ワークフローシステムを利用してペーパーレスで承認申請業務を行えば、紙の書類を回覧して承認印や決裁印をもらう必要がなくなります。コロナ禍という背景や、さまざまなコミュニケーションツールの登場によりテレワークする企業は増加傾向です。業務の効率化と、生産性の向上を目指してワークフローシステムを検討してみませんか。ここでは、ワークフローシステムの概要や、おすすめの商品や導入事例について紹介します。
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目次
ワークフローシステムとは
備品の購入や出張の可否、必要な人材の採用などの申請をして承認を得る一連の流れを「ワークフロー」といいます。ワークフローシステムとは、このプロセスを電子化したものです。「稟議システム」「決裁システム」などと呼ばれることもあります。稟議書を印刷し、各部署に決裁をもらうアナログの方法では相当な時間がかかってしまう点はデメリットです。
しかし、ワークフローシステムならば、稟議書の内容によって必要な承認者に順にリレーでき、プロセスが可視化できるためタスクの抜け漏れがありません。申請者と承認者の業務を円滑に進めることで、申請してから承認までの時間と労力、コスト面でも大きな削減が期待できます。
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ワークフローシステムが注目される理由
ワークフローシステムが注目されている理由は、新型コロナウイルスの感染拡大防止によるテレワークの急増にも一因があります。テレワーク中でも、「従来の紙の稟議書に押印して次に回す」という方法をとる企業もありますが、そのためだけに出社せざるを得ないのではあまりにも非効率です。また、自粛要請の最中社員の感染リスクも高まります。そこで、さまざまな手段を検討した結果、ワークフローを遠隔で運用可能にしたワークフローシステムを導入する企業の利用が増加しているのです。
ワークフローシステムを導入した企業は、「なぜ今まで使っていなかったのか」「テレワークが解除されても利用を続けたい」という意見もあります。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、主なポイントを3つ紹介します。
ワークフローのための出社が不要になる
対面での業務のやり取りが困難な条件下でも、オンラインで稟議の申請業務が完結できることは大きなメリットです。完全なテレワーク化が実現できれば、社員の交通費の削減や事務所縮小による家賃などのコストカットも可能になるでしょう。また、新型コロナウイルスの第2波や東京オリンピックが実施された場合のテレワーク期間中でも、ワークフローシステムで業務を滞りなく進めることができます。何よりも、社員を電車通勤や濃厚接触などによる感染リスクにさらすことを防げることはメリットです。
申請から承認までのプロセスがスピードアップ
オンライン上で電子化した稟議書をやり取りできるため、稟議書を印刷して承認者に手渡しする必要がありません。承認者が在籍しなければ、そこでタスクがストップしてしまいますが、クラウド対応のシステムなら、テレワークでも支障なく即時承認や決裁が可能です。全体の承認業務が効率化できれば生産性も上がるでしょう。
書類のペーパーレス化により管理が容易になる
電子帳簿保存法の規制緩和により、今後ますますあらゆる書類のペーパーレス化が加速していく可能性が高いでしょう。稟議書もデータ化できれば、紙の書類を管理する必要もなく、保管スペースも不要です。また、用紙代や印刷代、郵送費などのコストも削減できます。日付や担当者名、内容などで簡単に検索できることもデータ化ならではのメリットです。
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ワークフローシステム導入のデメリット
では、ワークフローシステムを導入する際、デメリットに感じる点はどこにあるのでしょうか。
自社の業務にシステムがマッチしていない
ワークフローシステムの内容をよく吟味せずに選んだ場合、「実際に導入しても使いづらい」「導入したメリットが感じられないと」いった問題が生じることがあります。システムの導入で従来の定型フォームを一新した場合、拒否反応を示す社員もいるでしょう。そのような場合は、従来のフォームをそのまま活用できるシステムを利用したほうが移行もスムーズです。また、モバイルワークなどで外からスマートフォンやタブレットを使用してアクセスする場合、パソコン以外の操作性の良さも重要です。
活用しきれないため導入コストが高いと感じる
あまりに多機能で複雑な業務をこなせるシステムでも、利用者にとっては使いづらいものになってしまう危険性があります。また、テレワーク中の導入では社員全員が新システムの機能や操作について同等の理解が得られるとは限りません。せっかく導入しても、操作が複雑過ぎて使いこなせないのでは本末転倒です。ワークフローシステム導入の際は、誰にでも直感的に利用できるような操作性の良いものが向いています。
