面接マニュアル無料テンプレート｜すぐに使える質問集も紹介

 

優秀な人材を確保するため、採用面接に力を入れている企業も多いでしょう。応募者が自社に合った人材かどうかを限られた時間で見極めるためには、面接官の資質やスキルも大切ですが、主観に頼らずに応募者を評価できる面接マニュアルが必要です。

マニュアルで面接の流れを整理し、質問内容や評価基準を明確化しておけば、だれが面接官になっても適切に面接を実施できます。面接官のトレーニングに活用すれば、共通認識のもとで客観的に応募者を評価できるようになるでしょう。

本記事では、面接マニュアルに記載すべき6つの項目と評価基準、質問集を紹介します。無料のマニュアルテンプレートも掲載していますので、面接マニュアルを作成する際にご活用ください。

面接マニュアルに記載すべき6つの項目

面接マニュアルに記載すべき項目は、次の6つです。

• 面接官の役割
• 面接官の心構え
• 面接の進め方
• 面接の評価基準
• 面接の質問集
• 面接官のNG行動・質問

各項目をそれぞれ解説しますので、面接マニュアル作成時の参考にしてみてください。

面接官の役割

面接官は、応募者と対面してコミュニケーションをとるため、企業の顔になります。採否を問わず、応募者にはよい印象を抱いてもらいたいものです。

そのためには、面接官が自分の役割を正しく認識したうえで、適切な姿勢で面接に臨む必要があります。面接マニュアルに役割を明記しておくと、面接官の目的意識を養うことが可能です。

ここでは、面接官の役割を大きく2つに分けて紹介します。

• 自社に必要な人材かどうかを見極める
• 自社の魅力や雰囲気を伝える

2つの役割を基本とし、必要に応じて自社独自の役割を付け加え、面接マニュアルに記載しましょう。

自社に必要な人材かどうかを見極める

面接官は、応募者が自社に必要な人材かどうかを見極める役割を担います。面接を通じて、履歴書や職務経歴書を見てもわからない人柄や仕事に対する考え方などをつかみとり、自社に合うかどうかを判断するのです。

面接官が役割を果たすためには、自社に必要な人物像や評価基準を明確化し、マニュアルに記載する必要があります。また、面接官の好みに左右されないよう、複数人で面接を行い、採否を検討するフローの構築が大切です。

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自社の魅力や雰囲気を伝える

面接官は、応募者に自社の魅力や雰囲気を伝える役割も担います。

面接では、応募者も自分に合う企業かどうかを見極めているため、応募者に質問するだけではなく、自社の魅力や雰囲気を伝える必要があります。そのためには、自社の魅力や雰囲気、方針を言語化し、整理することが大切です。

また、応募者が知りたいであろう福利厚生や勤務形態などの働きやすさ、仕事内容・労働条件などを積極的に開示し、ミスマッチが起こらないように応募者にも判断してもらいましょう。

面接官の心構え

応募者は未来の働き手になるだけではなく、自社の顧客にもなり得ます。そのため、応募者にはよい印象を与えられるように、適切な態度で対応しなければなりません。

応募者が安心してコミュニケーションをとれるように、面接官は落ち着いた態度で接することが大切です。適度な相づちを打ち、応募者が話しやすい雰囲気を作りましょう。

このように、基本的な態度を押さえつつ、面接ではお互いに情報交換を行うというスタンスで進めると、よいコミュニケーションがとれます。

面接官として望ましい態度や行動をマニュアルに明記したうえで、企業の顔となるようトレーニングを実施しましょう。

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面接の進め方

マニュアルには、面接の進め方も明記します。

面接官によって面接の進め方や内容が異なると、応募者の不信感や恣意的な合否判断につながるおそれがあるため、同一のフローで進めることが大切です。マニュアルに明記しておけば、だれが面接官になっても同一の流れで面接を進められます。

また、面接当日にマニュアルを見ながら進められると、面接官も安心できるでしょう。

以下は、一般的な面接の進め方です。

1. 挨拶・自己紹介
2. アイスブレイク
3. 会社の説明
4. 応募者への質問
5. 応募者からの質問
6. 事務連絡

必要に応じて、自社に合ったフローに変更して面接マニュアルを作成してみてください。

1.挨拶・自己紹介

一般的な面接の流れでは、まず応募者から挨拶を行います。応募者が入室したら、面接官から一声かけて、自己紹介を促しましょう。

応募者は面接の練習や準備をしてきているため、一般的な流れで面接を行うことで、余計な混乱や緊張を招かずに済みます。

2.アイスブレイク

最初は、面接とは関係のない質問を行い、応募者が話しやすい雰囲気を作ります。

たとえば、以下のような質問がアイスブレイクに適しています。

【例】

応募者の緊張を解きほぐすイメージで、身近な話題でコミュニケーションをとりましょう。

3.会社の説明

続いて、面接官が自己紹介をし、会社の企業理念や従業員の雰囲気、働きやすさなどの魅力を伝えます。

このとき、募集したポジションの仕事内容や労働条件にも触れ、応募者と認識のズレがないように確認します。その後、本人の希望を尋ねて、情報交換を行いましょう。

【例】

4.応募者への質問

次に、応募者が自社の求める人材像にマッチしているかどうかを見極めるための質問を行います。あらかじめ、マニュアルに質問集を掲載しておき、そのなかから選択するとスムーズに進められます。

