マニュアルの作成はテンプレートの活用で効率的に

2020年04月28日(火) マニュアル・手順書

企業ではさまざまな目的で定期・不定期の社員の異動や新入社員、中途採用者の入社があります。業務の目的や内容がわかりやすく、行うべき作業が網羅されているマニュアルがあれば、業務に関する教育や研修の手間と時間と経費を大幅に軽減できます。しかし、マニュアルを作成することは簡単ではありません。業務を遂行するうえで必要なノウハウには言語化が困難なものが多いためマニュアルに記載することが難しいからです。

そこで、言語化されていないノウハウ(暗黙知)を言語化するために必要な方法や、マニュアルに使える一般的なテンプレートの利用について紹介します。

マニュアル作成の課題になる暗黙知とは

効率的に業務を処理できるわかりやすいマニュアルの作成が困難なのは、社員が固有に持っている暗黙知を言語化してマニュアルに記述することが難しいからです。では、暗黙知とはなんでしょうか?

暗黙知と形式知とは

暗黙知とは、業務を長く経験したことで得られるコツ、勘などの知識のことです。例えば、一般的に社内には同じ業務を速く、きれいに、丁寧に、正確にできる社員と、そうではない社員がいます。このことは、経験を積めば積むほど効率よく業務をこなせるようになることが経験でもわかっており、理論的にもエクスペリエンス・カーブ(経験曲線)理論として成立しています。そのため、初めて業務を行う社員にも最初から効率よく業務を行えるようにそのコツや勘を言語化してマニュアルに反映できれば、新しくその業務を始める社員がいても効率よく業務を進められます。一方、暗黙知に対して言語化されたコツや勘は形式知と呼ばれます。

暗黙知を言語化して形式知にすることでナレッジを共有する

暗黙知を言語化できれば、マニュアルを通してコツや勘を全社員が共有し、業務の質を高められます。

暗黙知と形式知については、以下の記事を参考にしてください。
ナレッジマネジメントで重要な形式知と暗黙知とは?

 

テンプレートでマニュアルを作成するメリット

質の高い業務を行えるために暗黙知を言語化してマニュアルに反映させることが重要ですが、わかりやすいマニュアルを効率的に作成するには、テンプレートを使うと便利です。デザインや構成に悩むことが少なくてすみ、マニュアルの内容を記述することに専念できます。

マニュアルの構成がわかりやすく整理されている

テンプレートには、マニュアルに必要な項目や、目次や索引、仕様など必要なページがあらかじめ決められています。テンプレートを使うことでマニュアルに必要な構成を一から考えなくても作成を進められます。また、重要な項目の抜けも防止できます。

レイアウトをデザインする手間が省けて書式を統一できる

テンプレートを使えば、すでにできあがったレイアウトにそのままテキストを流し込んでいくだけなので、簡単にきれいなデザインのマニュアルを作成できます。テンプレートのデザインは読みやすいように工夫されており、マニュアルを書く側がデザインやレイアウトに時間をかける必要はありません。読む側も読みやすくて使いやすいマニュアルに仕上がります。

 

マニュアルのテンプレートの事例紹介

企業で使われるマニュアルのテンプレートには、多くの種類があります。一般的なマニュアルのテンプレートを紹介します。

指示書・通達文作成マニュアル

指示書・通達文とは、業務内容や業務上の規律など通知や指示・命令するための文書のことです。上位管理者から下位の社員へ向けて提示される書類です。名称として訓令や通知書が使われることがありますが、基本的には同じです。訓令は主に公文書で用いられます。指示書や通達文のポイントは次の3つです。

内容が正確で読む人に正しく伝わること
内容が正確に、誰が読んでも同じ内容が伝わらなくてはなりません。

誰から誰への文書なのかがはっきりしていること
発信者と宛先(指示・通達先)を明記します。

事務的で丁寧な文章にすること
命令口調で威圧的になりやすい文書のため、できるだけ事務的で丁寧な表現にします。

テンプレート例や、項目、書き方の注意点は以下の記事を参考にしてください。
指示書・通達文の書き方。基本構成や例文を紹介

 

