こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
昨今、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、在宅勤務が急速に普及しました。しかし、在宅勤務には課題が少なくありません。従業員の管理が難しいこともその一つです。この記事では、在宅勤務における従業員管理の重要性から、在宅勤務の管理におすすめのツールまでまとめて解説します。
目次
在宅勤務における従業員管理の重要性
在宅勤務は、コストカットや優秀な人材の確保などメリットも多いですが、情報漏えいのリスク増大など課題も少なくありません。従業員の管理が難しいこともその一つです。厚生労働省の「これからのテレワークでの働き方に 関する検討会」（第４回）における、「テレワークの労務管理等に関する実態調査 （速報版）」においても、「勤怠管理が難しい」、「業務の進捗管理が難しい」などが課題としてあげられていました。
在宅勤務は物理的に他の従業員と距離が生じるため、コミュニケーション不足に陥りがちです。また、企業側としては従業員を公平に評価することが難しいことも難点です。営業職など明確に成果がわかる職種でなければ、労働時間によって評価を下すことができます。オフィスワークであれば明確な成果がわかりづらい職種でも労働時間により評価することができました。しかし、在宅勤務では正確な労働時間を記録するのは今まで以上に困難で、評価方法や労働時間管理にも工夫が必要です。
このように、在宅勤務においては従業員管理の重要性が今まで以上に増大します。
在宅勤務で従業員管理が難しい理由
ここでは、在宅勤務で従業員管理が難しい理由について解説していきます。結論から言えば、在宅勤務では労働時間管理が自己申告になりがちだからです。以下で詳しく解説します。
企業には従業員の労働時間を把握する義務がある
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」により、全ての労働者において労働時間の管理が義務付けられました。これは、適切な勤怠管理・労務管理を行い、長時間労働や過重労働を防ぎ従業員の健康管理と安全な職場環境を提供するためのものです。また、企業自らタイムカードなど客観的な記録を基礎として労働時間を確認することや、正確に労働時間を記録することも求められています。在宅勤務も上記ガイドラインの例外ではありません。
在宅勤務では、労働時間管理が自己申告になりがち
オフィスワークでは、タイムカードやICカードなどを使って出勤・退勤時間など労働時間を管理できます。また、オフィスに従業員が集まるので、周りの目が働くことでサボりや働きすぎを防ぐことが期待できます。しかし、在宅勤務では基本的に一人で働くので、タイムカードやICカードなどを使えず、労働時間管理が自己申告になりがちです。また、周りの目が働かないので中抜き時間の管理も自己申告になってしまいます。
中抜け時間については、休憩時間扱いにする、その分時間単位の有給扱いにするなどできますが、これも自己申告では正確に管理するのは困難です。しかも、逆に労働時間を過少に申告することも考えられます。この点でも、自己申告だと労働時間の正確な管理は困難です。
自己申告方法が複雑になると、従業員のストレスになる
在宅勤務では、仕事とプライベートとの区別を付けにくく、人によってはそれもストレスの原因になります。また、先ほど説明したように労働時間管理が自己申告になりがちになるため、サービス残業が増えてしまいがちです。その上、労働時間の自己申告方法が複雑になると、従業員には負担となってさらにストレスを感じさせてしまいます。そのため、在宅勤務にはストレスなく正確な労働時間管理が必須となります。
在宅勤務で従業員の管理を行う５つのポイント
ここでは、在宅勤務で従業員の管理を行うポイントとして、以下の５つについて解説していきます。
- 正確な出勤・退勤時間を管理する
- 休憩時間を把握する
- チャットアプリを導入する
- 時間外労働に関する取り決めをする
- 従業員のコミュニケーション・インフラの整備
正確な出勤・退勤時間を管理する
在宅勤務で従業員の管理を行うには、正確な出勤・退勤時間を管理することが重要です。出勤・退勤時間の管理に電話やメールが使われることも多いですが、これらは特定の時間に報告が集中するなど、報告を受ける側にとって負担の大きい方法です。そのため、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。勤怠管理システムについては、後ほどさらに詳しく説明します。また、こちらの記事でも勤怠管理システムについて解説していますので、併せてご覧ください。
関連記事：【2024年版】勤怠管理システム おすすめ16選を徹底比較（無料あり）
休憩時間を把握する
在宅勤務では、労働時間だけでなく休憩時間も正確に把握する必要があります。一つの場所で集まって仕事をするわけではないので、他者の目が届かないために休憩しすぎる従業員も、逆に集中しすぎて休憩時間を取らずに働きすぎる社員も現れます。どちらも労働管理上問題があります。それを防ぐには、チャットやWeb会議システムなどにより、適度に従業員同士でコミュニケーションを取ることが有効です。
チャットアプリを導入する
