【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート15選！作り方やメリットも解説

 

業務の効率化を図るうえで、マニュアルは欠かせないものです。しかし、ゼロから作成するのは手間がかかり、わかりやすい構成にするのも難しいです。テンプレートを活用すれば、あらかじめ用意された項目に沿って入力するだけで、誰でも統一感のある質の高いマニュアルを作成できるでしょう。

本記事では、すぐに使えるマニュアルテンプレート（フォーマット）とその例文を15種類ご紹介します。さらに、テンプレートサイトやマニュアル作成の具体的な手順、フォーマットを活用する際のポイントについても解説します。加えて、効率的なマニュアル作成をサポートするツール『NotePM』も取り上げるので、ぜひ参考にしてください。

マニュアル作りが上手い人の特徴については、こちらの記事で詳しく解説しています。
マニュアル作成のコツは？｜目的・手順・作成後にありがちな失敗を紹介

＞関連記事：新人教育マニュアルの作り方｜メリットやコツ、手順、見本を紹介

【無料】業務マニュアルのテンプレート・例文15選

無料で活用できるマニュアルテンプレート・例文を紹介します。すぐに使えるWordファイルも用意していますので、ぜひフォーマットをダウンロードしてご活用ください。

例文	Wordファイル
来客対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
電話対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
クレーム対応マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
接客マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
運用マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
業務引き継ぎマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
新人教育マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
ビジネスマナーマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
名刺交換マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
面接マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
イベントマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
SNS運用マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
防災マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
コールセンターマニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）
清掃マニュアルテンプレート・例文（詳細はこちら）	ダウンロードする（個人情報入力なし）

飲食店のマニュアル・テンプレートについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
【無料テンプレート】飲食店のマニュアルガイド｜例文や作り方を紹介

来客対応マニュアルテンプレート・例文

来客対応マニュアルテンプレート

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来客対応マニュアルを作成しておけば、お客様に質の高いサービスを提供できます。

お客様の訪問のタイミングによっては、受付担当以外の社員が対応するケースも考えられるでしょう。受付や担当者に引き継ぐときの内容も記載しておくと、全社員が対応できるようでしょう。

＞関連記事：来客対応 ビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

電話対応マニュアルテンプレート・例文

電話対応マニュアルテンプレート

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さまざまなケースを想定した電話対応マニュアルを紹介しましたが、対応する際の心構えや言葉遣い、基本的なルールをマニュアルに記載してもよいでしょう。自社の業務内容に沿ってアレンジしてみてください。

＞関連記事：電話対応マニュアルの作り方とは？盛り込むべき内容や作成のポイントを解説！
＞関連記事：電話対応のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

クレーム対応マニュアルテンプレート・例文

クレーム対応マニュアルテンプレート

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よくあるクレームやその解決策をまとめておけば、一貫した対応が可能です。「商品の不具合が何度も生じる場合」「顧客が怒っている場合」など、考えられるケースをいくつか想定してマニュアルに記載しておくとよいでしょう。

＞関連記事：クレーム対応マニュアル無料テンプレート｜作成ポイントをわかりやすく解説

接客マニュアルテンプレート・例文

接客マニュアルテンプレート

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「接客」と一括りにしても、お客様来店時や商品説明時、お会計時などさまざまなシーンが考えられます。あらゆるケースを想定し、各場面でどのように対応するべきかを明確にまとめておきましょう。

＞関連記事：接客マニュアルの例文と作り方を紹介｜無料で使えるテンプレートつき

運用マニュアルテンプレート・例文

運用マニュアルテンプレート

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社内でツールを利用する場合は、ツールの運用方法をマニュアルにまとめておくとよいでしょう。運用方法をマニュアル化しておけば、標準化された手順でツールを運用できます。

＞関連記事：運用マニュアル テンプレート（書き方とサンプル例）

業務引き継ぎマニュアルテンプレート・例文

業務引き継ぎマニュアルテンプレート

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退職や異動で担当者が変更になったとき、スムーズに業務を引き継ぐためには、専用のマニュアルが必要です。伝える内容や伝え方をマニュアルにわかりやすくまとめておきましょう。

＞関連記事：無料で使える引き継ぎ書テンプレート・例文10選！作り方の手順も解説
＞関連記事：業務の引き継ぎをスムーズにするには？流れや方法・ポイントを解説！

新人教育マニュアルテンプレート・例文

新人教育マニュアルテンプレート

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入社して間もない新人は、業務内容はもちろん社内のルールといった基本的な内容もわかりません。一人ひとりに説明していると相当な時間が必要なため、マニュアルで解決できるように内容を作り込みましょう。

＞関連記事：新人教育のためのマニュアル作成のメリットやコツ・おすすめのITツールも紹介
＞関連記事：新人教育はチェックシートの活用がおすすめ！わかりやすいシートの作成手順を紹介

