ビジネスシーンでは、オンライン上でファイル共有が必要になる場面が数多くあります。そこで役立つのが、「ファイル共有ソフト」です。ファイル共有ソフトを使えば、セキュリティを保ちながら円滑に共有を進められます。
本記事では、ファイル共有ソフトの基礎知識やセキュリティを高めるポイント、ビジネスシーンで活躍するおすすめのファイル共有ソフトなどを紹介します。
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目次
ファイル共有ソフトとは
ファイル共有ソフトとは、インターネット上のオンラインストレージに、文書や画像などのファイルを保存・共有できるサービスです。インターネット環境があれば、社内外問わずどこからでもアクセスでき、不特定多数のユーザーともファイルをやり取りできます。
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ファイル共有ソフトの種類
ファイル共有ソフトの中でも、P2P型ファイル共有ソフトは代表的なタイプです。P2P型ファイル共有ソフトに関する基礎知識として、以下の3つを解説します。
- P2P型ファイル共有ソフトの概要
- P2P型ファイル共有ソフトの種類
- P2P型ファイル共有ソフトの問題点
以下では、それぞれを紹介します。
P2P型ファイル共有ソフトの概要
P2P（Peer to Peer）とは、PC同士がサーバーを経由せず直接やり取りできる仕組みのことです。通常のファイル共有サービスは中央サーバーにファイルを保存しますが、P2P型では各ユーザーのPC間で直接ファイルを送受信します。サーバーの負荷が分散されるため、大容量ファイルの配信に向いています。
P2P型ファイル共有ソフトの種類
P2P型ファイル共有ソフトには、管理方法の違いにより以下の3つの種類があります。
| ピュアP2P | ・全ユーザーのPC間でファイル情報を分散管理 ・サーバーを使わず完全に分散化された仕組み |
| ハイブリッドP2P | ・ファイルの所在情報のみサーバーで管理 ・ファイル本体はユーザーのPC間で直接やり取り |
| スーパーノード型P2P | ・高性能なPC(スーパーノード)がファイル情報を管理 ・通信速度が速く、効率的なファイル共有が可能 |
それぞれ管理方法や速度に違いがあるため、利用目的に応じて適した種類を選ぶ必要があります。
P2P型ファイル共有ソフトの問題点
P2P型ファイル共有ソフトには、セキュリティと法的な観点から以下の4つの問題点があります。
- ウイルス感染のリスク
- データが不特定多数に公開
- 一度アップロードされたファイルの削除は困難
- 著作権侵害のリスク
以下では、各問題点を解説します。
ウイルス感染のリスク
P2P型ファイル共有ソフトでは、悪意あるユーザーがウイルス入りファイルを公開している場合があります。ダウンロードしたユーザーは気づかずにウイルスに感染し、データの消失や情報漏えいといった深刻な被害に遭うおそれがあります。企業で利用する場合、社内の機密情報が流出するリスクがあるため注意が必要です。
データが不特定多数に公開
P2P型ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染すると、PC内のファイルが意図せず公開されてしまうケースがあります。データは不特定多数に公開されるおそれがあり、一度公開されると、世界中に拡散する可能性があります。顧客情報や社内資料などの機密データが流出した場合、企業の信用問題に発展するリスクがあるため注意が必要です。
一度アップロードされたファイルの削除は困難
P2P型ファイル共有ソフトでは、一度公開されたファイルを完全に削除することは困難です。元のファイルを削除しても、各ユーザーが保持しているコピーまでは削除できません。そのため、情報漏えいが発覚しても被害を食い止められず、被害が長期間続くケースもあります。
著作権侵害のリスク
P2P型ファイル共有ソフトでは、意図せず著作権侵害をしてしまうリスクがあります。個人で使用する目的でダウンロードしたファイルでも、自動的にネットワーク上で公開される場合があるためです。本人に公開する意図がなくても、著作権者から無断アップロードとみなされ、法的責任を問われるケースもあります。企業が関与した場合、損害賠償や社会的信用の失態につながるおそれがあるため注意が必要です。
ファイル共有ソフトのセキュリティを高めるポイント
