テレワークはクラウドの活用が成功の鍵!企業向けのおすすめサービスも紹介

2021年05月05日(水) テレワーク・リモートワーク

テレワークの導入を検討している企業も多い中で、テレワークにはクラウドサービスが適しているのはご存知の方も多いと思います。クラウドサービスを利用すると低コストで導入・運用できるだけでなく、ユーザーがどこにいてもアクセスができるなど様々なメリットがあります。この記事ではクラウドサービスのメリットとおすすめのサービスをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークで注目される「クラウド」をおさらい

クラウドサービスについてすでにご存知の方も多いと思いますが、もう一度おさらいをしてみましょう。従来はユーザーがソフトウェアを購入してパソコンにインストールして利用していたのですが、クラウドサービスを使うとデータやソフトウェアをインターネット経由でサービスとして利用することができます。クラウドサービスであれば、ユーザーが大規模なインフラを持つ必要はなく、企業の規模やテレワークの種類など必要に応じたサービスを受けることができるようになります。またシステムの構築や管理などの手間がなくなることによって、コストダウンや業務効率化につながります。

クラウドは英語で雲を意味しますが、インターネットの先にあるコンピューターがどのようになっているのか見えづらいことを雲で表現したことが由来になっています。

クラウドサービスはすでに多くの企業から利用されており、令和2年 情報通信白書の統計ではクラウドサービスを利用している企業は64.7%もありそのうちの8割の企業が効果があったと回答しており、今後ますます利用率が高まると考えられます。

参考:令和2年版 情報通信白書・総務省

 

テレワークにクラウドが適している5つの理由

テレワークにクラウドが適しているには主に5つの理由があり、低価格での導入ができることや、ブラウザがあればすぐに利用できるなどがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

低価格で導入・利用できる

テレワークを自前で実施しようとすると、セキュリティ対策・ライセンスといったITリソースに、大量の初期投資とシステムの運用コストがかかります。クラウドサービスを利用した場合はVPNの構築は不要です。また料金も利用した分に応じて課金されるので、イベントや繁忙期のみ多数の社員が使い、その他のシーズンは1人のみの使用にするなど、その時々でコストを最適化することができます。拡張性や柔軟性にも優れており、ハードウェアの調達や置き場所を考えたりする必要がなく、管理画面の設定を変更するのみで済みます。反対に不要になった場合の変更も設定のみを変えればよく、非常に楽です。

また新しいシステムを導入しても、使いこなせずに終わってしまうようなケースも考えられます。クラウドサービスであればうまくいくかどうか試しに使用してみてから、本格的に導入を決めることもできます。使えないシステムを購入してしまうというリスクを避ける面でも、クラウドサービスは優れているといえるでしょう。

ブラウザがあればすぐに利用開始できる

自社でインフラの構築や運用を行うのは、高額のコストがかかるだけでなく、準備にも時間もかかります。自社開発を行うと数ヶ月はかかるものが、クラウドサービスを利用すると、契約後すぐにテレワークを始めることができます。インターネット環境やブラウザなど最低限の環境ががあれば、自宅の端末や携帯電話など、様々な端末からクラウドサービスを利用することが可能です。

管理者のセキュリティ対策の負担がなくなる

自社サーバーを運用している場合は、セキュリティ対策や安定性の確保などシステム維持のために専任のスタッフを配置する必要がありますが、クラウドサービスであれば提供側がセキュリティ対策を行う必要があり、その結果、社員側での負担を減らすことができるので人件費の削減につながります。また障害対応も提供者が行うので、安心した運用ができます。

従業員のアプリケーションの更新作業が不要

オンプレミスでは社員側で、サーバーメンテナンスやOSのアップデートといった作業が必要になってきますが、クラウドサービスではインフラの保守運用は不要です。このため社員の負担を大きく減らすことができます。

多くの企業ですでに導入されており連携しやすい

ノウハウを持つ大企業も、クラウドサービスを採用しているところはたくさんあります。特にSlackやチャットワークなどは多くの企業ですでに導入されており、クライアントなど外部とのこのようなツールを使って円滑なやり取りが行える場合がよくあります。こうしたツールはファイルの共有もスムーズです。またSlackやチャットワークに限らず、その他のコミュニケーションツールも豊富にあります。

 

テレワークで広がるクラウドの新ジャンル

テレワークが広がるにつれて、ユーザーに便利なサービスが次々と生まれています。特にテレワークを導入する際に、おすすめしたい新ジャンル3つをご紹介します。

クラウドオフィス

クラウドオフィスはバーチャルオフィスとも呼ばれ、ツールやソフトウェア上の仮想空間にオフィスを作り、あたかも本物のオフィスにいるかのように気軽にコミュニケーションを取ることができるツールです。コミュニケーション不足に陥りやすく、チームとしての一体感がなくなりがちなテレワーク時に、連携を取りやすくし、孤独感を解消することができるツールとして注目されています。

