テレワーク導入のための12のプロセス・成功のポイントを徹底紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

テレワークを始める企業が急速に増えています。特にコロナ禍により、感染症予防・対策のために導入する企業数が増加しました。企業がテレワークを成功するためには、導入が高まっている背景を参考にし、12つのプロセスと5つのポイントをしっかりと抑えた上で、定着するツールを選定することが大切です。テレワーク導入を着実に進めることで、企業側にとってもコストの削減、働き手にとっても柔軟な働き方ができるというメリットを得られます。

本記事では、テレワーク導入が高まる背景、成功するための12プロセスと5つのポイント、おすすめのツールについて詳しく解説していきます。

テレワークの導入率が高まっている5つの背景

テレワークの導入率が高まる背景として、以下の5点を紹介します。

• 感染症予防・対策
• クラウドサービスの拡大
• セキュリティシステムの簡素化
• 社員の生産性向上
• 災害時対策

それでは、一つずつ解説します。

感染症予防・対策

テレワークの導入率が高まっている1つ目の背景は、感染症予防・対策です。

2020年に全国で拡大した新型コロナウイルス感染症により、感染症の拡大を防ぐためテレワークを導入する企業数が加速しています。 テレワークによりメンバーが満員電車で通勤することもなく、オフィスでの共有物使用や３密の会議も防ぐことができます。社員間のランチコミュニケーションもありません。テレワーク導入は感染予防・対策に即効果を得られます。新たな感染症を未然に防ぐためにもコロナ後も導入率が益々高まると予想されています。

クラウドサービスの拡大

テレワークの導入率が高まっている2つ目の背景は、クラウドサービスの拡大です。

近年、社内システムをオンプレミスからクラウドサービスへと切り替える企業が増えています。 クラウドサービスとは契約するだけでインターネットなどのネットワークを通じて必要な機能をサービスとして利用することです。自社にサーバーなどのハードウェアを持たずに済むので、オンプレに比べて導入費用が安価に済みます。また、セキュリティ対策も万全であり、災害にも強いとも言われています。クラウドサービスを利用すると同時に、場所にとらわれない働き方ができることからテレワークの導入を検討する企業も増えています。

セキュリティシステムの複雑化

テレワークの導入率が高まっている3つ目の背景は、セキュリティシステムの複雑化です。

従来のセキュリティは境界型が多く、対策範囲や機能を追加・更新すると構成がどんどん複雑になっていきます。また、社内に物理的にサーバーを置くため、管理も大変です。セキュリティ複雑化を防ぐために、近年クラウドサービスの利用が増加しています。利用を開始するだけで高いセキュリティ環境を簡単に利用できるからです。システム構成も簡素で済みます。クラウドサービスを利用していると、テレワークも導入しやすく、取り入れる企業が多いです。

メンバーの生産性向上

テレワークの導入率が高まっている4つ目の背景は、メンバーの生産性向上です。

テレワークは日々の通勤時間を短縮でき、業務にとりかかるスピードをアップできるからです。またオフィスよりも仕事に集中できる環境を個人で整えることができ、意識も高まります。またリモートでコミュニケーションが当たり前になり、普段直接顔を合わせない他部門や他社との連携が進み、効率の良い働き方ができます。テレワーク導入はオフィスに通勤するよりも、メンバー一人一人の業務効率がアップし、生産性も向上します。

災害時対策

テレワークの導入率が高まっている5点目の背景は、災害時の対策です。

近年大きな被害をもたらしている大地震や異常気象などの自然災害のリスクに備えるため、テレワークを導入する企業も多いです。テレワークを導入すれば、通勤も不要となるため、災害対策に大きな効果があります。何かあった時に子供のお迎えもスムーズになり、子育て世帯においても大変助かります。 また事業所が被災した場合も社員は業務の遂行を続け、会社として事業を存続でき、被害も最小限に止めることができます。 テレワークの導入は災害対策に大変効果的です。