既存システムや外部サービスとの連携ができない
ワークフローシステムによっては、他のシステムとの連携ができたりできなかったりするものもあります。コストをかければ、汎用性の高いシステムを選ぶことができますが、中には連携の必要のないものもあるため、自社で利用しているシステムとの連携機能を重視して選ぶのが得策です。連携ができない場合、システムごとに同じデータを手入力する必要がでてきます。ワークフローシステムの導入によって、現場の作業が余計に煩雑になってしまう可能性があるため、注意しましょう。
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ワークフローシステムの選定ポイント
ワークフローシステムを選ぶ際は、どのような視点で選べば良いのでしょうか。ここでは、選定ポイントについて説明します。
ネットワーク環境をクラウドかオンプレミスのどちらにするか
ワークフローシステムなどのグループウェアは、「クラウド型」「オンプレミス型」の2つに分類できます。例えば、テレワーク中心で運用する場合、社内ローカルネットワークのオンプレミス型では導入にかなりの初期投資が必要です。そのため、利用する社員が少人数でない場合は、社員全員の自宅に専用回線を設置するのは難しいでしょう。少人数の企業にとって実用性が高いのは、どこからでも気軽にアクセスできるクラウド型といえます。
自社の業務内容に合わせた運用が可能か
まずは、自社のワークフローを整理し、ワークフローシステムの導入によって課題に沿った改善効果の見込みを検討する必要があります。すでに、メール添付やコミュニケーションツールで稟議書をデータ化して簡略的にやり取りしている場合、あまり多くの機能を盛り込むと使い勝手が悪く感じる場合もあるでしょう。使わない機能にコストをかけることは、費用対効果を下げてしまいかねません。そのため、「自社に合わせた内容のシステムを選ぶか」「必要な機能のみを選べるカスタマイズ性があるか」などに注目すると良いでしょう。
利用中のシステムや外部システムとの連携が可能か
ワークフローシステムと、自社ですでに使っている会計システムや販売管理システムなどとの連携ができれば、それぞれの業務の効率化が実現します。データを共有することにより、手作業による入力ミスや操作ミスが減らせることが期待できるでしょう。他にもシステムを今後導入する予定があれば、幅広くさまざまなシステムに対応している商品のほうが利用範囲は広がります。
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ワークフローシステム おすすめ12選
上記ポイントを踏まえて、おすすめワークフローシステムをご紹介します。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフロー は、株式会社Donutsが提供するワークフローシステムで、低価格ながら直感的に入力できるインターフェースの操作性が人気です。クラウド型のため、移動中でもスマートフォンから手軽に申請や承認作業が可能です。少人数から大人数まで幅広く対応できるため、大手有名企業を始め豊富な導入実績があります。
ジョブカンワークフローの特徴
- 申請画面がシンプルなため、画面の小さなモバイル機器からでも簡単に操作できる
- 運用開始の初期設定が簡単で、あらゆる申請書のフォーマットが自由にカスタマイズ可能
- 初期費用やサポート費用無料でトライアルから始められる
ジョブカンワークフロー
URL: https://wf.jobcan.ne.jp/
AgileWorks
AgileWorks は、株式会社エイトレッドが提供する大手企業や中堅企業の利用を想定した機能が搭載されたワークフローシステムです。大企業ならではの組織改編や、細かな組織編制、煩雑で複雑な業務に対応し得る柔軟性と拡張性の高さが特長です。英語や中国語にも対応しているため、多国籍の人材を有する企業のニーズに合致します。
AgileWorksの特徴
- 大企業の導入実績が豊富で業務効率化の運用イメージがつかみやすい
- 退職や転勤の人事異動や組織改編にも簡単操作で即時対応可能
- 既存の多彩な周辺システムとの統合や、連携の自動化でデータを活用できる
AgileWorks
URL: https://www.atled.jp/agileworks/
バクラク申請
バクラク申請は、株式会社LayerXが提供するクラウド型のワークフローシステムです。用途にあわせて様々な申請フォームを作成できるのが特徴。承認経路の分岐設定に対応しており、例えば申請金額に応じて経路を自動切り替える等も可能です。申請が行われると承認者へSlackで通知が届き、承認・却下もアプリ上で可能なので、承認完了までの時間を短縮できます。モバイルブラウザにも対応しているので、自宅や外出先など場所を選ばず申請・承認が可能です。
バクラク申請の特徴
- 自社にあわせた汎用フォーム作成が可能。承認経路の分岐設定や金額に応じた自動切換えも直感的にできる