ファイル共有ソフトを安全に利用するには、以下のような適切なセキュリティ対策が必要です。
- アンチウイルスソフトの導入
- データが不特定多数に公開
以下では、各ポイントを解説します。
アンチウイルスソフトの導入
ウイルス感染を防ぐには、アンチウイルスソフトの導入が必要です。ファイル共有ソフトを通じて侵入するウイルスを検知し、PC内のデータを保護します。ただし、アンチウイルスソフトの導入だけでは、すべてのウイルスを完全に防げる保証はありません。
感染リスクを最小限に抑えるには、ファイルを常に最新の状態に保ち、定期的なスキャンの実施を心がけましょう。
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アカウントの個別設定
複数人でPCを共有する場合、アカウントを個別に設定することが重要です。
複数人でパソコンを共有している場合、他の利用者がインストールしたファイル共有ソフトが原因で、自身のデータも危険にさらされるおそれがあります。そこで、アカウントを分離すれば、他のユーザーの操作による影響を受けずに、自分のデータを保護できます。また、管理者権限の設定を見直し、許可なくソフトをインストールできないようにしておくとより安全です。
ファイル共有ソフトが違法になる具体的なケース
ファイル共有ソフト自体は違法ではありませんが、著作権で保護されたコンテンツを無断で扱うと法律違反になります。個人利用目的でも、違法と認識せずに刑事罰や損害賠償を求められるケースも珍しくありません。
ファイル共有ソフトが違法になる具体的なケースは、以下のとおりです。
- 著作権のある音楽・映画・ゲームの無断アップロード
- 違法ファイルのダウンロード
以下では、各ケースについて解説します。
著作権のある音楽・映画・ゲームの無断アップロード
映画や音楽、アニメ、漫画、ゲームなどを著作権者の許可なくファイル共有ソフトにアップロードすると、刑事罰の対象になります。著作権法で保護されている「公衆送信権」と「送信可能化権」を侵害する行為のためです。
違法アップロードには、10年以下の懲役もしくは1,000万円以下の罰金、またはその両方が科せられます。個人利用のつもりでも、アップロードした時点で違法となるため注意が必要です。
違法ファイルのダウンロード
違法にアップロードされたファイルをダウンロードする行為も、刑事罰の対象です。
2021年1月1日に施行された改正著作権法により、対象範囲は音楽や映像だけでなく、漫画や書籍、論文、コンピュータプログラムなど、すべての著作物に拡大されました。違法となるのは、違法アップロードと知りながら、かつ正規版が有償で提供されている著作物をダウンロードした場合です。
継続的または反復的に行うと、2年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、またはその両方が科せられます。
ビジネスで活躍するファイル共有ソフトおすすめ8選を比較
ビジネスで活躍するおすすめのファイル共有ソフトは、以下のとおりです。
- NotePM
- SharePoint
- Box Business
- 使えるファイル箱
- セキュアストレージ
- セキュアSAMBA
- Fleekdrive
- GigaCC ASP
以下では、各ファイル共有ソフトの特徴を紹介します。
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NotePM
「NotePM」は、ファイル共有ソフトとしても活用できる社内wikiです。12,000社以上の豊富な実績があり、検索機能や閲覧制限機能など、社内のナレッジ共有に必要な機能を搭載しています。30日間の無料トライアルで実際の操作感を確認できるほか、無料のオンラインデモ・個別相談会も利用可能です。
NotePMの特徴
- 12,000社以上の豊富な実績
- ナレッジ共有に役立つ豊富な機能
- 30日間の無料トライアルあり
URL: https://notepm.jp/
SharePoint
出典：コンテンツの共同作業と共有を安全に | Microsoft SharePoint
SharePointは、Microsoftが提供するファイル共有ソフトです。世界中で20万超の組織、1.9億人以上に利用されています。Microsoft 365との連携により、Word・Excel・PowerPointなどのファイルをブラウザ上で直接編集でき、バージョン管理機能で変更履歴も追跡可能です。Microsoft製品をすでに利用している企業であれば、既存環境との統合がスムーズに進みます。
