組織マネジメントを定義から運用のポイント・求められるスキルまで一挙解説

2024年03月02日(土) 業務効率化
組織マネジメント

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業を効率よく運営していくために重要なことの一つが、組織マネジメントです。特に、組織の規模が大きくなると、管理職や経営者の個人の能力だけで組織運営することは不可能となるため、組織マネジメントの重要性が一層高まります。この記事では、組織マネジメントについて詳しく解説していきます。

組織マネジメントとは

組織マネジメントとは、経営者や管理者が組織の活動を円滑に行うために、企業の資源・資産・リスクなどの管理を行うことです。ここでは、まず組織マネジメントの定義と目的について解説します。次に、「マネジメント」と混同されやすい「リーダーシップ」との違いを説明します。

組織マネジメントの定義

同じ組織に所属している従業員がバラバラに行動していては、組織運営は立ち行かず、組織の目標も達成できません。企業を成長させるために、組織マネジメントはなくてはならないものです。

組織によって求められる組織マネジメントのレベルや内容は大きく変わってきます。しかし、組織経営に必要な「ヒト、モノ、カネ、情報」という資源について理解し、どのように活用すれば組織が効率よく動いていくか、その結果組織の目標を達成できるか考えることは、どのような立場にあっても、組織マネジメントを行うにあたって必須です。

関連記事:マネジメントの種類を階層別・業務別に紹介!自社にピッタリのアプローチ方法は?

組織マネジメントの目的

組織マネジメントの目的は、以下の2つです。

  • 従業員一人一人の能力や行動を把握し、パフォーマンスを最大限に発揮できるようにする
  • 従業員同士が強み、弱みを補完し合うことで、組織力を向上させる

一般的に、優秀な営業担当者が多数存在すれば、それだけでもある程度成果が出るはずです。しかし、問い合わせに対応するカスタマーサービスや書類作成をフォローする従業員も活躍してくれれば、さらに大きな成果を出せることでしょう。このように、従業員一人一人の特性や違いを十分理解し、それを正しく活用して掛け合わせることで、組織全体で大きな成果を出そうとするものが組織マネジメントなのです。

マネジメントとリーダーシップの違い

ここまで組織マネジメントの定義と目的について解説してきましたが「マネジメント」とよく混同される言葉に「リーダーシップ」があります。しかし、実際には両者は似て非なる言葉です。以下にて、両者の違いについて解説します。

マネジメント

マネジメントとは、目標やビジョンを達成すべく、それに必要な必要な要素を分析・管理して、組織(集団活動)を機能させることです。主な仕事は、戦略を立てて、それを実行できる仕組みや制度をつくることと、現状を把握して管理することです。また、目標を達成させるための手段を考えたり、組織の課題を洗い出して解決していくことで、従業員一人一人が自らの能力を最大限発揮してもらうことが重要な役割です。後ほど解説するリーダーシップもマネジメントの一部です。

リーダーシップ

先ほど述べたとおり、リーダーシップはマネジメントの一部です。具体的には、組織で掲げられた目標やビジョンを達成するために、積極的に集団を導く能力をいいます。みんなを引っ張っていくという意味合いが強く、自らの考えをわかりやすく伝えることや、メンバーのモチベーションを高めることが求められます。特に、経営者や新規事業のリーダーに、求められる能力です。

「やらないこと」を決めることでもある

ここまで、組織マネジメントの定義や目的を解説してきました。組織マネジメントとは、「ヒト、モノ、カネ、情報を理解して活用する」ことと述べましたが、それは「やらないこと」を決めることでもあります。生産性向上のため、TODOリストを作らせるなど、従業員一人一人の業務効率化を図っている企業は少なくありません。しかし、組織的に「やること」だけでなく「やらないこと」を決定すれば、最初から必要のない業務を減らすことができるため、それだけでも組織全体のリソースを確保できます。その分、より重要な内容にリソースを活用できるはずです。従業員個人の業務効率化するだけでなく、各従業員が組織とは違う方向を向くことを防ぐことも重要なのです。


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組織マネジメントで解決できる課題

ここでは、適切に組織マネジメントを行うことで解決が期待できる課題を、以下の2つ紹介します。あなたの企業もこれらの課題に頭を悩ませているのであれば、組織マネジメントを適切に行うことで解決できるかもしれません。

