リモートワークでグループワークを成功させるポイント5つ!おすすめテーマやツールも紹介

2023年01月07日(土) テレワーク・リモートワーク
リモートワーク グループワーク

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こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

リモートワークをしながらオンラインでグループワークを行う企業が増えています。しかし、「本当にオンラインで実施できるのか」「まだ導入を決めかねている」という企業担当者様も多いのではないのでしょうか。オンラインでのグループワークは、対面とは少し異なる部分もあるため、事前の準備など正しい理解が必要です。

本稿では、リモートワークでグループワークを成功させるポイントについて解説し、おすすめテーマやツールをご紹介します。

リモートワークで行うグループワークとは

リモートワークでグループワークを行う場合、Web会議ツールなどPCやタブレット端末などを用いて、1つの拠点に集まることなくワークを行うことができます。ITツールを使うことで、自宅や自身のデスクなどからワークに参加することが可能です。たとえばZoomなどのWeb会議システムを利用すれば、その場にいるのと同じようにコミュニケーションを取るだけでなく、複数のグループに分けてのワークも可能です。

リモートワークでグループワークを行うメリット

リモートワークでグループワークを行うメリットについて解説します。

日程の調整がしやすい

受講者が自宅からグループワークに参加すれば、場所の制限を受けずにワークを行うことができます。受講者全員がひとつの場所に集まる必要がないため、グループワークのために移動時間を割いたり、スケジュールを押さえたりせずにすみます。業務の合間にもワークに参加しやすくなるため、日程調整が容易になるでしょう。

移動時間や施設費用が節約できる

受講者が自宅からグループワークに参加すれば、開催場所まで移動する時間や移動費用がかかりません。遠方から参加するために出張したり、宿泊したりといった手間も不要です。受講者にとっては、空いた移動時間を業務に使えますし、企業にとっては宿泊費や交通費などのコスト削減になります。時間や費用を気にせずグループワークが行えるため、双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。

情報が共有しやすい

リモートワーク中でもグループワークの機会を設けることで、交流の機会を増やすことができます。コミュニケーションが活発になれば、従業員の孤独感を和らげ、連帯感を高めることができるでしょう。また、Web会議システムを使ってオンラインでグループワークを行うと、画面を手軽に録画することができます。そのため、参加しなかった人でも録画された動画を見ることで、情報の共有が可能です。あとからワークの内容を振り返って、より理解を深めたり、フィードバックを行うことも容易になります。グループワークを行う際に作成したドキュメントやチャットを残しておけば、よりワークの雰囲気が掴みやすいでしょう。

リモートワークでグループワークを行うデメリット

ここでは、リモートワークでグループワークを行うデメリットについて解説します。

オンラインでの会話がやりづらい人もいる

オンラインでは、相手の反応から得られる情報がオフラインより制限されます。そのため、グループでの会話やプレゼンテーションがやりづらいと感じる受講者もいるでしょう。ほかの参加者の発言を聞いている時には、意識して大きくうなずくなど、相手が話しやすい雰囲気になるよう心がけましょう。また、発言する際には、「〇〇さんは、何か質問はありませんか?」など呼びかけて、相手の反応を引き出しやすくするとよいでしょう。

対面で行うことが前提のワークは難しい

営業の集合研修や名刺交換などのグループワークは、オフラインが前提となっているため、オンラインでの習得が難しい場合があります。動きが見えづらかったり、講師が一度にチェックできる対象人数が限られたりするため、体全体を使ったビジネスマナー等のロールプレイングは不向きだといえるでしょう。

通信環境やITリテラシーに進行が左右される

グループワークの最中にネットワークが不調になると、進行に遅れが発生したり、途切れてしまう可能性があります。また、受講者がPC操作やオンラインでのやりとりに不慣れな場合も、うまく進行できない場合があります。あらかじめ必要なツールや環境について、受講者に細かく伝えておくことが必要です。

リモートワークでグループワークを成功させる5つのポイント

以上、リモートワークでグループワークを行うときのメリット・デメリットについて説明しました。ここではそれらを踏まえ、オンラインでグループワークを成功させるためのポイントを5つ解説します。

1.デバイス・音声・ネット環境などをあらかじめ確認する

開催者・受講者とも、グループワークの参加前に、自分が使うデバイスやネット環境、音声状態について確認しておきましょう。確認不足のままワークに参加すると、音声の設定の不備で相手の声が聞こえなかったり、通信環境が悪くて途中で回線が途切れてしまったりする可能性もあります。実際にWeb会議アプリを起動させてマイクテストを行うなど、当日に慌てないようにリハーサルをしておきましょう。