SharePointの特徴
- シームレスなファイル共有や共同作業を強力サポート
- 世界中20万超の組織、1.9億人以上が使用
- 電話やチャットで問い合わせ可能
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
関連記事：SharePointをファイルサーバーとして活用するための基礎知識と移行方法を徹底解説！
Box Business
出典：AIが支援するセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Box Businessは、ストレージ制限なしのファイル共有ソフトです。アップロードサイズは5GBまで可能です。Boxアカウントを常時監視し、セキュリティを強化できます。たとえば、削除されたファイルを調査したい場合、いつ・誰が削除したか条件を絞り込んで特定できます。まずは、14日間の無料トライアルからはじめましょう。
Box Businessの特徴
- ストレージ制限なし！5GBのアップロードサイズ
- Boxアカウントを監視し、セキュリティ強化
- 14日間の無料トライアルあり
URL: https://www.box.com/ja-jp/pricing/biz
使えるファイル箱
使えるファイル箱は、低価格で使いやすいため、中小企業に人気のファイル共有ソフトです。月払いプランだけでなく、お得な年払いプランも用意しています。専用インターフェイスではなく、既存のOS（Windows：Explorer、Mac：Finder）を使えるため、普通のPCと同じ要領で簡単に操作できます。また、電話やメール、チャットで迅速にサポートしてくれることも嬉しいポイントです。
使えるファイル箱の特徴
- 低価格で使いやすいため、中小企業も導入しやすい
- 普通のPCと同じ要領で簡単操作
- 電話やメール、チャットで迅速にサポート
URL: https://www.tsukaeru.net/file-bako
セキュアストレージ
出典：重要なデータだからこそ、万全のセキュリティを。｜セキュアストレージ
セキュアストレージは、セキュリティに強みがあるファイル共有ソフトです。通信の暗号化やクライアント証明書認証など、セキュリティを強化する機能が豊富にあります。プランは3種類で、いずれもユーザー数無制限です。オプション機能も豊富なので、必要に応じて追加を検討しましょう。
セキュアストレージの特徴
- 通信の暗号化やクライアント証明書認証など、セキュリティに強み
- 3種類の料金プランはいずれもユーザー数無制限
- セキュリティや利便性を高めるオプション機能も充実
URL: https://securestorage.jp/
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、中小企業向けに強みのあるファイル共有ソフトです。中小企業を中心に、8,000社以上もの導入実績を誇ります。端末にインストールするだけで、既存のフォルダ構造を維持したままクラウドでファイル共有できます。フリープランからはじめられるため、初期コストを抑えて導入可能です。
セキュアSAMBAの特徴
- 中小企業を中心に、導入実績は8,000社以上！
- 端末にインストールするだけで、簡単にクラウド上でファイル共有
- まずはフリープランからお試しください
URL: https://info.securesamba.com/
Fleekdrive
出典：企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive
Fleekdriveは、世界190カ国で導入されているファイル共有ソフトです。セキュリティを強化する機能が豊富で、安心して相手とファイル共有ができます。社外とのファイル共有時にも、パスワード保護やダウンロード回数制限を設定でき、情報漏えいリスクを抑えられます。まずは、30日間の無料トライアルからはじめましょう。
Fleekdriveの特徴
- 世界190カ国での導入実績
- セミナーを定期的に実施！Fleekdriveを使いこなそう
- 30日間の無料トライアルあり
URL: https://www.fleekdrive.com/
GigaCC ASP