履歴書や職務経歴書をもとに、知りたいことを掘り下げていく質問も必要です。また、応募者の回答に対して質問を重ねることで、応募者の人柄や仕事に対する考え方を掘り下げられます。

もし、専門的な知識が必要な職務であれば、知識の有無やレベルがわかる質問も行います。

【例】

面接時間では質問しきれないのであれば、アンケートを用意しておくと、より多くの情報を集められます。

5.応募者からの質問

面接官からの質問を終えたら、応募者から質問があるかを尋ねます。ここで、応募者の疑問を解消できると、入社時の不安を取り除けるはずです。

応募者からの質問を想定して、あらかじめ回答を準備しておきましょう。人事制度や福利厚生については、マニュアルに記載しておくとスムーズに対応できます。

6.事務連絡

採用結果の連絡方法や今後のやりとりについて、事務連絡を行います。

最後は、お礼とねぎらいの言葉をかけましょう。

【例】

面接の評価基準

応募者を公正・公平な視点から評価するためには、統一された評価基準が必要です。事前に明確化したうえで、面接マニュアルに記載しておきましょう。

たとえば、営業職の採用面接における「企業に関する設問」では、「質問内容を正確に理解したうえで的確かつ簡潔に回答できるか」といった評価基準を設け、営業職としての適性があるかどうかを見極めるのです。

マニュアルに記載する評価基準をもとに、評価シートを作成すると、客観的な評価がしやすくなります。以下のように、各評価のプラスとマイナスの要素をそれぞれ明記して、別途評定を記載する欄を設けるとよいでしょう。

評価項目	プラスの評価基準	マイナスの評価基準
表現力	・話すことに統一性があり要領よく話す ・用語が適切である ・言語が明瞭である ・思っていることを十分に述べる	・論理一貫せず矛盾が多い ・用語が不適切である ・言語が不明瞭である ・「ハイ」、「イイエ」のみに終始する

参考：「面接時の適切な設問 」及び「面接マニュアル」参考事例｜高知労働局・ハロー ワーク｜厚生労働省 をもとに作成

各項目の点数を設定しておき、点数ごとに評定を算出する仕組みにすれば、評価基準に沿った客観的な評価が可能です。

面接の質問集

面接マニュアルには、実際に応募者に行う質問内容をまとめて記載しておくと便利です。

たとえば、以下のようにいくつかのカテゴリに分けたうえで、具体的な質問を記載します。

• 企業に関する設問
• 学校に関する設問（現在勤めている仕事に関する質問）
• 自己PRに関する設問
• その他の設問

質問は評価基準に沿っている必要があるため、必ず評価基準と照らし合わせながら考えましょう。

面接官のNG行動・質問

面接官の心構えのほかに、NG行動や質問を面接マニュアルに明記することも大切です。面接官に節度のある行動や態度を促し、企業のイメージを守ることにつながります。

面接官のNG行動の例は、以下のとおりです。

• 先入観を持った評価
• 高圧的な態度
• 人によって面接時間が異なる

いずれも、面接マニュアルで明記しておくことで、教育・指導ができます。

また、採用面接におけるNGな質問は以下のとおりです。

参考：公正な採用選考の基本｜厚生労働省 をもとに作成

これらは、厚生労働省が、配慮すべき事項として明確に打ち出している内容です。面接マニュアルを作成する際は、厚生労働省の公式サイトを参照し、公平・公正な面接になるよう配慮しましょう。

面接マニュアルに活用できるシナリオテンプレート・例文

【面接マニュアルに活用できるシナリオテンプレート】

【面接マニュアルに活用できるシナリオ例文】

このテンプレートは、採用面接をスムーズかつ効果的に進行するための基本的な流れに則っています。自社に合わせてシナリオを変更する場合は、応募者の緊張を和らげつつ、会社やポジションへの適性を確認できる内容にしましょう。

面接マニュアルに活用できる質問テンプレート・例文

ここでは、面接マニュアルに活用できる質問テンプレート・例文を5つのカテゴリに分けて紹介します。

• アイスブレイクの質問
• 応募者の経歴や志望理由を掘り下げる質問
• 応募者の人柄や仕事のスタンスを明らかにする質問
• 応募者の適性・能力を見極める質問
• 労働条件を確認する質問

