ニューノーマルにより働き方が大きく変わる中で、生産性向上について改めて考える方も多いのではないでしょうか。一言で生産性向上といっても、達成するためには様々なステップがあることを理解しおきましょう。本記事では、生産性向上の基本知識、生産性向上を阻害する要因、メリット、効果的なステップについて紹介していきます。
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目次
生産性向上とは
生産性向上とはそもそも何か、以下4つの視点から見ていきます。
- 生産性向上の定義
- 効率化との違い
- 平準化との違い
- 算出方法
それぞれ、一つずつ解説します。
生産性向上の定義
まず、生産性向上の定義について説明します。生産性向上は、英語では「Productivity improvement」と呼ばれています。生産性とは「どれだけの資源（ヒト・モノ・カネ）を投入した結果、どれだけの成果が得られたか」ということであり、より少ない資源でより多くの成果を出すための改善活動が生産性向上です。近年では、働き方改革への切り口として政府が生産性向上を推進しててきました。
効率化との違い
次に、生産性向上とよく似たキーワードである効率化との違いを見ていきましょう。効率化は、主に業務や作業を対象として使われることが多く、より少ない時間や費用で対象を完了するための改善を指します。効率化は、生産性向上のための手段の1つです。
平準化との違い
生産性向上と平準化との違いを見ていきましょう。平準化とはバラバラの物事を均一化し、公平にすることです。平準化することで、生産性向上を達成できる場合もありますが、必ずしも直接繋がっているとは言えません。
算出方法
生産性向上の算出方法をご紹介します。生産性向上は以下４つから構成されます。
- 物的労働生産性
- 付加価値労働生産
- 全要素生産性
- 人件費
どの程度過去から改善されたかを上記4つの数字を分析することで、どれくらいの生産性が向上したか明確にできます。
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生産性向上を阻害させる5つの要因
生産性向上を阻害させるものとして、以下5つの要因があります。
- 長時間労働
- 無駄な要員配置
- マルチタスク業務
- トップダウンによる指示
- 長時間会議
それぞれ、一つずつ解説します。
長時間労働
生産性向上を阻害させる要因の1つ目は、長時間労働です。働く時間が長ければ長いほど多くの成果を上げられるかというと、決してそんなことはありません。長時間労働は心身に影響を与え、集中力の低下の原因にもなってしまいます。また、ひどいと病気の原因にもなり、最悪過労死にもつながります。短期視点でみれば労働時間を増やすことは生産力UPに見えますが、長期的にみれば大きなリスクにしかなりません。長時間労働をした結果、行動そのものが無駄であることも否めなくなります。長時間労働は生産性向上を阻害させます。
無駄な要員配置
生産性向上を阻害させる要因の2つ目は、業務に対して人数を確保して何人も立ち合う、無駄な要因配置です。例えば、PC1台の作業を5人以上で確認する等、とりあえず何かあったときのために要員を確保して現場に立ち合わせることが業務において多くあります。とりあえず人を配置すれば安心なのかというと、決してそうではありません。人は、大事な限られた人的資源です。「とりあえず」の要員配置は、資源（ヒト）の無駄遣いになります。本当に必要な人材のみを適切に配置すべきです。
マルチタスク業務
生産性向上を阻害させる要因の3つ目は、マルチタスク業務です。マルチタスクとは複数の業務を同時に進行させることです。マルチタスクができればこれまでと変わらないスピードで複数業務を一度にこなしているように見え、一見効率的に見えます。しかしながらマルチタスクは集中力の低下になり、一つの仕事が疎かになります。実際にマルチタスクはコルチゾールやアドレナリンといったストレスホルモンを増やすと言われています。マルチタスクよりもシングルタスクを集中して行い、１つの業務を早くこなすことが大事です。
トップダウンによる指示
