こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
新型コロナウイルスの感染拡大によって多くの企業が導入したテレワーク。果たしてテレワークを導入した企業は業務効率化に成功しているのしょうか。本記事ではテレワークによる業務効率の現状や課題、そしておすすめのツールを使った業務効率化の方法について詳しく解説していきます。
目次
テレワークによる業務効率化の現状
テレワークは実際に業務効率化につながっているのでしょうか。関西経済連合会が2021年2月に行ったアンケートでは、74%の企業・団体が生産性向上について一長一短あり「どちらともいえない」と回答しています。
参考：新型コロナウイルス感染症の影響およびテレワークの実施に関するアンケート調査結果について 公益社団法人関西経済連合会
まずテレワークを始めて大きく変わるのが会議です。オフラインの会議は対面でのコミュニケーションを前提としてするため、わざわざ一ヶ所に集まるために出席者は移動が必要だったり、前後の移動スケジュールも考えて日程調整するなどの手間がありました。
Web会議であれば物理的に集まる必要がなく、出張先や移動中でも会議に参加することができるのでスケジュール調整が容易になります。また録画できるので、参加できなかった場合でも内容を確認しやすいと言えます。営業部門であれば、打ち合わせや商談の回数を増やすことができます。
逆に効率化が低下したといわれる面では、社内でのコミュニケーションです。細かいニュアンスが伝わりにくい、相談や質問がしづらいという点があげられています。また社員の成果や業務の進捗管理が難しいとの声も出ています。
テレワークで業務効率化できる人・できない人の特徴
テレワークで効率的に業務をこなせる人もいれば、こなせない人もいます。両者にはどういった特徴があるのでしょうか。簡潔にいうとテレワーク時に効率的に業務を行える人は、能動的な働き方の人だといえます。それでは、詳しく解説していきます。
効率が上がる人
自発的に考えて動ける人は、テレワークで効率を上げられる典型的なタイプです。オフラインのオフィスでは仕事がうまくいっているかどうか、トラブルはないかどうかを上司やチームのメンバーが雰囲気で判断したり、声をかけたりして上手くサポートができます。しかし、テレワークでは今までよりも状況が把握しづらくなり、受け身で仕事が来るのを待っていた人にとっては、気づいてもらえないという状況になる可能性があります。逆に、必要な情報を自分で取りに行って動き出せる人にとっては、周りから話しかけられたりするなど邪魔が入りにくいので、集中して仕事がしやすくなります。
自己管理ができる人もテレワーク向きといえるでしょう。在宅では、テレビ・動画・漫画といった誘惑があるうえに、疲れたらベッドで横になって眠ることも容易です。オフィス内では人目があるので集中して作業ができますが、テレワークではいつ仕事を始め、休憩し、終わらせるかを自分で判断しなくてはなりません。自己管理できる人であれば、自分のパフォーマンスが上がるように時間の使い方を設計することができ、邪魔されることなく仕事がしやすい状況になります。
効率が下がる人
反対に効率が下がってしまう可能性が高いのは、指示待ち傾向のある人です。指示された仕事が完了した後や、仕事に不明な点がありどうすればよいのかわからない時に、自発的に報告したり質問したりすることができないので、長い待ち時間が出てしまいます。また細かい質問をせずに、間違ったことを進めてしまうと後で何倍も修正が必要になります。
また、言語化が苦手な人も効率が下がる可能性があります。言語化というのは、自分の作業進捗状況や欲しい情報を、言葉やテキストで客観的に伝えることです。相手の姿が見えないテレワークでは、今何をしていて、何に困っているのか、といったことを言語化して共有・コミュニケーションする能力が問われます。こういった能力が欠けていると、テレワークでは効率が下がってしまう可能性があります。
テレワークが業務効率化に繋がらない理由
テレワークで業務効率化が下がってしまう要因は複数あります。モチベーション・コミュニケーション・環境設備の3つに分けて詳しく見ていきましょう。
モチベーションの減少
テレワークはモチベーションが保ちづらい環境であるといえます。オフィス勤務であれば身支度を整えたり、スーツに着替えたりしている間にオン・オフを切り替えることができるうえに、オフィスについてからは上司や同僚の目が気になるので、緊張感をもって仕事ができます。
しかし在宅では、同居している家族やペットの生活音が聞こえてしまいうこともありえますし、特に自室や書斎がないような家庭は、静かな環境を保つことが難しいだけでなく、簡易の机や椅子で業務をせざるをえず、長時間の労働が苦痛になることもありえます。家族に雑用を頼まれてしまったり、育児に気を取られてしまうこともあり得ます。テレビや雑誌などの誘惑物も多く、仕事とプライベートの境がなくなってしまうことから、疲れたらすぐに休んでしまうという人も出てきます。
オフィスでチームや共同作業が多かった人ほど、コミュニケーションを取りながら大きな仕事に取り組むということができにくくなり、個人でもくもくと仕事をするテレワークに切り替えた場合、モチベーションが低下する可能性があります。またテレワーク時には、コミュニケーション不足で仕事の全体像が見えないため担当する仕事の重要性がわからなかったり、上司や同僚からのフィードバックも得られないことから達成感が感じられず、自信喪失やモチベーションの減少につながる可能性もあります。
コミュニケーション不足
コミュニケーション不足は業務効率化に悪影響を与えます。テレワークでオフィス勤務のように顔をあわせることができないことから、人間関係を構築するためのフランクな会話がしにくくなります。業務以外の話ができなくなると、お互いを知る機会が少なくなり、結果として人間関係が希薄になります。コミュニケーション不足になると、お互いに信頼関係を構築し、率直に意見を言ったり依頼ができる関係を作れないため、遠慮して遠回りやりとりをすることになり、効率が低下します。
・上司と部下とのコミュニケーション
