こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
急速なテレワークの拡大や働き方改革、人材不足が叫ばれる昨今、企業は業務の効率化を迫られ、短時間で多くの成果を求められています。営業事務は売上と密接にかかわる仕事ですが、どのようにしたら効率化できるのでしょうか。今回はアウトソーシングやIT化による営業事務の効率化について説明していきたいと思います。それでは参りましょう。
目次
営業事務の効率化とは
営業事務の効率化とは、営業業務の無駄を省くことによって、売上のアップやコスト削減を目指していくことです。営業事務の業務範囲は、企業規模や事業内容によって異なりますが、一般的には社内で顧客との交渉が多い営業担当者の事務作業を、社内でサポートする仕事になります。
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営業事務の効率化によるメリット
営業事務の仕事は、直接営業先に出向くわけではありませんが、売上を上げていく仕事と関わりが強く、効率化することによって業績 アップが期待できます。また労働時間が短縮されることによって、従業員の満足度向上やコストの削減などにもつながります。それでは詳しく見ていきましょう。
負担軽減によるワークライフバランスの向上
営業事務の業務効率化は、長時間労働の削減につながり、従業員のモチベーションとワークライフバランスが向上します。その結果、会社に対する満足度が向上し、社員の定着率があがることから、長期の雇用継続が可能になります。また企業のイメージアップにつながることから有能な社員の雇用もしやすくなります。
コスト削減など金銭面
業務効率化によって、残業時間が短縮されるので人件費のカットが期待でき、利益率が向上します。また社員の定着率が上がると、新人の採用や教育にかかるコストを下げることができます。
顧客満足度の向上
労働時間の短縮によって生まれた時間を、顧客サービスの時間に充てることによって顧客満足度やロイヤリティーを高めることができます。また営業担当者の負担となっている業務を取り込むことで、営業担当の本来すべき仕事に集中させることができます。
これらの結果、売上の向上が期待出来たり、新規の事業に取り組む余裕もでてくるでしょう。また顧客の悩みを解決したり、満足度を高める新規のアイデアを生み出す時間を十分に取ることもできます。
効率化できる営業事務の仕事内容
それでは、効率化できる営業事務にはどういったものがあるのか見ていきましょう。大きく分けて4つになります。
管理業務
管理業務は外出が多い営業担当者の代わりに、商談で決まった内容での受発注の処理、納品物のスケジュールや在庫管理、入金チェックなどの売上の管理、データ集計等を行います。
工場に製造依頼をしたり倉庫に発注指示を出したりと、顧客と納期を調整することもあります。
また顧客管理も営業事務の重要な仕事です。顧客の住所や電話番号や担当者名など、顧客の連絡先の記録に加えて、取引きの履歴、契約期間、売上、問い合わせなどの接触情報についても記録していきます。顧客管理によって効率の良い営業活動をすることができます。管理業務は比較的定型の仕事が多いため、効率化する対象となりやすい仕事です。
資料作成
営業事務がパワーポイントを使って、会議やプレゼンの資料を作る場合もあります。社内会議用の簡単な資料作成の場合もあれば、自社のサービスや製品を使って、顧客が抱える課題を解決するための具体的な案をまとめた「営業提案書」、契約成功の鍵を握る「見積書」の作成など、商談において重要な書類を作る場合もあり、営業担当者の求める内容を正確に把握する必要があります。
また顧客や営業担当者が必要とした時に、すぐに資料を提出できるようにファイリングしておくことも営業事務の大切な仕事の一つです。資料作成は、専門に行っている業者もあることから、アウトソーシングしやすい業務の1つです。
クライアント対応
既存顧客や新規顧客、関係取引先が来客した場合は、会議室や応接室に案内したり、お茶を出したりといった対応が必要になります。事前に会議室の予約やセッティングも合わせて対応することもあります。来客の旨を営業担当者に伝えるだけでなく、会議の終了後には片付けを行います。
また顧客を呼ぶ展示会の場合は、準備やクライアント対応などが必要になることもあります。受付業務もアウトソーシングがしやすい業務であり、効率化の対象になります。
電話対応
営業部門にはクライアントからの問い合わせが多いのですが、営業担当者は外出している場合が多いため、営業事務が電話やメールの対応をすることも頻繁にあります。具体的には納品日や価格、在庫の問い合わせなどが主な内容ですが、不良品や欠品についてのクレームもあり慎重な対応が求められます。電話対応業務も外注することが可能な業務といえます。
営業事務を効率化する3つ方法
営業事務を効率化する方法は業務棚卸、アウトソーシング、IT化などが典型的な方法です。それぞれ詳しく解説します。
業務の棚卸
