業務でファイル共有を行う場面は多数発生します。その際によく用いられる手段が、ファイルを添付したメールを送付することでファイル共有を行う方法です。しかし、ファイル共有をメールの添付を行う際には課題が少なくありません。また、メール以外にファイル共有を行う手段も存在します。本記事では、ファイル共有をメールの添付で行う際の課題を解説した後、メールでファイル共有を行うのに便利なツールや、ツールを選ぶポイントを解説します。
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目次
ファイル共有をメールの添付で行う際の課題
ここでは、ファイル共有をメールの添付で行う際の課題として、以下の6つを解説します。
- 最新版がわかりづらい
- 誤送信のリスク
- ネットワークへの負荷
- 受信者のメールボックスを圧迫
- 社内サーバーの圧迫
- 保護したい情報が拡散
それでは、1つずつ解説します。
最新版がわかりづらい
課題の1つ目は、最新版がわかりづらいことです。メールでファイルを共有する場合、受信者がダウンロードしたファイルを編集することは珍しくありません。しかしその場合、ファイル名などを工夫しないと、どのファイルが最新版か分かりづらくなります。また、同じようなファイルが社内サーバーにいくつも存在すると、検索性の低下にもつながります。
誤送信のリスク
課題の2つ目は、誤送信のリスクです。メールアドレスを間違えると、送ってはいけない人にファイルを送ってしまい、反対に送りたい人には送れません。また、個人情報などを誤送信することは、会社の信用低下や取引先への損害にもつながります。
ネットワークへの負荷
課題の3つ目は、ネットワークへの負荷です。大容量のファイルをメールで共有すると、ネットワークに負荷をかけてしまいます。これにより、会社全体のメールやネットワークの送信速度が低下する恐れがあります。また、メールの容量制限により、大容量ファイルの送受信が不可能なこともあるのです。
受信者のメールボックスを圧迫
課題の4つ目は、受信者のメールボックスを圧迫することです。メールでファイル共有を行うと、受信者のメールボックスを圧迫します。すると、他のメールが受け取れなる上に、古いメールを削除する手間も増えます。
社内サーバーの圧迫
課題の5つ目は、社内サーバーの圧迫を引き起こすことです。同じファイルを添付したメールを複数の社員に送付すると、受信者が同じファイルをダウンロードして保存することになります。そのため、社内のファイルサーバー内に同じファイルが複数保存され、社内サーバーを圧迫するのです。
保護したい情報が拡散
課題の6つ目は、保護したい情報が拡散する恐れがあることです。情報漏えいは企業にとって特に注意しなければならないセキュリティリスクの1つです。しかし、メールで添付して送付したファイルは、送付後はコントロールできません。取引先など社外に送信したファイルが何らかの形で第三者に流出しても、送信元が把握することはできません。そのため、情報漏えいが発生するリスクが高まります。
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ファイル共有をメールでより便利に行うためのツール
ここでは、ファイル共有をメールでより便利に行うためのツールとして、以下の3つを解説します。
- クラウドメール
- ファイル転送サービス
- オンラインストレージ
それでは、1つずつ解説します。
クラウドメール
より便利に行うためのツールの1つ目は、クラウドメールです。クラウドメールとは、クラウド環境に設置されているメールサーバーにアクセスして、メールの送受信を行うサービスのことです。自社に物理サーバーを設置せずとも簡単に導入できます。元々はGmailなど個人向けのサービスが普及していましたが、近年は法人向けにサービスを提供するクラウドメールサービスも増えました。また、接続端末を問わず複数のデバイスからも利用できるため、テレワークでも活用できるサービスの1つです。
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ファイル転送サービス
より便利に行うためのツールの2つ目は、ファイル転送サービスです。ファイル転送サービスは指定のサイトにファイルをアップロードして、そのリンクやパスワードを受信者に知らせることでファイルのダウンロードが可能になるツールです。大容量ファイルの送信に便利で、効率的にファイルを共有できる上セキュリティやコストの面でもおすすめのサービスの1つです。
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オンラインストレージ
より便利に行うためのツールの3つ目は、オンラインストレージです。オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有ができるストレージサービスのことです。クラウドストレージとも言います。ほとんどのクラウドオンラインストレージは登録制を採用しており、インターネットなどで手続きを済ませると利用できます。
関連記事：【2024年版】オンラインストレージおすすめ13選を徹底比較（無料あり）各サービスの特徴を紹介
ファイル共有をメール以外で行うためのツール