テレワーク時には上司と部下の間でのコミュニケーションが取りづらくなり、部下への指示が明確に伝わっていない、もしくは進捗がわかりにくいといったことによって、部下が間違った方向に進んでしまっているのになかなか気づかないというケースも、十分に考えられます。またオフィスにいる場合と違って、気軽に部下から上司にホウレンソウがしにくくなり、疑問に思っていることを気軽に質問しづらくなるのも業務効率が落ちてしまう原因になります。
・チームメンバーとのコミュニケーション
チームで動く場合は、お互いにどの部分をやっているのかがわかりにくく、連携がとりづらいという欠点が挙げられます。オフィスでは雑談をしたり、視覚的に何をやっているのかを判断したりすることにより、お互い業務の進捗を確かめたり、進んでいない部分を補完しあったりすることができますが、テレワークでは全体像を把握することが非常に難しくなってしまいます。
環境整備がされていない
環境設備が整っていないと、テレワーク時に業務効率が大きく低下してしまいます。アナログ的な作業については、できるだけペーパーレス化していく事が大切です。承認印などは最たるものでしょう。せっかくテレワークを始めても一部の業務のためにわざわざオフィスに行くことは、効率化につながっておらず本末転倒です。
テレワークを業務効率化に結びつける3つのコツ
テレワークでの課題がわかったところで、業務効率化につながる方法について詳しく見ていきましょう。
業務の進捗管理
テレワークでのコミュニケーション不足を解消するために、タスク管理ツールの導入や定期的なミーティングを開く事が、業務効率化の改善に有効です。
タスク管理ツールは、現在行っている業務内容と進捗状況を可視化することができます。特にチームで働いている場合は、誰が何を担当しており、どこまで進んでいるのかが判別できるので、納期に間に合わないような仕事がないかどうかを判断し、お互いにサポートしあうことができます。またWeb会議システムで定期なミーティングを開き、進捗状況やお互いに抱えている問題を共有することによって、トラブルを未然に防ぎ、アドバイスや指示を与えることでチームメンバーの孤立化を防ぐこともできます。
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社内コミュニケーションの活性化
社内コミュニケーションの活性化のコツは、ビジネスチャットやWeb会議システムなど様々なITツールを駆使して相談したり、質問されたりする場を作っていく事と、話しやすい雰囲気作りを行うことです。バーチャルオフィスは仮想空間にオフィスを作るツールで、メンバーが着席中なのか、忙しいのか、休憩中なのかがわかるため声掛けがしやすく、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
関連記事：【2024年版】社内コミュニケーションツール おすすめ11選を徹底比較
ナレッジの共有
ナレッジの共有もテレワークでのコミュニケーションにとても重要です。テレワーク時には誰がどのような情報を持っているのかを知ることが難しく、簡単にベテラン社員のノウハウを直接聞いたり教えてもらうことができません。そんな時に活用したいのが、社内wikiなどナレッジを共有することのできるツールです。ベテラン社員がナレッジやノウハウを社内wiki等のツールに書き込むことによって、経験の浅い社員でもノウハウを簡単に探し出すことができ、企業は何度も同じことを教えたり引き継ぎをする手間も省けます。また日報や議事録を全てツールにアップすることによって、社内で起こっている出来事を全ての社員に情報共有することができます。
関連記事：【2024年版】ナレッジ共有ツール タイプ別おすすめ 10選
テレワークの業務効率化につながるおすすめのツール
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
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• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
NotePM
URL: https://notepm.jp/
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。
Slackの特徴
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- どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
- 1500以上の外部サービスと連携可能
- 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
• 1,800円/1名あたり（プラス）
Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Backlog
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Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
Zoom
Zoom（ズーム） は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。
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• 2,700円/1ホスト（ビジネス）
Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
まとめ
本記事ではテレワークによる業務効率の現状や課題、そしてツールをつかった解決方法について解説していきました。ビジネスチャットやWeb会議などでコミュニケーションを活発化させ、話しやすくお互いが質問しやすい雰囲気を作り出していく事が重要です。また社内wikiといったさまざまなツールを駆使することで、テレワーク時でも効率の良い業務を行う事ができます。本記事を参考に新しいITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
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