イベントレポート作成マニュアル

社員が、業務の一環として新製品発表会や講演会、講習などのイベントに参加した場合は、通常イベントレポートを作成します。決算発表や株主総会、社内外のイベントなど多種多様なレポートを記録として、全社員への周知として作成されます。イベントレポート作成マニュアルのポイントは2つです。

イベントに参加していない人にもわかりやすく記述する
イベントに出席していない人にも内容が正しく伝わらなくてはなりません。簡潔に、かつ堅苦しくない雰囲気でわかりやすくまとめます。

読みたくなるタイトルを付け、写真・参加者のインタビューも入れる
内容がある程度想像できながら、読み進めたくなるようなタイトルが理想です。写真があればイベントの内容をよりわかりやすく伝えられます。参加者・出席者の生の声を入れることで、臨場感と説得力のあるレポートを作成できます。

イベントレポートに必要な構成・項目、および書き方については以下の記事を参考にしてください。
イベントレポートを書くときのコツと注意点をわかりやすく解説!(例文あり)

 

会議の議事録作成マニュアル

会議があれば、必ず議事録を作成します。会議での決定事項・未決事項を記録して、会議の参加者や参加していない関係者と共有したり、記録を残すことでトラブルを防止したりするためです。議事録のポイントは3つです。

基本的な項目を記録する
会議名、日時、場所、出席者、要旨、議事内容、決定事項などです。

会議の決定事項と議論の経緯を記録する
決定事項を明確にわかるように記述し、議論の経緯を記録することで、参加していない関係者も情報を共有できます。

発言者と発言内容を記録する
発言者と内容を記録することで、後々のトラブルを防げます。特に、社外の関係者との会議では重要です。

議事録作成のためのポイント、必要な項目、テンプレートについては以下の記事を参考にしてください。
会議議事録の書き方(文例とテンプレート)

 

日報や週報の作成マニュアル

日報や週報によって業務を報告し、マネージャーやチームメンバーとのコミュニケーションを図れます。さらに日報や週報で業務を振り返ってPDCAサイクルを回すことで業務を効率化・レベルアップができます。日報や週報を書くときのポイントは3つです。

報告する内容は簡潔かつ具体的に記述する
業務で何を行ったかを正確に伝えるために、数字や固有名詞を用いて具体的に記述します。冗長にならないよう、シンプルにまとめます。

報告だけでなく業務の振り返りを行う
目標と成功・失敗、さらにその原因などを振り返ることで、次の課題がはっきりします。マネージャーとのコミュニケーションや業務のレベルアップにもつながります。

報告だけでなく次の目標を記載する
振り返りをもとにした今後の目標を記載することで、中長期的な業務計画をマネージャーに伝えられます。それをもとにしてアドバイスをもらうことで、マネージャーとのコミュニケーションやレベルアップができます。

日報と週報の違い、書くときのポイント、テンプレートは以下の記事を参考にしてください。
週報の書き方(例文とテンプレート付き)

 

マニュアルを作成するときにはテンプレートを利用しよう

マニュアルを作成するときには、暗黙知を言語化して記載し、テンプレートを利用すると効率的に優れたマニュアルを作成できます。テンプレートを利用すると、作成するとき記載内容を整理しやすくドキュメントの体裁を整える手間を省けます。また、社内にあるコツやノウハウなどの暗黙知は、社内wikiを活用して蓄積、共有することで業務効率化を実現できます。

マニュアル作成に便利なツールやその他の情報ツールに関しては、以下の記事で詳しく紹介しています。ご一読ください。
【2020年版】マニュアル作成に便利なツールを厳選!手順や作り方のコツを徹底解説

【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた

社内wikiの導入から活用までの完全マニュアル 成長企業が実践する情報共有術!

【2020年版】社内wikiツール おすすめ15選(有料・無料)

 

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