず確認しておくべきポイントです。外部サーバーでファイルを管理する以上、第三者からの攻撃や情報漏洩などのリスクを、できる限り最小限に抑えることが求められます。そのため、できる限り高いセキュリティ性能を持っているレンタルファイルサーバーを選ぶとともに、利用者認証などを行う機能を装備させることを推奨します。

サポート体制が十分であるか

レンタルファイルサーバーを使用する中で、操作方法が分からなかったり、エラーが発生したりすることはまれにあります。この場合、即座に解決できなければ、業務に大きな支障をきたしてしまうため、早急な改善が求められます。

サポート体制が十分なレンタルファイルサーバーであれば、問い合わせを行い、すぐに問題解決に取り組めるため、不測の事態による業務の停止を防ぐことが可能です。できる限り、サポートの対応時間が長いものや、日本語対応を行っているものを選ぶように心掛けましょう。

まとめ

本記事では、企業がレンタルファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説するとともに、おすすめのレンタルファイルサーバー7選をご紹介しました。レンタルファイルサーバーを活用することで、社内外とのファイルの共有が容易になる上に、同時編集なども行えるため、業務効率を大幅に改善できます。業務の効率化を図りたい方は、ぜひ本記事を参考に、レンタルファイルサーバーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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