ビジネスに欠かせない「電話」を、より便利に、効率的に使えるサービス「クラウドPBX」。情報化時代の新たなコミュニケーションシステムとして、さまざまなビジネスシーンで脚光を浴びつつあります。では、クラウドPBXには具体的にどのような機能があるのでしょうか？ここでは、クラウドPBXのメリット・デメリット、サービス選定のポイントなどを紹介します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置されていたPBX（Private Branch Exchange）という電話交換機をクラウド化し、インターネット上で通話・通信環境を構築できるようにしたサービスです。オフィスにかかってくる外線を内線につないだり、内線同士をつないだりする機能のほか、保留転送や電話会議などの利用も可能になります。ビジネスに欠かせない電話を、場所を選ばず柔軟に使えるようにして時間ロスを最小化し、コミュニケーションを効率化させる仕組みがクラウドPBXなのです。
クラウドPBXが注目される理由
クラウドPBXは、初期導入費やメンテナンス費を抑えられることが大きな魅力です。インターネット上で利用できるサービスなので、ハードウェアの購入や電話回線工事などの初期投資が不要です。回線の設定はブラウザから容易に行うことができ、必要なメンテナンスも導入先の業者が担う仕組みになっています。また、社員各自のスマホなど私的デバイスが活用できるため、導入時に社用の端末を用意する必要もありません。限られたコストで社内の通信環境を整備できることが、導入に向けて注目される理由と言えます。
クラウドPBXのメリット
ビジネスに貢献する利便性
クラウドPBXは、外出中でもスマホで内線電話に対応できる利便性が特長です。取引先から会社にかかってきた電話を社外で受けられるため、アポイントや商談などの機会損失を防ぐことにつながります。社内で電話を取り次ぐスタッフも、内線によってスムーズに連携することが可能です。在宅勤務やテレワーク、オフィスのフリーアドレスなど、多様化する働き方を円滑に進めるシステムとしても有効です。場所や時間にとらわれない、新しい時代のビジネスに貢献する利便性がメリットと言えます。
コスト削減に期待
本社、支社、営業所などの離れた拠点を無料の内線でつなぐため、通話コストの削減に役立つこともメリットの一つです。外線でつないでいた導入前と比較して、通話料の大幅ダウンに期待できます。もちろん、転送や音声ガイダンスといった付随のサービス利用料も不要です。また、社員が自身のプライベート端末を利用することで、会社が端末を支給する必要がなくなり、その費用も削減できます。
企業の成長に対応
導入時がスモールスタートでも、企業の成長に合わせて柔軟に対応できるところがクラウドPBXの利点です。ビジネスを拡大することになった場合、人材の増加による電話番号の追加は、Web上で簡単に設定ができます。オフィスを移転する際も、電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。
クラウドPBXのデメリット
音質がネット環境に影響されやすい
クラウドPBXでの通話は、インターネット回線を利用するため、不安定なネット環境では音質に影響が出ることがあります。例えば複数人が同時に接続したときや、パソコンと電話を併用したときなどは、音声が聞き取りにくくなるといったケースです。地下や障害物のある場所では、電波状況によって通話中にノイズが入ったり、音声が途切れたりすることもまれではありません。オフィス内のWi-Fi環境でも不具合が出ないか、導入前のチェックが必要です。
110番や119番へ発信できない
ほとんどのクラウドPBXは、110番や119番などの緊急番号や一部の特殊番号へは発信できない仕様になっています。導入にあたっては仕様をしっかりと確認し、このデメリットを承知しておくことが大切です。
ランニングコストがかかる
導入コストや内線通話料が抑えられる反面、月額利用料というランニングコストが発生することがクラウドPBXの弱点です。月額利用料は利用するサービスによって異なりますが、少なくとも1人あたり1000円以上になります。外出する社員やテレワークが多い場合、クラウドPBXはコスト面で有利なサービスですが、メリットがデメリットを上回るかどうか、削減できる通話料と月額利用料のバランスを勘案しましょう。
クラウドPBXの選定ポイント
事業規模に応じたコストパフォーマンス
クラウドPBXは、事業拠点の多い企業にマッチしたサービスです。拠点間の電話のやりとりが活発で、外回りの社員が多い企業なら、クラウドPBXを導入する条件に当てはまります。また導入コストを抑えて事業をスタートさせたいベンチャー企業や、コールセンターを伴う新規事業の立ち上げにも向いています。逆にクラウドPBXを利用する社員が3人以下で、オフィス移転の予定がなく、外出中の通話もほとんどない場合は、従来の電話回線を利用するコストとの比較検討が必要です。自社の事業が導入に適した規模かどうか、コストパフォーマンスの確認は大きな選定ポイントと言えます。