生産性向上を阻害させる要因の4つ目は、経営陣などの施策を一方的に押し付ける、トップダウンによる指示です。現場が感じている問題や課題は別にあるのに、上から施策がおりてきただけで本来やるべきではない無駄な業務に時間をかけてしまうことがあります。現場の意見が反映されていないトップダウンによる指示は現場へのしわ寄せになります。現場の努力で生産性向上の数値が改善されているように見えると、トップからの指示は正しかったという誤った判断にも繋がりかねません。現場の実態はどうか、何が問題でどんな施策を求めているのかを正しくトップに伝え続けることが大切です。
長時間会議
生産性向上を阻害させる要因の5つ目は、長時間会議です。大きな組織ほど会議の時間がとても多いです。どれも本当に必要な時間なら全く問題ありませんが、実際は本来の会議の趣旨とは関係ない会話が繰り広げられています。長くて無駄な会議の最大特徴としては、最初に目的やゴールもなくだらだらと話し続けることです。本来必要のないことに時間を費やしてしまい、出席者の貴重な時間を奪ってしまっています。
また、会議の最後に特定メンバーに対して長時間のアドバイスが始まることもありますが、関係ないメンバーも巻き込まれてしまうため無駄と言えます。アドバイスは単的にする、また関係のないメンバーは早々に解放させるべきです。長時間会議は生産性向上を阻害させますし、会議後メンバーも疲弊してしまいます。
生産性向上が企業に与える4つのメリット
生産性向上が企業に与えるメリットには、以下4つがあります。
- 優秀な人材の確保
- CS向上
- 離職率低下
- コスト削減
それぞれ、一つずつ解説します。
優秀な人材の確保
生産性向上が企業に与える1つ目のメリットは、優秀な人材の確保です。生産性向上をすれば、社員一人一人が的確な行動を行い、業務遂行も早くなります。結果、社員は優秀な人材となります。また、この企業に入社すればスキルアップできると人が集まり、人材育成にも繋がります。生産性向上を達成すれば、社内の人材も育ち、外部からも人が集まりやすくなるため、優秀な人材確保に繋がります。
CS向上
生産性向上が企業に与える2つ目のメリットは、CS向上です。社員一人ひとりの対応スピードかあがると、顧客からの要望に対して迅速に応えることが可能です。結果評価も良くなります。生産性向上によって、顧客満足度が大きく変化します。
離職率低下
生産性向上が企業に与える3つ目のメリットは、離職率低下です。優秀な社員が集まれば離職率低下にもつながります。この企業で切磋琢磨すれば日々生産性向上がUPし、自身の生産性が高まると社内からの満足度も向上します。また、業務効率化によって残業時間を削減でき、空いた時間をプライベートの時間として有意義に過ごせます。生産性向上を達成することで、離職率低下にも繋がります。
コスト削減
生産性向上が企業に与える4つ目のメリットは、コスト削減です。短時間、または少人数で収益を得られるようになり、これまでの対応から大きく費用を抑えることが可能になります。生産性向上はコスト削減も達成できます。
生産性向上が社員に与える4つのメリット
生産性向上が社員に与えるメリットには、以下4つがあります。
- 残業時間の削減
- ワークライフバランスの改善
- スキルアップ
- 働くことへの自信
それぞれ、一つずつ解説します。
残業時間の削減
生産性向上が社員に与える1つ目のメリットは、残業時間の削減です。生産性が向上すれば一つの業務を行うのに時間がかからなくなり、従業員の残業時間が減ります。早く退社でき、後の時間を有効に使えて有意義に過ごすことも可能です。生産性向上によって仕事＝時間をかけるという発想がなくなり残業時間が削減できます。
ワークライフバランスの改善
生産性向上が社員に与える2つ目のメリットは、ワークライフバランスの改善です。これまで時間の多くを業務が占めていたところを、早くこなすことができれば、残業時間を削減でき、プライベート時間の確保できます。生産性向上によってワークライフバランスも改善します。
スキルアップ
生産性向上が社員に与える3つ目のメリットは、スキルアップです。一つ一つの業務を効率的に行えば、他の業務にもそのノウハウを展開でき、結果社員のスキルアップにつながります。
