こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
2020年新型コロナウイルスの流行によって、働き方が大きく変わり在宅やコワーキングスペースなどでのテレワークを前提とする働き方が、今や一般的になっています。テレワークの導入にあたってどのようなツールを使えばよいのか、悩んでいる企業の担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事ではアフターコロナ時代における、おすすめのテレワーク設備や助成金について詳しくご紹介します。
目次
急速に設備投資が必要になったテレワーク
以前から働き方改革が叫ばれテレワークが注目されていましたが、日本では普及がなかなか進まず、あくまで出勤を前提とした補助的なものでした。新型コロナウイルスの感染拡大以降は、将来のパンデミック予防の観点から「ニューノーマル」と呼ばれる新しい働き方が主流になりつつあります。つまり、対面営業や出張が大きく減り、出勤を一切しない形のテレワークが一般化しておりコミュニケーションの取り方やセキュリティの対策も大きく変わってきています。
企業はこのニューノーマルに備えた適切な設備を備えなくてはならなくなっています。適切なツールを利用することで、オフィスで働く場合と同等もしくはそれ以上の生産性をあげることができる可能性もあります。
テレワークの設備が不十分だと起きる問題
テレワークの設備が不十分だった場合、どういった問題を引き起こすのでしょうか。大きく分けてコミュニケーション不足とセキュリティの問題、人材の離職があげられます。細かく見ていきましょう。
コミュニケーション不足
一番問題になるのは、対面で気軽にコミュニケーションができなくなってしまうことです。気軽に質問をしたり雑談をしたり、褒めあったりすることがなくなると、孤独感を感じやすくなります。お互に何をしているのかがわかりづらく、チームワークが悪くなり、生産性が落ちるだけでなく、会社への帰属意識がなくなることもあります。Web会議やチャットツールなどのコミュニケーションツールを積極的に導入していくのが解決策になるでしょう。
セキュリティリスク
テレワークにおいては、ノートパソコンやタブレットなどの機器を持ち出して自宅やカフェなどで作業を行う事が一般的です。機器を持ち出す際には盗難・紛失といった危険性がある事を理解して、あらかじめ対策を施すことが大切です。
セキュリティが整備された社内で作業を行うわけではないので、マルウェア感染のリスクが考えられ、機密情報が持ち出されたり、個人情報が流出してしまったりする可能性があります。無料のWi-Fiを利用せず、会社がさだめたネットワーク環境を利用し、企業のIT部門が許可していないクラウドサービスは使わないなどのルールを定め、正しい知識を身につけておく必要があります。社員にセキュリティリスクに対する理解を深めるための研修を行うことも効果があるでしょう。
人材の採用・離職
テレワークの不十分な整備は人材の離職につながる可能性があります。コミュニケーション不足の項目でもご紹介した通り、会社への帰属感が薄まることが離職につながるほか、育児・介護、あるいは配偶者の転勤などによって離職せざるを得ない場合でも、テレワークの設備が整っていれば、遠隔地で引き続き働くことができるようになります。また勤務地が近くなくても問題ないことから、遠隔地にいる優秀な人材を雇うことも可能になり、即戦力も期待できます。
コロナで求められる新たなテレワークへの設備
それでは上記の3つの問題点を解決するために、具体的にどのような設備を導入していけばよいのか見ていきましょう。
コミュニケーションツール
一番の課題であるコミュニケーション不足に対しては、ビジネスチャットやWeb会議ツールの導入がおすすめです。ビジネスチャットは電話やメールほど敷居が高くなく、気軽なコミュニケーションが取れることから、業務以外の雑談などもしやすく、テレワーク中の孤独感をなくす効果があります。また業務終了後にWeb会議ツールでミーティングを行うことで、日々の業務の進捗を上司が確認することもでき、緊迫感のあるテレワークを行うことができます。チームメンバーとの定期的な顔合わせも帰属意識を強める良い機会になります。
セキュリティ対策
テレワークの普及によりセキュリティリスクが大幅に高まっており、従来の「境界型セキュリティ」では企業のシステムや情報の安全性を保つのが難しくなっています。
境界型セキュリティは主に外部からの脅威に対するセキュリティ対策のことで、内部のネットワークと外部のインターネットの間にファイアウォールやIPSを設置することにより、社内の安全を確保するというものです。課題点としてはウィルスをはじめとした悪意のあるサイバー攻撃が、社内の端末たった1つにでも侵入してしまうと、抵抗ができない状態になってしまいます。
