文書管理を効率化させるには？進め方やシステム選定のポイントも解説

文書管理とは、企業活動において生じる文書を、必要時にすぐ利用できるよう管理することです。文書管理は業務を行うに当たって重要ですが、手間がかかることも否定できません。そのため、文書管理を効率化したいと考えている会社は多いです。また、文書管理の効率化のために、文書管理システムを導入することは珍しくありません。しかし、文書管理システムは数多く存在するため、どのシステムを使えばいいか悩んでいる会社は多いのではないでしょうか。

本記事では、文書管理の効率化を進めるステップや、文書管理の効率化に役立つ文書管理システムをどう選べばいいかなどについて解説します。

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文書管理を効率化すべき3つの理由

ここでは、文書管理を効率化すべき理由として、以下の3つを解説します。

業務効率化
リスクマネジメント
顧客満足度向上

それでは、1つずつ解説します。

業務効率化

理由の1つ目は、業務効率化です。文書管理によって、各個人が所有していたノウハウを組織内で共有できます。これにより、会社全体の業務効率の底上げが期待できます。また、他のメンバーが所有していた文書へのアクセスも容易になるので、さらに業務効率化を促進できるでしょう。

リスクマネジメント

理由の2つ目は、リスクマネジメントです。文書の紛失や漏えいは、会社経営にとっては大きなリスクの1つです。例えば、自社独自の技術やノウハウの流出は、企業の競争力に大きな悪影響を与えます。また、顧客情報などが流出すれば、企業の信頼低下につながります。そこで、効率化した文書管理を行うことで適切に文書を管理しておけば、文書の紛失や漏えいなどを防止できます。文書管理ツールで、データごとのアクセス制限やメンバーの行動監視を行えば、データの持ち出しや改ざんを防ぐことにもつながります。

顧客満足度向上

理由の3つ目は、顧客満足度向上です。文書管理を効率化することで、必要な社内情報にすぐアクセスできます。そのため、顧客からの問合せにも素早く対応できるでしょう。例えば、カスタマーセンターにおいてはFAQや対応マニュアルを事前に作成して、効率的に参照できるようにしておきます。これにより、顧客からの質問に対し、素早く適切に回答できることが増えるでしょう。また、顧客のニーズやデータを他部署と共有することで、営業や顧客へのマーケティング戦略にも活用できるはずです。

文書管理の効率化を進めるための3つのステップ

ここでは、文書管理の効率化を進めるためのステップとして、以下の3つを解説します。

管理する文書を減らす
文書管理の仕組み作りをする
改善を繰り返す

それでは、1つずつ解説します。

管理する文書を減らす

ステップの1つ目は、管理する文書を減らすことです。文書の絶対量を減らすことで、より効率的な文書管理が行えます。例えば、50〜70%の文書を減らすことを1つの目標として掲げるといいでしょう。一見すると減らす文書が多いと感じるかもしれませんが、本当に必要な文書かどうかを精査すると案外不要な文書が多いものです。文書が思いのほか減らない場合は、以下の状態になっていないか確認しましょう。

いつか使うかもと考えて、全く使わない文書を残している
捨てていいかどうかの判断基準が定まっていない
文書を効率的に削減する手順や手段がない
目標設定が不明確でどれくらい文書を減らしたらいいかわからない

文書管理の仕組み作りをする

ステップの2つ目は、文書管理の仕組み作りをすることです。ここでは、文書管理の仕組みづくりとして、特に重要な4つの仕組みを表にまとめます。

廃棄の仕組み	・常日頃から不要な文書を廃棄する・必要な文書は廃棄しないよう、廃棄手順や廃棄基準を設定する
共有の仕組み	・文書を私物化をせず、チームや組織で共有する・複数人が同時に編集や閲覧をできるよう設定する
検索の仕組み	・書類の分類方法やファイル名の付け方などのルールを制定し、必要な文書をすぐに検索しやすくする・紙文書と電子ファイルとで整合性が取れる分類体系にする
標準化の仕組み	・文書管理規程などを作成し、文書管理に関するルールを決める・決めたルールを周知などすることで、組織に定着させる