  • 人材の流出
  • 組織の生産性向上

人材の流出

現在、働き方が多様化してきており、その傾向は今後も加速していくと予想されます。そのため、人材の流動性が今までより大きくなることは確実で、人材の流出を防ぐことが重要な課題になっています。組織マネジメントを適切に行うことで、その課題を解決できる可能性が高まります。これは、多様な人材をマネジメントできれば、より多くの従業員にとって居心地の良い職場を作ることができるからです。そのため、職場の居心地がいいと感じる従業員が増えれば、結果的に人材の流出を減少させることができます。

組織の生産性向上

組織マネジメントを適切に行うことで、組織の生産性向上が期待できます。これは、組織マネジメントにより組織をスムーズに運営できるようになれば、ヒト、モノ、サービスを適切に動かして業務効率化を達成でき、結果的に生産性が向上するからです。また、昨今では管理職はプレイングマネージャーとして、管理職以外に従業員としての役割を果たさねばならない場面も増えています。そのような場合でも、組織マネジメントを適切に行うことで、たくさんの時間や業務量を費やさずとも従業員が自発的に行動ができるようになります。

関連記事:生産性向上のための具体的なマネジメント術!メリットや効果測定方法も紹介

組織マネジメントで知っておきたい、組織の7S

組織マネジメントを実施するにあたっては、「組織の7S」を知っておくことを強くすすめます。これは、マッキンゼー・アンド・カンパニー社が提唱した概念で、組織の経営要素を以下の7つに分類したものです。

ハード3S 戦略(Strategy)、組織(Structure)、システム(System)
ソフト4S スキル(Skill)、人材(Staff)、スタイル(Style)、価値観(Shared Value)

そして、それら7つの経営資源がそれぞれがどのように影響して機能しているか理解することが重要なのです。

ハード3S

ハード3Sとは、「組織の7S」のうちハード面の経営資源を意味します。組織構造に関係する要素であり、経営者が比較的コントロールしやすい要素です。以下の3つを指します。

  • 戦略(Strategy)
  • 組織(Structure)
  • システム(System)

戦略(Strategy)

戦略(Strategy)とは、企業が目指す将来像に到達するために何を行わねばならないか道筋を示すものです。競争優位性を確保するために取り組むべき要素です。戦略は、企業のビジョンを方向付ける「企業戦略」、商品やサービスの展開を考える「事業戦略」、事業を運営するための研究、開発などの機能を設定する「機能戦略」の順に策定します。

組織(Structure)

組織(Structure)とは、人々が組織の中で働く上で最も基本的な決めごとである組織構造のことです。誰と一緒に働くのか、どのようなタスクを行うのか、誰にレポートするのか、部門間の役割分担はどうなっているのかなどを規程するものです。

システム(System)

システム(System)とは、重要な経営資源である「ヒト」を最大限活用するための制度(ルール)作りのことです。これにより、皆が同じ考えのもと働いて、個人のパフォーマンスに依存せず全ての従業員が一定以上のパフォーマンスを発揮できます。

ソフト4S

ソフト4Sとは、「組織の7S」のうちソフト面の経営資源を意味します。従業員に関係する要素であり、ハード3Sよりも変更に時間がかかり取り扱いも難しいですが、非常に重要な経営資源でもあります。以下の4つを指します。

  • スキル(Skill)
  • 人材(Staff)
  • スタイル(Style)
  • 価値観(Shared Value)

スキル(Skill)

スキル(Skill)とは、組織が有する他社との競争優位性を意味します。競争優位性を有する組織であれば、独自のビジネスを展開できるため、競争が優位になる上にマーケットをリードする存在となれます。

人材(Staff)

人材(Staff)については、スキルや知識だけではない本質的な部分まで理解する必要があります。人材一人一人の本質的な部分はなかなか理解できるものではありませんが、業務内外で積極的にコミュニケーションを図って本質的な部分を理解できれば、その人の能力を一層引き出すことができます。

スタイル(Style)

スタイル(Style)とは、企業カラーのことです。「始業30分前には出社して準備しなければならない」など、企業において暗黙の了解や不文律として積み重ねられてきたものが、そのまま企業のカラーとなります。

価値観(Shared Value)

価値観(Shared Value)とは、企業のビジョン(存在意義)のことです。経営者が組織を立ち上げ事業を展開する際、組織を構成するメンバー同士でビジョンを共有することで、力を合わせて事業を進めていくことが可能となります。

組織マネジメントに必要な4つのスキル

組織マネジメントでカバーしなければならない範囲は広く、それには様々なスキルが求められます。ここでは、以下のとおり組織マネジメントに必要な4つのスキルについて解説します。

