企業には各部署のコアとなる業務以外にも、さまざまな申請を行ったり帳票を作成したりするなど、手続き上やらなければならないことがあります。コア業務以外のことに時間や手間を取られると生産性にも影響を及ぼしかねません。そこで注目されているのがワークフローシステムです。今回はワークフローシステムがビジネスの現場でどう活用できるのか、メリットやデメリットを含めて詳しく解説します。
ワークフローシステムとは
そもそもワークフローとは業務に関する一連の流れや、その流れを図式化して表したものを指します。ただし、ワークフロー自体は紙ベースで書かれているだけのこともあり、必ずしもシステム化されているわけではありません。業務の全体を見通すことができるとはいえ、その都度確認する必要が出てくることもあれば、途中で流れが滞ることもあります。ワークフローシステムは、ワークフローで表される一連の流れをシステムのなかに組み込んで自動化したものです。
ワークフローシステムが多く導入される業務に経費や交通費の精算、稟議決裁などがあります。これらの業務はそれぞれ決まった申請用紙に記入する必要があり、当該業務を管轄する部署へ間違えずに送付しなければなりません。作業自体は簡単ながら、意外と複雑で従来のやり方では手続きがすべて完了するまで時間もかかります。そのため、これらの分野ではワークフローシステムが効果を発揮します。
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ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入することで、ビジネスシーンにはさまざまなメリットが生まれます。ここでは5つのメリットについて詳しく紹介します。
書類の定型化
従来のようにワークフローシステムを用いていない場合、同じ内容でも各部署で申請用紙の書式がバラバラというケースも珍しくありませんでした。しかし、システム化することで入力項目を整え、書類を定型化することが可能です。
ミスの防止
ワークフローシステムを導入することで、人為的なミスを防止できるところもメリットのひとつです。たとえば、書類を定型化することで、記入を間違えることが少なくなります。システムに入力するだけで作業が完結し、自動で申請先の部署との共有もできるため、手続き上の間違いも起こりにくくなります。
業務を効率化してスピードアップ
まず、書類作成にかける時間が短縮できます。また、従来は社内にいなければ申請された書類の確認もできませんでした。しかし、ワークフローシステムが導入され、タブレットやスマートフォンでもシステムにアクセスできれば外部からでも確認が可能です。システム上で申請から承認、決裁までできることで、従来のやり方に比べて業務は確実に効率化されます。時間的にもスピードアップするでしょう。
ペーパレス化でコスト削減
ワークフローシステムを導入すれば紙で保存する必要がなくなります。そのため、紙代や書類の印刷代などにかかっていたコストの削減も可能です。FAXやメールなどで送付していた場合も、通信費を削減できることになります。
情報をデータで保管できる
ワークフローシステムを利用すれば、データはすべて電子化された状態でシステムに保存されます。紙で作成された書類を保存するスペースを確保する必要がなく、紛失するリスクもありません。また、データ保存していることで、過去のデータをすぐに検索して探し出せるのもメリットです。
ワークフローシステム導入のデメリット
さまざまなメリットがあるワークフローシステムですが、デメリットもあります。導入する際はデメリットになり得る部分もしっかり押さえておきましょう。
ペーパレス化できないものもある
企業で日々作成される書類のなかには、原本保管が義務づけられているものもあります。たとえば領収証などがその一例で、そもそもデータ化して保存することができません。つまり、ワークフローシステムを導入しても、すべての書類をデータとして保存できないことも考慮しておくことが必要です。
固定化されると変更が難しい
ワークフローシステムで一定の業務の流れが固定化すれば、確かに作業の負担を軽減でき点はメリットです。一方、人員の異動や組織の変革があれば、そのまま使用することができなくなります。ワークフローのなかに変化があればシステムにも変更を加える必要が生じ、固定化してしまうとかえって柔軟な対応ができなくなる可能性があります。
承認者の負担は増える
ワークフローのなかでも承認者側の立場にいる人にとっては、承認作業が増える可能性があるのもデメリットのひとつです。役職が上になるほど、決裁書類が集まることも多くなり、負担が増えることや、コア業務に割ける時間が減少する可能性も考えられます。
ワークフローシステムの効果を最大化するためのポイント
せっかくワークフローシステムを導入するならば、最大限に効果を得たいものです。そこで、効果を最大化するために大事なポイントについて3点詳しく解説します。
自社の業務に合っているシステムかどうか
素晴らしい機能を備えたワークフローシステムは数多くありますが、自社の業務に合っていないものでは導入する意味がありません。自社のワークフローを効率的にシステムへと取り込み、生産性のアップにつながるものを選ぶことが大切です。
使いやすいシステムかどうか
実際に使用する社員が使いやすいことも大事なポイントです。入力する際や承認作業を行う際に使いやすく、入力ミスも防げるシステムであるかどうかもしっかり確認するようにしましょう。たとえば、直感的に使えるものであることや、インターフェースに優れていて書類を添付しやすいものなどが挙げられます。
コストパフォーマンスに優れているかどうか
システムによってはさまざまな機能を備えた便利なものもありますが、導入コストが高くなることも珍しくありません。せっかくペーパレス化でコストが削減できるメリットがあっても、必要のない機能に費用をかけるようでは本末転倒です。自社の業務に必要な機能を備えたムダのないシステムを導入することがポイントです。状況が変化することを想定して後から必要に応じて拡張できるかどうか、メンテナンスしやすいかどかも考慮に入れておくといいでしょう。
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おすすめ ワークフローシステム
以下の記事では、おすすめのワークフローシステムの概要や特徴について解説しています。
関連記事：【2024年版】ワークフローシステム（電子稟議） おすすめ12選を徹底比較
まとめ
ワークフローシステムを導入することで、一定の流れで行う申請手続きなどを効率化することができます。ワークフローシステムの導入にはデメリットもあるものの、メリットになることが多く、社内の環境をいい方向に変えることが可能です。社員がそれぞれ本来のコア業務に集中し、企業全体の生産性をアップさせるためにも、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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