入社マニュアルの活用が新入社員受け入れ態勢の効率化のカギ

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

新卒や中途入社で採用した社員が早く戦力となるには、入社後の研修や職場でのOJTによる教育が欠かせません。しかし、研修や教育では十分に教えられない内容が多く残ります。それらは、それぞれ個別のマニュアルに記載し、1カ所に保管・蓄積しておくことで、いつでも、どこからでも利用できて新入社員でも業務でわからないときは参照して業務にあたれることで、新入社員を早期に戦力化できます。そして、教育や研修で教える立場の社員の手間と時間も軽減できます。そこで、新卒、中途入社の新入社員の受け入れ時に必要な入社マニュアルの必要性、およびマニュアル類を1カ所に蓄積して利用する方法について紹介します。

入社マニュアルとは

入社マニュアルとは、新卒での入社、および転職による中途入社の社員の教育に使われる研修用のマニュアルのことです。一般的にどの部署に配属されても必要になるもので、企業に関する基礎的な知識、業務を行うにあたっての心構え、考え方など基本的な内容が記述されています。しかし、その内容は、各企業によって大きく異なります。一方、実際に配属された部署で行う業務に関するマニュアルは、別に用意されているのが一般的です。業務マニュアルがない企業も多く、その場合はOJTで先輩社員から実際に業務を行いながら説明を受けて覚えていきます。なお、業務マニュアルがあってもマニュアルだけですべての業務を教えるのは困難なためOJTも併用されます。

なぜ入社マニュアルが必要なのか

入社マニュアルが必要な理由は、新入社員が配属先で業務を円滑にできるように全社共通の知識を効率的に教育するために必要とされているからです。これにより、同じ内容のことを配属先で新入社員に個別に教育する必要がなくなり、教える側の負担を軽減できます。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

入社マニュアルは社内wikiで用意するのが最適

入社マニュアルも含めて、近年は多くの企業で、マニュアル類は電子化されて電子文書として保管され、必要に応じて検索して利用するのが一般的になっています。ただし、教育や研修で使うときは、紙の冊子として配布されるのが一般的です。入社マニュアルの内容には社内の規程や各種の届け出方法なども記述されていますが、これらはその時にならなければ不必要なため、いつでもアクセスして確認できるようにオンライン上に電子文書として保管しておくと紙の冊子だけよりも便利に利用できます。

その他、新入社員が必要になる各種の業務に必要なマニュアルは非常に種類が多く、またすべての新入社員に必要ではありません。そのため、社内ネットワーク経由で検索して参照できるように1カ所に社内wikiを利用して保管するのが最適な方法です。社内wikiとは、社内マニュアル、ノウハウ集、製品設計書、議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理できるツールで、優れた検索機能で必要な情報や知識を探し出せます。また、誰でも簡単にチャットのようにコミュニケーションができるため、業務に慣れていない新入社員はマニュアルを見て、わからないときは周囲の社員が忙しくても、わからないことを書き込んで質問することで業務を妨げることもなく疑問を解決できます。

わかりやすいマニュアルが簡単に作れるサービス「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

入社マニュアルに必要な具体的な項目

新卒や中途入社の新入社員にとって1日でも早く業務に慣れるには、入社マニュアルを含めて実際の業務に必要な各種のマニュアルやノウハウの活用がしやすい環境があることが重要です。紙の冊子のマニュアルでは、どこに何が書いてあるか検索がしづらく、業務に活用することがうまくできません。業務に活用するマニュアルは企業によって内容が異なること、および種類が多すぎることから、入社マニュアルに必要な項目について紹介します。

企業・経営理念、社訓、社内の組織図

企業理念・経営理念は、企業の経営や活動に関する基本的な「考え方」、「価値観」、「企業の存在意義」など端的に表したものです。社員が同じ理念を持つことで企業文化が芽生え、企業競争力の源泉となるために新入社員にも共有してもらう必要があります。社訓も同様に、働くうえで守るべき行動規範のため共有が必要です。また、組織図も社内にどのような部署があり、どのような事業を行っているかは、その企業に属するかぎり最低限の知識として記述しておきます。

社内規程、就業規則、服務規程

社内規程・就業規則、服務規程などは社員が守るべきルールであり、入社した日からすぐに適用されます。最も基本的なルールをダイジェストして記述しておきます。

社内用語集

企業には、その企業、あるいは企業が所属する業界でのみ使う用語があります。最低限の用語に関する知識がないと業務だけでなく、顧客や取引先との電話でちゃんとした会話もできなくて対外的な信用の失墜を招くおそれがあるので用語集は必要です。

申請・手続きの手順リスト

交通費の精算、経費の立て替え払い、仮払いなどの処理方法、有給休暇、出張などに使用する用紙や申請方法など、すぐに必要になる手続きのため記述しておきます。

社内システムの操作など必要なITスキル

ほとんどの業務でパソコンや各種のITツールを使って業務をしています。そのため、パソコンやネットリテラシーについては最低限のスキルが必要です。入社マニュアルを使って、最低限の必要とされるスキルを得るには、どのマニュアル、資料を見ればよいか記述しておきます。また、情報漏えい、個人情報の取り扱いなど情報セキュリティは重要なため注意を促しておきます。

ビジネスマナー、モラル

新入社員に対する教育では、社会人としては必須事項となるビジネスマナーやモラルの教育も重要です。特に社外のスタッフや取引先と接触する部署では、非常に重要です。ビジネスマナーだけでなく、「報告」「連絡」「相談」など、社会人として適切なコミュニケーションのとり方も基本として記述しておきます。

新入社員の早期戦力化はマニュアルの1カ所保管が効果的

新入社員や中途入社の社員の早期戦力化は、すべての企業において避けられない課題であり、重要性が増しています。早期戦力化には、入社時必要な入社マニュアルのほか、業務に必要なマニュアルを充実させておくこと、およびそのマニュアルがいつでも、どこからでも、必要なときに簡単にアクセスできるようにしておくことが重要です。これにより、新入社員も業務を1人でこなせて、教育や研修を行う人事担当者やマネージャーの負担を大きく減らせます。入社マニュアルやその他の業務マニュアルを全社で共有して使いやすくできるようにするには、社内wikiの導入がおすすめです。

マニュアル作成に便利なツールやその他の情報ツールに関しては、以下の記事で詳しく紹介しています。ご一読ください。