営業の業務効率化を進める３つの視点とおすすめツールを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

新型コロナウイルス感染症により、テレワーク導入が加速し働き方が大きく変化しました。営業活動の業務効率化が求められる中、何から実施したら良いのか、業務効率化によってどのような効果を得られるのか、関心のある方も多いのではないでしょうか。特に営業は、オフラインでのやりとりがオンラインへと変わることから顧客と対面で会話できなくなり、業務活動において大きく影響が出ています。

新しい働き方に適した営業活動を行うためには、効果を意識しながら、情報共有ツールを使って効率よく業務を遂行することが大切です。本記事では、営業の業務効率化によって得られる効果、具体的な施策と、おすすめのツールについて紹介します。

営業の業務効率化を見直すべき時代の変化

新型コロナウイルス感染症拡大により、従来から営業活動が大きく変化しました。その中でも影響度が高いのが顧客との商談です。感染症予防・対策のためにテレワーク導入が加速し、社内外のコミュニケーション手段をオフラインからオンラインに変更した企業数が増え、直接的な対面商談を進めることができなくなりました。そのため、これまで行っていた営業活動においても「オンラインでの方法」として見直すことが求められています。

オンラインでのコミュニケーションが多くの企業に浸透する中、会社間での差別化を図り優位性を高め、勝ち残り続けるためには、いかに営業活動においてITツールを駆使し、効率的に業務を遂行するかが重要となってきます。時代に合わせて新しい方法を取り入れ、効率よく営業活動を見直していくことが大切です。

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営業の業務効率化によって得られる効果

営業活動の業務効率化によって得られる効果として、以下3点を挙げます。

売上増加
顧客満足度の向上
コスト削減

それでは、一つずつ紹介します。

売上増加

1つ目の効果は「売上増加」です。営業活動を効率的に行うことにより、多くの案件数を獲得でき、売上金額も増えるからです。売上増加させるためには、次の3つのポイントを意識することが重要です。1つ目は”顧客数”です。一件あたりの活動時間を短縮し、多くの顧客数を獲得することを目指します。2つ目は”商品やサービスの購入”です。活動件数に対して、受注率を高めることが大事です。3つ目は”リピート率を上げる”ことです。一度購入した顧客に再度購入に繋がるように、購入後もサポートを続けていきます。「顧客数」「商品やサービスの購入」「リピート率を上げる」の3つをかけ合わせることで、売上増加に大きく貢献します。

顧客満足度の向上

2つ目の効果は「顧客満足度の向上」です。成功事例や効率的な手法を他の顧客の案件に反映することで、顧客満足度の向上に繋がります。業務効率化と顧客満足度は一見相半すると思われがちですが、成功事例を効率的に展開することで、「速やかな対応スピード」「的確な情報」の提供が可能となります。顧客満足度が向上することで、「また同じ営業から購入したい」と思っていただけることができ、リピート率が向上します。さらに取引相手となるお客様から他のお客様へと繋がり、新規案件獲得に繋がる可能性も十分にあります。新しい業務効率化の方法によって、営業と顧客との間での信頼関係を高めることができます。

コスト削減

3つ目の効果は「コスト削減」です。オンラインに特化した業務効率化を適用することで、営業活動にかかる時間や活動費用を削減できます。例えば、一日3社の顧客を効率的なルートで周っていたところを、一日4社オンライン会議を行うことにより、営業活動の中で時間を要していた「移動時間の工数削減」「交通費削減」にかかるコストを大きく削減できます。しかしながら全てオンライン化ができなかったり、顧客によっては、オンラインではお互いのコミュニケーションの掛け違いが発生し、信頼性が低下する場合もあります。オフラインどちらのコミュニケーションを選択するか顧客に合わせて見極めることが大切です。

営業の業務効率化に向けた３つの視点

営業の業務効率化するために大切な以下3つの視点があります。

営業管理
時間管理
情報共有

それでは、一つずつ紹介します。

営業管理

1つ目に視点は「営業管理」で、特に意識したいことを3点を挙げていきます。

顧客のステータス管理
顧客の状況を細かく管理していきます。
顧客のステータス管理が必要な理由は、顧客の状況によって自社商品が売れる・案件が受注する確率が大きく変わるからです。例えば組織変更の時期や導入システムの入れ替え時期に大きく影響されます。
ステータス管理しないまま顧客が求めていない時期に提案するのは、一方的に商品やサービスを押し付けていることと同じです。必要とされている物であってもタイミングが違えば購入には繋がりません。顧客の状況を正しく把握し、効率良く提案を行いましょう。