ビジネスマナーマニュアルテンプレート・例文

ビジネスマナーマニュアルテンプレート

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ビジネスマナーは社会人の基本です。相手に失礼な印象を与えないように、挨拶からメールの送り方、身だしなみなど、基本のビジネスマナーをマニュアルに記載しておきましょう。

＞関連記事：訪問のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

名刺交換マニュアルテンプレート・例文

名刺交換マニュアルテンプレート

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新人社員はこれまで名刺交換をする機会もなく、多くの場合ルールやマナーを知りません。マニュアルで名刺交換のルールをまとめておくと、急に取引先と打ち合わせが入った場合にも安心して参加できます。

＞関連記事：名刺交換のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）

面接マニュアルテンプレート・例文

面接マニュアルテンプレート

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マニュアルが必要なのは新人だけではありません。中堅社員になると面接を担当する場合もあるため、そのケースを想定した面接のマニュアルも必要です。会社としてどのように面接を進めるべきなのか、マニュアルを作成しておきましょう。

＞関連記事：面接マニュアルの作り方｜作成のメリットや盛り込むべき要素を解説！

イベントマニュアルテンプレート・例文

イベントマニュアルテンプレート

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イベントをスムーズに進めるためには、事前の準備や当日の流れを明確にすることが重要です。トラブルを防ぎ、関係者全員が適切に対応できるように、イベントの基本情報やタイムスケジュール、役割分担などをマニュアルに記載しておきましょう。

SNS運用マニュアルテンプレート・例文

SNS運用マニュアルテンプレート

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企業や団体のSNS運用では、一貫性のある発信と適切な対応が求められます。誤った情報の発信や不適切な対応を防ぐために、投稿のルールやトーン＆マナー、炎上時の対応方法などをマニュアルに記載しておきましょう。

防災マニュアルテンプレート・例文

防災マニュアルテンプレート

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災害時に迅速かつ適切な対応を行うためには、事前の備えが欠かせません。従業員や関係者が冷静に行動できるように、災害時の対応方法や連絡手順、訓練計画などをマニュアルに記載しておきましょう。

コールセンターマニュアルテンプレート・例文

コールセンターマニュアルテンプレート

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コールセンターでは、顧客対応の品質が企業の評価に直結します。オペレーターが一貫性のある対応を行い、顧客満足度を高めるために、対応フローや話し方のポイント、クレーム処理手順などをマニュアルに記載しておきましょう。

清掃マニュアルテンプレート・例文

清掃マニュアルテンプレート

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清掃業務を効率的に進めるためには、統一された手順と基準が必要です。清掃の範囲や使用する道具、点検基準などを明確にし、誰でも同じクオリティで作業ができるようにマニュアルを作成しましょう。

【無料あり】マニュアル作成で使えるテンプレートサイト10選

マニュアルテンプレート・フォーマットを作れる無料サイトを10個紹介します。

サイト名	特徴
NotePM	簡単にマニュアル作成できる機能やテンプレートがある PDFやExcel、Wordの文章を全文検索できる 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
bizocean	会員数358万人と多くの人が利用している 専門家が監修しているコンテンツを用意している 2.9万のテンプレートを無料で使える
Microsoft 365	Officeユーザーなら誰でも使える 2,000点以上のテンプレートが公開されている ビジネスに役立つコラムを掲載している
bizroute	Word版とExcel版が用意されている ブルー系のカラーとモノクロの2種類から選択できる 作成方法の詳しい解説がある
プレゼンデザイン	プレゼンの資料作成に特化している PowerPointで作成できるテンプレートが用意されている 「A4サイズ」と「ワイド画面サイズ」がある
マニュアルのテンプレート	業務マニュアルのテンプレートが用意されている 表紙、目次、本文がセットになっている Excelまたは互換性のあるソフトで利用できる
SILAND.JP	テンプレートが使いやすいように配慮されている ブルー、グリーン、モノクロの3色が展開されている 目次の作成およびナビゲーションの設置で、読みたい箇所への移動が簡単にできる
経費削減実行委員会	業務引き継ぎ時に活用できるマニュアルや手順マニュアル、業務の流れ、書き方マニュアルなどがある Word、Excel、PowerPoint、PDFでダウンロードできる
［文書］テンプレートの無料ダウンロード	テンプレートが豊富にある WordやExcelで作られたテンプレートを無料で利用できる テンプレートの掲載に特化している
テンプレートBANK	新人教育で役立てられるテンプレートが豊富にある マニュアル作成時のポイントを記事で解説している Word、Excelでのダウンロードができる

自社に合ったサイトを活用してよりよいマニュアルを作成しましょう。

＞関連記事：【徹底比較】マニュアル作成ツールおすすめ20選｜選び方と導入事例も紹介

NotePM

NotePMは、機能エディタやテンプレート機能などの機能面が充実しており、誰でも簡単にマニュアルを作成できるツールです。さらに作成したファイルを全文検索でき、マニュアルを効率的に運用できるのもポイントです。