自社でできる設定変更の確認
クラウドPBXは、転送やグループ着信などの設定変更が、Web上で簡単に行えるようになっています。オフィスのレイアウト替えや人事異動に伴う番号の設定変更も、工事業者に依頼する必要がありません。しかし導入するサービスによっては設定機能が異なることもあるため、実際にどのような設定ができるのかを自社で確認することが大事です。運用・管理の効率化に直結する機能は、選定の着眼点として意識しましょう。
コミュニケーションツールとの連携
クラウドサービスは、多様なツールと連携することで、運用の効率性がさらに高まります。例えばクラウド上に保存した情報を、全社で共有できるWeb電話帳との連携です。Web電話帳は、取引先の電話番号はもちろん、自社の社員情報も一元管理できるため、電話を取り次ぐ際はダイレクトに担当者につなげられます。またWeb会議に参加できるグループウェアとの連携や、Skypeが自動的に立ち上がって連絡が取りやすいツールも便利です。さらなる利便性の向上という点で、このようなツールとの連携がポイントになります。
クラウドPBX おすすめ15選
上記ポイントを踏まえて、おすすめクラウドPBXをご紹介します。
BIZTEL
BIZTEL は、導入から最短5営業日で利用可能で、各種CRM・SFAと簡単に連携できるため、業務効率化に役立ちます。また、自社に合ったカスタマイズも可能なので、これまで難しかった課題解決につなげることも期待できます。トータル的なバランスが良い点が評価され、1500社以上の導入実績があるシステムです。セットアップを代行してもらったり、運用トレーニングサービスの利用をできたりなど慣れていない人に対してのフォローもしっかりしています。
BIZTELの特徴
- 現在使用している電話番号を引き続き利用可能（業界で唯一マルチキャリアに対応）
- ウイルス対策を含め、複数の機能を使用した高いセキュリティレベル
- クラウド最高峰の非常にクリアな音声品質の提供による快適な通話
BIZTEL
URL: https://biztel.jp/cs/
Dialpad
Dialpad は、導入を考えている人向けのウェブセミナーを開催しており、いきなり利用することに不安がある場合もわからない点について納得するまで質問できます。STANDARD・PRO・ENTERPRISEと3種類のプランが用意されており、自社に合ったプランを選択可能です。基本機能は3つ、「音声通話やビデオ通話・チャットなど標準の電話機能」「G suite・MS O365の連携」「ボイスメールのテキスト化」です。
Dialpadの特徴
- Salesforce Lightning機能（リストにある番号にすぐかけられる）
- 場所を選ばず、どこからでも取引先とやりとり可能
- 留守電メッセージをテキスト検索できる
Dialpad
URL: https://www.dialpad.co.jp/
Arcstar Smart PBX
Arcstar Smart PBX は、NTTコミュニケーションズが提供しており、内線通話だけではなく、外線通話にも強いサービスになっています。設定はウェブ上で簡単に行うことができ、人事などの変更があった際にも必要な変更を簡単にできるのがメリットです。そのため、設定にかかる時間やコスト面の削減も期待できます。また、実際に利用したときにどのような感じなのかが気になる場合、スマートフォンの内線化を導入前に体験できる無料体験も用意されています。
Arcstar Smart PBXの特徴
- 「Arcstar IP Voice」と組み合わせれば外線通話も無料になる
- 社員のスマートフォンで内線通話ができる（会社用携帯電話が不要になる）
- 通信・ネットワーク環境の最適化に関するコンサルティングをしてもらえる
Arcstar Smart PBX
URL: https://www.ntt.com/business/services/voice-video/voip/smartpbx.html
BlueBean
BlueBean は、オープンソースソフトウェアIP-PBX「Asterisk（アスタリスク）」をベースに作られたサービスです。国内トップクラスのNTTコミュニケーションズならではの専用サーバーやクラウドサーバーを利用するため、万が一の障害にも素早く対応可能です。テレアポ業務に必要な機能はパッケージに揃えられているので非常に使いやすく、管理者サポート機能も充実しています。
BlueBeanの特徴
- 顧客情報を確認しながら発進できる「プレビューコール」
- 内線・外線問わず、着信・発信の通話を録音できる
- 専用ソフト不要で「alesforceのOpen CTI」を利用した連携が可能
BlueBean
URL: https://bluebean.softsu.com/