質問内容は、適宜自社の特性に合わせて変更し、最適化してください。

アイスブレイクの質問

【アイスブレイクの質問例文】

プライバシーに踏み込みすぎないよう配慮し、話しやすい雰囲気を作ることが大切です。応募者がリラックスできる内容で、答えやすいテーマや軽い話題を選びましょう。

応募者の経歴や志望理由を掘り下げる質問

【応募者の経歴や志望理由を掘り下げる質問例文】

応募者のこれまでの経験や志望動機を具体的に聞き出せる質問を心がけましょう。抽象的になりすぎず、応募者が答えやすいよう質問の意図を明確にすることが大切です。

応募者の人柄や仕事のスタンスを明らかにする質問

【応募者の人柄や仕事のスタンスを明らかにする質問例文】

応募者の価値観や行動特性を知るため、具体的なエピソードを引き出せる質問を用意しましょう。応募者がネガティブに捉えないよう、肯定的な言い回しを心がけることが大切です。

応募者の適性・能力を見極める質問

【応募者の適性・能力を見極める質問例文】

業務に必要なスキルや適性を見極めるため、実績や経験に基づく具体的な質問をしましょう。回答からスキルや問題解決力を評価できるよう、質問は業務や職種に関連したものに絞ることが重要です。

労働条件を確認する質問

【労働条件を確認する質問例文】

応募者の状況や希望を確認する際、法律や就職差別に抵触しないよう注意が必要です。明確な事実確認を意識しつつ、応募者のプライバシーに配慮した質問を心がけましょう。

面接マニュアルに活用できる評価シートのテンプレート・例文

【面接マニュアルに活用できる評価シートのテンプレート】

【面接マニュアルに活用できる評価シートの例文】

評価シートを活用して、評価項目ごとに客観的な観察や事実に基づく評価を行えば、公平・公正な判断ができます。記述部分は、採用者によって内容にバラつきが出ないよう、採用者のよい点だけではなく改善点もバランスよく記載することを心がけましょう。

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面接マニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

面接マニュアルの作成・運用のポイント

面接マニュアルの作成・運用においては、次の6つのポイントに留意する必要があります。

• 自社が求める人材を明確化する
• 自社の魅力・雰囲気を言語化する
• Web面接の注意点を確認する
• 面接官のトレーニングを行う
• 定期的にマニュアルを更新する
• マニュアルにこだわりすぎない

面接マニュアルを作成する目的は、自社に合った人材を確保するとともに、応募者によいイメージを持ってもらうことです。目的を果たせるようにするためにも、ポイントに留意した運用を意識してみてください。

自社が求める人材を明確化する

面接マニュアルは自社の採用基準に沿ってオリジナルで作られるので、企業によって内容が大きく異なります。そのため、まずは自社の事業方針を確認して、採用したい人材像を明らかにすることが大切です。

理想の人材像が定まっていれば、候補者の見極め方や質問内容も洗練され、有益な面接マニュアルに仕上げられるでしょう。

自社の魅力・雰囲気を言語化する

面接は自社のアピールの場でもあるため、あらかじめ自社の魅力や雰囲気を言語化しておき、伝えられるように準備します。自社が求める人材のニーズに沿ってアピールできると、内定辞退の防止にもつながるでしょう。

なお、短時間の動画を作成し、冒頭で視聴してもらう方法もあります。

＞関連記事：内定辞退を防止するには？辞退の理由や具体的な対策を紹介

Web面接の注意点を確認する

Web面接を行う際は、以下のように対面とは異なる注意点があります。

• 安定した通信環境の用意
• 応募者に音声が届いているかどうかをチェック
• カメラ位置の調整
• 事前の案内を丁寧に行う

対面よりもゆっくり・はっきり話し、大きめのリアクションをとることを意識すると、オンラインならではの距離感を少し縮められます。

事前に社内でシミュレーションしておくと、機材やコミュニケーションの課題が見つかるはずです。スムーズに面接を進められるように、Web面接の準備を十分に整えましょう。

＞関連記事：【2024年版】Web面接ツール (オンライン面接) おすすめ9選を徹底比較！

面接官のトレーニングを行う

面接マニュアルを作成したら、マニュアルを使ってトレーニングを実施しましょう。
マニュアルに沿った面接を進行するだけではなく、面接官としての心構えを習得するためにも必要です。トレーニングのなかで面接官の役割や心構えを理解できれば、目的に沿った適切な面接を行えるようになります。

