失敗を防ぐ！クラウド会計ソフトの導入ポイントを紹介

2024年01月04日（木） 会計・財務

パソコンにインストールして使う会計ソフトではなく、クラウド会計ソフトで業務の効率化を図ろうとする企業も多いのではないでしょうか。たしかに、クラウド会計ソフトは便利で高機能です。しかし、便利な機能を十分に使いこなせていない場合もあるようです。クラウド会計ソフトの導入を失敗に終わらせず、成功に導くためにはどのような点に気をつけたらよいのでしょうか。以下に、気をつけたいポイントを紹介します。

　

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なぜクラウド会計ソフトを導入するのか

クラウド会計ソフトを導入するメリットはたくさんあります。ここでは、あえてインターネットで利用できるクラウド会計ソフトを選ぶ主な理由について説明します。

インターネットがあればどこからでも利用できる

在宅勤務やサテライトオフィス勤務など、働き方改革の推進でワークスタイルも年々変化しています。クラウド会計ソフトなら、インターネット環境さえあれば、場所や時間に左右されずどこからでも業務が行なえます。在宅勤務が可能なら、結婚や出産、介護などによるベテラン経理社員の離職を防ぐこともできるでしょう。

端末のスペックや種類に依存しない

パソコンにソフトをインストールする必要がないため、どこの端末からでも業務を行うことができます。Webブラウザでの作業となるため、OSやパソコンのスペックに影響されることもありません。

経理業務が時短になるとともに経営状態が即時可視化できる

外部サービスや既存のシステムと連携ができれば、簡単な操作でデータを共有することができます。銀行口座の取引データをインポートして流用できるため、手作業で仕訳入力する必要もありません。入力の手間と時間が短縮できるため、業務効率化が可能になり、手入力によるミスも軽減されるでしょう。必要に応じて、出先からスマートフォンやタブレットで月次決算などの各種帳票を確認することもできます。現在の経営状況が瞬時に把握できるため、資金繰りや経営計画などの今後の経営戦略にスピーディーに活かすことができます。

クラウド会計ソフトで失敗する理由

クラウド会計ソフトを導入しても、選び方や使い方を誤ると導入失敗の原因になってしまいます。以下に主な失敗の事例を説明します。

機能を理解していないため使いこなせていない

クラウド会計ソフトの多くは、インターネットバンキングやクレジットカード会社とWeb連携して、利用明細データを自動で取り込めるようになっています。しかし、導入時に各社との連携を設定しておかないと、取引明細を見て手入力することになってしまいます。マンパワーによる手作業ではミスが発生する可能性もありますし、手間もかかります。クラウド会計ソフトを導入しても、機能を活かしきれていないと恩恵を受けることはできません。導入も失敗となってしまうでしょう。

実際の操作担当者の意見を聞かず選んでしまった

クラウド会計ソフトは、各社からさまざまな種類のサービスが提供されています。それぞれに一長一短があり、業種や会社の規模によって向き不向きもあります。実際の操作を担う経理社員の意見を聞かず、経営者や管理職目線で経営状態などの情報の視認性ばかりを追求するのはおすすめできません。今まで慣れ親しんだ会計ソフトを変更するからには、操作性や機能性が良くなることを期待する社員もいるでしょう。あまり変化がなかったり、操作性が悪くなったりするようでは業務効率化につながらないため、導入失敗となる危険性があります。

クラウド会計ソフトが既存のシステムと連携できない

社内で勤怠管理や給与計算、販売管理などのシステムを使っている場合は、クラウド会計ソフトと連携してデータを共有すれば、手作業による入力ミスも軽減され業務の効率化につながります。しかし、既存システムと連携が取れないのであれば、各部門で担当者が同じ内容のデータを入力していることになり、効率的とはいえません。既存システムを活かせないクラウド会計ソフトを選ばなかったことによる失敗といえるでしょう。”

クラウド会計ソフト導入を成功させるポイント

クラウド会計ソフトの導入を成功と感じられるのは、コストに見合うメリットがあるかどうかです。導入を成功させるため、以下のポイントに注意してみましょう。

従来の会計ソフトの課題点を解決できるか

在宅勤務などのテレワークを想定して、どこからでも使えるクラウド会計ソフトに移行するケースも多いようです。その際に、コスト面だけを見て選んだり、経理担当者に丸投げしたりするのは避けたほうがよいでしょう。従来の会計ソフトで使いにくかった点、グラフや帳票の視認性やカスタマイズ性など、さまざまな視点で希望をすり合わせて選ぶことがポイントです。

現状の会計ソフトから変更する目的に合致するか

たとえば、小規模企業で毎月の仕訳入力も少数、会計ソフトを利用してもほんの数十分で入力を終えるというような場合は、クラウド会計ソフトを導入して毎月の使用料金を支払う意義が見いだせないかもしれません。各種システムと連携可能なクラウド会計ソフトは、扱うデータ量が多いほど力を発揮します。かえってコストが高く付くようなら、すぐに乗り換える必要はないでしょう。ただし、給与計算、勤怠管理システムを利用していたり、経理社員の在宅勤務を導入したりするなら、トータルでシステム連携ができるクラウド会計ソフトを導入してシステム連携できるメリットは大きいといえます。

提供会社のサポートが充実しているか

在宅勤務で慣れないソフトを1人で使用する場合、機能や操作についてのフォロー体制がしっかりしていなければ、担当者にとって快適に使えることにはなりません。社内と違い、すぐに相談できる人がいない場合、かえって混乱をきたすため、業務効率化にはつながりません。操作に疑問点が生じたとき、すぐに質問できるサポート体制が整っているかは重要です。時間を問わず、電話やメール、チャットなどのサポートが可能な、ユーザー目線のサービスが充実しているところを選ぶとよいでしょう。

おすすめ クラウド会計ソフト

以下の記事では、おすすめのクラウド会計ソフトの概要や特徴について解説しています。

関連記事：【2024年版】クラウド会計ソフト・経理システム おすすめ7選を徹底比較

まとめ

コスト削減のため、あるいは、現場の労力を軽減するためにクラウド会計ソフトを導入した場合でも、操作する経理担当者が満足できなければ失敗に終わってしまうことがあるかもしれません。クラウド会計ソフトの導入を成功させるためには、現場で実際に操作する経理担当者の希望も取り入れた上で、多角的な視点で判断するとよいでしょう。

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