アバターで着席中・休憩中・離席中などといった自分の状況を知らせたり、自分の状況や思っていることをつぶやいたり、リアルタイムで使用中のアプリを知らせたりすることで、お互いが話しかけやすいタイミングを見つけることができます。また実際に遠くで話している社員の声も聞こえてくるため、トラブルが起こった場合やヘルプが必要な場合でも気づきやすく、途中から話に参加することもできます。オフィス勤務の人とテレワークをしている人が分かれている場合にも、このクラウドオフィスを使用することができ、離れていてもオフィスと同様の緊張感を持って働くことができます。

クラウドオフィスの中には、Slack・チャットワーク・Googleカレンダー・office365等と連携しているものもあり、お互いのスケジュールを確認したり、データの共有がしやすいものもあります。クラウドオフィスを導入する際には、デザインの良しあしだけでなく、パスワード設定がついているものなどセキュリティ対策を選ぶことも大切で、対策を施さないと思わぬ形で社内情報が流出することもありえます。

 

クラウドPBX

クラウドPBXとは構内に置いているPBX(構内交換機)をクラウド化することによって、スマートフォンを内線化したり、自宅や外出先でオフィスの電話番号を使った受発信ができる便利なシステムです。会社にかかってきた電話を自宅で出先でも受けることができるので、テレワークと相性が良く、外出中の応対も可能です。無料の内線電話が使えるので、社内間のコミュニケーションが増えるといったメリットがあります。アプリをダウンロードするだけで、社員が個人の端末を使って業務を行うができるため、数万円はかかるビジネスフォンを新たに買う必要がなく、大幅なコストダウンができます。

また転送費用や通信費用自体も安い場合が多く、固定電話より費用が少額で済む場合もあります。契約後にすぐ使用ができ、チームのメンバーが増えてしまった場合でもすぐに対応ができるのも大きなメリットです。オプションが豊富にあるのもメリットの1つです。コールセンターにかけた時によくあるIVRという自動応答システムや自動録音機などは、本来専用の機器の購入をしなくてはならないのですが、クラウドPBX使うとオプションで手軽に使用することもできます。

デメリットはNTTの電話番号を引き継ぐことができないので、新しい会社の電話番号を取得せざるをえなかったり、クラウドPBXのメーカーによっては音質が良くないところもあるので、導入には下調べを十分行い、慎重に選ぶ必要性があります。

関連記事:【2021年版】クラウドPBX おすすめ15選を徹底比較(メリット・デメリットを紹介)

 

オンライン会議

オンライン会議はコロナ禍において一般化したといってもよいほど普及しました。Web会議システムとテレビ会議システムの2種類に分かれ、在宅で良く使われるのがWeb会議システムです。専用端末は不要でパソコンや携帯からも参加可能です。テレビ会議システムは、専用端末が必要なので初期費用がかかりますが、画質や音声が途切れにくくクライアントとのミーティングなどの利用が向いています。

お互いの表情を確かめ合う機会がないテレワークでは、一方的な指示になってしまったり人間関係が希薄になったりしがちです。こうしたオンラインの会議を定期的に開くことによって、コミュニケーションでの誤解やすれ違いなどを少なくし、人間関係の改善に役立てることができます。Web会議は出張等の交通費を減らすことができ、移動中や出先からも参加できることから、対面での会議より参加率が上昇したり、遅れる人を待つことがなくなるなど様々なメリットがあります。

関連記事:【2021年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較!テレワークで大活躍

 

テレワークにおすすめのクラウドサービス

関連記事:【2021年版】社内コミュニケーションツール おすすめ11選を徹底比較

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 3,600円/8名
• 5,700円/15名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

notepm

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Aipo

aipo

Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。

Aipoの特徴

  • 必要最小限の機能から始められる(コストを抑えられる)
  • ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
  • 迅速で丁寧なチャットサポート

料金プラン(月額)
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例)カレンダー+200円、チャット+100円など

Aipo
URL: https://aipo.com/

 

Slack

slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

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Backlog

backlog

Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • 使いやすいデザインと操作性
  • ガントチャート、Git連携、カンバン機能

料金プラン(月額)
• 無料:フリー ※10名まで
• 2,400円:スターター
• 11,800円:スタンダード
• 19,800円:プレミアム
• 50,000円:プラチナ
• 150,000円:エンタープライズ(オンプレ型)

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

関連記事:【2021年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較!テレワークで大活躍

Zoom

zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。

Zoomの特徴

  • 100人以上が同時接続でも安定した環境
  • URLを共有するだけで簡単にWeb会議できる
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、クラウドサービスを導入するメリットやおすすめのサービスについて詳しく紹介しました。クラウドサービスは低コストで素早く利用できる等のメリットが多く、将来さらに多くの企業がクラウドシステムを採用すると予想されています。本記事を参考に新しいクラウドサービスの導入を検討してみてください。

 

おすすめの情報共有ツール

  • NotePM :使いやすさNo1! テレワーク時代のナレッジ共有ツール