採用活動をよりスムーズに進めるうえで、面接マニュアルは有効です。しかし、面接マニュアルを作る際、「どのような項目を設ければいいのだろう」「どのように社内へ共有すべきだろう」と迷う方も多いかもしれません。
そこで今回は、面接マニュアルの作り方をテーマに、作成のメリットや盛り込むべき要素について分かりやすく解説します。また、面接マニュアルを社内へ共有する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
面接マニュアルを作成するメリット
企業が面接マニュアルを作成することで、具体的にどのような利点があるのでしょうか。ここでは、面接マニュアルを作成する主なメリットについて解説します。
選考基準を平等にできる
面接官の性格やスキルに差があると、どうしても面接の選考基準がバラバラになってしまいます。また、面接ではバイアスがかかりやすく、候補者の見た目や過去の経歴によって評価が左右されることも珍しくありません。その点、面接マニュアルを作成しておけば、選考基準や質問内容が統一され、面接官によって面接の質に差が生まれる心配がありません。結果的に必要な人材を確実に採用しやすくなり、ミスマッチも軽減できるでしょう。
採用活動を効率化できる
面接の選考基準があいまいなままでは、面接官が合否の判断に迷い、候補者一人当たりの面接時間が延びてしまうこともあります。その点、面接マニュアルが用意されていれば、決められた流れに沿って円滑に選考を進めることが可能です。面接官が面接を時間通り進行することができるため、採用活動全体での効率化も見込めます。
候補者の満足度を高めやすい
面接の質問内容が決まっていない場合、面接官が行き当たりばったりで会話をしてしまい、候補者に不信感を抱かれてしまうリスクもあります。その点、面接マニュアルがあれば、面接官がテンポよく選考を進められるのが利点です。結果的に候補者側の安心感や満足度も高まり、自社に対するイメージアップにもつながるでしょう。
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面接マニュアルに盛り込むべき“6つ”の要素
面接マニュアルを作成する際は、具体的にどのような項目を設ければいいのでしょうか。ここでは、面接マニュアルに盛り込むべき6つの要素について解説します。
【1】面接官の役割
面接マニュアルでは、面接官に自身の役割を意識したうえで面接に臨むよう、促すことが大切です。そのため、まずは採用活動における面接官の役割ついて記載しましょう。例えば、「自社に合う候補者を見極めること」「自社の魅力を候補者に伝えること」「会社の顔として候補者の入社意向を高めること」などの内容を記載します。
【2】面接官に求められる行動・心構え
面接官には、候補者から良い印象を持ってもらい、入社意欲を高める役割があります。そのため、面接マニュアルでは、候補者の満足度を高めるための行動例や心構えも示しておきましょう。例えば、「候補者に対して落ち着いた態度で接する」「適度な相づちで共感を示し、候補者の話を引き出せるよう努める」などが挙げられます。
【3】面接の進め方・順序
選考がよりスムーズになるよう、面接マニュアルには面接の進め方や手順も記載しておくことが大切です。具体的には、「出迎え」「自己紹介」「アイスブレイク」「質問開始」「逆質問」「お見送り」といった面接当日の流れを説明します。各パートにおける所作や注意点もあわせて記載しておくと、より便利なマニュアルになるでしょう。
【4】面接の選考基準
合否をより正しく判断できるように、面接マニュアルでは候補者の選考基準も記載します。例えば、「専門スキル」「論理的思考力」「コミュニケーション能力」「行動力」など、面接で評価すべき項目を列挙しましょう。また、「過去に積極的な改善提案ができていれば◎」「主体性を発揮しようとしているものの、実績がなければ△」のように、各項目における評価の付け方も記載しておくと、面接官が候補者を正しく見極めやすくなります。
【5】面接の質問例
面接官が会話に詰まってしまわないよう、面接マニュアルには候補者への質問例も記載します。その際、「アイスブレイクの質問例1～10」「自社への入社意欲を確かめる質問例1～10」のように、面接の流れや評価項目に分けて質問例を並べるのがポイントです。シーン別の質問例があることで、より面接官の安心感も高まるでしょう。
【6】面接官がしてはいけない行動・質問
面接官の態度が著しく悪かった場合、企業としてのブランドイメージが低下しかねません。そのため、面接マニュアルには、面接官がとるべきではない行動例も記載する必要があります。例えば、宗教や家族の社会的身分、本籍、支持政党などに関する質問は、就職差別につながるため厳禁です。また、「固定観念を強く持たない」「権威を振りかざすような態度をとらない」などの行動例も記載し、面接中の態度にも気を配るよう促しましょう。
面接マニュアルを作成・運用するときのポイント
面接マニュアルを作成・運用する際には、どのような点に気をつければいいのでしょうか。ここでは、面接マニュアルを作成・運用するときのポイントについて解説します。
採用したい人材像を明確にする
面接マニュアルは自社の採用基準に沿ってオリジナルで作られるので、企業によって内容が大きく異なります。そのため、まずは自社の事業方針を確認して、採用したい人材像を明らかにすることが大切です。理想の人材像が定まっていれば、候補者の見極め方や質問内容も洗練され、有益な面接マニュアルに仕上げられるでしょう。
マニュアルにこだわりすぎない
面接マニュアルは、あくまで選考の品質を一定に保つためのツールです。面接官が候補者の能力や性格をさらに深掘りしたいと感じた場合は、マニュアル以外の質問をすることも決して問題はありません。面接当日はマニュアルにこだわりすぎず、柔軟にコミュニケーションを取ることで、候補者との良好な関係性を築けるでしょう。
定期的に編集・更新する
採用すべき人材像は、社会情勢や経営状況に応じて変わります。つまり、面接マニュアルも一度作成して終わりではなく、定期的にアップデートすることが大切です。面接官や入社者の意見も聞きながら、評価項目を変更したり、質問を追加したりしましょう。面接マニュアルが最適化されれば、入社後のミスマッチも軽減できます。
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面接マニュアルの作成・共有・編集に役立つツール「NotePM」
面接マニュアルを紙やWordで作ると、柔軟に内容を編集するのが難しくなってしまいます。その点、社内Wikiツールの「NotePM」を活用すれば、面接マニュアルを作成・編集・共有までスムーズに行うことが可能です。
NotePMとは、フォーマットに沿ってさまざまなマニュアルやドキュメントを作成・編集できる“社内版ウィキペディア”です。ツール上で直感的に面接マニュアルを作成でき、選考担当者へリアルタイムに共有できます。一度作成した面接マニュアルはツール上でいつでも編集・更新できるので、状況に合わせて随時アップデートが可能です。さらに面接官としての気づきや学びがあれば、面接マニュアルにコメントとして残すこともできます。
このようにNotePMは、集合知を活かして面接マニュアルを最適化し、採用成功の実現を目指せるツールです。
まとめ
面接マニュアルを作成することで、面接官が誰であっても一定の水準で選考できるようになり、面接の効率化につなげられます。面接マニュアルを作成する際には、自社で採用すべき人物像を明確にしたうえで、それに沿った質問例や評価項目を盛り込むようにしましょう。
また、面接マニュアルを作成したあとは、定期的に更新することも大切です。採用すべき人材像の変化に応じて、面接の選考基準や質問もアップデートすることで、自社にとって最適な人材を採用できるようになります。
社内Wikiツール「NotePM」は、面接マニュアルのスムーズな作成・共有・編集が可能になるツールです。ぜひ面接マニュアルの作成を検討の際には、社内Wikiツール「NotePM」を活用ください。
