業務効率化6つの方法と7つの成功ポイントを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内でのコミュニケーショ手段が大きく変化する中で、業務効率化の方法について改めて考えている方も多いのではないでしょうか。業務効率化を成功させるためには、原因となっている事象に合わせて方法を正しく選択が大事です。業務効率化を妨げる原因としては、社内のコミュニケーション不足や適切なツールを選定できていないことが挙げられます。

今回は業務効率化の6つの方法、成功するための7つのポイントを紹介していきます。

業務効率化の6つの方法

ここでは、業務効率化のための方法を6つ紹介します。

リモートワークの徹底活用
ツールやプログラムの活用
ワークフローの短縮化
マニュアルの標準整備
タスク管理ツールの導入
業務のアウトソーシング

それでは、一つずつ解説します。

リモートワークの徹底活用

1つ目の業務効率化の方法は、リモートワークの徹底活用です。リモートワークを開始すれば、会社に通勤する必要がなくなるため通勤等移動にかかる時間を短縮でき、業務開始時に集中しやすくなります。また、オフィス整備のための業務も削減可能となり、必要な業務へ人材を配置することができます。また日々オンライン会議を開催することで、会議室で長時間の退屈な時間を過ごすこともなくなり、メンバーも自身の業務に集中できます。リモートワークが業務効率化への効果を発揮します。

ツールやプログラムの活用

2つ目の業務効率化の方法は、ツールやプログラムの活用です。ツールやプログラムをを取り入れて、日々の業務を自動化していきましょう。例えばExcelのマクロで入力した項目数を自動カウントする、毎日繰り返し行う単純作業をプログラムで自動化する、公式サイトにチャットボットを設置して顧客からの問い合わせ対応を行う、スマホアプリで移動交通費を入力することにより、交通費精算を即簡単に行うなどが挙げられます。繰り返し発生する業務はツールやプログラムを活用して効率化を図りましょう。

ワークフローの短縮化

3つ目の業務効率化の方法はワークフローの短縮化です。社内の申請等のワークフローに対して必要ではないタスクを省略して全体を短縮化していきます。例えば、承認回数を減らす、必要最小限のフローにする、などです。フローをふ短縮するおｋとで、優先順位の高いタスクに多くのリソースを割けます。現状業務を洗い出し、ワークフローの中で何が必要なのか、そうではないのかを見極め、業務を効率化していきましょう。

マニュアルの標準整備

4つ目の業務効率化の方法は、マニュアルの標準整備です。メンバーは見えないところで、必要な資料を探したり、資料を作るのに膨大な時間をかけています。提案資料や設計書など、業務遂行に必要な情報を整備すればすぐに探しだすことができ、参照・活用できます。また、マニュアルを標準化することで、業務の属人化を解消にも繋がります。社内wikiの活用でマニュアルを整備し業務効率化をしましょう。

タスク管理ツールの導入

5つ目の業務効率化の方法は、タスク管理ツールの導入です。上司やプロジェクトのPM(Project Management)に、メンバーの日々の業務を管理することが求められています。しかし実際にはそのタスク管理そのものに余計な手間がかかったり「タスク管理をすること」自体が目的化となることも少なくありません。上司やPMは本来タスク管理することよりも、タスクを通じてメンバーが日々問題を抱えていないか、一人一人に対して気にかけていくことがとても重要です。ツールを導入して効率的なタスク管理を行い、メンバーをしっかりと守っていきましょう。

業務のアウトソーシング

6つ目の業務効率化の方法は業務のアウトソーシングです。自社でなくても可能な業務は外部に外注化していきましょう。具体的には業務委託、開発委託などがあります。外注可能な業務は外部にお任せして、自社のメンバーは自社の強みに特化した業務を遂行することが大切です。高難易度な業務に専念し、メンバー一人一人の能力を高め、強い会社を作り上げ企業の優位性を高めていきましょう。

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業務効率化を成功させる実施方法７つのポイント

次に、業務効率化を成功させるためのポイントをご紹介します。

目的や目標を正しく共有する
現状を正しく把握する
導入直後の負担を考慮する
量よりも質を重視する
対策後の評価・分析・軌道修正を行う
定着できるツールを選定する
ノウハウの蓄積・活用

