こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
2020年から始まった新型コロナウイルスの影響拡大により、「在宅勤務（テレワーク）」を導入する企業が増加しています。出勤時間がなくなり、集中して仕事をしやすい環境になった一方、管理職にとっては「情報を共有するのが難しくなった」「どのように部下をマネジメントしていいかわからない」という新たな課題も出てきました。本稿では、在宅勤務をマネジメントする利点や課題について解説します。在宅で勤務している従業員の管理に必要な環境整備や、マネジメントを成功させる方法についても述べていますので、ぜひ参考にしてください。
目次
在宅勤務におけるマネジメントとは
そもそもマネジメントは、「組織の管理や運営」という意味で使われます。組織の成果に責任を持つ人はマネージャーと呼ばれ、組織作りや部下の管理など、目標達成に向けて組織の成果を最大化させる役割を担います。在宅勤務のマネジメントでは、働いている部下の姿が見えない中で、業務の進捗管理や目標達成をするため、 従来とは異なるマインドや環境作りが必要です。「部下が仕事をサボっていないか」という監視の姿勢では、在宅勤務のメリットを活かせず、窮屈や孤独感といったデメリットばかりが助長されてしまいます。
では、在宅勤務という勤務形態を最大限活かして組織を活性化させるには、どうすればよいのでしょうか。まずは、在宅勤務のマネジメントの利点や課題から見ていきましょう。
在宅勤務をマネジメントする3つの利点
ここでは、企業が在宅勤務時に従業員をマネジメントすると得られる3つの利点をご紹介いたします。
1. 個人の力を把握することができる
多くの従業員が在宅勤務をしているの状況下では、「今日はどれだけ作業を進められたか」といった成果やクオリティで評価を行うことが一般的です。出勤が当たり前だった時は、「長時間作業を行っている」「声が大きくて元気がよい」など、印象に残りやすい部分ばかりがクローズアップされるデメリットがありました。在宅勤務では、より結果にフォーカスされやすくなるため、個人の仕事の力量が顕著に現れるようになるでしょう。
2．コンテンツ・履歴を蓄積して研修に活用できる
在宅勤務では、基本的には社内の連絡をオンラインで行うようになります。そのため、社内ミーティングの内容を動画で残したり、共有したい資料をデータで送ったりすることで、コンテンツがより共有しやすくなります。また、チャットやメールのやりとりは履歴が残るため、「報告した」「聞いていない」といったすれ違いも起こりにくくなります。対面で教育を行わなくてよいよう、この機に教育資料のコンテンツを充実させておけば、新メンバーの研修で活用するなど、業務効率化を図ることもできるでしょう。
3. 多様な人材を確保して生産性を上げられる
在宅勤務を柔軟に運用すれば、子育てや介護などの事情で離職せざるを得ない人材の流出を防ぐことができます。また、Web面接を用いて遠隔地の人材を採用することで、地方在住者や海外在住者など、多様な人材を確保できます。会社に決まった時間に出社できる人材だけでなく、幅広い人材を活用できるため、生産性を高く維持することができるでしょう。
在宅勤務のマネジメントにおける3つの課題
在宅勤務のマネジメントをするときの課題を3つ解説します。
1. 業務の進捗管理が難しい
在宅勤務により対面で顔合わせない状況が続くと、メンバーの業務の進捗具合がわかりづらくなるため、スケジュール管理などが難しくなります。社員自らが期限や目標を設定したり、進み具合を上司に報告してくれればよいのですが、実際のところはそんなメンバーばかりではありません。進捗がわかりづらいと、目標に対する現状が把握できないため、仕事のスピードが落ちる原因にもなります。マネジメントする側が、積極的に進捗が透明化できるような仕組みづくりをすることが大切になります。
2．コミュニケーションが取りづらい
在宅勤務では、社内メンバーと直接会うことができません。出勤していた時には上司や同僚と気軽にコミュニケーションが取れましたが、その機会が少なくなることで、孤独を感じやすくなっています。チャットなどを使ってテキストベースでのやりとりはできますが、「相手の感情がわかりにくい」「内容の理解に時間がかかる」というデメリットがあります。また、ITツールに不慣れなメンバーがいる場合、さらに意思疎通やマネジメントが難しくなるでしょう。
3．在宅勤務での評価基準が定まっていない
在宅勤務では上司が部下の様子を見ることができないため、従来の人事評価のままでは、正しい評価ができない可能性もあります。定量評価で数値化できるものや成果物に対しての評価は姿が見えなくても評価可能ですが、勤務態度や部下の教育などの定性評価は難しいという課題があります。オフィス勤務時と在宅勤務時とで評価を区別するような評価基準をしっかりと定める必要があるでしょう。
在宅勤務でマネジメントを成功させる方法
在宅勤務の利点と課題を踏まえ、マネジメントを成功させるにはどのような方法があるか解説します。
