ワークフローシステムとは?基本機能と導入効果を紹介

2024年01月04日(木) 情報共有

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業務改善を達成する方法として、活用が進んでいるワークフローシステム。自社にも導入したいと考えているものの、具体的な仕組みやメリットについてもっとよく知りたいという担当者も多いことでしょう。本記事では、ワークフローシステムの基本機能や注目が集まっている背景、導入によって期待される効果について説明します。

ワークフローシステムの基本機能

そもそも、ワークフローシステムを使うとどのようなことが実現できるのか、主な機能を5つ紹介します。

電子決済

経費申請や勤怠申請など、業務に関するさまざまな申請業務を電子化できます。システム上で、決定書の申請・承認・決済まで進めることができ、押印も電子判子で行います。内容に不備があった場合は、非承認という形で、承認者から申請者に決定書を差し戻すことも可能です。

決済ルートの生成

最終承認者は、予算額や申請内容などによって異なるものです。ワークフローシステムでは、申請時に設定した項目によって、適切な決済ルートを自動生成してくれ、最終承認者まで順次ワークフローを回してくれます。

ファイル保管

決済まで進んだ決定書は、自動でワークフローシステム上に保存されます。過去に申請した書類も簡単に検索可能です。似たような案件を申請する際にも、過去に使った決定書のファイルをダウンロードしてひな形にできるので起案にかかる時間を短縮できます。

通知

進捗状況に伴い、さまざまな通知も届く仕組みになっています。たとえば、申請後に承認者に設定された上司や部門長にメールで通知が届くほか、最終承認者に承認されると申請者にも決済完了のメールが届きます。

コメント

決定書の内容を補足したいときや非承認の理由を伝えたいときのために、コメント機能も備わっています。わざわざ口頭で説明しにいく必要がないので、申請から承認までの一連の業務をシステム上で完結できます。


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ワークフローシステム導入が効果的な理由

ここからは、ワークフローシステムの導入が加速化している背景について説明します。

働き方改革

政府主導で進めている働き方改革の一環として、テレワークの導入が推奨されています。ワークフローシステムにアクセスできるネット環境さえあれば、自宅からでも申請・承認を行うことが可能です。また、外出先や出張先からも申請作業などが行えるので、残業や休出の削減にも効果的です。

業務効率化

今まで手書きで行っていた申請・承認作業を電子化することで、業務の効率化が図れます。決済後の書類を別途ファイルなどに保管する手間も省けます。部門をまたいだ決済についても、書類を持参する必要がありません。加えて、申請内容別に決済ルートが明確になっているので、承認者を誰にするべきか悩まなくて済みます。

コンプライアンス遵守

企業のブランド価値を守るためには、企業だけでなく社員ひとり一人のコンプライアンス意識を強化することが大事です。費用に関する決済をワークフローシステムによって電子化することで、アクセス権がある管理職がいつでも書類の内容を確認することができます。業務の「見える化」は、重大な問題に発展する前の予防策になります。

セキュリティ強化

SNSの普及により、社員による情報漏洩なども起こりやすくなっています。決定書を電子化し、印刷権限も限定的にすれば、持ち出しによる情報漏洩のリスクを軽減できます。加えて、強固なセキュリティ対策が施されたシステムを使えば、外部から情報を盗まれる危険性も減らせるでしょう。

ワークフローシステムの導入効果

ワークフローシステムの導入は、単に社員の業務負荷を減らせるだけでなく、企業にとって大きなメリットがあります。ここでは、中でも特に価値の高いメリットを3つ紹介します。

業務の標準化

業務の効率化を妨げる大きな要因が、作業の属人化です。決済業務の電子化は、決定書フォーマットの社内統一化や人為ミスの予防、作業品質の向上に大きく役立ちます。ワークフローシステムの流れに沿えば、誰でも申請作業がスムーズに行える仕組みになっているので、新人育成などの手間も省けるはずです。業務の共有化も進み、個人のノウハウも蓄積されやすくなるでしょう。

意思決定のスピードアップ

ワークフローシステムでは、決済がどこで止まっているのかが明確になるため、おのずと承認作業が促されます。また、通知機能が承認者へのリマインダーの役割を果たします。出先からも承認できるので、承認者がオフィスにいないからといって、フローが停滞する心配もありません。結果的に、各案件の意思決定のスピードがアップし、業務を計画的に推進することができます。

内部統制強化

決定書や発注書など、企業には一定年数以上の保管が義務付けられている書類があります。ワークフローシステムを使えば、保管管理が徹底されます。紙の書類のように、個人保管による紛失・破損といった問題も起きません。第三者による改ざんも防げます。内部監査が入ったときにも、求められた書類をすぐに提示できるので、企業の透明性を証明することができます。

おすすめ ワークフローシステム

以下の記事では、おすすめのワークフローシステムの概要や特徴について解説しています。

関連記事:【2024年版】ワークフローシステム(電子稟議) おすすめ12選を徹底比較


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まとめ

ワークフローシステムは、業務の効率化や内部統制強化には欠かせないものです。慣れないうちは、かえって時間がかかってしまう場合もあるかもしれませんが、長期的に見れば享受できるメリットは大きいでしょう。オフィス向けのワークフローシステムは種類も豊富です。具体的なニーズを踏まえて比較検討し、自社に最適なシステムを導入しましょう。

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