テキストだけでなく画像の挿入や編集も可能で、矢印や吹き出しを追加して目で見てわかりやすいマニュアルを作成できます。人気ページ・ナレッジの分析ができる点も特徴です。貢献度が高い社員を定量分析できるでしょう。

マニュアル以外にも、日報・議事録・報告書・マーケティング・ビジネス戦略などのテンプレートが無料でダウンロード可能です。

NotePMの特徴

• 簡単にマニュアル作成できる機能やテンプレートがある
• オリジナルのマニュアルを作成できる
• 画像の挿入や編集ができる
• PDFやWord、Excelの文章を全文検索できる
• 社内FAQ、質問箱、社内ポータルとしても活用できる

※30日間の無料トライアルあり

URL：https://notepm.jp

bizocean

bizoceanは、3.2万ものテンプレートが用意されているサイトです。3.2万のうち2.9万のテンプレートは無料で利用できます。サイトには専門家が監修しているコンテンツを用意しており、ビジネス文書やナレッジについての疑問も解決できます。

業務や部門別にテンプレートが用意されているため、欲しいテンプレートが見つけやすい点もポイントです。操作マニュアルや業務マニュアル、お問い合わせ応対マニュアルなど、700種類以上のカテゴリーが用意されています。

ダウンロードできるテンプレートの書式は、おもにWord、Excel、PowerPoint版です。

bizoceanの特徴

• 2.9万以上の企画書・ビジネス書式テンプレートを無料でダウンロードできる
• 業務や部門別に用意されているので探しやすい
• Word、Excel、PowerPoint版の書式が用意されている
• 操作マニュアルや業務マニュアル、お問い合わせ応対マニュアルなどがある

URL：https://www.bizocean.jp/

Microsoft 365

Officeテンプレートでは、無料で使えるOfficeのテンプレートが2,000点以上公開されています。多くの人になじみのある、Microsoft社のWordやExcel、PowerPointなどを利用したテンプレートの利用が可能です。

Wordのテンプレートには、議事録やチェックリスト、報告書など、文章主体のマニュアルで活用されるものが多くあります。

Excelに用意されているのは、スケジュールや請求書、プラン計画などです。数字や関数を必要とするテンプレートが多く用意されています。デザイン性が非常に高く、シンプルで味気がないマニュアルを一新できるでしょう。また、テンプレートの色を絞って検索できるのも特徴です。

PowerPointは、プレゼンテーション用のマニュアルテンプレートが用意されています。社内でプレゼンテーションをする機会が多い企業にとくにおすすめです。デザインを考える手間と時間を省くために、プレゼンで活用できるテンプレートを見つけましょう。

Word版：https://create.microsoft.com/ja-jp/word

Excel版：https://create.microsoft.com/ja-jp/excel

PowerPoint版：https://create.microsoft.com/ja-jp/powerpoint

Officeテンプレートの特徴

• Officeユーザーなら誰でも使える
• 2,000点以上のテンプレートが公開されている
• ビジネスに役立つコラムを用意している

URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

bizroute

bizrouteは、ビジネスに役立つさまざまなテンプレートを紹介しているサイトです。総務・人事・営業・経理など、それぞれの業務で活用できるテンプレートを提供しています。サイトの検索欄で「マニュアル」と検索すると、業務マニュアルや社内マニュアル、業務引き継ぎ書のテンプレートがすぐに見つけらるでしょう。

また、作成方法の詳しい解説つきなのが最大の強みです。WordやExcelを使ったテンプレートで表紙を作る方法、目次の更新方法など、具体的にどのような手順でカスタマイズすればよいのかがわかります。

bizrouteの特徴

• 業務マニュアルのダウンロードができる
• Word版とExcel版が用意されている
• ブルー系のカラーとモノクロの2種類のカラーから選択できる
• 作成方法の詳しい解説がある

URL：https://exia.co.jp/bizroute/

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、プレゼンの資料作成に特化したテンプレートを紹介しているサイトです。PowerPoint用のテンプレートが数多く取り上げられているため、PowerPointでマニュアル作成する方にとくにおすすめです。

テンプレートは、「A4サイズ」と「ワイド画面サイズ」の2種類の異なるサイズが用意されています。さまざまなシーンで柔軟に使用できるのがA4サイズで、講演やセミナーなどの大きな画面に映し出すのに向いているのがワイド画面サイズです。

見出し・本文や箇条書きなどがまとめられたデザインパーツ集を利用すると、デザインを好みに変更できます。

プレゼンデザインの特徴

• プレゼンの資料作成に特化している
• PowerPointで作成できるテンプレートが用意されている
• 「A4サイズ」と「ワイド画面サイズ」がある
• PowerPointで操作マニュアルを作成するのに活用できる

URL：https://ppt.design4u.jp/

マニュアルのテンプレート

マニュアルのテンプレートは、Excelで作成可能なマニュアルのテンプレートを紹介しているサイトです。アプリケーションの使い方や電話対応などの業務マニュアルに活用できます。

