日報が営業に役立つ理由からメリット・デメリット・書き方のポイントまで徹底解説

2022年06月11日(土) 日報・週報

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

日報について、営業活動に役立つ理由やメリット・デメリットについて調べている方もいらっしゃるのではないでしょうか。日報は営業活動にとって有能な業務記録になります。。本記事では営業活動における日報について、役立つ理由・メリット・デメリット・営業のための日報を成功させるポイントについて紹介していきます。

日報が営業活動に必要な3つの理由

営業活動において、日報が必要な理由には以下3点があります。

  • 案件の進捗確認
  • 日々の行動管理
  • 改善活動

それぞれ見ていきましょう。

案件の進捗確認

営業活動において日報が必要な1つ目の理由は、案件の進捗を確認するためです。自身が担当している顧客の案件が今どのステータスなのか、進み度合いはどの程度なのかを日報を振り返ることで確認できます。また上司や周りのメンバーから日報を読んだ際「この顧客に対してどれくらいの工数活動したか、どのような行動が受注につながったか」を知ることができます。別の顧客への活動展開のために重宝されます。日報は案件の進捗確認のためにとても重要なツールです。

日々の行動管理

営業活動において日報が必要な2つ目の理由は、日々の行動管理です。上司から見て、そのメンバーが日々どのような行動をしているのかを日報から知ることができます。日報を読めば毎日何をしているのかわかるため、週報に比べて細かい情報がわかります。日々の部下の行動、部下が感じている疑問を上司が知ることで、部下に直接コンタクトをとり早い段階で不安を払拭させることも可能です。日報は、営業の日々の行動管理を把握するために非常に有能です。

改善活動

営業活動において日報が必要な3つ目の理由は、改善活動のためです。日々日報を書けば、活動履歴が蓄積されていきます。自身の活動を日報で振り返ることで、過去の失敗を次の行動で繰り返さない、改善することが可能になります。また、これから新しい顧客に訪問したいと考えた際に、過去の他の営業の活動を見て、当時の顧客はどのような方だったのか、当時どのような活動をしたのか知ることができ、次何をすべきか気づきを得られます。自分の活動につながるため、顧客への改善活動にもなります。

関連記事:日報は目的が重要!業務報告で終わらせず組織を活性化させるためのコツを紹介

関連記事:日報や週報の役割は?書き手も読み手も納得の活用法

日報が営業職に与える3つのメリット

日報が営業職に与えるメリットには以下3つがあります。

  • トラブル予防
  • 知識共有
  • 対応履歴の把握

それぞれ見ていきましょう。

トラブル予防

日報が営業職に与えるメリットの1つ目は、トラブル予防です。日報があればトラブルを未然に防ぐことができます。例えば顧客とのトラブルが発生しそうな場合、日報のの活動記録を上司が読んで気付き、一緒に同行するなど、メンバーの行動を改善することができます。また営業が過去に経験したトラブルを情報共有することで、類似したトラブルを未然に防ぐことも可能です。日報があれば、営業活動におけるトラブルを防ぐことも可能になります。

知識共有

日報が営業職に与えるメリットの2つ目は、知識共有です。営業活動で必要な知識を日報を通じて他メンバーに共有できます。例えばお客様とのアポイント方法、提案時のコツ、業務全体の流れ等があります。また優れた営業の日報を読むことで、他の社員が優秀社員が持つナレッジを簡単に取り入れられます。日報は知識共有においても優れており、企業の資産となります。

対応履歴の把握

日報が営業職に与えるメリットの3つ目は、対応履歴の把握です。過去の対応履歴を参照し、成功した活動内容を元に、NB(ニュービジネス)ユーザーの活動に繋げることができます。また、同顧客の数年前の対応履歴を知ることで、当時の営業活動を確認でき、同じ活動を繰り返さずに済みます。日報から対応履歴の把握ができ、次の活動内容に繋がります。

