メール配信システムとは？基本機能と導入効果を徹底解説

2024年01月04日（木） マーケティング

メール配信システムは商品やサービスを宣伝する手段としての有効性が高く評価されており、実際に多くの企業が活用しています。ただ、自社でも導入を検討しているものの、システムの具体的な内容がわからないために、どうするべきか悩んでいるという人もいるのではないでしょうか。そこで、検討の際の参考になるように、メール配信システムの基本機能や導入効果などについて紹介していきます。

メール配信システムの基本機能

メール配信システムの機能は製品によっても異なりますが、ここではほとんどの製品が有している基本的な機能について紹介していきます。

1.一斉メール配信機能

仮に、数百に及ぶメールを手作業で配信しようと思えばかなりの時間がかかりますが、メール配信システムなら登録リストを用い、該当者全員に一瞬で送ることができます。しかも、配信日時の設定や、会員になった時点で自動的に配信を開始するなどの設定も可能です。

2.ステップメール配信機能

登録済みの顧客に対してどのようなパターンでメールを配信するのかを設定できる機能です。たとえば、顧客が商品を購入した日にお礼のメールを配信し、その日を起点として3日後と1週間後にそれぞれフォローのメールを配信するなどといった具合です。

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3.HTMLメール作成機能

メール配信システムなら、画像やリンクなどを挿入したHTMLメールを作成することもできます。HTMLメールは通常のメールよりも見栄えが良く、顧客が興味を持って読んでくれる可能性がぐっと高くなります。

4.テンプレート機能

従来のメールは内容が変わるたびに最初からテキストを書きなおす必要がありましたが、メール配信システムのテンプレート機能を用いれば、一度配信したメールをテンプレートとして保存しておき、次回からはテンプレートを加工するだけですみます。

5.各種分析機能

メール配信システムでメールを配信すると、そのメールがどのくらいの割合で開封されたのか、あるいは文中に挿入したリンクを何％の人がクリックしてくれたのかといった事柄を短時間で分析することができます。その他にも、曜日や時間別の結果や複数のメールの成果を比較分析したりすることも可能です。

メール配信システムが注目される理由、導入が必要な理由

多くの企業が導入を進めているメール配信システムですが、なぜここまで高い注目を集めるようになったのでしょうか。主な要因について紹介していきます。

1.分析機能の充実

まず、従来のメールとは異なり、さまざまな角度から顧客のリアクションが分析できることが高い注目を集める要因となっています。配信したメールがどの程度の成果を上げたのかがわかれば、効果の低いメールを配信し続け、限られたリソースを無駄に消費してしまうなどといったことも防げます。

2.マーケティング機能の充実

ステップメールを始めとしてマーケティングの機能が充実している点もメール配信システムの注目度を高める要因となっています。なぜなら、単に顧客のリアクションを分析するだけでなく、分析結果に基づいていろいろな手法を試していけば、より効率的なマーケティングを行うことが可能になるからです。同時に、システムの機能を使ってフォローメールを送れるなどといった具合にアフターサービスにも対応でき、顧客満足度を高めることにもつながります。

3.データベースとの連携によるミスの削減

メール配信システムは多くのデータベースとの連携が可能であり、たとえば、自社の顧客情報と連携させての一元管理も行えます。すると、間違って関係のない人にメールを配信してしまうなどといったケースを大幅に減らすことが可能です。このように、ミスを削減できる点もメール配信システムが注目される要因の一つとなっています。

＃4.利用率の高さ
新しいマーケティング手法としてよくSNSが取り上げられていますが、より効果的なアプローチができるのはメールのほうです。確かに、SNSは若年層からの圧倒的な支持を得ているものの、ビジネスの中心層であるミドル世代にはそれほど浸透していないという弱点があります。その点、メールはどの世代でも均等に利用されており、安定したマーケティング効果が期待できます。そうした理由から、メールをより便利に活用できるメール配信システムが注目されているという側面もあるのです。

メール配信システムの導入効果

メール配信システムの基本機能を踏まえたうえで、実際に導入した際にどのような効果が期待できるのかを3つのポイントに分けて紹介していきます。

1.鮮度の高い情報をタイムリーに配信

企業によってはリストに登録されている顧客が数万～数十万人に及ぶ場合があります。すると、従来の方法であれば、すべてのメールを配信するのに数時間はかかり、一刻を争うタイムリーな話題がなかなか顧客の元に届かないといったことにもなりかねませんでした。しかし、メール配信システムを用いれば、わずか数分で配信が完了し、鮮度の高い情報を即座に届けることが可能となります。また、メール配信システムの多くには迷惑メールに振り分けられるのを回避する機能も備わっているため、より多くの顧客にメールを届けることができます。

2.ニーズに合わせた配信で業績アップ

膨大な顧客リストから性別・年齢などの属性ごとにグループ分けを行い、それぞれのニーズに合ったメールを配信することで効率の良いマーケティングを図ることができます。また、HTMLメール作成機能を使ってそれぞれの属性に好まれる画像を挿入するなどといった工夫を凝らし、さらなる業績アップを狙うことも可能です。

3.スタッフの意識改革

従来の方法ではメールによる宣伝効果がどの程度なのかといった事柄がほとんどわからないため、成果に対するスタッフの意識はどうしても希薄になりがちでした。それに対して、メール配信システムを導入すると、開封率やクリック率の推移が一目でわかるようになり、数字に対する意識が一気に高くなります。すると、よりよい結果を出すにはどうすればよいかを考えながら働くようになるため、モチベーションの向上にもつながります。

おすすめ メール配信システム

以下の記事では、おすすめのメール配信システムの概要や特徴について解説しています。

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まとめ

メール配信システムを上手く活用すれば、従来よりも効果的なマーケティングが期待できるうえに、作業の効率化を図ることでコストパフォーマンスの向上にもつながります。ただ、漠然と導入したのではシステムを活用しきれず、投資が無駄になったということにもなりかねません。大事なのは自社が何のためにそのシステムを導入するのかを明確にしておくことです。そのうえで、会社の目的に合った製品を選ぶようにしましょう。

　

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