  • 目標設定/管理力
  • 計画力・推進力
  • 人材マネジメント力
  • コミュニケーション力

目標設定/管理力

組織マネジメントには、組織が達成すべき目標を理解・把握することが必要です。また、それを達成する計画や施策を立案することや、最適な人員を配置することも必要です。この時に、各従業員が達成できるギリギリの目標を設定すると、適度に緊張感をもって仕事ができて、優れたパフォーマンスを引き出すことができるはずです。

計画力・推進力

組織で定めた目標を達成するには、まずは現状の時間・プロセス・工数・労働力を把握することが重要です。そして、目標から逆算して、プロセスを分割して具体的なスケジュールを作成していきます。こうすることで、従業員は迷わず業務を遂行できます。また、逐次現状を把握して、問題解決やスケジュールの調整を行っていくことが大切です。

人材マネジメント力

人材マネジメント力 とは、従業員の適性や価値観などを把握することで適材適所に業務配分を実施することです。また、各従業員に対して支援や指導を行っていくことも必要です。この時、自ら率先して見本を見せることを心がけましょう。これにより、従業員のやる気や自発性を引き出します。また、モチベーションが低くても必要な仕事を行えるよう、仕組みを作っていくことも大切です。

コミュニケーション力

組織全体のパフォーマンスを高めるには、従業員同士での信頼関係を構築することが重要です。そのためには、コミュニケーション能力が必要です。管理職に求められるコミュニケーション能力は、2種類あります。一つは、従業員に対するもの。現場の声を聞き、気軽に話し合えて働きやすい職場を作ります。もう一つは上位管理職・経営者に対するもの。経済合理性を考える経営層に対し、現場の声を届ける役割があります。そうやって、従業員と上位管理職・経営者双方の課題を見出し、解決に向けて説得していくことが求められるのです。

組織マネジメントを効果的に行うための4つのポイント

最後に、以下のとおり組織マネジメントを効果的に行うための4つのポイントについて解説します。これらのポイントを押さえて、組織マネジメントを成功させましょう。

  • 褒めて伸ばす
  • 目標値を達成可能な範囲で設定
  • 様々な場面で調整役を設ける
  • ツールの導入・運用

褒めて伸ばす

社員のやる気を引き出すために、褒めて伸ばすことは有効な手段です。ただ、ワンパターンで褒めていても、だんだんと効果が下がってきます。また、褒め方にも種類があります。そこで、単にその場で褒めるだけでなく、

  • 「社長が褒めていたよ!」と呼びかけるなど、第三者を通じて褒める
  • 朝会などで褒める場を設ける

などの工夫を施して、時と場合により褒め方や褒めるポイントを使い分けると一層効果的です。

目標値を達成可能な範囲で設定

企業を運営するために何かしらの目標値を設定する場合、目標値は従業員にとって達成可能ギリギリのものにしましょう。あまりにも達成が現実的ではない目標値を設定しても、反対にあまりに簡単に達成できる目標値を設定しても、従業員のやる気をなくすことにつながります。達成可能ギリギリの目標値を設定することで、程よく緊張感をもたらしてやる気の維持や達成感をもってもらうことができます。また、目標を達成するプロセスを逆算して考える計画力も大切です。

様々な場面で調整役を設ける

多くの場合、管理職一人で企業の課題をすべて解決することは不可能です。また、ある程度会社の規模が大きくなると経営者がワンマンで運営していくにも限界があります。そこで、組織マネジメントを確実に行うには、会社全体を調整する役割をもった人材(調整役)が必要です。調整役には、会社全体の知恵を取りまとめて解決策を決定して、社内合意を取り付ける役割があります。また、調整役が存在することで会社の進むべき道がスムーズに決定します。

ツールの導入・運用

組織マネジメントを効果的に行うには、目標値を達成可能な範囲で設定することや、企業全体の調整役を設けることが有効と書きました。これらを実現するには、従業員一人一人の能力やスキルなどを一元管理して人事に役立てる「タレントマネジメント」や、社内ナレッジの共有が有効です。それには、社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツールである社内wiki の導入も有効です。詳細は、以下の記事をご覧ください。

関連記事:社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術!


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まとめ

ここまで、組織マネジメントについて解説してきました。組織マネジメントは、経営者や管理職・人事担当者にとっては特に重要な課題です。それがどれほど適切に行えているかによって、組織の業務効率やパフォーマンスは大きく変わってきます。ただ、従業員一人一人の特性を十分に把握して、正しく組織マネジメントを行えば、個人では成し得ない大きな成果を出すことも十分に期待できます。時代背景に関わらず、組織マネジメントは企業経営において重要な要素であり続けると言えるでしょう。

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