トビラフォンCloud
トビラフォンCloud は、内線通話や内線を利用した転送・トビラフォンCloudを利用している取引先との外線通話が24時間無料になるため、非常にお得なサービスです。また、スマートフォンが1台あれば専用アプリでプライベートと仕事に使い分けできるので、会社専用携帯電話や固定電話は不要となります。料金は初期費用と月額がかかりますが、初月月額料金が無料になる点も好評です。通話音声についても、NTTコミュニケーションズのIP電話回線による高い品質となっており、快適な使い心地となっています。
トビラフォンCloudの特徴
- 顧客リストなど連絡先や発着信を一元管理でき、簡単に連絡先を探せる
- 独自の迷惑電話番号リストもあり、迷惑電話をブロックできる
- 通話録音システムで重要な用件の聞き逃しを防ぎ、トラブル防止
トビラフォンCloud
URL: https://tobilaphone.com/biz/cloud/
MediaCalls
MediaCalls は、オンプレミス型・ハーフクラウド型・フルクラウド型と3つの利用方法があり、自社に合ったタイプを選べます。ウェブ上にある管理画面で必要な設定を3ステップで行える簡単操作となっているので、初めてクラウドPBXを利用する場合も安心です。さらに、録音機能で必要な通話は録音可能で、履歴から再生・ダウンロードもできます。以前、発着信した取引先を優先して着信させる機能もあるので便利です。
MediaCallsの特徴
- ウィスパリング機能（通話開始前に何の問い合わせ先かをアナウンスする）
- CTI機能（CTIツールバーの利用で、着信ポップアップやクリックコールなどができる）
- システムの冗長化でトラブル時も安心
MediaCalls
URL: https://mediaseries.medialink-ml.co.jp/mediacalls/
Genesys Cloud
Genesys Cloud は、基本的な機能を揃えた「Pure Cloud」とより強力なルーティングエンジンの「Pure Engage Cloud」の2種類が用意されており、ニーズに合わせて選択できます。新機能が追加された際に性能が気になったときにも、お試し感覚で一時的な利用をすることも可能です。そのときの状況に合わせ、どの機能を利用したいかを選べるため、無駄なコスト削減も期待できます。シンプルな操作なので、扱いに慣れていない人でも短期間で覚えやすいです。
Genesys Cloudの特徴
- 月単位で席数を増減できる
- オールインワンで使いやすい（電話・メール・チャット・SMSなど各種対応）
- 認証機能を備えたセキュリティで顧客情報の安全性を確保
Genesys Cloud
URL: https://www.genesys.com/ja-jp/platform/genesys-cloud
Good Line
Good Line は、常に最新の機能がアップデートされており、ユーザーの声を反映して改善したわかりやすく使いやすいシステムとなっています。プランは3種類、小規模企業向けのGoodLine SOHO・法人向けのGoodLine ビジネス・コールセンター向けのGoodCallです。小規模企業向けのプランは2端末から利用可能なため、個人自営業者も利用しやすいです。顧客管理・メール共有・チャットなどのさまざまなシステムと連携することもできます。
Good Lineの特徴
- 社員のユーザー登録をして内線に割り当てることで使用状況の確認ができる
- スマートフォンで市外局番やフリーダイヤルの利用もできる
- キューイング機能（着信時にすぐ出られないときに任意のアナウンスや音楽を流せる）
Good Line
URL: https://good-line.net/
3CX PBX
3CX PBX は、こちらのクラウドPBXは1年間無料で利用できるのが大きなメリットです。無料とはいえ、ユーザー向けアプリやウェブ会議・ライブチャットなど必要な機能をしっかり試すことができます。また、6カ月間ホスティングも含まれているので安心です。こちらのシステムは全世界の15カ国で10年以上利用されてきた実績があり、数多くの賞も受賞しています。信頼されているシステムを簡単な設定のみで利用でき、コストも大幅に削減できるのが好評です。
3CX PBXの特徴
- ワンクリックでウェブ会議ができる（通話からウェブ会議にも接続可能）
- 自分でインストールし、数分でセットアップを完了できる
- 自分以外の社員のステータスを確認できる
3CX PBX
URL: https://www.3cx.jp/
MiiTel
MiiTel は、低額で利用できるため、クラウドPBXが初めてという企業も導入しやすいです。発着信はワンクリックで、着信時には顧客情報がポップアップ形式で表示されるのも便利な点といえます。顧客管理システムはIP電話と連携することで自動振り分けされ、行動履歴の確認もすぐできます。CRM連携で、顧客との会話でどういう言葉や話を避けるべきか設定することも可能です。