関連記事：適切な分類方法で効率的な文書管理を行うには？

改善を繰り返す

ステップの3つ目は、改善を繰り返すことです。一度文書管理の仕組みを作ったからと、それで終わりにしてしまうのでは不十分です。作った仕組みが守られているか確認し、守られていない部分や実態にそぐわない部分があったら改善しましょう。また、法改正により文書管理の仕組みを変える必要が生じた場合は、速やかに対応しましょう。

文書管理システムを活用した効率化のメリット

ここでは、文書管理システムを活用した効率化のメリットとして、以下の4つを解説します。

ペーパーレス化
セキュリティ強化
バージョン管理の容易化
ナレッジマネジメント

それでは、1つずつ解説します。

ペーパーレス化

メリットの1つ目は、ペーパーレス化です。文書管理システムを用いることで、文書を主に電子文書の形で保管するようになります。これによりペーパーレス化が進み、物理的な文書を保管していた場所を削減できます。また、ペーパーレス化により、決裁や承認などの業務フローを電子化することもできます。文書管理システムを用いることで、今までよりもスピーディーに業務を進めることが可能になるでしょう。

関連記事：ペーパーレス化とは？メリット・デメリット・進め方とともに解説

セキュリティ強化

メリットの2つ目は、セキュリティ強化です。多くの文書管理システムは、権限の設定やアクセスログの保持など、セキュリティ対策ができる機能が充実しています。セキュリティが強化されることにより、情報漏えいや文書の改ざんなどを防ぐことにつながります。

バージョン管理の容易化

メリットの3つ目は、バージョン管理が容易になることです。同じタイトルの文書が複数存在している場合、最新の文書を探すことは骨が折れる作業です。しかし、文書管理システムのバージョン管理機能を使えば、容易に最新バージョンの文書を探せます。また、修正履歴を確認することもできるので、前のバージョンを参照したい場合も安心です。

ナレッジマネジメント

メリットの4つ目は、ナレッジマネジメントです。文書管理システムの導入により、これまで社員がそれぞれ有していた情報を、容易に共有できます。これにより、これまで属人化されてきた情報やノウハウを、より多くの社員が活用できます。これは、業務効率化や社員のスキル向上にも役立てられるでしょう。

効率化に向けた文書管理システムを選ぶ3つのポイント

ここでは、文書管理システムを選ぶポイントとして、以下の3つを解説します。

検索性
法令や制度への対応状況
セキュリティ対策

それでは、1つずつ解説します。

検索性

ポイントの1つ目は、検索性です。タイトルやタグを使って文書を分類しても、文書管理システムの検索性が低いと必要な文書を簡単に検索できないことがあります。そのため、検索性が優れていたり、文書の内容も検索できるなどの機能が備わっていたりするか、文書管理システムを選ぶ際に確認しましょう。

法令や制度への対応状況

ポイントの2つ目は、法令や制度への対応状況です。例えば、ISO9001を取得している企業であれば、ISO9001の指針に準拠した文書管理システムを導入する必要があります。業種や職種によっては、特定の法律や制度の遵守が必要になる場合もあります。文書管理システムを検討する場合は、遵守が必要な法律や制度に対応しているシステムなのかどうかを確認してから選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策

ポイントの3つ目は、セキュリティ対策です。社内で管理する文書には、個人情報や機密情報が含まれていることがほとんどです。そのため、セキュリティ対策は重要なポイントになります。不正コピー・改ざん・情報漏えいなどが発生しないよう、アクセス制限の設定やファイルの暗号化など、セキュリティ対策がとられているか確認しましょう。

まとめ

本記事では、文書管理を効率化させるステップや、文書管理の効率化に役立つ文書管理システムをどう選べばいいかなどについて解説しました。文書管理の効率化は、一度行ったら終わりではありません。法改定などに対応するだけではなく、その時々の業務実態に即するよう定期的に見直しを行い、改善を繰り返していきましょう。文書管理の効率化を目指し、文書管理システムを導入したいと検討している場合は、本記事を参考に自社に最適なシステムを選んでください。

なお、弊社のNotePMを、文書管理システムとして導入した事例を以下の記事で紹介しています。よろしければご覧ください。

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