テレワーク導入が成功する12つのプロセス

テレワーク導入が成功するプロセスとして、以下の12ステップを紹介します。

１．目的を明確化し方針を定める
２．導入体制を整える
３．現状把握
４．対象メンバーを定める
５．ルール・ガイドラインの策定
６．ツールの導入
７．説明会・教育開催
８．導入試験
９．導入試験の評価
１０．本格導入
１１．導入後の評価・分析
１２．改善アクション

それでは、一つずつ解説します。

1. 目的を明確化し方針を定める

テレワーク導入を成功するための1つ目のプロセスは、目的を明確化し方針を定めることです。何のためにテレワークを始めるのか、何年後どのような結果を企業にもたらしたいのかを具体的に考えましょう。また経営層のみが目的を理解するのではなく、全社一丸となって取り組むためメンバーに目的と方針を伝えること、理解させることが大切です。具体的な施策がおりてくることで、メンバー一人一人が意識を高く持って行動でき、 テレワーク導入を成功へと導きます。

2. 導入体制を整える

テレワーク導入を成功するための2つ目のプロセスは、導入体制を整えることです。人事や情報システム部門のみだけでなく、導入対象部門も導入推進体制に参画させましょう。テレワークを実際に利用する現場の現状問題点、要望を聞くことができるため、本当に必要とされる制度の策定や理想的な働き方実現にもつながります。導入後のトラブルも少なく済み、スムーズな導入のためにも必要です。

3. 現状把握

テレワーク導入を成功するための3つ目のプロセスは、現状把握です。テレワーク導入に向けて、社内には何が足りているのか、何が足りていないのかを徹底的に洗い出しましょう。例えば、捺印が必要な書類が全体でどれくらいあるか、その中でどれだけ電子印で対応できるのか、電子印に必要なシステムは社内にあるか、新規導入が必要かなど、社員間のコミュニケーションツールは何があるか、どれだけ定着しているのかなどを把握していきます。現状把握によりテレワークを即開始できる業務や部門の特定が可能です。

4. 対象メンバーを定める

テレワーク導入を成功するための4つ目のプロセスは、対象メンバーを定めることです。育児・介護世帯、テレワークを取り入れやすい業務の部門、もしくは全部門をローテーションするなど決めていきましょう。ここで大切なのはメンバーが不公平感を抱かないようにすることです。対象メンバーを適切に決めて、テレワーク導入に取り組みましょう。

5. ルール・ガイドラインの策定

テレワーク導入を成功するための5つ目のプロセスは、ルール・ガイドラインの策定です。テレワークの導入範囲や勤怠管理、光熱費や交通費などの取り決め、また社員に支給する物（例えばディスプレイなど）についても明確に記載しましょう。

6. ツールの導入

テレワーク導入を成功するための6つ目のプロセスは、ツールの導入です。社員間のコミュニケーションツールやタスク管理のツールの導入を検討しましょう。テレワークは外部ネットワークを経由するのが当たり前のため、セキュリティ対策に強いツールが望ましいです。

7. 説明会・教育開催

テレワーク導入を成功するための7つ目のプロセスは、説明会・教育の開催です。対象メンバーがテレワーク実施の目的と必要性を理解するため、正しい認識を共有するために必要です。導入前に必ず実施しましょう。

8. 導入試験

テレワーク導入を成功するための8つ目のプロセスは、導入試験です。
実践を前に、限定したメンバーに対して導入試験を実施します。
試験評価の観点から見て、導入期間と開始する人数がどれくらい適切か見極めましょう。

9. 導入試験の評価

テレワーク導入を成功するための9つ目のプロセスは、導入試験の評価です。定量評価と定性評価の観点から評価します。改善点も列挙し、本格導入の拡大範囲を決めていきます。

10. 本格導入

テレワーク導入を成功するための10つ目のプロセスは、本格導入です。
試験導入の評価・改善ポイントを踏まえて本格的に導入をスタートしていきます。

11. 導入後の評価・分析

テレワーク導入を成功するための11つ目のプロセスは、導入後の評価・分析です。
本格導入後、一定期間過ぎてから評価・分析を実施します。 項目は試験と同じ定量評価と定性評価の観点から評価していきます。 試験結果と何が異なるのかの比較をしっかりと行いましょう。