それぞれを解説していきます。

目的や目標を正しく共有する

業務効率化の1つ目のポイントは、目的や目標を正しく共有することです。業務効率化を行うメンバー一人一人が効率化の目的を正しく認識していないと、欲しい結果を得られません。また、ツールを使うことなど、業務効率化の手段そのものが目的となってはいけません。ツールの導入やアウトソーシングを取り入れる場合、そのやり方を通して、いつまでにどれくらい生産性を向上したいか、メンバーと目的を共有していきましょう。目的、目標を共有することで全員が意識を高く持ち業務効率化へと取り組むことができます。

現状を正しく把握する

業務効率化の2つ目のポイントは、現状を正しく把握することです。現状の業務を視覚化しましょう。どの部門でどのような業務の効率が低下しているのか、何を改善する必要があるのか、現場メンバーからは何を求められているのかなどをしっかりと把握する必要があります。現場の意見を丁寧にヒアリングしながら進めることがポイントです。現状把握のタスクには現場を熟知したメンバーを参画させることが望ましいです。現場のことを知らないメンバーが業務効率化の方法を提案すると、現場の実態に合わない方法となってしまう可能性があり、逆に効率が落ちてしまう事態にもなりかねません。現状を正しく把握して業務効率化を進めましょう。

導入直後の負担を考慮する

業務効率化の3つ目のポイントは、予め導入直後の負担を考慮しておくことです。従来のやり方から変更するとき、最初は手間やコストが増えてしまうことが多いからです。特に変更当初はメンバーも試行錯誤となりがちで余計な負担が増えてしまいます。負担を未然に防ぐためには、事前に説明会・教育・研修を手厚く行い、変更前と変更後のシミュレーション結果を提示し、何をすればどのような効率を得られるか認識合わせを丁寧に行うことです。また、教育時に受けたメンバーからのFAQを公開し、導入後メンバーが問題に直面した際等いつでも参照・解決できるようにします。導入直後の負担を考えて、業務効率化に取り組みましょう。

量よりも質を重視する

業務効率化の4つ目のポイントは、質を重視することです。効率策を実施すると「短時間で多くの量をこなさなければならない」という行動をとってしまいがちです。例えば結果を早く得たいばかりに複数のタスクを同時に進行してしまう、その結果ミスが増える等の原因にもつながりかねません。そうなると中途半端な成果ばかり出て、結果見直しに時間がかかってしまいます。最初から結果を求めるのではなくまずは効率策に慣れること、また対象者のスキルや業務に合わせて、段階的にスタートしていくことが大切です。

対策後の評価・分析・軌道修正を行う

業務効率化の5つ目のポイントは、対策実施後に評価・分析・軌道修正を行うことです。業務効率化の方法を実践することで必ず状況が改善する、とは限りません。対策実施後に、丁寧に評価・分析を行えば、実は対象業務が違っていた、誤った方向に進んでいたためこのまま継続しても業務効率化を得られない、という事態も出てくるかもしれません。業務の品質を低下させないためにも、方法実施後は評価、分析を徹底的に行いましょう。特に導入直後は短いスパンで評価分析を行い、必要に応じて軌道修正することが大切です。

定着できるツールを選定する

業務効率化の6つ目のポイントは、定着できるツールを選定することです。ツールを導入しても現場にとって使いにくければメンバーには浸透しません。実際に操作する人が「直感的に操作できること」「画面がみやすいこと」など、使いやすさが大切です。UI(ユーザーインターフェース)やUX(ユーザーエクスペリエンス)が良いツールを選びましょう。操作者にとって使いやすいツールは定着しやすい傾向にあります。

ノウハウの蓄積・活用

業務効率化の7つ目のポイントは、ノウハウを蓄積・活用することです。メンバー間で持つ経験や知見を一人で抱えるのではなく、全体に広げて活用の場を広げていきましょう。ツールを使ってメンバーが蓄積したノウハウを共有すれば、困ったときにすぐ解決できます。業務属人化も防げます。ノウハウを蓄積し、誰もが活用しやすいコミュニケーションツールを取り入れましょう。