クラウド会計ソフトとは？メリット・デメリットを詳しく解説！

法人・個人問わずに経理業務は避けて通れません。日々の現金管理や領収書の整理・給与計算・売上請求書の作成など、経費管理は非常に面倒で手間がかかります。これらの雑多な経費管理には、データの更新や保存に便利な「クラウド会計ソフト」の導入が最も効率的です。今回は、クラウド会計ソフトを導入するメリットとデメリットについて詳しく解説しましょう。

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クラウド会計ソフトとは

これまでの会計ソフトは、購入したソフトをパソコンにインストールして使う方法が主流でした。セキュリティーや操作の安定性といった面では優れていましたが、パソコンへの負荷やデータの連携ができないといった課題があり、日々の煩雑な経費管理のネックとなってきました。この点を解消したのが、クラウド会計ソフトです。クラウドとはインターネットを介したサービスのことで、システムを利用するのに個別にソフトをインストールする必要がありません。例えば、身近なクラウドシステムには、GoogleドライブやGmail、Outlook、OneDriveなどが挙げられます。仕事ではChatworkを活用している人も多いのではないでしょうか。

これらのサービスと同様に、クラウド会計ソフトはインターネットを介して会計ソフトを利用します。記録データは巨大なクラウドサーバーに利用者ごとに保存され、システム運用に関わる管理やセキュリティーなどはすべてサービス会社が行います。

クラウド会計ソフト導入のメリット

データの連携が簡単・記入漏れなし

銀行口座の取引やクレジットカードの利用履歴といった更新の早いデータも、あらかじめ必要な設定をしておけば自動的に内容が反映されます。従来の会計ソフトでは、入出金の履歴はいちいち紙の明細をチェックしつつ入力しなければなりません。しかし、クラウド会計ソフトであれば外部のデータは自動的に取り込まれるため、この煩わしい作業を丸ごと省くことができるし、記入漏れの心配もありません。また、紙の領収書であっても、スマートフォンやタブレットなどのスキャンアプリで内容を読み込みOCR機能を使うことで自動入力することも可能です。

バージョンアップしても経費はゼロ。最新版がいつでも使える

会計ソフトは、機能向上やセキュリティー強化・会計制度の改定のためにバージョンアップが行われます。インストール型の会計ソフトの場合、バージョンが変わればその都度ソフトを買ってインストールしなければならず、手間とコストが問題でした。設定も一からやり直さねばなりません。逆に、クラウド会計ソフトの場合は、サービスの提供会社が随時アップデートを更新してくれるため、利用者側は何もする必要がなく、追加の費用もかかりません。

使う端末を選ばない。モバイル機器でも利用可能

クラウド会計ソフトの大きな特徴は、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど、ネットに接続できる機器ならば端末を選ばずに利用できる点です。出先でも通勤途中でも、隙間時間でちゃちゃっとデータ入力を済ますことができます。

経理の専門知識は必要ない

経理業務には簿記や経理の知識が不可欠ですが、クラウド会計ソフトであれば最低限の基礎知識で使えるように画面操作が工夫されています。特に自動仕訳機能を活用すれば、仕訳の大半を自動化でき、ケアレスミスの軽減と作業時間の大幅な短縮も可能です。

バックアップ漏れや紛失リスクの軽減

クラウド会計ソフトで作成されたデータはすべてクラウドサーバーに保管されるため、データの紛失やバックアップ漏れといったリスクが軽減されます。インストール型の会計ソフトでは、必要なデータはUSBメモリやCD-ROMといった外部記憶媒体にコピーしなければならず、常にデータの漏洩と紛失という危険がありました。こうしたリスクは、クラウド会計ソフトを導入することで完全に解消されます。

クラウド会計ソフト導入のデメリット

インターネット環境が必須

言わずもがなですが、クラウド会計ソフトはインターネットに接続できなければ使えません。ネットが使えない環境下や、トラブルの発生でネットが使えなくなれば作業も停止せざるを得ません。

ランニングコストは割高かも？

インストール型の会計ソフトであれば、基本的に初めの購入費だけで済みます。しかし、クラウド会計ソフトの場合は利用期間に応じて月額・年額費用が発生します。長期的な利用となると、ランニングコストはインストール型よりも割高になるかもしれません。提供会社によっては、途中で使用料が値上がりする可能性もあるでしょう。

使いにくい場合がある

クラウド会計ソフトは、利用者が自由に機能をカスタマイズすることはできません。提供される機能やサービスをそのまま使わなくてはならないため、インストール型の会計ソフトから変更する際には、慣れるまでは作業効率が悪くなることもあるでしょう。また、アップデートによって画面表示や操作方法などが変更される可能性もあります。まったく内容が変わってしまうことはないでしょうが、提供側のタイミングでアップデートされるので予期せぬトラブルもあるかもしれません。

クラウド会計ソフトの効果を最大化するためのポイント

請求書や給与計算も取り込めるように設定しよう

有料の場合が多いですが、給与計算や請求書の連携もおすすめです。給与計算は、保険関係の計算や書類作成までできる機能もあり非常に便利です。従業員の多い会社であれば、そのメリットは言うまでもありません。請求書も連携しておけば、場所を選ばずにいつでも会計ソフトから内容をチェックできます。

インターネットバンキングは必ず設定しよう

個人でも法人でも、入力作業の効率化を考えるならば必ずインターネットバンキングを活用し、あらかじめ連携の設定をしておきましょう。これだけでクレジットカードや電子マネーの利用履歴・明細はすぐに反映されます。突発的な経費発生時にも、記入漏れなく簡単にデータ管理できます。

スマホやタブレットを駆使しよう

経理業務でもいちばん人泣かせなものが、現金決済による領収書の手動入力ではないでしょうか。多種多様なフォーマットに手書き文字、ポイントの利用とさまざまなパターンがあり一律のやり方が通用しません。とはいえ、今はスマホやタブレットできれいに書類をスキャンできますから、OCR機能を使ったり経費精算の形式でスマホに読み取らせたりして、会計ソフトへデータ移行を自動化することも可能です。これらのモバイル機器を積極的に活用し、面倒な領収書のデータ化は隙間時間でこなしましょう。

まとめ

クラウド会計ソフトのメリット・デメリット、インストール型の会計ソフトとの違いは理解できたでしょうか。クラウド型はいつでもどこでも簡単に経理作業ができ、さまざまな業務の負担軽減・迅速化が可能になります。維持費がかかるとはいえ、インストール型での煩雑なやり方を考えると、総合的にはクラウド型の方がコストパフォーマンスが高いといえるのではないでしょうか。この機会に、ぜひ導入を検討してみてください。

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