日報を書くことで営業が感じる3つのデメリット

営業が日報を書くことで感じてしまうデメリットには、以下3つがあります。

  • 作成に時間がかかる
  • 情報のみが蓄積されて必要なときに取り出せない
  • モチベーション低下

それぞれ見ていきましょう。

作成に時間がかかる

営業が日報作成時に感じるデメリットの1つ目は、作成に時間がかかることです。日々日報を書くためには、一定の時間を確保しなければなりません。最初は作成に時間がかかってしまいますし、業務が忙しいときには、わざわざ日報に時間を割きたくないと思ってしまいがちです。安定して日報を書き続けるためには、長い目で見ること、日報が与えるメリットや日報が必要な理由をしっかりと意識することです。書くのに慣れれば自分の型が出来上がってきて、他の人から見ても有益な日報を短時間で作成することができるようになります。

関連記事:営業日報にフォーマットを採用するメリットとは?おすすめの型もご紹介

情報のみが蓄積されて必要なときに取り出せない

営業が日報作成時に感じるデメリットの2つ目は、日々多くの情報が蓄積されてしまい、必要なときに取り出せないことです。日報の管理が疎かになっていると、必要な情報を取り出したいときに、どこに何があるのかわからなくて、探すのに時間がかかります。また、日報のタイトルから見て内容を読み進めても、欲しい情報が書かれていないこともあります。単に日報を書くだけではなく、項目の統一、後からどのように検索するのかを意識した書き方が大事です。情報共有のツールを活用すれば、情報展開も容易に行えます。

モチベーション低下

営業が日報作成時に感じるデメリットの3つ目は、モチベーションの低下です。せっかく書いても、誰かに読んでもらえないと日報を書く気力がなくなります。上司が忙しく、なかなか読んでくれない日々が続くと、モチベーション低下につながります。日報を書く行為そのものが無駄だと感じてしまい、日報に嘘やごまかしを記載してしまう、日報を書くことをサボってしまうかもしれません。そうならないように、日報を書く際は上司に見てもらうことだけでなく、情報共有として、誰でも見える環境をつくりましょう。

営業日報を成功させる書き方3つのポイント

営業日報を成功させるには、以下3つのポイントを意識した書き方が大切です。

  • 極力時間をかけない
  • ついでに書く
  • ツールを使って書く

それぞれ見ていきましょう。

極力時間をかけない

営業日報を成功させるための書き方ポイントの1つ目は、極力時間をかけないことです。日報は営業活動そもそもの目的ではありません。日報を書くことにより本業である営業活動自体がおろそかになってしまうと本末転倒です。また、時間をかけて書いた長文の日報は読み手にとっても理解するのが大変になります。営業日報は箇条書きや記号などを取り入れて、要点を簡潔に分かりやすく書くように工夫して型をつくっていきましょう。日報作成そのものへの時間をかけないことが大切です。

ついでに書く

営業日報を成功させるための書き方ポイントの2つ目は、ついでに書くことです。日報作成のための時間を確保するのも良いですが、業務が忙しくなると長続きしません。続かないと日報を作成する意味がありません。外回りした時に、外出した先からついでに書く、ちょっとしたときに気軽にメモ書きするなど、ついでに書くことが長続きするポイントです。スマホからでも簡単にかけるようにできると短時間で書きやすいです。

ツールを使って書く

営業日報を成功させるための書き方ポイントの3つ目は、ツールを使って書くことです。システムやアプリなどのツールを使えば作業効率も高まります。ワードやエクセルなどで作成する方法もありますが、外出先で短時間で日報を作成することを考えると、すぐにスマホで書けることが望ましいです。日報をWeb上で書いて、登録ボタンを押せばすぐにアップロードができる、また更新もすぐにできると良いでしょう。ツールを使うことは営業日報を書く上で非常に大切です。

関連記事:作業日報の書き方5つのコツとおすすめアプリ3選

営業日報作成におすすめのツール

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Aipo

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Aipo
URL: https://aipo.com/

まとめ

営業活動の日報について詳しく紹介していきました。日報を続けるのは大変ですが、多くの営業のリアルの声を一度に見ることができるため、蓄積されればさせるほど企業の資産になります。単なる記録用ではなく情報共有としてツールを使うことをおすすめします。

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