働くことへの自信
生産性向上が社員に与える4つ目のメリットは、働くことへの自信を得られることです。生産性向上するとムダな業務がなくなり仕事がやりやすくなります。スムーズに業務を遂行できるため、自分への自信になります。
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生産性向上に効果的な9つの方法
生産性向上への効果が期待できる方法として、以下9つの方法があります。
- 目標達成基準・スケジュールを決める
- 現状業務の見える化
- ムダな業務の洗い出し
- 業務マニュアルの標準化
- 社員同士のコミュニケーション活性化
- ツールの導入
- 社員への教育
- 対策実施
- 評価・改善
それぞれ、一つずつ解説します。
目標達成基準・スケジュールを決める
1つ目は、目的達成基準とスケジュールをしっかりと決めることです。いつまでに何をどれくらい達成するか、達成基準と狙いを定めていきます。例えば「1年後に従業員の残業時間を平均5h削減など」の目標を掲げます。目標設定をすることで、そこに向かった具体的な施策を明示できます。目標達成基準、スケジュールを明確に決めましょう。
現状業務の見える化
2つ目は、現状業務の見える化です。現状の業務を洗い出し、業務のどの部分に無駄があるのか、どのくらい改善できそうかをしっかりと見ていきます。そして、生産性向上に繋がりそうな対象業務の特定をしていきます。自社を知るためにも現状業務の見える化をしていきましょう。
ムダな業務の洗い出し
3つ目は、現状業務の見える化です。現状業務の見える化を行った後に、最小限どの業務が必要か明確にします。無駄として分類された業務をどのように削減するかを考えていきます。
業務マニュアルの標準化
4つ目は、業務マニュアルの標準化です。組織の複数人が共通して行う業務をマニュアルを作ることで標準化していきます。標準化することで、実施者全員が一定水準の品質を保った業務遂行を行えるようになります。
社員同士のコミュニケーション活性化
5つ目は、社員同士のコミュニケーション活性化です。社員同士でコミュニケーションを活性化させ、必要なナレッジを効率よく共有していきましょう。活性化すればするほど、相手に業務質問もしやすくなります。特にテレワークや在宅勤務時にも、社員間をしっかりとつなげることがとても大切です。コミュニケーション活性化のために、ツールを取り入れることをおすすめします。
ツールの導入
6つ目は、ツールの導入です。コミュニケーションツール、情報共有ツールなどを取り入れれば、作業効率が向上し、生産性向上への近道になります。また、クラウドサービスのツールを入れることで、オンプレミスシステムに比べて運用管理の手間も省けます。
関連記事：業務効率化ツールの導入から活用方法までポイントを徹底解説
社員への教育
7つ目は、社員への教育です。ツールの使い方やマニュアルの説明等の教育を実施していきましょう。社員へ教育を開催することで、多くの人数がツールを活用できる、マニュアルの施策を実行しやすくなります。
対策実施
8つ目は、対策の実施です。生産性向上するために立案した施策を実際に実行していきます。一斉に多くの社員が始めるのではなく、スモールスタートで始めることがトラブルを未然に防ぐことができます。
評価・改善
9つ目は、評価・改善です。対策を実施して、どれくらいの期間でどの程度効果を得たのか成果を評価していきます。またどの部分を改善できるのか、改善点についてもしっかりと見ていきましょう。
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まとめ
生産性向上について本記事で詳しく紹介しました。生産性向上はいかに少ないインプットで大きな成果を出せるかが重要なポイントです。コミュニケーションや情報共有、またマニュアル作成を効率的に行えるツールを使えば作業効率もあがります。NotePMには生産性向上するためのノウハウが詰まっており、お試しテストで導入することも可能です。まずは気軽に使ってみてはいかがでしょうか。
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