MiiTelの特徴
- 会話を定量的に評価し、会話品質の改善ができる
- 全通話は録音され、重要な会話を文字おこしして共有可能
- 最短翌営業日から利用開始できる
MiiTel
URL: https://miitel.revcomm.co.jp/
ひかりクラウドＰＢＸ
ひかりクラウドＰＢＸ は、アプリをインストール後、1台のスマートフォンで内線番号・代表番号・プライベートの携帯番号の3つを使い分けられます。いきなり完全にクラウドPBX化するのは抵抗がある場合も、従来のPBXと併用可能です。ひかり回線に特化したシステムなので、外線通話も利用するのであれば、ひかり電話オフィス（A）もしくはひかり電話オフィスタイプの契約をしておく必要があります。「ひかりクラウドPBX」と「ひかりクラウドPBX（まるらくオフィス対応）」の2つのプランが用意されています。まるらくオフィス対応のプランは、まるらくオフィスの契約が必要です。
ひかりクラウドＰＢＸの特徴
- マルチライン機能で顧客別に着信音の鳴り分けができる
- 状況に合わせて使える充実した転送機能
- 順次代表着信や一斉代表着信の使い分けが可能
ひかりクラウドＰＢＸ
URL: https://business.ntt-east.co.jp/service/pbx/
Twilio
Twilio は、初期費用や月額基本料がなく、あらかじめチャージしたポイントから使った分だけ引き落とされます。電話会社との契約は不要になり、Twilioのアカウントを持つことで世界100カ国以上の電話番号を取得可能です。通話の音声に関しても、発着信する場所に最も近いデータセンターとつなげるのでクリアで遅延がなく、安心して利用できます。
Twilioの特徴
- 数行のコードの入力でSMS送信を簡単にできる
- チャットと音声・ビデオ・SMSの組み合わせが可能
- プライバシー通話でお互いの電話番号を知らせずに通話できる
Twilio
URL: https://cloudapi.kddi-web.com/
おすすめ関連サービス
fondesk（フォンデスク）
fondesk（フォンデスク）は、自分の仕事に集中したいあなたのための電話代行サービスです。受けた電話はチャットやメールで漏らさずお知らせ。スマホでも履歴を確認できて、大事な電話を逃すこともありません。電話対応をスマートにして業務効率をアップできます。社内の電話取次対応を効率化して、生産性を向上させたい会社、テレワーク体制への移行もしくは出社とテレワーク体制を両立させるために、社内の電話対応をクラウド化したい会社にオススメです。
fondeskの特徴
- 会社や事務所の電話受付を代行して、チャットやメールで電話の内容をお知らせ
- ネット申し込みで今日から使える。10分程度で、すぐにオペレーターが対応を開始できます
- 月額基本料金1万円から導入可能なサービス
クラウドPBXの導入事例
會澤高圧コンクリート株式会社
同社は、国内にある48拠点の連携強化と効率化を目指し、フリーアドレスやITを活用した働き方改革に取り組むためにも、電話環境の改善が課題でした。対策として、自社内の設備によって運用してきたPBX環境をクラウドPBXへと移行します。同時に実行したのが、固定電話のIP化と、社員に貸与しているスマホの内線化です。創業当時から使用している外線番号を、そのまま引き継いだことも大きなメリットでした。結果、従来のPBXと比べて導入コストを約5分の1に抑えられたのです。スマホの内線化によって通信コストも大幅に削減され、社内外での業務効率化を実現しました。
星野リゾート
卓越したサービスを強みとする同社は、在宅勤務の制度を早くから取り入れ、その環境を整備することで優秀な人材スキルの活用を目指していました。クラウドPBX導入の決め手となったのは、オフィス同様の環境で、在宅勤務者が予約センターにコールされた電話を自宅で受信できるという機能です。柔軟な仕組みによって高度な電話応対業務が整い、経験豊富なスタッフがそのスキルを存分に発揮できるという効果を生み出しました。また導入コストが大きく抑えられ、迅速に導入できた点もクラウドPBXの高い評価につながっています。
メリット・デメリットを知った上で、自社にマッチしたクラウドPBXを選ぼう！
インターネット環境があれば、場所を問わず利用できるクラウドPBXは、簡単に導入できる点が魅力です。コストを抑えて企業規模に柔軟に対応できるなど、多彩なメリットがある反面、気になるデメリットも少なくありません。導入にあたっては、社員の勤務形態やビジネスの展望を踏まえた上で検討することが大切です。コストパフォーマンスだけでなく、機能性も含めて自社にマッチしたサービスの選定を目指しましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