表紙、目次、本文がセットになっているため、内容だけ変更すればすぐに利用できるのが特徴です。Excelに限らず、Excelと互換性のあるソフトでも利用できます。

マニュアルのテンプレートの特徴

• 業務マニュアルのテンプレートが用意されている
• 表紙、目次、本文がセットになっている
• Excelまたは互換性のあるソフトで利用できる

URL：https://templateexcel.com/blog-entry-963.html

SILAND.JP

SILAND.JPは、WordやExcelで作成したテンプレートを公開しているサイトです。配布されているテンプレートは目次や番号リストが整備されており、細かな調整を行わずにマニュアルを作成できるでしょう。ナビゲーションを設置すると、読みたい箇所への移動も簡単です。

おもに操作マニュアルや運用マニュアルをWordで作成できるテンプレートがあり、Excelの勤務表や勤怠計算のテンプレートも利用できます。ブルー、グリーン、モノクロの3色展開です。

SILAND.JPの特徴

• 操作マニュアルや運用マニュアルをWordで作成できるテンプレがある
• 目次の作成およびナビゲーションの設置で、読みたい箇所への移動が簡単にできる
• ブルー、グリーン、モノクロの3色が展開されている
• Excelの勤務表や勤怠計算のテンプレも配布している

URL：http://siland.jp/

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、事業の経費を削減する方法を提案しているサイトであり、経費削減の一環としてテンプレートを紹介しています。業務引き継ぎ時に活用できるマニュアルや手順マニュアル、業務の流れ、書き方マニュアルなど、さまざまなテンプレートが用意されています。

非常に多くのテンプレートがあるので、検索欄をうまく活用するのがおすすめです。テンプレートはWord、Excel、PowerPoint、PDFでダウンロードできます。

経費削減実行委員会の特徴

• 業務引き継ぎ時に活用できるマニュアルや手順マニュアル、業務の流れ、書き方マニュアルなどがる
• Word、Excel、PowerPoint、PDFでダウンロードできる

URL：https://econavi.owners.ne.jp/

［文書］テンプレートの無料ダウンロード

［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、246ものカテゴリーに分けられたテンプレートが用意されているサイトです。各カテゴリーには書類の内容や使い方の説明が書かれており、簡単にマニュアルを作成できるように配慮されています。

マニュアルとしてのテンプレートは少なめですが、通知文や案内文、依頼書などの場面別に活用できるテンプレが豊富にそろえられているのが特徴です。Word、Excelでのダウンロードが可能です。

［文書］テンプレートの無料ダウンロードの特徴

• Word、Excelでダウンロードができる
• 業務マニュアルやシステム構築マニュアルがある
• 通知文や案内文、依頼書などの場面別に活用できるテンプレートが豊富にある

URL：https://template.k-solution.info/

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、会員登録した人に対して無料でテンプレートを配布しているサイトです。すべてカテゴリー分類されており、探しているテンプレートを見つけやすいのが特徴です。

ビジネスマナー、電話対応、名刺のマナー、挨拶のマナーなど、新人教育で役立てられるテンプレートが豊富にあります。マニュアル作成時のポイントを記事で解説しているので、マニュアル作成時は参考にするとよいでしょう。Word、Excelでのダウンロードが可能です。

テンプレートBANKの特徴

• ビジネスマナー、電話対応、名刺のマナー、挨拶のマナーなど、新人教育で役立てられるテンプレートが豊富にある
• マニュアル作成時のポイントを記事で解説している
• Word、Excelでのダウンロードができる

URL：https://www.templatebank.com/

マニュアル作成にテンプレートを活用するメリット4つ

マニュアル作成にテンプレートを活用するメリットはおもに4つあります。

• マニュアルの品質を標準化できる
• マニュアルの作成時間を短縮できる
• 必要な内容の抜け漏れを防げる
• 統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

マニュアルをゼロから作成するのはなかなか難しいため、テンプレートを使うメリットを活かしつつ作成していきましょう。

マニュアルの品質を標準化できる

テンプレートを使うと、マニュアルの品質を標準化できるのがメリットのひとつです。社内で作成するマニュアルにテンプレートがないと、作成者によって品質が異なるものができあがります。デザインはもちろん、文章の書き方や文字の大きさ、構成などもバラバラになる可能性が高いでしょう。こういった統一感のないマニュアルは、読む側にとっても大きな負担を与えます。

テンプレートを活用してマニュアルを作成すると、どのマニュアルを見ても同じ書き方で読みやすくなります。

マニュアルの作成時間を短縮できる

テンプレートを使えば、マニュアルの作成時間を短縮できるのも大きなメリットです。ゼロからマニュアルを作成するには、構成や記載すべき事項の調査、内容の正確性、デザインまで確認しなければなりません。