ここでは、ファイル共有をメール以外で行うためのツールとして、以下の3つを解説します。
- クラウドメール
- ファイル転送サービス
- オンラインストレージ
それでは、1つずつ解説します。
NAS
メール以外のツール、1つ目はNASです。NAS（Network Attached Storage）とは、ネットワーク中で接続可能なハードディスクのことです。ネットワーク上の複数端末から接続できるため、ファイルの保存・共有に活用できます。また、CPUやOSを搭載し、簡易的なコンピューターとしての機能を有するNASも少なくありません。そのため、後述するファイルサーバーの代替品として活用する企業も増えてきています。
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ファイルサーバー
メール以外のツール、2つ目はファイルサーバーです。ファイルサーバーとは、ネットワーク中でファイルを保存して共有できる管理サーバーのことです。ファイルサーバーに保存しているデータは、PCやスマートフォンなどからアクセスして、編集や閲覧などを行えます。また、アクセス制限やファイル検索なども柔軟に行え、業務効率化に活用できます。ユーザー数が多い場合や、容量の多いファイルを大量に保存・共有する場合は、処理性能が高くディスクの拡張性があるサーバーで構築するとよいでしょう。
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ビジネスチャット
ツールの3つ目は、ビジネスチャットです。ビジネスチャットとはビジネス向けのチャットツールです。ビジネスチャットは、使いやすさとスピード感をもつコミュニケーションツールです。これらの特徴から、ビジネスシーンで迅速にコミュニケーションを取りたい場合、重宝されるツールとして日本でも採用される事例が増えてきています。
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社内wiki
メール以外のツール、4つ目は社内wikiです。社内wikiとは、様々な情報を書き込んで蓄積できるツールのことです。弊社が提供するNotePMも社内wikiの1つです。社内wikiに書き込んだ情報は、簡単に検索して確認できます。また、編集も簡単です。これらの機能により、業務の効率化やナレッジの属人化防止などが期待できます。
関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
メールでファイル共有を行うツールの選定ポイント
ここでは、メールでファイル共有を行うツールの選定ポイントとして、以下の3つを解説します。
- 導入目的の明確化
- 多くの社員が使いやすいツールを選ぶ
- 利用人数や予算に見合ったツールを選ぶ
それでは、1つずつ解説します。
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導入目的の明確化
選定ポイントの1つ目は、導入目的の明確化です。導入の目的を事前に明確化し、その目的を達成できる機能を有するツールを選びましょう。ツールを導入する主な目的と機能について、3つ表にまとめます。
| 目的 | 機能 |
| コミュニケーション促進 | グループ機能、掲示板など |
| 業務効率化 | 変更履歴自動保存、ファイル検索など |
| ノウハウ蓄積 | テンプレート作成、全文検索など |
多くの社員が使いやすいツールを選ぶ
選定ポイントの2つ目は、多くの社員が使いやすいツールを選ぶことです。例えば、ITリテラシーが高くない社員が多い場合、機能が豊富なツールを導入しても十分使いこなせない可能性が高いと想定されます。そのため、多少機能が少なくても誰もが簡単に使えるよう、操作のしやすさを重視するとベターでしょう。反対に、ITリテラシーが高い社員がほとんどで、豊富な機能を使いこなしたいと考える社員が多い場合は、機能が豊富でカスタマイズもできるツールのほうがベターかもしれません。
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利用人数や予算に見合ったツールを選ぶ
選定ポイントの3つ目は、利用人数や予算に見合ったツールを選ぶことです。事前にツールの利用人数や予算を明らかにし、それらの範囲内で導入ができるツールを選びましょう。その際、利用人数によって費用が変わらないか注意しましょう。また、無料プランが用意されている場合、どこまでが無料か事前にチェックしておくことも必要です。
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まとめ
本記事では、ファイル共有をメールの添付で行う際の課題を解説した後、メールでファイル共有を行うのに便利なツールや、ツールを選ぶポイントを解説しました。ファイル共有をメールでより便利に行うためのツールは、多数存在します。これらを用いることで、ファイル共有をメールで行う際の課題を解決できるはずです。また、ツールを選ぶ際には導入目的や予算、利用するメンバーなどを明確にしましょう。これにより、自社にマッチしたツールを選べる可能性が高まります。
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