12. 改善アクション

テレワーク導入を成功するための12つ目のプロセスは、改善アクションです。評価・分析の結果を元に改善を行います。具体的には対象者の見直し、ガイドラインの修正、必要なツールの追加、クラウドサービスの追加など実施していきます。

テレワーク導入を成功させるための5つのポイント

テレワークの導入を成功させる5つのポイントを以下に紹介します。

• 必要なセキュリティ対策の構築
• 段階的な導入の構築
• テレワーク環境の検討
• 助成金有無の確認
• コミュニケーションツールの整備

それでは、一つずつ解説します。

必要なセキュリティ対策の構築

テレワークの導入を成功させる1つ目のポイントは、必要なセキュリティ対策の構築です。

外部ネットワークを使用するため、社内利用とは違って高いセキュリティ対策が必要です。セキュリティ対策で失敗しないためには、現状の社内セキュリティ対策を正しく把握し、テレワーク時に必要とされる対策とのギャップを埋めるための対策を講じることです。 情報システム部門の業務負担が増えないように、クラウドサービスを利用するなど検討していきましょう。

段階的な導入の検討

テレワークの導入を成功させる2つ目のポイントは、段階的な導入を検討することです。

一度に全部門テレワークを導入すると、スタート時から人数が多く効果的な改善点を把握しづらいからです。まずは育児・介護世帯の社員を対象にする、一部の部門からスタートするなど、段階的に導入していきましょう。徐々に拡大して最終的に全社員まで広めていくのが理想的です。

テレワーク環境の検討

テレワークの導入を成功させる3つ目のポイントは、テレワーク環境の検討です。

メンバーの健康が維持できる環境か、セキュリティを確保できる場所であるか等検討していきます。また自宅であれば終日テレワーク可能、カフェの場合は2時間までOKなど、環境に応じて利用時間を決めましょう。また無料Wi-Fiは使用禁止、社内貸し出しのLTE端末に限定するなど、利用するネットワーク環境についても定めることも大切です。

助成金有無の確認

テレワークの導入を成功させる4つ目のポイントは、助成金有無の確認です。

これまでには働き方改革推進支援助成金がありました。厚生労働省だけではなく、東京都などの地方地自体を主体とした助成金もあります。また、この分野は今後新たな助成金が発表される可能性もあるため、テレワーク開始時期に合わせて都度助成金の有無をチェックすることが大切です。

コミュニケーションツールの整備

テレワークの導入を成功させる5つ目のポイントは、コミュニケーションツールの整備です。

離れた社員間の距離を繋ぐコミュニケーションツールは最も大切です。コミュニケーションが活性することで業務効率も可能です。社員が直感的に使いやすいこと、画面が見やすい、長く定着できるものを選びましょう。

テレワーク導入時のおすすめツール

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Zoom

Zoom（ズーム） は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。

Zoomの特徴

• 100人以上が同時接続でも安定した環境
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• Web会議の動画、音声をクラウドに記録
• バーチャル背景（部屋を見せたくない人向け機能）

料金プラン（月額）
• 無料（基本） ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト（プロ）
• 2,700円/1ホスト（ビジネス）

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

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NotePM

NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

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料金プラン（月額）
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• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

Aipo

Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。

Aipoの特徴

• 必要最小限の機能から始められる（コストを抑えられる）
• ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
• 迅速で丁寧なチャットサポート

料金プラン（月額）
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて　例）カレンダー+200円、チャット+100円など

Aipo
URL: https://aipo.com/

Slack

Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

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料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
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まとめ

テレワークを取り入れる企業が加速していますが、テレワークをうまく活用し、効果を出すためには導入の流れやポイントをしっかりと抑えることが大事です。また、テレワークを推進する上では、今までは同じオフィスにいたからできたナレッジ共有がしにくくなるため、従業員がそれぞれ持っている情報・ノウハウを共有することが企業の競争力を左右します。ナレッジ共有は 社内wiki の活用が有効です。

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