テンプレートはある程度の型が決まっているので、構成やデザインといった見た目の調整にかける時間が不要になります。その分、マニュアルの作成時間が短くなるでしょう。

また、新しい社員の教育に時間が取られなくなること、業務の知識が個人に偏ることなく平等に共有されることから、業務効率がよりいっそう改善されるのもメリットです。

必要な内容の抜け漏れを防げる

テンプレートを使用すれば、マニュアルの中身に必要な項目があらかじめ整理されているため、内容の抜け漏れを防止できます。

マニュアルを作成する際、ゼロから構成や項目を考えるのは時間がかかるうえに、重要な内容を見落とす可能性があります。テンプレートに沿って内容を入力すれば、必要な情報を抜け漏れなくまとめられるのがポイントです。

さらに、統一感のあるわかりやすいマニュアルが完成するのもメリットです。効率的に質の高いマニュアルを作成するために、テンプレートを活用するとよいでしょう。

統一感のある洗練されたマニュアルが作れる

テンプレートを利用すれば、統一感のある洗練されたマニュアルが作れるでしょう。構成の流れが明確になり、。記載する内容はもちろん、文字のフォントや大きさ、表や図などデザインに迷うことがなくなります。

また、作成者ごとにマニュアルの形式が異なると、読み手にとってわかりにくくなる可能性があります。テンプレートを活用すれば、一貫性のある洗練されたマニュアルを作成でき、誰が見ても理解しやすいものになるでしょう。

マニュアル作成にテンプレートを活用するデメリット3つ

テンプレート・フォーマットを利用し、マニュアルを作成するデメリットは以下のとおりです。

• 特殊な内容に対応できないケースがある
• 内容の増減に柔軟性がない
• 理解しにくいマニュアルを作成するおそれがある

デメリットの内容を理解しておけば、質の高いマニュアルの作成や効果的な運用が可能です。

特殊な内容に対応できないケースがある

テンプレートは、汎用性を高めるために一般的な事項を記載します。そのため、特殊性の高い業務であるほど合わなくなるおそれがあることには留意しましょう。

業務で発生する事象をきちんと記載していないと、マニュアル以外の事象が発生する度に業務が止まってしまいます。マニュアル作成前に事象の棚卸しをおこない、マニュアルの内容に反映することが大切です。

内容の増減に柔軟性がない

用意されているテンプレートが、自社の業務内容に完全にマッチするわけではありません。ある項目が不要であったり、逆に必要な項目が抜けていたりと、テンプレートがそのまま活用できない場合があります。すでに作られた状態では、内容の増減が難しいケースもあるでしょう。

テンプレートの編集方法がわからない社員にとっては、内容の増減に時間と手間がかかってしまうかもしれません。マニュアルを作成するときは、作成・編集しやすいテンプレートやサイトを活用するとよいでしょう。

『NotePM』は、誰でもカンタンにマニュアルを作成できるテンプレートが豊富に用意されています。無料トライアルもあるため、ぜひ気軽にお試しください。

理解しにくいマニュアルを作成するおそれがある

テンプレートの普及を最優先すると、理解しにくいマニュアルを増産してしまうおそれがあります。

マニュアルは業務を進める基本的な手順を記載する書類であり、従業員がすぐに理解できる内容にしなければなりません。理解しにくいマニュアルを作成してしまうと、長い時間をかけて読み込まなければならず、かえって業務の効率が落ちてしまいます。

テンプレートを利用すると作成時間は短縮できますが、業務内容や用途に応じて適切に使い分けなければなりません。理解しにくいマニュアルではなく、質の高いマニュアルを作れるような柔軟性が必要です。

マニュアルの作成手順6ステップ

マニュアルを作成する際は、以下6つの手順で作成します。

1. マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める
2. 対象業務や作業を棚卸しする
3. 業務・作業の手順を設計して構成・目次・形式を決める
4. 時系列に作業内容を記述する
5. 仮運用して問題ないかを検証する
6. マニュアルをブラッシュアップする

手順を守って作成すれば、質の高いマニュアルが作成できるでしょう。マニュアルを利用して業務を効率化するためにも、テンプレートを活用したマニュアルの作り方を理解しておきましょう。

1. マニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決める

まずはマニュアルの作成目的・対象者・業務・作業を決めます。

マニュアルの作成目的を明確にすると、記載する内容まではっきりします。記載内容が不明瞭なマニュアルは仕事でのトラブルを発生させるおそれもあるため、作成の目的は必ず定めておきましょう。

また、できるだけ多くの対象者が使えるマニュアルが理想ではあるものの、利用価値の高いマニュアルにするには使用者をある程度限定する必要があります。とくに専門的な内容のマニュアルは、限定的な使用者に合わせて作成しましょう。

2. 対象業務や作業を棚卸しする

マニュアルの作成目的や対象者などを明確にしたら、対象となる作業の棚卸しをします。

作業の内容を棚卸しすれば、業務の課題を洗い出せます。課題の内容が鮮明になればなるほど、マニュアルに記載すべき事項の明確化も可能です。棚卸しには時間や手間がかかりますが、よりよいマニュアルの作成につながるでしょう。