GigaCC ASPは、純国産ファイル共有ソフトです。多くの導入実績があり、豊富なノウハウを活かして、パスワードルール設定や宛先制限など充実のセキュリティ機能を誇ります。料金プランは3種類で、利用方法によって最適なプランを選びましょう。まずは無料トライアルからお試しください。
GigaCC ASPの特徴
- 豊富な導入実績を活かした充実のセキュリティ機能
- 料金プランは3種類！利用方法によって最適なプランを選ぼう
- ホームページから無料トライアル申し込み可能
URL: https://www.gigaccsecure.jp/
ビジネスで使えるファイル共有ソフトの選び方
ファイル共有ソフトを選ぶ際は、セキュリティとコスト、使いやすさのバランスが重要です。主に以下のポイントを確認しておきましょう。
- 安全性が高いか
- 容量・料金が適しているか
- 検索性が高いか
- アクセス制御できるか
- バックアップが取れるか
- マルチデバイス対応か
- 他ツールとの連携できるか
- 無料トライアルで操作性を確認できるか
以下では、各選び方について解説します。
安全性が高いか
ファイル共有ソフトのセキュリティを評価する際は、3つのポイントを確認する必要があります。まず、誰が、どのデバイスから、どのファイルにアクセスできるかを細かく制御できるアクセス制限機能が重要です。
次に、通信経路と保存データの両方が暗号化されているかを確認しましょう。暗号化により、第三者による盗み見や改ざんを防げます。さらに、誰が、いつ、どのファイルにアクセスし、どのような操作を行ったかを記録・監視するログ管理機能も欠かせません。トラブル発生時に原因を追跡できるためです。
上記のような機能を事前に確認し、自社のセキュリティ要件に合ったソフトを選びましょう。
容量・料金が適しているか
ファイル共有ソフトを選ぶ際は、現在必要な容量だけでなく、将来的な拡張性も考慮する必要があります。
サービスによっては、データ容量やユーザー数に応じた月額課金制を採用しています。事業の成長に伴いデータ量が増えた場合、容量を追加しやすいか、追加料金は妥当かを事前に確認しましょう。
ただし、料金プランはサービスによって異なるため、複数のサービスを比較検討することが重要です。初期費用だけでなく、長期的な運用コストも含めて総合的に判断し、自社の予算と利用規模に合ったサービスを選びましょう。
検索性が高いか
検索性の高さは、業務効率につながる重要な要素です。膨大なファイルの中から必要な情報を迅速に見つけられるかどうかで、日々の作業時間が変わります。
ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できる全文検索機能を備えたサービスを選びましょう。さらに、更新日時やファイル形式、作成者などの条件で絞り込める高度な検索機能があれば、より素早く目的のファイルにたどり着けます。
また、導入前に無料トライアルで検索機能の使いやすさを確認することをおすすめします。
アクセス制御できるか
ファイルやフォルダごとに詳細なアクセス権限を設定できるかは、情報漏洩を防ぐうえで重要です。閲覧のみ・コメント可・編集可・ダウンロード禁止などの権限を、ユーザーやグループ単位で柔軟に設定できるサービスを選びましょう。
取引先や外部パートナーと共有する際も、必要最小限の権限に絞ることでセキュリティを保てます。サービスによっては7段階もの細かい権限設定が可能なものもあるため、自社の運用に合った柔軟性を持つサービスを選ぶことが重要です。
バックアップが取れるか
人的ミスによるファイル削除や誤った上書きなどのトラブルに備え、適切なバックアップ機能を備えたサービスを選ぶ必要があります。具体的には、バージョン管理機能により、過去の特定時点の状態にファイルを戻すことが可能です。
また、誤って削除してしまったファイルも復元できます。とくに複数人で編集するファイルでは、いつ誰がどのような変更を加えたかを追跡できるため、トラブル発生時の対応もスムーズです。
何世代前までバックアップされるか、復元可能な期間はどれくらいかを事前に確認しましょう。
マルチデバイス対応か
外出先や在宅勤務でもファイルにアクセスできるよう、マルチデバイス対応のサービスを選ぶ必要があります。
PCやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスから同じファイルを扱えれば、場所を問わず業務を進められます。とくに、専用のモバイルアプリが提供されているかは重要なポイントです。ブラウザ版だけでなく、操作性の高いモバイルアプリがあれば、移動中や出張先でも快適にファイルを確認・編集できます。
無料トライアル期間中に、実際に使用するデバイスで操作性を確認しましょう。
他ツールとの連携できるか
既存のビジネスツールと連携できるファイル共有ソフトを選ぶことで、業務全体の効率が向上します。
たとえば、Microsoft 365やGoogle Workspace、SalesforceなどのSFA/CRMツールとスムーズに連携できれば、ツール間でのファイル移動が不要になります。連携により、各ツールを横断するワークフローを構築でき、データの二重入力や手作業によるミスを軽減可能です。
自社で使用している主要なツールとの互換性を事前に確認し、APIによる連携やプラグインの提供状況もチェックしましょう。
無料トライアルで操作性を確認できるか
導入を決める前に、無料トライアルで実際の操作性を確認しましょう。
多くの法人向けサービスでは、機能や使い勝手を試せるトライアル期間が設けられています。カタログやデモだけではわからない、日常的な使用感を把握できるためです。
直感的に操作できるか、管理画面はわかりやすいか、ファイルのアップロードやダウンロードはスムーズかなど、実務に即した視点でチェックすることが重要です。可能であれば、実際に使用する従業員にも試してもらい、現場の意見を取り入れましょう。
ファイル共有ソフトとして「NotePM」がおすすめな理由
「NotePM」は、ファイル共有だけでなく、社内ナレッジの蓄積と活用に特化した社内wikiツールです。ファイル共有ソフトとしてNotePMがおすすめな理由は、以下のとおりです。
- PDFやExcelの中身まで検索できる
- マニュアル作成のテンプレートで効率的に業務を標準化できる
- 変更履歴の自動記録でバージョン管理が簡単にできる
- 社内FAQ機能で問い合わせ対応時間を削減できる
- 豊富な導入実績と手厚いサポート体制が整っている
以下では、各理由を紹介します。
PDFやExcelの中身まで検索できる
「NotePM」は、ページ本文だけでなく、添付ファイルの中身まで検索できる全文検索機能を搭載しています。
WordやExcel、PowerPoint、PDF、txtファイル、CSVファイルなど、業務で使用する主要なファイル形式に対応しています。キーワードを入力すると、該当箇所が自動的にハイライト表示されるため、ファイル名を覚えていなくても必要な情報に素早くたどり着くことが可能です。
膨大な社内資料の中から目的の情報を探す時間を削減でき、業務効率の向上につながります。
マニュアル作成のテンプレートで効率的に業務を標準化できる
「NotePM」は、高機能エディタと豊富なテンプレートを標準搭載しており、専門知識がなくても見栄えのいいマニュアルを作成できます。
手順書や業務フロー、FAQ形式など、用途に応じたテンプレートを選ぶだけで、統一感のある資料を短時間で仕上げることが可能です。従来は個人ごとに作成していたマニュアルを標準化することで、情報共有がスムーズになり、新入社員の教育時間も短縮されます。
全社で同じフォーマットを使用するため、誰が作成しても一定の品質を保てることも魅力の一つです。
変更履歴の自動記録でバージョン管理が簡単にできる
「NotePM」では、ページを更新すると変更履歴が自動的に記録され、手間なくバージョン管理ができます。
誰が、いつ、どの部分を更新したかが一目でわかるため、複数人で編集する際も変更内容を追跡しやすくなります。誤って重要な情報を削除したり、古い内容に上書きしたりしてしまった場合も、ボタン一つで過去のバージョンに戻すことも可能です。
変更履歴は無期限で保存されるため、数ヶ月前の状態に復元できるのも万が一のトラブルにおいて心強いポイントの一つです。人的ミスによる情報損失を防ぎ、安心してマニュアルや資料の更新作業を進められます。
社内FAQ機能で問い合わせ対応時間を削減できる
「NotePM」は、マニュアルや業務手順書の作成だけでなく、社内FAQのプラットフォームとしても活用できます。
問い合わせが多い内容を「よくある質問」としてまとめておくことで、担当者への直接的な質問を減らせます。社員は検索機能を使って自分で答えを見つけられるため、自己解決が促進されるでしょう。