- チャットアプリで承認が完結。外出先や自宅など場所を選ばず、リモートワークでも安心して利用できる
- 支払申請をすると仕訳と振込データを自動作成。「稟議システム」と「会計システム」の分断を解消
URL: https://bakuraku.jp/workflow
rakumo ワークフロー
rakumo ワークフロー は、Googleが提供するG Suiteや、Salesforceとの連携を前提としたワークフローシステムで、rakumo株式会社が提供しています。稟議書に限らずさまざまな業務の管理が可能です。プロセスに滞留があれば、メールとSlackで通知されるため見落としを予防できスムーズな業務進行ができます。
rakumo ワークフローの特徴
- 担当者ごとにコメントを付与できるため、承認の経緯が確認できコミュニケーションが取りやすい
- キンタイ、ケイヒなどのrakumo製品とのシームレスな連携が可能
- 少ないステップで幅広い業務の効率化が実現できる
rakumo ワークフロー
URL: https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/
SmartDB
SmartDB は、株式会社ドリーム・アーツの大企業向け業務デジタル化クラウドサービスです。稟議の承認申請だけのワークフローに留まらず、提案書や問い合わせ管理、商品FAQなどの業務フローも簡単にデジタル化できます。複数部署が絡んだ複雑なワークフローにも対応可能で、多くの部門の業務を幅広くカバーし全社的なスピードアップが望めます。
SmartDBの特徴
- 各部門を横断して社内全体のワークフローがSmartDBだけで完結
- 専門知識がなくても、直感的な操作でWebデータベースを効率よく活用できる
- 閲覧や入力制限を個人、役職、部署などで設定が可能なためセキュリティも安心
SmartDB
URL: https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
コラボフロー
コラボフロー は、株式会社コラボスタイルが提供する、使い慣れたExcelでのフォーム作成が可能なワークフローシステムです。従来の運用を変更することなく簡単に本格的なワークフローシステムを構築できます。APIや外部サービスとの連携により、データを効率的に活用でき業務効率が効率するとともに、ペーパーレスによるコストカットが期待できるでしょう。
コラボフローの特徴
- 専門知識が不要で操作が簡単なため、導入から本格的な運用までがスムーズ
- 入力やデータのコピー&ペーストなどの手作業を、できる限り自動化しミスと労力が軽減
- 部門横断の複雑な業務にも柔軟に対応、簡単ながら高機能を活かした運用ができる
コラボフロー
URL: https://www.collabo-style.co.jp/
intra-mart ワークフロー
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートのintra-martは、多様なニーズに応えられる完成度の高さが評価され、7,500社以上の導入実績を持ちます。intra-martが1つのプラットフォームであり、その中の機能としてワークフローシステムが組み込まれています。そのため、部署や業務ごとにさまざまなシステムを別々に運用することなく、intra-martで一本化が可能です。
intra-mart ワークフローの特徴
- 欲しい機能を網羅した多彩なカスタマイズ性で自社に合わせた柔軟な使い方が可能
- intra-martのツールを使えば、申請書やWeb画面フォームの作成も簡単
- 外部Webサービスや他システムとも幅広く連携可能で総合的に業務効率化が可能
intra-mart ワークフロー
URL: https://www.intra-mart.jp/products/iap/im-workflow/
Gluegent Flow
株式会社グルージェントのGluegent Flow（グルージェントフロー）は、クラウド型のワークフローシステムです。G SuiteやOffice 365と連携することで、申請から承認までの大幅な時間短縮につながります。一連の業務プロセスが、シンプルな操作で誰でも簡単に扱えるため、場所や媒体を選ばずどこでも業務が完結できます。
Gluegent Flowの特徴
- PCとモバイル用に別々のビューが選べるため、小さい画面でも操作しやすい
- プラグインの利用で自分宛てタスクのブラウザ通知を見逃さない
- さまざまな申請書のテンプレートを用意しており、そのままでも自社用にカスタマイズしてもOK
Gluegent Flow
URL: https://www.gluegent.com/service/flow/
Create!Webフロー