1．業務の「見える化」をおこなう
在宅勤務では、一緒に仕事をしているメンバーや部下の仕事の進み具合を確認することができません。そこで、オンラインツールを活用し、タスクやスケジュールの管理を徹底しましょう。各メンバーの抱えているタスクなどがわかれば、予定の調整や作業の連携・振り分けがしやすくなります。また、個々人の業務ノウハウや、仕事の進め方・トラブル対応といったナレッジも、ツールを使って共有するようにしましょう。オンラインでそれらの情報を蓄積して社内メンバーが閲覧しやすくすれば、業務効率化にもつながります。
2．「報連相」のルールを見直す
在宅勤務が続くと、個々人で報告や連絡の頻度にばらつきが生じたり、相談すべきことを溜め込む人が出たりします。在宅勤務では、社内勤務での報告・連絡・相談といったいわゆる「報連相」とは別に、「毎日1回は現況報告をする」「日報にはコメントをつける」など、細かいルール作りをすることが大切です。タイミングを見失わずに報告・連絡・相談することで、無駄な業務を発生させずに生産性を高めることができます。
3. マネジメント側から積極的にコミュニケーションを取る
上司（マネジメント側）から積極的にコミュニケーションを取ることで、業務に関する困りごとを相談しやすくなり、意思疎通をしないまま問題が大きくなることを防ぐことができます。報告の際に「〇〇してくれてありがとう！」 と一言添えたり、質問された際には「ちゃんと聞いてくれてよかった」という雰囲気で、部下が話しやすくなるよう心がけましょう。「部下を信頼している」姿勢で小さな声掛けを行っていけば、相互に信頼しあう土壌を形成することができます。
在宅勤務でマネジメントするために必要な環境整備
在宅勤務のマネジメントを成功させる方法を踏まえ、どのように環境整備をすればよいのか解説していきます。
1. コミュニケーション環境を整備する
在宅勤務によるコミュニケーション不足を解消するためには、オンラインでのコミュニケーション環境を整理することが大切です。 特に、日報や申し送り事項を紙で管理しているような場合は、オンラインで全てやり取りできるように環境を整備しましょう。日々の進捗管理や業務ノウハウなどをデジタルで可視化できるようにすれば、「これはあの人に聞けばわかる」「この手順はここに書いてあるからわかる」と、社員が一人で業務を進めていけるようになります。
下記は、弊社のナレッジ共有システム「NotePM（ノートピーエム）」を導入して、 在宅勤務で業務効率化に成功した企業の一例です。環境整備の参考として、ぜひご覧ください。
テレワークでNotePMの活用事例
・日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった – ハーモネイチャー株式会社
・リモートワークで必要な情報にアクセスできる環境を構築 – 株式会社サン・アドセンター
2. 在宅勤務に対応したセキュリティ対策を行う
在宅勤務では通常のオフィス勤務と比べ、情報漏えいのリスクが高まります。そのため、在宅勤務にかかわるガイドラインの策定や、定期的な教育、事故発生時の連絡体制の整備・訓練といったマネジメントが必要です。勤務において想定されるセキュリティリスクには、 個人 USB やパソコンから情報が漏洩したり、インターネット通信時にログイン情報がハッキングされたりといった様々なリスクが想定されます。 セキュリティに対して、ガバナンスとシステムの両面において、各種施策を導入することが必要です。
3. 労務管理を適切に行う
在宅勤務であっても、「労働基準法」「最低賃金法」「労働安全衛生法」といった法律は遵守する必要があります。就業規則で「就業場所に自宅が含まれているか」「フレックスタイム制に対応しているか」などをあらためて確認し、記載がない場合は改定を進めましょう。就業規則で定められた勤務地や勤務時間などを変更する場合には、必要書類を作成して労働基準監督署に届け出る必要があります。マネージャーは最新の法令に基づいて労務管理を行うとともに、従業員への周知や、理解促進をしっかりと進めましょう。
まとめ
コロナ禍の在宅勤務において、マネージャーと部下とのすれ違いを防ぎ、業務を効率よく進めるためには、業務の「見える化」が必要不可欠です。オンラインでコミュニケーションが取りやすく、ナレッジが促進できるような環境整備を重点的に行いましょう。弊社の提供するオンラインサービス「NotePM」は、マニュアルや社内文書などのファイルが共有・検索しやすいだけでなく、コメントをつけてコミュニケーションをとりやすくしたり、 隔週チャットツールと連携したりなど、在宅勤務に おける業務効率化のための仕組みが盛り込まれています。この機会にぜひ導入して、在宅勤務のマネジメントにご活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
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