また、マニュアルを作成する際には、言語化されていないコツやノウハウも盛り込むことが重要です。これらを文章化してマニュアルに反映できれば、業務の効率や質を大きく向上させられるでしょう。

3. 業務・作業の手順を設計して構成・目次・形式を決める

作業の内容を棚卸ししたら、業務・作業の手順を設計してマニュアルの構成・目次・形式を決めましょう。

作業の内容を棚卸しした結果から、もっとも効率的な作業手順を設計し、作業の内容をリストアップしてマニュアル全体の構成を考えます。構成案から作成すれば記載する内容が整理でき、抜けや漏れをなくして必要な項目を網羅できます。

また、マニュアルは作成するだけでなく、新しく発見されたコツやノウハウ、改善点を反映させつつブラッシュアップしなければなりません。ブラッシュアップを継続すれば、より質の高いマニュアルになるでしょう。

4. 時系列に作業内容を記述する

構成や目次、形式を決めたら、時系列に作業内容を記述していきましょう。

作業の内容を整理品がら、構成に沿って記載していきます。その際、単に作業の流れを示すだけではなく、なぜこの手順が必要なのか、理由や意味を記載すると効果的です。従業員が作業の意図を理解しやすくなり、作業の質向上が期待できるでしょう。

5. 仮運用して問題ないかを検証する

マニュアルを完成させたら、仮運用して内容に問題はないか検証しましょう。

作成したマニュアルが実際の業務に適しているかどうかは、実際に運用してみないとわかりません。思わぬ課題が発見されたり、より効率のよい方法が見つかったりするケースも考えられます。

とくに運用開始した直後は、問題が発生しやすい時期です。経験豊富な従業員がマニュアルを仮運用すれば、新入社員が実行するよりもトラブルになりにくく、課題を見つける可能性も高いでしょう。

6. マニュアルをブラッシュアップする

マニュアルの仮運用で問題を見つけたり、内容の変更が必要になったりしたら、マニュアルをブラッシュアップしていきましょう。

仮運用を行うと、改良したほうがよい内容や追記したほうがよい内容が発見されるケースが多いです。内容の変更が必要になったときは、速やかにマニュアルに反映してブラッシュアップしましょう。

また、作業に共通するコツやノウハウが別の業務・作業で見つかることもあるでしょう。それらをマニュアルに反映できれば、さらに質の高いマニュアルになります。

 

マニュアル作成・管理が簡単にできるツール「NotePM」

 

マニュアル作成にテンプレートを使用する際のポイント6つ

マニュアル作成にフォーマットを使用する際のポイントは、6つあります。

• 用途に合わせたマニュアルテンプレートを活用する
• 5W1Hを意識する
• 画像や動画を挿入できるものを選ぶ
• 読みやすく簡潔に書く
• 業務全体が把握できるように作成する
• 編集や検索がしやすいツールを導入する

以上のポイントを押さえておけば、質の高いマニュアルが作成でき、運用の成功も期待できるでしょう。

＞関連記事：業務マニュアルとは？わかりやすい作り方や無料テンプレートを紹介
＞関連記事：見やすいマニュアルの作り方4ステップ！10個のレイアウトテクニックも紹介

用途に合わせたマニュアルテンプレートを活用する

マニュアル作成の際は、用途に合わせたテンプレートを使用しましょう。業務内容に応じて、適切なテンプレートは異なります。手順や対応方法といった文章で説明したほうがよい業務はWord、数字や表はExcel、プレゼンテーション形式のものはPowerPointを利用するとよいでしょう。

ワンパターンのマニュアルでは説明しきれない業務も多いです。同じWord形式でも、細かい作業によって書き方がまったく異なることもあります。用途に合ったテンプレートを用いて、見やすく伝わりやすいマニュアルを作成しましょう。

5W1Hを意識する

マニュアルを作成する際は、5W1Hを意識することが重要です。「誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」といった要素を盛り込むことで、情報が具体的になり、読み手にとってわかりやすいマニュアルになります。

作業手順やルールを明確に伝えるためにも、項目ごとに5W1Hがすべて含まれているかを確認しましょう。これにより、統一感のある実用的なマニュアルを作成できます。

画像や動画を挿入できるものを選ぶ

マニュアル作成時は、画像や動画を挿入できるテンプレートを選ぶことも重要です。マニュアルは文章自体の読みやすさも大切ですが、文字ばかりでポイントが絞れていないと理解しにくくなってしまいます。画像や動画、表、グラフなどを組み合わせて視覚的にわかりやすくするのがおすすめです。イラストを挿入するのもよいでしょう。

また、画像や図表を使用したり、文字の大きさ・フォントを統一したりすれば、マニュアルに一貫したデザイン性をもたせられます。ただし、デザイン性を重視しすぎると、作成に膨大な時間を費やしたり、かえってわかりにくいマニュアルになったりするため注意しましょう。