現在はクラウドが普及しており、保護する対象が社外にも存在することが多くなっており、「ゼロトラスト」という新しい考え方が主流になりつつあります。ゼロトラストは通信相手を信頼せず、攻撃されることを前提にセキュリティ対策を講じる考え方で、ネットワークの外部だけでなく、内部に対してもユーザー認証を行い、正当なユーザーと端末のみがアクセスできます。また全てのトラフィックやログを可視化し監視することによって、サイバー攻撃の兆候を見つけることができるようになります。
ニューノーマルの時代はクラウド化がさらに進むため、今後のセキュリティ対策としてはゼロトラスト採用していく必要があります。ゼロトラストは管理が非常に複雑なため、自動化されており、IT部門の負担軽減にもつながります。
またテレワークにおいてVDI（Virtual Desktop Infrastructure）もセキュリティ対策の面から注目を集めています。「仮想デスクトップ」ともよばれており、パソコンのデスクトップ環境をサーバー上に置き、どの端末からでもアクセスして自分用のデスクトップ画面を呼び出すことができるような仕組みになっています。
機密情報がつまったパソコンや携帯を紛失したり、盗難にあってしまった場合、情報漏洩のリスクがあり非常に危険ですが、VDIであればデータが端末に残らないので、テレワーク時でも安心して作業をすることができます。
テレワークの設備投資に対する助成金
景気が悪化している中、テレワークの設備にお金をまわす余裕がない中小企業も少なくないはずです。こうした状況の中、政府・地方自治体がテレワークを支援する補助金を打ち出しています。補助制度をうまく利用して、良質なテレワーク環境を定着させる良い機会でもあります。今回は厚生労働省と経済産業省の補助金をご紹介します。
厚生労働省 令和３年度「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」
対象は労働人材の確保や雇用管理改善の観点から、効果をあげた中小事業主です。テレワーク用通信機器の導入や外部専門家によるコンサルティング、労務管理者に対する研修等の目的に使用ができます。１企業あたり、支給対象となる経費の30％(最高額100万円)が補助される「機器等導入助成」と実績や離職率の目標達成した際に与えられる「目標達成助成」(最高額100万円)の2つからなっています。
経済産業省 IT導入補助金 2021
対象は中小企業・小規模事業者等で、目的は生産性の改善を図ることになっており、課題やニーズに合ったITツールの導入にかかる金額の一部を補助してもらえます。通常枠では、費用の1/2、最大450万円の補助金を受け取ることが可能です。IT導入支援事業者と確認を行ったうえで、生産性向上に係る情報等を事務局に報告することが必要です。
テレワークの設備拡充におすすめのITツール
それではどのようなITツールを導入すればよいのでしょうか。おすすめのツールを具体的に紹介していきます。
Web会議・テレビ会議システム
Web会議システムは、コロナ禍で一気に普及したシステムです。顔やジェスチャーを見ながらのコミュニケーションは電話やメールなどよりはるかに効率がよく、資料など画面を共有も簡単にすることができます。パソコンやスマートフォンからも参加できるため、専用端末が不要です。複数の拠点から多人数で集まることも可能です。
テレビ会議システムは専用端末が必要になり、初期費用やランニングコストがかかりますが、音声や画像が切れにくいのが特徴でクライアントの会議などに使用するとよいでしょう。
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ビジネスチャット
ビジネスチャットはメールと違って定型文が不要で、長文である必要がありません。気軽に質問や雑談ができ、コミュニケーションを推進するのにおすすめツールです。1対1だけでなく、チーム単位でも情報を共有できます。
関連記事：【2024年版】ビジネスチャットおすすめ6選を徹底比較！（有料・無料）
社内wiki
テレワークにおいては、社内で何が起こっているのかの情報が不足しがちです。スムーズな業務遂行のためにはナレッジを共有することができる「社内wiki」がおすすめです。社内wikiに業務で得られたノウハウを書き込んだり、日報や議事録をアップすることによって、日々社内で起こっている出来事やクライアントの情報など様々な情報を共有することができます。社内wikiは欲しい情報をすぐに手に入れる事が一番重要になりますので、検索力の強いものを選ぶことが大切です。
関連記事：社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術！
まとめ
コロナ禍によって働き方が大きく変わり、企業はニューノーマルに備えたテレワークの設備を整えることが必須になりました。セキュリティ対策を怠ることで、情報漏洩など企業の信頼が揺るぎかねない事態が十分に起こりえます。本記事でご紹介した補助金やITツールなどを活かして、新しい時代にふさわしいテレワークの設備を整えてみてください。
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