生産性の向上につながる方法の1つに業務棚卸があげられます。現状を正しく把握することが業務改善の第一歩になります。その結果、不必要な業務を廃止したり、簡素化したり、1つの部署に仕事を集めたりするなど業務の仕分けをしたり、業務改善の計画を立てていくことが可能になります。
まずは、個人の業務内容、種類、どれぐらいの業務をやっているのかをエクセルに入力していきましょう。このことによって、どのような業務が存在し、どれほどの人材と時間をかけて行われているのかが明らかになってきます。また頻度を明確にすることにより繁忙期、閑散期の見極めができ、事前に戦略を立てやすくなります。
アウトソーシング
業務上の重要性が低いものや、意思決定が必要のないものはアウトソーシングに向いている作業です。典型的なものはデータ入力業務があげられます。管理業務の受発注入力、記帳が必要な業務、データ集計などもアウトソーシングの可能な業務です。またパワーポイントを使った資料作成、電話応対業務、会議室の予約から応接室までの案内などの受付業務についても外注することができます。
単純作業や専門的な作業を一部外注することによって、作業時間を減少させるだけでなく、本来重要視しなければならない業務の生産性を上げることが可能になります。全て自前でやろうとしないという考え方をすることで、業務改善する範疇が増えていきます。
IT化
AIなど大がかりなシステムを導入しなくても、エクセルのマクロなどを使えば細かい入力作業が不要になり効率化します。また携帯から入力できるようなシステムを導入すれば、在宅中だけでなく移動中に仕事を行うことも可能です。
情報のクラウド化も業務改善に役に立ちます。特定の人しか知らないようなノウハウであっても、クラウド化しておけば、詳しい説明や引継ぎをすることなく作業を進めることができます。特定の人だけでなく他の人でも仕事ができるようになると、有給休暇の取得率も高まります。
情報のクラウド化で活用したいのが社内wikiです。社内wikiはWikipediaの社内版ともいえるツールで、社内のノウハウを共有することにより、どこに情報があるのかわからないといった事態や、特定の人しか対応できないというような属人化を防ぐことができます。社内wikiは検索力の強いものや、柔軟に権限の付与ができるものがおすすめです。
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またペーパーレス化も業務改善に有効な方法の1つです。印刷や紙にかかるコストの削減の他、検索がしやすい、内容を修正してすぐ共有できるなどのメリットがあります。
営業事務の効率化を進めるためのステップ
効率化する3つの方法がわかったところで、どのように進めていけばよいのかを見ていきましょう。
現状の営業業務の可視化とターゲット決め
営業業務改善の第1ステップとして必要なことは、現状の業務を可視化することです。可視化とは文書化や数値化することであり、前述した業務棚卸中に行うことも可能です。マニュアルやフローチャートを作成し、どこにどれぐらいの時間をかけているのかを把握します。ターゲットになるのは、フォームへの記入など「定型化しやすい業務」であったり、同じ事項に対する問い合わせなど「繰り返し行われる業務」などになります。
必要な業務と不要な業務の精査
次にターゲットになった業務が本当に必要な作業なのかどうかを精査します。当たり前になっている仕事でも、他の部署から見ると不要であったり、他の部署に統合したり任せたりする方が効率的なこともあるので、部署をまたいだ連携が必要になってきます。
目標とアクションプランを設定する
必要な業務と不必要な業務の精査が終わったら、具体的な目標とアクションプランを設定していきます。明らかに無駄なプロセスや、なくなっても支障のない業務を排除・廃止し、回数、時間、量が多いと思われる業務は減らし、同じ目的や効果が得られるものであれば、外注やIT化をしてみます。
PDCAを回す
目標と改善案が決まったら運用を始めるのですが、ここで大事なことは定期的に改善できているかチェックをしていくことです。このことにより新しい問題を発見できる場合があります。Plan（計画）、Do（実施）、Check（確認）、Action（行動）の順に回していくことで、軌道を修正しつつ、更に効率化のスピードをあげていくことができます。
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まとめ
本記事では、営業事務を効率化する方法や、どのようなステップを踏んでいけばよいのかについて説明しました。アウトソーシングできる分野の外注や、社内wikiをはじめとしたITツールの導入は、営業事務を効率化する重要なカギとなります。本記事を参考にアウトソーシングやインフラの強化を図り、売上の増加やコスト削減、顧客の満足度向上につながる、営業事務の効率化に取り組んでみましょう。
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