役割分担
営業の役割を「マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールス」に分担して管理を行います。役割分担することで個人への業務にかかる負荷を減らし、専門性の高い業務に専念できます。もし業務を分担しないとすると、個人が膨大な情報に追われてしまい成果が出にくくなります。営業業務を役割毎に分担することで専門性の高い業務に専念し成果を出しやすい環境を整えることができます。

適切なタイミングでの顧客フォロー
営業活動で非常に重要なのが、担当顧客を適切なタイミングでフォローすることです。優秀な営業には皆共通して「適度なタイミングで顧客をしっかりとフォローしている」という特徴があります。顧客の状況をしっかりと把握し、顧客目線で物事を判断し、顧客から求められているタイミングに合わせて商談を持ちかけることができれば、顧客からの信頼度が向上し個人評価も高くなります。

時間管理

2つ目の視点は「時間管理」です。時間管理を行うことで、業務のムダを見つけ時間を短縮することができます。時間を短縮することによって、そのまま業務効率化に成功していると数字で表せます。時間管理を行うために重要なのが以下の3ステップです。

スケジュール管理をする
時間を管理する上で欠かせないのがスケジュール管理です。
重大なミスを防ぐためにスケジュールを可視化し、自身の業務スケジュールを管理していきましょう。具体的には一日の業務で何を行うのか、分単位でスケジュール管理ツールに入力して管理し、他のメンバーとも共有をしていきます。スケジュール管理を正しく行えれば、やるべきことや優先順位が明確になり、業務効率化に繋がります。

優先順位を付ける
1つ1つのタスクを精査し、優先順位をつけていくことが大切です。まず1つのタスクにかかる作業時間を把握していきましょう。タスクを精査しないと、本来は3時間かかるところを詳細がわからず予定では1時間にしてしまい、結果「予定よりも2時間多くかかってしまった」といった事態も出てきます。また、必要な作業とそうではない作業を分けるためにも。1つ1つのタスク精査が重要です。タスクを精査したあとは、それぞれのタスクに優先順位を付けていきましょう。優先順位を決めて作業することで、無駄なく進めていくことができます。

同じ作業をまとめる
タスクを精査したあとは、同じ作業をまとめていきましょう。営業業務には、「メール確認・返信」や「電話での問い合わせ」、「書類作成」「社内への依頼」を始め、様々な仕事があります。また、多くの顧客を担当しているため、一度に数多くの業務をこなさなければなりません。「午前中にメールをまとめて返信する」「会議は午後に行う」「書類作成は限定した曜日に行う」など、類似した作業をまとめて行うことで集中力を低下させずに効率的な作業が可能となります。

情報共有ツールの導入

2つ目の視点のは「情報共有」です。顧客にとってどのような商品・サービスが反応良いか等の情報を、営業間で共有することで業務効率を高められます。また、担当営業が異動や退職する際にも情報共有ツールなどに顧客情報を残しておくことで引き継ぎもスムーズになります。情報共有に役立つのがツールを使うことです。”ビジネスチャット”や”社内wiki”、”オンライン会議ツール”などを活用することで、情報共有の質を高めることができます。さらにオンラインツールであれば出先からすぐに情報を入力でき、情報をデータとして残せるため、見たい時にすぐに確認することも可能です。

また、パソコンだけでなくスマホにも適したツールであることも重要です。スマホで情報を閲覧できれば、移動中に電車の中で情報を取り出せ、顧客訪問前に最新の情報を確認できるといったメリットがあります。また、WiFiが繋がらない時もスマホであればLTE接続でき社内とのやりとりが可能となります。顧客情報を取り扱うため、セキュリティが高いツールを選ぶことも大切です。

営業の業務効率化におすすめのツール

営業の業務効率化を見直すために、どのツールを選べば良いか迷う方も多いのではないでしょうか。そのような時は＜NotePM＞を活用することをおすすめします。NotePMであれば、営業社員の知識を効率的に共有でき、「営業管理」「時間管理」「情報管理」を効率的に行うための機能が揃っています。まずは、お試しから導入してみてはいかがでしょうか。