メール配信システムの５つの導入メリット・ツール選定ポイントを解説

2024年01月04日（木） マーケティング

マーケティングツールとして高い注目を集めているのが、メール配信システムです。自社の製品やサービスの販売活動を効率化させるため、システムの導入を考えているビジネスマンも多いのではないでしょうか。そこで、メール配信システムのメリットをはじめ、選び方・効果を最大化するためのポイントを紹介していきましょう。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、パソコンやスマホなどに一括でEメール を配信するシステムのことです。顧客にメールを送ることで自社の製品やサービスをアピールして、販売活動に役立てることができます。ただ単に指定されたアドレスにメールを送るだけではありません。存在しないアドレスは自動的に削除したり、エラーメールや重複メールがある場合は配信を停止したりする機能もあります。また、どの顧客にも同じメールを送るのではなく、ターゲットに合わせてセグメント配信も行います。さらに、メールを配信するだけでなくどのような効果が得られたのか、測定してくれるのです。このほかにも、問い合わせフォームの作成や適切なHTMLでのメール作成といった機能もあります。

メール配信システム導入のメリット

１）業務の効率化

メール 配信業務は顧客に一括してメールを配信するだけではありません。顧客管理や登録・退会の手続きをはじめ、重複メールやエラーメールの配信停止や存在しないアドレスの削除といった細々とした業務も発生します。しかし、メール配信システムを利用すればこれらの作業を自動化することが可能です。そのため、メルマガ担当者の負担を減らし、業務を効率化することができるのです。

２）ミスの防止

手動で顧客管理を行っていると、どのように気をつけていても人為的なミスが発生する可能性が出てきます。そこでメール配信システムを導入すれば、顧客管理作業は全て自動化されるため、人為的なミスの発生を防ぐことができるでしょう。また、メール配信業務で一番気をつけないといけないのが顧客の個人情報の情報漏洩です。どこの企業でも情報が漏れないように細心の注意を払っています。しかし、その労力は大変でしかも人間が扱う以上、リスクをゼロにすることは難しいといえるでしょう。その点、メール配信システムでは全てを自動化しておりウイルスやスパムなどの対策も万全のため、情報漏洩などにも備えることができます。

３）セグメント配信が可能

全ての顧客に同じ内容のメールを送るよりも、顧客の性別や住所、興味関心に合わせたメールを送る方が高い効果が得られるでしょう。メール配信システムを使えば、顧客によって内容を変えたメールを送信するセグメント配信が可能になります。

４）受信環境に合わせたメールの送信

HTMLメールはマーケティング効果の高いメールです。しかし、中には閲覧不可の顧客もいます。そんな顧客に対してはテキストメールにするなど、顧客の受信環境に合わせた形のメールを送ることができるようになります。

５）メールの効果が測定可能

メールを配信した際、どのような効果を得ることができたのかを知ることは大切です。なぜなら今後のマーケティング戦略に役立てることができるからです。まず、メール配信システムを導入すればメール開封率をはじめ、配信先のクリック率などを測定できるようになります。次にターゲットに合わせたセグメント配信によって、潜在的ニーズを抱える見込み顧客を割り出すことができます。その結果、機会損失を減らして売上アップを見込めるでしょう。

メール配信システムの選定ポイント

上限数や到達率の高さ

一口にメール配信システムといっても、配信できるメールの上限数や到達率には違いがあります。まず、システムごとに一括で配信できるメールの数が決まっているのです。次に、到達率が低いシステムの場合は迷惑メールとして見なされてしまい、配信メールを顧客の受信ボックスまで届けることができません。そのため、上限数や到達率が高いメール配信システムを選ぶようにしましょう。

対応可能な機能の有無

メール配信システムに自社が使いたい機能が備わっているかどうかを確認することは大切です。対応可能な端末やメールアドレスの管理機能はもちろんのこと、メール冒頭に受信者である顧客の名前を入れることができるかどうか、顧客ごとにあらかじめ組んだシナリオ通りに自動的にメール（ステップアップメール）を送ることができるかどうかなど、細かい点もよく見ておくとよいでしょう。

セキュリティ対策の高さ

セキュリティ対策が万全かどうかは大きなポイントになります。SSLなどの暗号化やウイルス対策やファイヤウォールはもちろんのこと、24時間体制でのWebサーバー監視が備わっていることは必須です。また、サーバーに障害が発生した際の対応力も重要なポイントとなるでしょう

メール配信システムの効果を最大化するためのポイント

配信先と時間の設定

誰にどのようなメールを送るかは重要です。メールでアピールする商品やサービスに合った年代・性別・嗜好の人に送るようにしましょう。また、何時にメールを配信するかによって、顧客に読んでもらえる確率が変わってきます。たとえばBtoBのメールの場合は仕事時間中、BtoCの場合は退社後の時間帯や休日などのオフタイムに顧客に届くようにメールを送るのが効果的です。

配信結果の検証

メールを送りっぱなしにするのではなく、顧客からどのような反応があったのかを踏まえて検証するようにします。たとえば開封率・クリック率・コンバージョン率などを確認して、低い場合は何が原因だったのかを見ていくのです。満足のいく結果であればそれを続けていくようにします。

検証結果の反映

結果を検証した後はメールの内容などを改善していきましょう。たとえば、配信時間が顧客のライフスタイルと合っていないので開封率が悪かった場合は配信時間を変更します。また、バナーが目立たなかったのでクリック率が悪かった場合はバナーを大きくするようにします。このように改善していくことで、次に配信するときにはさらに開封率・クリック率・コンバージョン率を上げることが可能になるのです。

おすすめ メール配信システム

以下の記事では、おすすめのメール配信システムの概要や特徴について解説しています。

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まとめ

メール配信システムは上手に活用することができれば、高いマーケティング効果を上げることができるツールです。また、売上アップだけでなく、業務の効率化やミスの防止、セキュリティの強化にも役立てることができます。上に挙げたメリットをはじめ、選定の仕方や効果を最大限に上げる方法などを参考にしながら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

　

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