在宅勤務におけるコミュニケーションには、チャットアプリが非常に便利です。このチャットアプリは、ログイン履歴などを確認できるため、従業員の管理にも活用できます。また、操作記録が残るため過去にさかのぼって労働状況を確認できる、テーマごとにスレッドを立てて投稿できるなどのメリットがあります。Web会議システムにチャット機能がついているものもありますので、有効活用しましょう。なお、こちらの記事ではおすすめのチャットアプリを紹介していますので、参考にしてください。
関連記事：【2024年版】ビジネスチャットおすすめ6選を徹底比較！（有料・無料）
時間外労働に関する取り決めをする
厚生労働省のガイドラインで公表されているように、全ての労働者において労働時間の管理が義務付けられています。業務によってはやむを得ず時間外労働を行うケースもありますが、在宅勤務も上記ガイドラインの例外ではありません。また、先ほど述べたとおり他の従業員の目が届かないため在宅勤務では働きすぎやサボりが発生しがちです。そのため、時間外労働に関する取り決めを在宅勤務導入前に行っておくことが大切です。
従業員のコミュニケーション・インフラの整備
電話やチャットツールがあるとはいえ、在宅勤務では従業員同士で直接顔を合わせる機会が少ないため、どうしてもコミュニケーション不足になりがちです。それを防ぐために取り入れたいのが「空間共有」です。これは、勤務時間中にWeb会議システムを常時接続することで、遠く離れている場所においても互いの状況を視覚的に共有するものです。こうすることで、在宅勤務でも従業員同士の距離が縮まり、気軽に話し合えるようになります。
在宅勤務の勤怠管理方法と５つのポイント
厚生労働省のテレワーク導入のための労務管理等Ｑ＆Ａ集」では、在宅勤務の勤怠管理方法として、以下の3つを推奨しています。
- メール
- 電話
- 勤怠管理ツール
ここでは、特に勤怠管理ツールの中でも勤怠管理クラウドにおけるポイントとして、以下の5つについて解説します。
- 正確に勤務時間を記録できるか
- 作業状況を記録できるか
- 給与システムと連携できるか
- 多様な打刻方法に対応しているか
- 必要な機能を有しているか
正確に勤務時間を記録できるか
正確に勤務時間を記録できることは、勤怠管理クラウドには必須です。特に、在宅勤務では勤務時間の管理が難しいので、重要性が一層高まります。また、会社によってはフレックス勤務への対応や、業務の中断・中抜けによるカウントも考慮する必要があります。
作業状況を記録できるか
在宅勤務では、作業状況を把握しにくいことが課題の一つです。勤怠管理クラウドの中には、作業中のパソコンをスクリーンショットで撮影できるなど、遠隔で働いている従業員の作業状況が分かる機能があるものもありますので、有効活用しましょう。
給与システムと連携できるか
勤怠管理クラウドと給与システムを連携させることで、給与計算の手間を減らすことができます。ですので、在宅勤務で勤怠管理システムを採用する場合は、それが自社の給与システムと連携できるか確認しましょう。
多様な打刻方法に対応しているか
勤怠管理クラウドにおいて、最も基本的な機能は打刻機能です。一口に打刻と言っても、その方法は、ICカード、生体認証、Web打刻など様々です。ただし、実際には限られた打刻方法しか使わない従業員が多いのが現状です。また、特に打刻では読み込みに時間がかからないことも必要です。それが従業員のストレス軽減につながります。
必要な機能を有しているか
勤怠管理クラウドには、様々な機能が備わっています。例えば、有給休暇の取得申請機能があれば、周りを気にせずに有給申請ができます。また、打刻漏れなどのアラート機能があれば、上司は部下に警告する手間が省けます。自社で必要な機能を有しているか、その機能を無料で使えるか確認して、ツールを選定しましょう。
在宅勤務の管理におすすめのツール
これまで、弊社のブログでは在宅勤務に役立つツールを多数紹介してきました。もちろん、その中には在宅勤務の管理に利用できるツールも多数存在します。そこで、最後に在宅勤務の管理におすすめのツールを紹介していきます。
関連記事：【2024年版】社内コミュニケーションツール おすすめ11選を徹底比較
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
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NotePM
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Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
まとめ
この記事では、在宅勤務における従業員管理の重要性から在宅勤務の管理におすすめのツールまで解説してきました。在宅勤務はメリットも多いですが、オフィスワークと違って従業員同士の距離が遠い分、労働時間管理が難しい、従業員同士のコミュニケーション不足になりがちなど課題も少なくありません。それだけ従業員の管理が難しくなりますが、適切な制度設計やツールの導入でかなり解消できるはずです。なお、こちらの記事では、在宅勤務に役立つ様々なツールを紹介していますので、参考にしてください。
関連記事：在宅勤務におすすめのサービスは？クラウドツールの活用がカギ
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