2.ツールや使える機能について事前に紹介しておく

グループワークで使うWebツールや機能についてよく知らない人が参加するような場合は、あらかじめオリエンテーションなどで紹介しておくとよいでしょう。非IT系企業や職種、世代によっては、受講者がインターネット自体に慣れていない場合もあります。また、普段使わないようなツールを使う場合も、丁寧に説明を行う必要があります。当日、グループワークに付いてこられない人がいないように注意しましょう。

3.トラブル時の連絡経路を明確にする

入念に準備を行っても、予期せぬ通信トラブルなどが起こる場合もあります。トラブル時の対応がすぐできるように、担当者の連絡先などは事前に共有しておきましょう。開始時間に受講者が全員揃わなくても、「◯時◯分にはスタートする」「なにかあったら〇〇さんに連絡する」というように、ルールを決めて進行することが大切です。

4.ルールや役割を明確にする

オンラインでスムーズにグループワークを進行するには、事前のルール決めが大切です。司会やタイムキーパーなどの役割や、意見を言う順番などは、決めてからワークに入りましょう。あらかじめ情報を共有しておくことで、誰も話し始めない沈黙の状態を避けたり、参加者が戸惑うのを防ぐことができます。

5.フィードバックや効果測定を行う

グループワーク実施後は、必ず振り返ってや効果測定を行いましょう。せっかく目的をもってグループワークを行っても、やりっぱなしでは効果の確認が難しくなります。参加者にオンラインでアンケートをとるのもいいですし、グループワーク後にオンライン懇親会を実施して、感想や意見を求めることもできます。反省点を次に活かして、より効果の出る方法を模索しましょう。

リモートワークでグループワークを行う際におすすめのテーマ

ここでは、リモートワークでのグループワークにおすすめのテーマをご紹介します。

プレゼンテーション型グループワーク

グループワークの中でもメジャーなのが、プレゼン型のグループワークです。参加者が、特定の議題について話し合い、結論を導き出して発表するという形式です。議題の種類には、明確な答えのない課題に対して最適な解を導き出す課題解決型や、自由な発想やアイディアを出し合う自由討論型などがパターンがあります。どのような目的でグループワークを実施するのか、目的に応じてテーマを選びましょう。

ロールプレイング型グループワーク

職場や現場で経験するであろう場面を想定し、そのなかで営業や接客などの役割を演じるロールプレイングは、新人研修などでよく行われます。来客応対などは対面でないと難しいですが、電話応対やチャットツールを使った応対なら、リモートでもグループワークが可能です。お互いの顔が見えないようにビデオ機能をオフにしたり、相手をどんどん変えて繰り返しワークを行ったりして、リモート環境を活かしたワークを行いましょう。

ビジネス型グループワーク

ビジネスケース型のグループワークでは、「商品Aのマーケティング資料を読み、1年後に利益を2倍にする方法を提案してください」「当社の新規事業を考えて下さい」のように、ビジネスの課題解決を求められます。資料を読み込んで分析の時間を設けるなど、マーケティングの基礎知識やロジカルシンキングが必要な場合もあります。制限時間も設けられるため、最もハードルが高い、難しい形式だと言えるでしょう。

ゲーム型グループワーク

ゲーム型グループワークは、ゲーム感覚で楽しみながら取り組めるため、最近注目を集めています。営業や経営を疑似体験したり、チーム対抗にしてチームワークを構築したりなどさまざまな種類があります。仕事中とは異なる一面を知ることができ、交流にもなるのがメリットといえるでしょう。

リモートワークでグループワークを行うためのおすすめツール4選

ここでは、リモートワークでグループワークを行う際に便利でおすすめなツール4選をご紹介します。

Zoom

zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。近年、テレワーク・リモートワークのニーズから、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムの1つです。

Zoomの特徴

  • 端末や回線状況を見ながら通信を最適化するため安定している
  • URLを共有するだけで簡単にWeb会議できる
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Microsoft Teams

Teams

Microsoft Teams(チームズ) は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。

Microsoft Teamsの特徴

  • 最大10,000人の大規模ライブイベントが可能(ウェビナー、全社イベントなど)
  • リアルタイムノイズ抑制(キーボード入力音など)
  • 高度なセキュリティ機能(データ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールド)

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。

Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

 

Skype Meet Now

Meet Now

Skype Meet Now は、Microsoft社が運営する「Skype」が2020年4月から開始した、「無料・アカウント不要・アプリインストール不要」のWeb会議サービスです。

Skype Meet Nowの特徴

  • 完全無料
  • 1クリックでWeb会議可能
  • アカウント不要、アプリインストール不要

料金プラン(月額)
• 無料

Skype Meet Now
URL: https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

リモートワーク中でもツールを使ってグループワークを積極的に行おう

コロナ禍でリモートワークが推奨される中でも、ポイントを押さえてグループワークを行うことで、活発な討論や交流促進ができます。出社の機会が減り、同僚と顔を合わせることが少なくなった今こそ、オンラインで積極的にグループワークを行ってはいかがでしょうか。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

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