Create!Webフロー は、インフォテック株式会社が紙の書類そのままのイメージにこだわって作り上げたワークフローシステムです。既存の書式をそのまま使えるため、違和感なく誰でもすぐに使いこなせるでしょう。簡単な操作感でありながら、ワークフローだけでなく複雑な全体の業務に対応できる点も魅力です。
Create!Webフローの特徴
- 紙の書類そっくりの画面イメージで、迷いなく直感的に操作が可能
- 承認プロセスの一覧がアニメーションアイコンで表示されるため、進捗状況が把握しやすい
- 決裁済みの申請書は自動でPDFファイルに書き出して保管されるため、紛失の心配がない
Create!Webフロー
URL: https://www.createwebflow.jp/
WorkflowEX
株式会社Knowlbo（ナルボ）のWorkflowEXは、Excelシートで作った書類のフォーマットや稟議書を、そのまま取り込んで使える利便性の良さが人気です。承認時の捺印や差し戻しなどもワンクリックでリレーできます。改ざん防止機能はもちろん、申請、承認、決裁までの履歴も記録することも可能。オンプレミス版なら他の業務システムとの連携もできます。
WorkflowEXの特徴
- Excelで作成した文書をそのまま流用できるため、導入のハードルが低い
- 金額による承認ルートの分岐など組織ごとに多彩な決裁ルートの設定が可能
- インターネットにつながっていなくても書類のオフライン編集ができる
WorkflowEX
URL: https://www.workflow-ex.jp/
SmartFlow
VeBuIn株式会社（ヴィビュイン）が提供するSmartFlowは、初期費用不要で20ユーザーまでなら利用料無料で使えます。無料とはいえ、必要十分な機能がそろっているため、少人数で使う場合は無期限かつ完全無料で利用できる点が最大のメリットでしょう。「一通りの機能を試してから本格導入したい」という企業にもおすすめです。
SmartFlowの特徴
- 20人以内の利用なら完全無料のため、手軽にペーパーレス決裁が試せる
- シンプルな操作画面で迷いなく操作でき、オリジナルテンプレートも簡単に作成
- 低価格ながら電話、メール、チャットでのサポートが充実
SmartFlow
URL: https://smartflow.vebuin.com/
楽々WorkflowII
住友電工情報システム株式会社の楽々WorkflowIIの大きな特長は、英語や中国語だけでなく、言語の追加機能によりドイツ語やフランス語など多言語に対応できる点です。グローバルにワークフローを展開する企業でも、グループ会社間で承認申請から決裁、回覧や保管なども短時間で完結できます。他システムとの連携によりデータの共有もスムーズです。
楽々WorkflowIIの特徴
- Excel文書の流用だけでなく、ブラウザでマウス操作によるレイアウト編集が思いのまま
- 専門的なプログラミング知識がなくても簡単スピーディーに運用できる
- 細やかな決裁ルートを設定でき汎用性が高いため長期的な大規模運用が可能
楽々WorkflowII
URL: https://www.sei-info.co.jp/workflow/
ワークフローシステムの導入事例
ブックオフコーポレーション株式会社
400もの直営店舗を持つブックオフコーポレーション株式会社では、本社と各店舗を結ぶワークフローシステムを導入しています。稟議書の決裁だけでなく、従業員の転居や休暇取得などの人事部門、店舗運営に関連する業務連絡などワークフローシステムの利用範囲は多岐にわたり、帳票の種類は800を超えるとのこと。それだけに業務も複雑化することになり、現場の従業員の負担軽減と内部統制を目的にワークフローシステムの導入に至ったようです。結果的に、決裁ルートのミスや書類の紛失やタスクの抜け漏れが防止でき、ワークフローの確実性と迅速化、監査時における書類の検索性の向上に役立ったそうです。
キングソフト株式会社
キングソフト株式会社は、データを会計システムへ手入力していました。そこで、経理の工数の削減を重視し会計ソフトとの連携が可能なワークフローシステムに乗り換えたとのこと。新システムへの移行も問題なく短期間で完了し、従業員へは説明会やマニュアルなどの行き届いたフォローで大きな混乱もなく運用できました。ワークフローシステム導入後は、すべての承認申請業務を一元化できるようになったため、会計処理の大幅な負担軽減が実現できています。
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まとめ
テレワーク時代において、クラウドを利用したワークフローシステムは、必須な業務管理ツールです。インターネットさえあれば、どこでも承認申請業務ができる手軽さが人気となっています。プロセスの可視化、タスクの滞留が一目瞭然のため、業務の進捗も円滑で生産性の向上も期待できるでしょう。古い書類を探す際にも電子データ化してあれば、検索も簡単です。ぜひ、自社に合ったワークフローシステムの運用を検討してみましょう。
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