マニュアルで重要なのは「作業の手順をわかりやすく伝えること」です。誰でも理解しやすいよう、シンプルで見やすいデザインを意識して作成しましょう。

読みやすく簡潔に書く

マニュアルは、短く簡潔に、要点を押さえて作成するのもポイントです。長い文章や専門用語が多すぎると、読み手が理解しにくくなります。専門用語はなるべく使わず、わかりやすい言葉で端的に説明するよう心がけましょう。

また、マニュアルはすべての従業員が理解できるように作成する必要があります。そのため、読み手のレベルに合わせて作成することが重要です。

たとえば、

• 業界経験のない社員を対象：用語の解説をつける
• 年配社員を対象：文字の大きさや読みやすいフォントを使用する
• 外国人社員を対象：日本語以外の言語バージョンも作成する

このような配慮を忘れずに行いましょう。

業務全体が把握できるように作成する

マニュアルは、業務全体が把握できるように作成するのも重要です。わかりやすく丁寧に説明するのも大切ですが、全体の把握ができないマニュアルではうまく業務が進められません。

マニュアルを作成する際は、個々の業務に焦点を当てすぎず、業務全体が把握できる構成にしましょう。ひとつの業務はほかの業務につながっており、関係者同士で連携しながら仕事を進める必要があります

マニュアルに業務全体の内容が記載されていれば、どこまで業務を終えておくべきかがわかります。さらに、スケジュール管理もしやすくなり、業務の停滞も防げるでしょう。

編集や検索がしやすいツールを導入する

編集や検索がしやすいツールを導入するのも、マニュアル作成において重要なポイントです。作成したマニュアルは、実際に使われてこそ意味があります。多くの文書の中からすぐに見つけられるように、検索性の高いツールを導入するのをおすすめします。

高い検索性をもつツールなら『NotePM』がおすすめです。WordやExcel、PDFなどすべての資料を全文検索し、すぐに求めている情報を見つけられます。

検索性の高さはマニュアルの運用に大きく影響するため、ツール選びのひとつの基準として考えておきましょう。

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マニュアル作成ツールは『NotePM』がおすすめな3つの理由

マニュアル作成ツールは『NotePM』がおすすめです。このツールにはさまざまな魅力があり、おもなおすすめポイントは以下の3つです。

• テンプレートが豊富
• 優れた検索性
• 操作性がシンプルで簡単

手間なく高品質なマニュアルを作成・運用できる『NotePM』は、非常に効果的なITツールです。これから、『NotePM』の魅力を詳しく紹介していきます。

テンプレートが豊富

『NotePM』は、優れたテンプレート機能を備えているマニュアル作成ツールです。この機能を使えば、慣れていない人でも簡単にマニュアルを作成できるでしょう。さまざまなテンプレートが揃っているため、ゼロから構成を考える必要もなく、すぐに作業をはじめられます。

さらに、テンプレートを活用すれば自然とフォーマットが統一化されます。一貫したデザインでマニュアルが見やすくなり、利用者が内容をより簡単に理解できるでしょう。さらに、複数のマニュアルを運用する際の整理もしやすくなり、楽に管理できます。

優れた検索性

『NotePM』は、高い検索性をもつツールです。ツール内で作成したドキュメントはもちろん、WordやExcel、PDFなどのファイルの中身まで全文検索できます。必要な情報がすぐに見つかり、業務効率が大幅に向上するでしょう。

マニュアルや他の社内文書を一元管理しておけば、複数の場所を探し回る手間を省き、検索にかかる時間を大幅に短縮できます。無駄な時間を減らし、社員がより重要な業務に集中できる環境を作り出せるのは大きな魅力です。

操作性がシンプルで簡単

『NotePM』は、操作性がシンプルで簡単なのが大きな魅力です。直感的に操作できるため、ツールに慣れていない企業でもすぐに使いはじめられるでしょう。他のツールにあるような、特別なユーザートレーニングも不要です。

さらに、公式サイトには使える機能の一覧やお役立ち資料も豊富に掲載されています。導入後に困ったことがあっても、すぐに疑問を解決できるでしょう。サポート体制も整っているため、どのような企業でも安心して導入し、スムーズに運用をはじめられます。

 

マニュアル作成・管理が簡単にできるツール「NotePM」

 

『NotePM』のテンプレート機能を使ってマニュアル作成に成功した5つの事例

『NotePM』テンプレート機能を使ってマニュアル作成に成功した事例を5社紹介します。

• 『NotePM』を用いた情報連携で業務効率を大幅に向上させた「株式会社ディースピリット」
• テンプレートで文書統一化・業務効率アップを叶えた「株式会社小田急フィナンシャルセンター」
• 『NotePM』導入により新人教育工数を5割削減させた「税理士法人FLAGS」
• 問い合わせ対応のテンプレート化で業務時間短縮につなげた「京王電鉄株式会社」
• テンプレートで情報やルールを統一化した「日本PCサービス株式会社」