その結果、管理部門や情報システム部門への問い合わせ対応時間が削減され、本来の業務に集中できる時間が増えます。FAQ内容も簡単に更新できるため、常に最新の情報を提供し続けられます。
豊富な導入実績と手厚いサポート体制が整っている
「NotePM」は12,000社以上の企業に導入されており、豊富な実績があります。
情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO/IEC 27001認証を取得しており、高いセキュリティ基準が求められる金融機関や大学でも利用されています。
導入時には専任スタッフによるオンボーディング支援があり、初めて社内wikiを導入する企業でもスムーズに運用を開始できる点が強みです。導入後も、電話やメールでの問い合わせに迅速に対応してくれるため、トラブル発生時も安心感があります。
また、定期的なアップデートで新機能が追加されるので、長期的に使い続けられるサービスといえます。
NotePMを導入した成功事例
「NotePM」は、業種や規模を問わずさまざまな企業で導入され、情報共有の課題を解決しています。以下では、実際にNotePMを導入し、業務効率化や情報アクセスの改善に成功した3社の事例を紹介します。
株式会社サン・アドセンター
株式会社サン・アドセンターは、「NotePM」の導入によってリモートワーク環境下での円滑な情報共有体制を確立しています。
株式会社サン・アドセンターでは、リモートワーク中に社員から「あのファイルはどこですか？」「この業務のやり方を教えてください」といった問い合わせが発生し、社内情報共有に課題を感じていました。そこで、社内の情報を集約し、場所を問わず必要なデータにアクセスできる環境を構築するためにNotePMを採用しました。
その結果、「NotePMで検索すれば、欲しい情報の場所はわかる」という状態を構築でき、確認業務が減少し、業務効率化に貢献しています。
関連記事：【導入事例】リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築 – 株式会社サン・アドセンター
PayPay銀行株式会社
PayPay銀行株式会社は、「NotePM」への移行によりマニュアルやノウハウの管理体制を刷新し、業務効率化を達成しました。
以前の環境で課題となっていた検索性の低さやリンク連携の不便さは、ツールの移行によって解決されました。とくにコミュニケーターによる顧客対応の時間は短縮され、マニュアル作成時の画像挿入や編集にかかる時間も以前の1/6程度に削減されています。
情報を一元管理しやすくなったため更新漏れを防止でき、改訂時の自動通知機能により、担当者が個別に周知する手間も省けるようになりました。
関連記事：【導入事例】カスタマーセンターの長年の課題が解決！検索機能向上で従業員の満足度UP – PayPay銀行株式会社
税理士法人アーリークロス
税理士法人アーリークロスは、「NotePM」の導入によって業務の属人化を解消し、組織全体へのノウハウ蓄積を促進しています。
導入前は業務の属人化が進んでおり、ビジネスチャットのChatwork上で同じ質問が繰り返されることが課題となっていました。税理士法人アーリークロスは、社員が持つ知見を共有し蓄積できる場を作る目的でNotePMを採用しました。
現在は議事録や社内マニュアル・ルール、よくある質問集に加え、システムのトラブルシューティング対応などもツール上で一元管理されています。情報が集約された結果、社員が自分で疑問を解消できる環境を整えるようになり、問い合わせの時間を削減しました。
関連記事：【導入事例】気軽にノウハウを蓄積できるのが魅力。知識をストックし、さらなる事業成長を目指す – 税理士法人アーリークロス
自社に最適なファイル共有ソフトを見つけて業務効率を上げよう
ファイル共有ソフトは、テレワークが普及した現在、ビジネスに欠かせないツールです。そのため、セキュリティ機能と使いやすさのバランスを確認しながら、自社の業務に最適なサービスを選ぶことが重要です。
多くのサービスでは無料トライアルを提供しているため、まずは実際の操作性を試してみましょう。会社に適したファイル共有ソフトを導入することで、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上につながります。
どのファイル共有ソフトを利用するかお悩みの方は、ぜひ本記事で紹介した8つのツールから自社に適したものを探してみてはいかがでしょうか。