なお、面接マニュアルを活用したトレーニングのほかにも、面接のプロ講師を呼んだり、無料講座に参加したりといった方法もあります。企業としてはじめて採用面接を行う場合は、活用してみるのもおすすめです。

定期的にマニュアルを更新する

採用すべき人材像は、社会情勢や経営状況に応じて変わります。つまり、面接マニュアルも一度作成して終わりではなく、定期的にアップデートすることが大切です。

面接官や入社者の意見も聞きながら、評価項目を変更したり、質問を追加したりしましょう。面接マニュアルが最適化されれば、入社後のミスマッチも軽減できます。

マニュアルにこだわりすぎない

面接マニュアルは、あくまで選考の品質を一定に保つためのツールです。面接官が応募者の能力や人柄をさらに深掘りしたいと感じた場合は、マニュアル以外の質問をすることも決して問題はありません。

面接当日はマニュアルにこだわりすぎず、柔軟にコミュニケーションをとることで、応募者との良好な関係を築けるでしょう。

 

面接マニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

ツールを活用して面接マニュアルの作成が成功する3つの理由

ツールを活用して面接マニュアルの作成が成功する理由は、次の3つです。

• マニュアル作成を効率化できる
• マニュアルの共有化が進む
• 質の高いマニュアルを作成できる

マニュアル作成ツールのメリットを踏まえたうえで、導入を検討してみてください。

＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ20選（無料あり）｜選び方・種類も解説

マニュアル作成を効率化できる

マニュアル作成ツールにはテンプレートがついており、ゼロから資料を作成する必要はありません。

質の高いマニュアルを作成するには、記載する事項の決定から構成の検討、運用後のブラッシュアップが必要です。作業を実行するには時間と手間がかかりますが、マニュアル作成ツールを利用すれば効率化できます。

デザインしやすいツールなら、作成に時間が必要な凝った内容のマニュアルも簡単に作成可能です。

マニュアルの共有化が進む

ツールに保存されたマニュアルは、だれでも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの内容が周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。

マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。

また、作成したマニュアルを保存すれば、だれでもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。

さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」を付けて内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。

質の高いマニュアルを作成できる

デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。

自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。

デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。

マニュアル作成ツールは『NotePM』が一番おすすめな3つの理由

マニュアル作成ツールは多数ありますが、そのなかでも『NotePM』が一番おすすめです。おすすめの理由のなかから、3つをご紹介します。

• 検索性に優れている
• ナレッジの共有・蓄積がスムーズにできる
• マルチデバイスに対応している

『NotePM』に興味をもたれたら、ぜひ無料トライアルでお試しください。

＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説

検索性に優れている

口コミでも評価されている通り、NotePMは検索性に優れている点もメリットのひとつです。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。

NotePMで社内文書を一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みといえます。

＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス

ナレッジの共有・蓄積がスムーズにできる

NotePMは、ナレッジの共有・蓄積がスムーズにできるメリットがあります。

前提として、社内でナレッジ共有の文化を浸透させるためには、以下の6ステップをもとに体制を整備することが必要不可欠です。

ステップ3「用途に適したツールを導入する」とあるように、ナレッジ共有にはツールの導入が必要とされています。

NotePMはマニュアル・議事録・日報など、あらゆるドキュメントを一元管理できるツールです。社内のナレッジを共有・蓄積するのに最適なツールといえます。

マルチデバイスに対応している

NotePMはマルチデバイスに対応しているため、PC・スマホ・タブレットですべての操作が可能です。社外で確認したい場合も、スマホやタブレットで簡単に使用できます。

たとえば、在宅勤務と出社を併用した勤務スタイルの社員も、自宅で社内と同様にドキュメント作成・閲覧ができるようになるのです。在宅勤務や残業時間の短縮を推進する際にも効果的といえるでしょう。

 

面接マニュアルを簡単に作れるツール「NotePM」

 

テンプレートを活用して面接マニュアルを効率的に作成しよう

面接マニュアルは、正しく面接を進行するだけではなく、担当者に面接官の役割や心構えを理解してもらうという意味でも重要です。そのため、面接の流れや質問集など実務に関する項目のほかに、役割や心構え、NG行動・質問といった項目の記載が求められます。

面接マニュアルを手作業で作成すると手間と時間がかかり、ほかの業務を圧迫するおそれがあるため、テンプレートやマニュアル作成ツールを活用して効率化しましょう。

『NotePM』は、面接マニュアルを簡単に作成できるマニュアル作成ツールです。マニュアルの作成だけではなく、共有・更新も効率化できます。マルチデバイスに対応しているため、面接当日はタブレットやスマートフォンからマニュアルを閲覧しつつ面接の進行が可能です。

30日間無料でお試しいただけるトライアル期間を設けていますので、ぜひ手軽な使い心地を体感してみてください。