『NotePM』の導入検討をする際は、他社の成功事例を参考にしましょう。

『NotePM』を用いた情報連携で業務効率を大幅に向上させた「株式会社ディースピリット」

株式会社ディースピリットは、AIやIoT、ロボットの設計から構築、導入を中心に事業を展開している企業です。社内データが複数の場所に点在しており、部署間の連携にタイムラグが発生することが課題となっていました。そこで、社内情報を整理し、部署間でタイムリーな連携を実現するために、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』導入後は、業務マニュアルの作成・共有を進めるとともに、テンプレートも作成。これにより、社内情報が一元管理され、検索が非常にしやすくなりました。また、部署間での情報共有がスムーズになり、タイムラグが解消され、業務の効率が大幅に向上したのです。

＞関連記事：【導入事例】部門を超えた密な情報共有で　提案の質と業務効率が大幅にアップ！ – 株式会社ディースピリット

テンプレートで文書統一化・業務効率アップを叶えた「株式会社小田急フィナンシャルセンター」

株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理業務や給与計算業務などの経営サポートを担っている企業です。これまでは、ファイルサーバーで文書を管理していましたが、管理の限界を感じ、より効率的な方法を模索していました。

情報やナレッジの共有を通じて属人化を防止し、生産性を向上させるために、『NotePM』を導入。社内書類のテンプレートを作成し、文書作成や共有がスムーズになり、管理が簡素化されました。これにより、情報を探す工数が従来の8割削減され、情報共有にかかる手間も大幅に減少したのです。

＞関連記事：【導入事例】NotePMで実現するDX時代のマニュアル管理。数秒で欲しい情報にアクセス – 株式会社小田急フィナンシャルセンター

『NotePM』導入により新人教育工数を5割削減させた「税理士法人FLAGS」

税理士法人FLAGSは、名古屋で中小企業向けに税理士業務を提供している事務所です。同社では、マニュアルや社内ナレッジの共有の効率化と検索性の向上に課題を抱えていました。これを解決するため、社内規則やマニュアル、ルールの共有を目的として、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』を活用し、社内規則や業務マニュアルを作成。また、各書類をテンプレート化することで、文書作成の手間も大幅に削減されました。とくに、入所手続きや総務業務の工数が削減でき、業務の効率化が実現したのです。

＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）

問い合わせ対応のテンプレート化で業務時間短縮につなげた「京王電鉄株式会社」

京王電鉄株式会社は、鉄道事業を営む企業です。これまで、問い合わせ内容に対して過去の事例をうまく検索できず、対応に時間がかかっていました。この課題を解決するため、問い合わせ業務の効率化を目指し、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』を活用し、問い合わせ対応の際に定型文として使えるものをテンプレート化。これにより、問い合わせ対応にかかる業務時間が大幅に短縮されました。また、タグ機能の活用で問い合わせ内容を簡単に集計・分析できるようになり、業務の改善点を把握しやすくなったのです。

＞関連記事：【導入事例】ユーザーからのお問い合わせ内容をナレッジ化し、蓄積した情報をサービス改善に活かす – 京王電鉄株式会社

テンプレートで情報やルールを統一化した「日本PCサービス株式会社」

日本PCサービス株式会社は、IT機器の総合サポートを行う企業です。以前より、マニュアルの運用においてやりにくさを感じていました。情報の視認性を高め、より効率的にマニュアルを運用するために、『NotePM』を導入しました。

『NotePM』導入後は、テンプレートを作成して統一フォーマットで情報を展開。マニュアルの整合性を保ちながら、必要な情報をすぐに把握できるようにしました。これにより、重要な情報の周知が効率的に行えるようになり、従業員が最新の情報を迅速に確認できるようになったのです。

＞関連記事：【導入事例】業務マニュアル・電話応対ルールを共有し、全スタッフが迷わない導線を設計 – 日本PCサービス株式会社

 

マニュアル作成・管理が簡単にできるツール「NotePM」

 

マニュアルテンプレートを活用し業務の効率化を図ろう

マニュアルを作成するには、業務の棚卸しや構成内容の決定など、かなりの時間と手間がかかります。その時間や手間を削減するにはテンプレートの利用が効果的です。テンプレートを活用すれば、作業の効率化が進むだけでなく、抜け漏れなく内容を記載できるでしょう。

質の高いマニュアルを効率的に作成したいなら、『NotePM』がおすすめです。『NotePM』にはテンプレート機能が備わっており、自社に合ったオリジナルテンプレートを用意すれば統一感のあるマニュアルを作成できるでしょう。

また、パソコンに詳しくない方でも簡単にマニュアルを作成できる「高機能エディタ」や、矢印や吹き出しなどの画像編集機能も完備しています。無料トライアルや資料請求も可能なので、ぜひお気軽にお試しください。